高職院校檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

劉靜

摘 要：隨著國(guó)家不斷發(fā)展，高職院校的辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，高職院校的招生人數(shù)也一年比一年多，現(xiàn)有的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法滿足高職院校的發(fā)展需求。文章將結(jié)合高職院校目前的發(fā)展情況，對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題提出合理的解決方案，最大限度滿足教師、學(xué)生、學(xué)校對(duì)檔案管理工作的要求。

關(guān)鍵詞：高職院校 檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）06（c）-0185-02

隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，我國(guó)高職院校的檔案管理工作受到社會(huì)各界的關(guān)注?？萍疾粩喟l(fā)展進(jìn)步，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。高職院校的檔案管理工作也離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以，高職院校的檔案管理工作迎來(lái)前所未有的機(jī)遇。

1 檔案管理工作存在的問(wèn)題

隨著我國(guó)教育體制不斷深化改革，高職院校的檔案管理工作也需要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。對(duì)于高職院校檔案管理工作來(lái)說(shuō)，學(xué)?；旧蠠o(wú)法保證對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)、安全的管理，加上信息系統(tǒng)和管理軟件需要定期維護(hù)、升級(jí)，需要消耗一定的時(shí)間和人力，這些問(wèn)題導(dǎo)致高職院校檔案管理工作難以取得更大的發(fā)展。

1.1 工作人員整體綜合素質(zhì)較低

很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視高職院校的檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作成為學(xué)校最無(wú)人問(wèn)津的一個(gè)部門(mén)，部門(mén)的工作人員自然不具備較高的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)。而當(dāng)前檔案管理工作已經(jīng)不是簡(jiǎn)單的檔案保管，檔案工作人員需要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作技能、較高的綜合素質(zhì)，同時(shí)還要掌握一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化管理，工作人員需要將學(xué)校的檔案錄入電腦，便于使用者隨時(shí)調(diào)取。但是目前檔案管理工作人員基本上都是“關(guān)系戶”，不具備專(zhuān)業(yè)的管理技能，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步。時(shí)高職院校的檔案管理工作面向全校師生開(kāi)放，其管理工作必然涉及到多媒體、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息。然而所有檔案信息化建設(shè)都需要技術(shù)人才的支持，所以現(xiàn)有的檔案管理人員根本無(wú)法滿足檔案管理的需求。

1.2 沿用傳統(tǒng)管理思想，沒(méi)有創(chuàng)新精神

很多高職院校的檔案管理工作是無(wú)人問(wèn)津的部門(mén)，校領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足，這導(dǎo)致檔案管理部門(mén)缺乏改革創(chuàng)新資金，信息化建設(shè)技術(shù)更新不及時(shí)。有些管理人員認(rèn)為檔案管理工作僅僅是保存學(xué)校的歷史資料和學(xué)生教師的檔案，嚴(yán)重缺乏檔案使用服務(wù)意識(shí)。如果使用者需要查找檔案信息時(shí)，可能出現(xiàn)資料不全、信息丟失等問(wèn)題，嚴(yán)重影響使用效率。落后的工作方式更不無(wú)法滿足使用者的需求。近年來(lái)，高職院校忙于擴(kuò)大招生規(guī)模，忽視了學(xué)校建設(shè)管理，尤其忽略了檔案管理工作。此外，校領(lǐng)導(dǎo)將主要精力投入到科研教學(xué)工作中，種種原因?qū)е铝藢W(xué)校對(duì)檔案管理工作的忽略，檔案只能被遺忘在角落。

1.3 管理工作方式和管理體制落后

從當(dāng)前我國(guó)高職院校檔案管理工作的發(fā)展情況來(lái)說(shuō)，還存在一部分“手寫(xiě)歸檔”的現(xiàn)象，嚴(yán)重降低了檔案管理工作效率。隨著高職院校的擴(kuò)招，學(xué)校人員激增，這給檔案管理工作徒增了很多任務(wù)，加重了工作負(fù)擔(dān)。如果檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不完善，即使使用電腦對(duì)信息進(jìn)行歸檔，也可能存在信息不完善的問(wèn)題，不能滿足教師和學(xué)生的需求。此外，高職院校并未制定完善的檔案管理制度。原有的檔案管理制度沒(méi)有創(chuàng)新，根本不適應(yīng)當(dāng)前信息化的發(fā)展。同時(shí)，針對(duì)檔案管理工作人員的績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲制度也不夠完善，無(wú)法技法工作人員的積極性，沒(méi)有形成良好的工作氛圍，會(huì)嚴(yán)重影響員工對(duì)工作的熱情。

2 如何提高高職院校檔案管理工作質(zhì)量

針對(duì)眼下的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展情況，高職院校在檔案管理工作方面應(yīng)該加大重視力度，從多方而避免檔案管理漏洞的出現(xiàn)。要想切實(shí)做好高職院校檔案管理工作，應(yīng)該從以下幾個(gè)方而加以改進(jìn)。

2.1 檔案管理模式創(chuàng)新

目前，我國(guó)很多高職院校的檔案管理工作并不是一個(gè)獨(dú)立的部門(mén)，而是隸屬于學(xué)校的行政部門(mén)或者辦公室業(yè)務(wù)部門(mén)，抑或是黨政辦公室的分支，主要工作是貫徹落實(shí)學(xué)校的具體要求，而非針對(duì)檔案管理工作制定計(jì)劃。這種管理模式已經(jīng)不適應(yīng)學(xué)?，F(xiàn)代化管理的要求，已經(jīng)影響到高職院校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。高職院校需要不斷但檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作從其他部門(mén)獨(dú)立出來(lái)，賦予檔案管理工作一定的自主管理權(quán)，只有這樣們才能讓工作人員充分發(fā)揮個(gè)人管理能力，不斷滿足師生的使用需求。

2.2 創(chuàng)新檔案管理工作觀念

要想創(chuàng)新檔案管理工作，不僅要實(shí)行制度創(chuàng)新，還要進(jìn)行管理思想創(chuàng)新。所謂制度創(chuàng)新，就是要求校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)學(xué)校實(shí)際發(fā)展情況，明確檔案管理工作的職責(zé)和目標(biāo)，建立科學(xué)合理的績(jī)效考核制度和講政治度，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，規(guī)范檔案管理工作向科學(xué)化、制度化發(fā)展。所謂思想創(chuàng)新，就是要提高檔案管理工作人員的管理思想，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，不斷更新自身的業(yè)務(wù)知識(shí)，改觀傳統(tǒng)落后的管理思想和管理方式，重視檔案管理，充分發(fā)揮檔案管理的作用，最大限度滿足師生對(duì)檔案的使用需求。

2.3 創(chuàng)新管理手段，明確檔案管理的職責(zé)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)必然是網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)據(jù)化，這也是高職院校檔案管理工作的重點(diǎn)。學(xué)校應(yīng)該建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行有效的分類(lèi)，提高檔案的檢索準(zhǔn)確度和速度。同時(shí)，學(xué)校要增加對(duì)檔案管理人力物力的投入，創(chuàng)新管理手段，扶持檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效連接，全面提高檔案管理的信息化水平。從檔案形成部門(mén)的源頭開(kāi)始抓起，加強(qiáng)三級(jí)檔案管理工作力度，使高職院校檔案管理的建設(shè)納入規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理軌道。

2.4 工作程序標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范檔案工作程序可以理順檔案管理工作，提高工作效率，所以，學(xué)校需要制定檔案管理工作程序，只有直線程序化管理，才能保證檔案管理工作的有效開(kāi)展。第一，工作人員需要重新組合檔案，當(dāng)檔案分類(lèi)更加明確清晰，尤其要對(duì)混雜、組卷進(jìn)行重新整理。在重新整理的過(guò)程中，如果出現(xiàn)沒(méi)有目錄的案卷，或者案卷標(biāo)題不清楚、沒(méi)有頁(yè)碼，要對(duì)其進(jìn)行重心征集，保證檔案的規(guī)范化。第二，工作人員應(yīng)該根據(jù)需求重新普查檔案，通過(guò)定期清查，將多余的，沒(méi)有價(jià)值的檔案清理，減輕工作負(fù)擔(dān)。第三，檔案管理工作根據(jù)實(shí)際情況建立檔案目錄。檔案管理要從學(xué)校檔案的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，根據(jù)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，制定科學(xué)的著錄規(guī)則。第四，工作人員需要規(guī)范檔案題名，確保高校的檢索率。建立檔案分類(lèi)號(hào)可以提高檔案檢索效率，準(zhǔn)確找到所需要的檔案內(nèi)容，所以，工作人員要制定一個(gè)規(guī)范的檔案題名。通過(guò)檔案管理實(shí)踐工作證明，只有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化操作，才能最終實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管，最終實(shí)現(xiàn)程序化管理，切實(shí)提高高職院校檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3 結(jié)語(yǔ)

高職院校檔案管理工作是記錄學(xué)校發(fā)展歷史的重要環(huán)節(jié)，為教職工、學(xué)生和學(xué)校發(fā)展都提供重要的信息線索。文章主要對(duì)高校檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并針對(duì)問(wèn)題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，幫助提高高職院校檔案管理工作水平。但是僅僅通過(guò)文字?jǐn)⑹鲞€不能真正提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，必須理論結(jié)合實(shí)際，在實(shí)踐中更好的把握理檔案管理工作。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的技能和綜合素質(zhì)培訓(xùn)，讓工作人員充滿責(zé)任心，高度重視檔案管理工作，這樣才能全面提高高職院校檔案管理工作的綜合服務(wù)水平。

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