人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

王若冰

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作面臨著空前的挑戰(zhàn)。在人才交流服務(wù)中心的日常管理活動(dòng)中，檔案管理占據(jù)著十分重要的地位。新形勢(shì)下如何選擇適當(dāng)?shù)臋n案管理策略，提高管理效率，破解管理難題，已經(jīng)成為人才交流服務(wù)中心所要面對(duì)的首要問題。

關(guān)鍵詞：人才交流服務(wù)中心 檔案管理 思考 應(yīng)對(duì)措施

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）09（c）-0097-02

人事檔案是記錄一個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的主要經(jīng)歷、道德素養(yǎng)、生活作風(fēng)等個(gè)人情況的資料包，是企業(yè)選擇合適人才的重要根據(jù)。隨著新時(shí)代的到來，人才市場(chǎng)的檔案管理工作日趨復(fù)雜，因而在檔案管理工作中，一些相關(guān)問題也逐漸暴露出來，影響著檔案管理工作的順利進(jìn)行，阻礙了社會(huì)的發(fā)展。

1 現(xiàn)存問題及其出現(xiàn)的原因

1.1 棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重

人才交流服務(wù)中心所接收的檔案主要有以下幾類人群：需要辦理接收手續(xù)的各類高校畢業(yè)生；因私出國(guó)人員；在規(guī)定時(shí)間范圍內(nèi)需要組織評(píng)審或者是申報(bào)的專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格認(rèn)定人員；社會(huì)流動(dòng)人員；其他人員。對(duì)于以上幾類人群數(shù)量龐大，在人才交流服務(wù)中心對(duì)這些人群進(jìn)行檔案管理的過程中存在著工作量大、工作內(nèi)容復(fù)雜、分類困難等眾多問題。再加之許多檔案?jìng)€(gè)人，特別是各類高校畢業(yè)生，由于短期之內(nèi)可能找不到正式的固定工作，由畢業(yè)學(xué)校將其檔案郵寄到人才市場(chǎng)后就不再過問，久而久之就使得這部分檔案在當(dāng)事人未知的情況下被棄檔，為其以后的檔案管理和使用都留下巨大的隱患。

1.2 信息管理滯后

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息科技技術(shù)也在不斷發(fā)展，但人才交流服務(wù)中心檔案管理的信息化水平并未緊跟時(shí)代步伐，影響檔案管理工作人員工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提升。我國(guó)已經(jīng)頒布《關(guān)于實(shí)現(xiàn)人才交流服務(wù)中心檔案管理信息化的通知部署》，但基層人才交流服務(wù)中心信息管理的智能化較低，還是只停留在搜索、查詢等簡(jiǎn)單層面上，無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。雖然國(guó)家已經(jīng)就該項(xiàng)問題提出了改善措施，但是并未起到較大的效果。在對(duì)社會(huì)人員檔案管理過程中信息化、網(wǎng)絡(luò)化還停留在較低的水平，尚不能和社會(huì)保險(xiǎn)部門、人事部門、監(jiān)察部門實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新和共享。

1.3 對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足

現(xiàn)階段，我國(guó)部分人才交流服務(wù)中心仍然片面地認(rèn)為，檔案管理工作只是單純地將單位日常工作中接收的檔案材料進(jìn)行收集整理，而忽視了對(duì)檔案的有效管理。人員配備不足，硬件設(shè)備老化嚴(yán)重，績(jī)效考核也不列入考核范圍，從而導(dǎo)致了檔案管理工作在人力資源和社會(huì)保障部門得不到應(yīng)有的重視，很多單位的檔案管理只是流于形式，沒有發(fā)揮檔案管理應(yīng)當(dāng)具有的作用。按檔案管理相關(guān)規(guī)定，每千卷檔案需要配備一名專職管理人員，但多數(shù)在崗工作的檔案管理人員均達(dá)不到規(guī)定比例。隨著畢業(yè)生人數(shù)的逐年累加，檔案數(shù)量也在不斷增長(zhǎng)。因此造成的人力不足而導(dǎo)致工作無法到位。

2 主要應(yīng)對(duì)措施及方式方法

2.1 加大宣傳力度

通過定期向社區(qū)和媒體發(fā)放宣傳資料、畢業(yè)季走進(jìn)高校向應(yīng)屆畢業(yè)生組織專題宣講等方式廣泛宣傳檔案的正規(guī)流轉(zhuǎn)途徑和重要性，提高畢業(yè)生們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，從而提高其對(duì)檔案的重視程度，拓展人事代理影響面，大力宣傳人事代理重要性，讓有需要的畢業(yè)生通過宣傳渠道進(jìn)一步熟悉人事代理和檔案管理的區(qū)別，

2.2 加快信息化步伐

運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，在對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理時(shí)，要確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，使不同的企業(yè)能夠依據(jù)需求更快速地對(duì)相應(yīng)人才進(jìn)行檢索，從而切實(shí)有效地提高了自身的服務(wù)效率以及企業(yè)人才檢索的有效性。

2.3 出臺(tái)完善政策法規(guī)

健全法律法規(guī)的建設(shè)，提高檔案管理的法制化進(jìn)程根據(jù)檔案管理過程中所存在的糾紛，制定出科學(xué)有效的法律法規(guī)。人才交流服務(wù)中心工作人員制定詳細(xì)的宣傳手冊(cè)，通過手冊(cè)的發(fā)放告知檔案材料內(nèi)容、如何補(bǔ)充，完善工作流程，簡(jiǎn)化辦理手續(xù)，堅(jiān)持按需服務(wù)。在維持原來的業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)之上，包括人事檔案和人際關(guān)系的管理，工齡計(jì)算轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱考評(píng)、代繳社保、調(diào)整檔案工資、開具存檔證明、黨員關(guān)系代理、集體戶口落戶等，新增為單位提供用人指導(dǎo)、人才交流、崗位評(píng)估、年終考核等，為個(gè)人提供個(gè)性職業(yè)指導(dǎo)等服務(wù)。

2.4 提高重視，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好人事檔案管理工作的前提條件，通過加大宣傳力度、普及相關(guān)法律法規(guī)，以增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)及各部門檔案管理意識(shí)、明確各自在檔案管理中的職責(zé)，配備專人負(fù)責(zé)人事檔案管理，并將人事檔案管理納入日常管理工作范圍，分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)同主管領(lǐng)導(dǎo)定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題。單位要運(yùn)用發(fā)展的眼光，轉(zhuǎn)變思維方式，積極學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)于人才交流服務(wù)中心的意義，給予足夠的重視，只有這樣才能夠保證人才交流服務(wù)中心更加有效地展開工作。

2.5 注重人才培養(yǎng)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)有效管理。提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)?？梢酝ㄟ^聘請(qǐng)一些高校檔案管理的專業(yè)老師對(duì)檔案管理工作開展培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使人才交流服務(wù)中心檔案管理的存放更加科學(xué)合理，工作人員能夠在實(shí)際的工作過程中為人才交流服務(wù)中心提供更加方便高效的檔案管理工作，也可以更加細(xì)致全面地為辦事群眾和高校畢業(yè)生提供服務(wù)。

2.6 規(guī)范檔案管理，提高責(zé)任意識(shí)

2.6.1 及時(shí)性

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要確保歸檔的及時(shí)性。檔案管理工作人員應(yīng)該應(yīng)用統(tǒng)一歸類辦法，比如將全部檔案統(tǒng)一根據(jù)時(shí)間進(jìn)行歸類，或者進(jìn)行分級(jí)分類管理。如對(duì)于大量檔案，檔案管理人員可以先根據(jù)地區(qū)進(jìn)行歸類，然后再對(duì)已經(jīng)根據(jù)地區(qū)進(jìn)行分類的檔案進(jìn)行二次歸類，二次歸類即根據(jù)檔案的寄存日期進(jìn)行分類，從而方便尋找。為提高檔案管理工作效率，檔案管理人員應(yīng)盡快創(chuàng)新并完善檔案管理辦法，使檔案的歸檔程序化，可操作性強(qiáng)。

2.6.2 完整性

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要確保檔案的完整性。規(guī)范檔案流轉(zhuǎn)手續(xù)，提高檔案流轉(zhuǎn)科學(xué)性和嚴(yán)密性。建立健全檔案工作管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，按檔案管理相關(guān)規(guī)定辦理，檔案流轉(zhuǎn)中出現(xiàn)問題的要追究責(zé)任。接收檔案時(shí)要對(duì)檔案要件詳細(xì)審核登記，對(duì)不完整的檔案予以退回。檔案管理過程中加強(qiáng)對(duì)借檔、查詢等步驟的規(guī)范。調(diào)檔時(shí)手續(xù)的完整性和檔案內(nèi)容的完整性均應(yīng)予以高度的重視，防止出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。

2.6.3 保密性

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要確保檔案的保密性。檔案涉及到個(gè)人信息，極其敏感，一旦泄露會(huì)造成不可估量的損失。對(duì)于紙質(zhì)檔案應(yīng)該注重其原始性，避免隨意外借和查詢。對(duì)于電子文檔的保密應(yīng)當(dāng)注重其加密性。存放電子檔案的電腦應(yīng)該避免接入互聯(lián)網(wǎng)而遭到黑客攻擊，應(yīng)當(dāng)采用加密處理技術(shù)，不定期地修改密鑰、加強(qiáng)跟蹤監(jiān)控、及時(shí)備份數(shù)據(jù)等方面的技術(shù)處理。

3 檔案管理工作發(fā)展的新思路在人才交流服務(wù)

3.1 制定科學(xué)實(shí)施方案，選取多種數(shù)字化工作手段

人才交流服務(wù)中心庫(kù)存檔案資料數(shù)量龐大，年代久遠(yuǎn)，如果簡(jiǎn)單粗暴地將這些檔案數(shù)字化，只會(huì)大幅度增加檔案數(shù)字化管理工作的負(fù)擔(dān)和難度，同時(shí)白白浪費(fèi)掉大量的資金、資源。因此，庫(kù)存檔案數(shù)字化要采取科學(xué)合理的方式進(jìn)行。要制定科學(xué)合理的檔案優(yōu)化方案，做好庫(kù)存檔案的優(yōu)化工作。根據(jù)人才交流服務(wù)中心檔案管理的具體情況以及所保存檔案所屬年代、使用頻率、保密級(jí)別和保管年限等等，對(duì)庫(kù)存檔案的優(yōu)化工作制定出一份科學(xué)合理的方案。目前使用的數(shù)字化手段多種多樣，比如拍照、掃描、著錄編輯等，可以根據(jù)庫(kù)存檔案的不同類別，采用不同的數(shù)字化手段。針對(duì)著錄是要特別注意的問題、掃描后的處理辦法和掃描的分辨率等要制定出合理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，用以提高檔案管理工作的效率。由于紙質(zhì)的文檔掃描以后，其本質(zhì)是圖片，依然不能實(shí)現(xiàn)全文檢索，雖然能通過屏幕進(jìn)行閱讀打印，但打印的文檔存在兩大問題：首先，費(fèi)用高；其次，不能起到憑證的作用，需要原件復(fù)印以后加蓋檔案證明章才能有效。

3.2 軟件系統(tǒng)架構(gòu)合理，功能完善，有擴(kuò)展上升空間

系統(tǒng)架構(gòu)應(yīng)從做到應(yīng)用層、技術(shù)平臺(tái)、數(shù)據(jù)層三層結(jié)構(gòu)互相支撐，滿足前臺(tái)操作、管理炒作，以及外部系統(tǒng)接入等方面的需求。系統(tǒng)功能應(yīng)包括：檔案采集功能，借助掃描設(shè)備將檔案按照國(guó)家規(guī)定的類別掃描到系統(tǒng)中，同時(shí)可以對(duì)檔案進(jìn)行初步加工；查詢功能，借助系統(tǒng)可以通過多維度的查詢條件精確定位到某個(gè)人員的檔案；檔案調(diào)轉(zhuǎn)材料打印功能，日常業(yè)務(wù)辦理中的《檔案借閱登記表》《檔案查詢登記表》《取檔審批表》等相關(guān)單據(jù)通過簡(jiǎn)單的按鈕點(diǎn)擊根據(jù)業(yè)務(wù)要求靈活地打印相關(guān)單據(jù)；業(yè)務(wù)辦理憑證采集，系統(tǒng)可以通過拍照設(shè)備將業(yè)務(wù)辦理的憑證信息采集到系統(tǒng)中，予辦理單據(jù)綁定，方便日后追溯；表單樣式定制，根據(jù)業(yè)務(wù)辦理特性，系統(tǒng)可定制業(yè)務(wù)單據(jù)；統(tǒng)計(jì)功能，通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的不斷累積，系統(tǒng)可以從不同的角色統(tǒng)計(jì)取得真實(shí)數(shù)據(jù)，如畢業(yè)生報(bào)道情況、就業(yè)情況、男女比例等；分配機(jī)制，系統(tǒng)合理分配不同工作人員進(jìn)入系統(tǒng)的權(quán)限問題，從而達(dá)到各司其職的作用；最后系統(tǒng)還應(yīng)留有一定的擴(kuò)展上升空間，為以后新的發(fā)展和要求留下余地，避免重復(fù)建設(shè)，資金浪費(fèi)。

該文對(duì)人才交流服務(wù)中心檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行了詳細(xì)的論述，為更好地完成檔案管理工作提出了一些具體可行的建議和措施。同時(shí)分析了檔案數(shù)字化管理方向是檔案管理發(fā)展的必然選擇，凸顯了檔案管理數(shù)字化的迫切性和必然性。檔案管理數(shù)字化是新形勢(shì)下檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它作為一個(gè)新生事物，需要我們?cè)诠ぷ髦胁粩鄬?duì)其進(jìn)行摸索和研究，積累經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)規(guī)律，改正不足，需要我們每一個(gè)檔案工作者及科技工作者，乃至各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)積極探索、研究，推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。只有這樣才能做好新時(shí)期新形勢(shì)下人才交流服務(wù)中心的管理工作，使其充分發(fā)揮自身職能，更好地向企業(yè)和社會(huì)提供更為有效的服務(wù)。

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