ERP控制對應收賬款的管理

郭維

[摘 要]應收賬款管理是企業(yè)管理中的重要內容，也是資產負債表的主要科目?！兑?guī)范基礎工作強化ERP管理進一步提高應收賬款的管理水平》一文是從ERP管理的角度入手，重點對應收賬款管理過程中關鍵環(huán)節(jié)的控制進行分析，提出防范風險措施和對策，促進企業(yè)加強對應收賬款的管理，降低壞賬風險。

[關鍵詞]ERP控制；客戶信用評價；應收賬款管理[DOI]10-13939/j-cnki-zgsc-2015-27-227

近年來，隨著市場經濟體制的建立和完善，我國企業(yè)逐步加強了對應收賬款管理的重視程度，但在實際工作中仍然出現(xiàn)了應收賬款回收不力、資金流短缺等問題，認真分析認為存在的重要原因是落后的管理手段不適應日益復雜的經濟環(huán)境導致的，阻礙了對應收款項管理目標的實現(xiàn)。伴隨著現(xiàn)代信息技術、通信技術、網絡技術的不斷發(fā)展，企業(yè)越來越重視自身的ERP建設，通過ERP對應收賬款的管理，進一步提高企業(yè)的競爭力。本文就ERP系統(tǒng)對應收賬款管理的作用談一點體會，請各位專家給予指導。

1 應收賬款的概念

應收賬款是指企業(yè)因對外銷售貨物、提供勞務及其他原因而向購貨單位或接受勞務單位收取的款項。它是企業(yè)流動資產的重要組成部分，其流動性強弱直接影響企業(yè)的資金周轉和經營業(yè)績。應收款項過大將延緩資金的周轉速度，同時也可能造成呆賬、壞賬的發(fā)生，給企業(yè)造成重大損失。

2 應收賬款的形成原因

企業(yè)作為一個營利組織，為了獲取更多的利益，不得不想方設法提高企業(yè)銷售額。而針對提高銷售收入、股東權益而言，賒銷是一種有效的方法，但是相對于現(xiàn)銷來說，賒銷始終存在著風險，即賒銷必然導致企業(yè)存在應收賬款，由于權責發(fā)生制下利潤實現(xiàn)和現(xiàn)金流入量在時間上不一致，就可能發(fā)生相應的機會成本、壞賬成本以及對應收賬款的管理成本，從而影響企業(yè)財務運行效果。

3 應收賬款管理方面存在的問題

應收賬款是實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的雙刃劍，不利用應收賬款擴大銷售收入、占領市場，是企業(yè)管理層裹足不前的體現(xiàn)，是對企業(yè)自身信譽和產品沒有信心的表現(xiàn)，但過分利用應收賬款增加銷售收入又可能使企業(yè)被過大的財務負擔所拖累，更有甚者應收賬款回收不力成為壓倒“駱駝的最后一根稻草”，使企業(yè)陷入破產的泥沼。目前，國內企業(yè)在應收賬款管理方面存在以下問題。

3-1 片面追求市場占有率，風險防范意識淡薄

在日益激烈的市場競爭中，為了占領市場，擴大產品銷售額，企業(yè)未對付款單位和個人的資信程度作深入調查，未對應收款風險進行科學評估，就盲目采用賒銷、代銷策略和其他優(yōu)惠方式招徠顧客，以占有和擴大企業(yè)的市場份額，給企業(yè)經營帶來了風險，致使客戶拖欠風險巨大。

3-2 管理隨意性大，制度流于形式

由于存在認識的局限性，很多企業(yè)對應收賬款的管理，不是以制度進行管理，而是以“人治代替法治”，缺少及時的賬齡分析。許多企業(yè)僅僅是在其資產負債表的補充資料中按賬齡對應收賬款的數(shù)額進行了簡單的分類，平時則沒有對應收賬款進行輔助管理。這樣，企業(yè)不能及時對應收賬款賬齡進行分析，對客戶賒銷的政策就沒有決策的基礎和依據(jù)。

3-3 企業(yè)惡意欠款

有些客戶，因自身運作問題或資金流轉不暢，故意以產品質量不合乎合同要求、售后服務品質不良等為由故意拖延付款時間。這些問題，如果訴諸法律，可能會因為一些程序上的問題而拖延數(shù)年，同時在相關領域內可能會產生不利于企業(yè)的輿論導向，導致企業(yè)“投鼠忌器”，產生損失。

3-4 部門之間信息獨立，缺乏溝通

各部門由于分工和職能的不同，缺乏必要、有效的溝通和交流，割斷了各類信息之間的有機聯(lián)系和信息的完整性，不利于企業(yè)管理者形成整體的認識，控制應收賬款。例如：銷售部門僅對銷售人員銷售業(yè)績進行考核，對應收賬款的認識就比較模糊，往往對一年以上的應收賬款早已“拋到了九霄云外”；合同管理部門僅對合同文本的簽署進行審核，而對回款事項漠不關心；財務部門僅對賬務處理的正確性、完整性負責，而對應收款項的具體情況缺乏分析。諸如此類，企業(yè)的業(yè)務量越大，這些問題就會表現(xiàn)得越突出。

4 針對存在的問題，應明確的關鍵控制點

針對上述存在的問題，應收賬款的管理人員應仔細考慮問題的關鍵控制點，并采取適當?shù)拇胧?，以達到提高銷售業(yè)績并降低應收賬款風險的效果，具體說明如下。

4-1 強化賒銷前期管理，減少財務風險

在調查賒銷對象的資料前，企業(yè)應當首先透徹了解自身狀況。從自身經營規(guī)模、產品品種、往期銷售額等各方面做出詳細的調查，確定長期內對企業(yè)最為有利的應收賬款范圍和企業(yè)可以承受的應收賬款最高額度，減小應收賬款管理上的盲目性和滯后性，通過預計當期銷售總量和當期應收賬款總量，為授信總量提供決策依據(jù)，同時應將預計結果，準確無誤地傳達給銷售人員，使其在開展業(yè)務的時候能夠合理地確定賒賬額度，既擴大企業(yè)銷售成績，又減少企業(yè)財務風險。

4-2 完善客戶信用評價管理，做到心中有數(shù)

客戶的信用評價管理是根據(jù)對客戶的信用評價和信息分析確定客戶信用額度、信用期限、折扣辦法等賒賬條件的管理體系。企業(yè)應建立長期、持久的信息反饋系統(tǒng)，并對客戶信用等級的變化保持敏感性，滾動修改客戶信用等級，逐一確定客戶當期最大賒銷限額。同時建立黑名單制度并保證所有客戶的信用等級信息能夠在銷售部門和財務部門間及時、順暢流動，統(tǒng)一認識以減少應收賬款的壞賬風險。

4-3 明確賒銷審批權限，降低回款風險

根據(jù)企業(yè)對自身的應收賬款預算和客戶信用等級的評價結果，應當完善企業(yè)的賒銷審批程序，使應收賬款的管理工作更加具有預見性和計劃性，有效控制應收賬款總額。在具體工作中，在企業(yè)內部分別規(guī)定不同級別授權人員的不同權限，控制銷售部門賒銷的限度，根據(jù)數(shù)額大小由相應層級的主管審批，甚至報企業(yè)負責人批準，通過明確的權限審批，降低回款風險。

4-4 落實壞賬責任，提高人員的紅線意識

企業(yè)應該將應收賬款的回收責任落實到人，形成制度性文件。應收賬款實行收回責任終身制，應收賬款發(fā)生后經辦人應該對該筆應收賬款終身負責，該責任不因為部門調動或崗位變動發(fā)生變化。通過制度約束業(yè)務人員對客戶缺乏謹慎性的評估，能夠最大限度地避免風險，形成良好的事前控制效果。同時，實行應收賬款責任終身制能避免應收賬款交接不力，責任不明確造成與客戶失聯(lián)形成的壞賬，有利于應收賬款的事中控制。

5 ERP管理下的應收賬款系統(tǒng)功能的實現(xiàn)

對企業(yè)的應收賬款進行管理時，不僅需要關注應收賬款在發(fā)生之后的回收和壞賬處理，同樣應當關注應收賬款發(fā)生前的預測和對客戶的信用評價問題，最大限度地避免其帶來的風險，把壞賬水平降到最低。ERP系統(tǒng)下將很好地解決上述問題，具體說明如下。

5-1 根據(jù)系統(tǒng)客戶信息，制定合理的賒銷制度

利用ERP系統(tǒng)建立客戶信用檔案，實現(xiàn)了對業(yè)務全過程的跟蹤，并對歷史數(shù)據(jù)進行分析。系統(tǒng)客戶信用資料包括客戶名稱、購貨內容、客戶品質、信用等級等內容。我們可以根據(jù)信用檔案和歷史數(shù)據(jù)制定合理的賒銷額度和回款期并輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)據(jù)此來判斷客戶的信用情況并給予預警，企業(yè)可以隨時掌握每一客戶的信用情況，為制定合理的賒銷制度提供及時準確的信息來源。

5-2 利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)的客觀性，保障賒銷制度的順利執(zhí)行

訂立合理賒銷制度是基礎，保障賒銷制度的執(zhí)行是關鍵。首先，預設事前控制條件：由ERP系統(tǒng)根據(jù)各項要求自動設置賒銷期和賒銷額，防止人為因素的干擾。其次，完善事中控制管理：在日常經營活動中，系統(tǒng)將根據(jù)要求進行判斷并拒絕不符合規(guī)范的操作步驟。如在系統(tǒng)中對發(fā)貨進行限制，超過賒銷期未回款的，不允許繼續(xù)發(fā)貨，減少人為操作，可以有效控制在制度執(zhí)行過程中，人為因素帶來的各種隨意性、欺騙性，提高內控的穩(wěn)定性、可靠性。最后，要加強事后控制管理，如自動核對數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關系，并把異常情況及時提交給相關的監(jiān)控部門，保障數(shù)據(jù)的準確性；通過反饋的信息，對原來制定的信用標準進行檢查，決定其是否適當?shù)取?/p>

5-3 實時賬齡分析，提供決策依據(jù)

ERP系統(tǒng)根據(jù)事先設置好的信用期自動對客戶進行賬齡分析。系統(tǒng)根據(jù)用戶的需要設置賬齡分析的方式，通過賬齡分析，提示財務管理人員應把過期款項視為工作重點，幫助企業(yè)進一步研究與制定新的信用政策；如果企業(yè)應收賬款的賬齡開始延長或者過期賬戶所占比例逐漸增加，那么就必須及時采取措施，調整企業(yè)信用政策，努力提高應收賬款的收現(xiàn)效率。

5-4 建立賒銷申報制度

企業(yè)財務部門或信用部門要對應收賬款加強管理，應當建立健全賒銷申報制度，并將流程強制嵌入到ERP的管理系統(tǒng)中，嚴格控制應收賬款。如客戶要求延期付款時，銷售部門經辦人員就須在ERP系統(tǒng)中填制賒銷申報單報信用部門審核。信用部門重點對賒銷金額、賒銷期限、有無擔保等客戶資信調查后，作出賒銷決策，在賒銷申報單上簽署意見。應收賬款列賬后，申報部門的負責人及經辦人員也就成了該筆款項的責任人，并在信用部門的監(jiān)督下對款項的回收負全責。

5-5 信息完整及時，提高應收信息實用性

ERP系統(tǒng)建立了良好的信息通道。上級主管部門可以通過網絡方便快速地獲取所需數(shù)據(jù)，大大推動了內部聯(lián)系的緊密度，克服了人員由于地理距離的原因缺乏溝通的弊病，使地理距離變成了鼠標距離。這種水平型傳遞方式加快了信息的傳遞速度，相關部門之間實現(xiàn)了直接對話，發(fā)現(xiàn)了問題各部門可以直接共同解決。

6 結 論

在對應收賬款經營實際管理的過程中，只有將管理思想與信息技術完美結合在一起，才是完善企業(yè)應收賬款管理的可行之道。我們要利用ERP系統(tǒng)這個良好的信息管理平臺，將業(yè)務實際與ERP系統(tǒng)有效地結合起來，力求減少應收賬款造成損失，加速應收款項的回收，減少資金占用。ERP的應用使企業(yè)的信息化管理水平實現(xiàn)了質的飛躍，通過對物流、資金流、信息流的一體化管理和集成化運行，使企業(yè)更適應外部競爭環(huán)境的變化，實現(xiàn)了對企業(yè)資源的有效利用，提高了經營水平和管理效率，將進一步增強企業(yè)的核心競爭力。

參考文獻：

[1]陶凌，王君-如何發(fā)揮ERP應收賬款管理的優(yōu)勢[J].齊魯珠壇，2007（4）.

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