淺議人事檔案管理信息化的必要性

金鑫

摘 要：所謂的人事檔案，指的是在開展人事管控活動的時候，用以記載和反饋個體情況的資料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵出發(fā)等方面的原始記錄，它體現(xiàn)的是個體參加社會活動的具體情況。在開展檔案管理工作的時候，使用信息化技術(shù)能夠產(chǎn)生很明顯的效益。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；必要性

1 為何要開展信息化管理

全面、實(shí)用人才的管理信息系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡(luò)的信息管理人員的重要目標(biāo)。通過設(shè)置信息系統(tǒng)，能夠確保人事管控工作更加的透明，而且還能夠明顯的提升活動的效率，確保了所做的決定更加的精準(zhǔn)。

1.1 加強(qiáng)信息技術(shù)是人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的工具

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必然帶動社會和技術(shù)的進(jìn)步，此時我們國家的信息技術(shù)的發(fā)展速度非?？?，被大量的應(yīng)用到許多的行業(yè)和領(lǐng)域之中，比如在人事檔案系統(tǒng)中的應(yīng)用就是一個非常明顯的體現(xiàn)。作為基礎(chǔ)工作者，我們應(yīng)該緊抓當(dāng)前的發(fā)展機(jī)遇，合理使用當(dāng)前的信息技術(shù)，促進(jìn)信息組織，人事檔案的建立和干部人事檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用。該系統(tǒng)至少要五個功能模塊即檔案信息管理、檔案材料歸檔、查借閱管理、檔案轉(zhuǎn)遞、查詢統(tǒng)計，有三個文件檢索管理系統(tǒng)、信息查詢系統(tǒng)、綜合信息開發(fā)系統(tǒng)。

1.2 加快建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫的人事檔案，以滿足使用要求

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫、人事信息查詢、檢索、統(tǒng)計分析，可以在短時間內(nèi)生成各種不一樣的表格，不過人事機(jī)構(gòu)在考核的時候，多是檢查工作者的簡歷等內(nèi)容，此類信息是當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫不能夠提供的。要想合理的開發(fā)出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實(shí)基礎(chǔ)工作，在檔案日常工作方面盡量實(shí)行微機(jī)化操作，借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù)，確保資料信息化，建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用干部檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計等工作，保護(hù)實(shí)體檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實(shí)效性、真實(shí)性和正確性是非常重要的。建立全文數(shù)據(jù)庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便地查閱以及打印了。建立完善的信息服務(wù)體系，以此來確保單位自身的管控機(jī)構(gòu)以及單位彼此間等能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享。

1.3 加強(qiáng)人事檔案信息動態(tài)管理，創(chuàng)新技術(shù)和手段，提高利用效率

應(yīng)該在確保信息高度私密的前提之下，借助信息技術(shù)，尋求新的措施，積極利用檔案，發(fā)揮出信息的作用，將死板的檔案變?yōu)殪`活的信息，為社會法發(fā)展貢獻(xiàn)力量。切實(shí)完善檔案信息，添加一些能夠體現(xiàn)個人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和員工的流動速率保持一致。人事檔案管理應(yīng)該對人事檔案信息實(shí)行動態(tài)化管理，探索建立電子人事檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，不斷提升人事檔案的價值。

1.4 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享

建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，按管理權(quán)限，逐層逐級建立干部人事檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實(shí)行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，確保管理的干部人事檔案使用的高效率。實(shí)施人事檔案現(xiàn)代化，首先是在人事管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行人事管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范人事信息流動渠道，使信息中心成為人事信息的唯一收集和發(fā)布者。人事管理工作的基礎(chǔ)是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大，動態(tài)變化頻繁、信息發(fā)布交流面廣，建立科學(xué)合理的人事信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設(shè)和檔案管理結(jié)合起來，把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動態(tài)信息統(tǒng)一起來。要想獲取上述的目標(biāo)，就要確保擁有充足的技術(shù)工作者，而那些既了解人事資料，又對信息知識很熟悉的工作者是我們組建團(tuán)隊的首要選擇。要想真正實(shí)現(xiàn)信息化管理，首先也是必須要做的就是合理的使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決好信息共享問題。如今，各個網(wǎng)站的建設(shè)速率都非?？欤夹g(shù)支持力度也在提升。要想體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，就必須將信息中心當(dāng)成樞紐，將權(quán)限授予信息使用人，確保信息服務(wù)能夠持續(xù)循環(huán)。

2 遵循安全性原則，迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境新挑戰(zhàn)

在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)之中，任何信息在處理的時候，都處在一種非常開放的模式之中。此時所有的人都能夠經(jīng)由信息通道獲取所需的檔案資料。

2.1 人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲和利用安全

在實(shí)際的工作中，我們必須使用合理的方法和技術(shù)，設(shè)置數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)以及恢復(fù)系統(tǒng)。對于安全管理工作來講，必須確保單位的內(nèi)部網(wǎng)不與外網(wǎng)連通，這樣做的目的是保證信息高度安全。在查尋電子文件的時候，必須使用控制技術(shù)，對于本機(jī)構(gòu)的檔案內(nèi)容，要使用認(rèn)證技術(shù)，只有本單位的人員憑借身份證明才能夠訪問，這樣也能夠增加信息的安全性。加密技術(shù)是在電子通信系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)中采用“雙密鑰碼”，其中一個密碼是公開的，另外的一個必須保密。當(dāng)傳達(dá)電子文件的時候，運(yùn)用對外開放的密碼，而收件人只有使用保密密碼才能夠查看信息。防火墻控制訪問者，在某一個結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和不安全的網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙阻止對本機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問。同時為了確保信息的安全，應(yīng)該對電腦合理的設(shè)置，比如將狀態(tài)設(shè)置為只讀，這樣就能夠防止不良居心的人員隨意的改動信息，保證了檔案的真實(shí)性。

2.2 人事檔案利用是人事檔案工作存在和發(fā)展的動力和源泉

在開展檔案工作的時候，要時刻體現(xiàn)人本思想，重視公共服務(wù)，朝著廣大職工適當(dāng)?shù)拈_放，為廣大干部職工提供更多的人事檔案信息反饋和個性化的服務(wù)方式。如果只是單純的存檔，而不對其利用的話，那么檔案工作就沒有了它繼續(xù)發(fā)展的意義了。要想讓檔案真正的得以發(fā)展，發(fā)揮出本身的意義，就必須以合理的方式確保其能夠從庫房中“走出來”，融入到群眾生活之中，此時才可以確保廣大群眾對檔案有濃厚的親和力，才能夠改變?nèi)藗儗τ跈n案認(rèn)識的誤區(qū)，最終體現(xiàn)出它的文化特色。

3 人事檔案信息化對保障人事檔案知情權(quán)的促進(jìn)作用

當(dāng)前的檔案管理方式必須變革，相關(guān)的利用制度必須和時代的發(fā)展步調(diào)保持一致，在遵守有關(guān)的法規(guī)條例的前提下，確保工作時刻以為人民服務(wù)為基準(zhǔn)，確保群眾對檔案信息有高度的知情權(quán)，增加它的透明度，而且適時地將服務(wù)對象拓寬。具體來說，該項(xiàng)管控活動在開展的時候，必須體現(xiàn)人本思想，對于檔案之中的那些不是很機(jī)密的內(nèi)容，比如當(dāng)事人的生辰以及工作情況和學(xué)歷以及考核信息等向公眾開放。第一，要確保工作者本人有權(quán)利獲知本檔案的提綱內(nèi)容，明白檔案里面到底存放的什么東西。第二，要適時地向員工開放其中的非機(jī)密的內(nèi)容。工作者可以借助電腦查詢檔案的具體電子狀態(tài)，這樣不但能夠提升查檔的速率，而且還能夠確保檔案的安全性。

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