檔案利用信息反饋工作的現(xiàn)狀及存在問題的原因

郭冬玲

摘 要：所謂檔案利用信息反饋工作，主要是指通過反饋信息對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)節(jié)與控制的一種活動(dòng)。文章主要針對(duì)我國的檔案利用信息反饋工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了介紹，同時(shí)，也對(duì)檔案利用信息反饋工作中存在的問題，以及產(chǎn)生問題的原因進(jìn)行了分析。希望可以為相關(guān)的工作人員提供借鑒，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案利用；信息反饋；現(xiàn)狀問題

引言

改革開放之后，檔案工作的重要性開始在我國得以體現(xiàn)。我國的檔案工作起步較晚，而且也沒有得到足夠的重視，在很多方面與發(fā)達(dá)國家相比仍有一定的差距，這主要表現(xiàn)在檔案利用信息反饋方面，導(dǎo)致這種現(xiàn)狀的原因和不足有很多，下面將進(jìn)行具體的闡述。

1 檔案利用信息反饋工作的現(xiàn)狀及存在的問題

相對(duì)于西方發(fā)達(dá)國家來講，我國的檔案利用信息反饋工作還處于萌芽時(shí)期，正在摸索前進(jìn)的道路，在很多方面都存在著不足和問題，在一定程度上制約了檔案工作發(fā)展的步伐。

1.1 檔案利用的反饋信息收集

（1）檔案利用的反饋信息在收集的內(nèi)容上還很單薄，可以總結(jié)為以下幾點(diǎn)：盲目地對(duì)檔案利用者的反饋信息進(jìn)行收集，不重視檔案部門相關(guān)工作人員反饋信息的收集；在收集利用者的反饋信息時(shí)，單一地收集產(chǎn)生效益的方面，在利用過程中，忽視了利用者提出的評(píng)價(jià)、建議及意見等等；在收集檔案利用效果信息方面，分不清主次，沒有重點(diǎn)對(duì)檔案利用后獲得的良好效果進(jìn)行收集，比如顯著的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等等。

（2）收集渠道比較單一，主要表現(xiàn)為：第一，大多數(shù)檔案部門在進(jìn)行利用反饋信息的收集時(shí)，只是根據(jù)簡(jiǎn)單的“檔案利用情況登記表”。當(dāng)利用者借閱檔案時(shí)，只需要填寫利用者單位、利用者姓名、聯(lián)系地址等基本信息，沒有對(duì)其進(jìn)行更深層次的了解，這就造成了檔案部門取得的信息內(nèi)容單一、信息量太小，不足以了解檔案利用后所產(chǎn)生的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)以及利用者提出的建議和需求。第二，不能及時(shí)地聯(lián)系利用者，雖然在填寫的“檔案利用情況登記表”中填寫了聯(lián)系信息，但是檔案部門并沒有及時(shí)地聯(lián)系利用者，掌握利用者使用檔案的最新進(jìn)展，催促利用者積極主動(dòng)地反饋信息。第三，沒有充分合理地使用檔案網(wǎng)站收集檔案反饋信息，目前我國絕大多數(shù)的檔案網(wǎng)站只是起到宣傳的作用，沒有詳細(xì)的內(nèi)容鏈接，也沒有及時(shí)地進(jìn)行內(nèi)容更新，更不要談與利用者進(jìn)行內(nèi)容互動(dòng)了。

（3）收集方法比較被動(dòng)，檔案利用的信息反饋在大多數(shù)情況下都來源于檔案的利用者，換言之，檔案部門的信息反饋工作是比較被動(dòng)的。但是從客觀上來講，檔案部門在進(jìn)行信息反饋工作時(shí)，要求其必須變被動(dòng)為主動(dòng)。針對(duì)這種情況，部分檔案部門相應(yīng)地進(jìn)行了改變，在利用填寫檔案利用登記表的同時(shí)，還針對(duì)利用者提出的建議、意見、評(píng)價(jià)等現(xiàn)象設(shè)置了投遞箱，通過填寫檔案利用信息反饋表格以及電話和信件等督促利用者隨時(shí)反饋信息。然而，這些手段依然處于一種被動(dòng)的狀態(tài)。另外，沒有對(duì)本地利用者開展上門回訪和追蹤訪問，對(duì)非本地利用者也沒有通過信函或者電話監(jiān)督檔案利用情況。在收集反饋信息時(shí)，過度重視信息的數(shù)量，忽視了信息的質(zhì)量；盲目地追求具有普遍性質(zhì)的淺層次信息，對(duì)具有綜合性的深層次研究信息的不重視等等，都是收集信息被動(dòng)的具體體現(xiàn)。

1.2 檔案利用的反饋信息處理

（1）重收集而輕處理，很多檔案部門在收集檔案利用反饋信息時(shí)，認(rèn)為只要收集到齊全的反饋信息，再對(duì)所收集到的信息進(jìn)行分類和登記等幾個(gè)步驟就算完成工作內(nèi)容了；只重視反饋信息的收集，并不對(duì)其進(jìn)行更深層次的理論研究，或者即使進(jìn)行研究，也帶有盲目性，沒有結(jié)合檔案部門的實(shí)際情況開展研究。

（2）反饋信息的處理缺乏組織、制度保障，目前，我國的檔案部門內(nèi)部還沒有建立健全的保障制度來處理反饋信息的相關(guān)工作，沒有把得到的反饋信息的處理加入到檔案部門的現(xiàn)有工作當(dāng)中，檔案工作人員對(duì)反饋信息的處理工作分工不明確，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕M織性，導(dǎo)致出現(xiàn)問題時(shí)，出現(xiàn)互相推諉的情況，不能及時(shí)有效地處理反饋信息，致使反饋信息的價(jià)值不能得以實(shí)現(xiàn)。

（3）仍以定性研究為主，缺乏足夠的定量研究，在檔案利用的反饋信息收集完成后，要對(duì)其進(jìn)行分類，這主要是檔案部門工作人員依據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的，具有很大的靈活性。然而，這種方法也有缺點(diǎn)，就是不能確定信息分類的準(zhǔn)確性。目前，由于計(jì)算定量研究的方法比較復(fù)雜，對(duì)于這種研究還處于運(yùn)用固定公式計(jì)算的階段，利用其計(jì)算比較常見的指標(biāo)程度，比如利用率等，對(duì)定性研究的方法只具有輔助與補(bǔ)充的作用，而不是主導(dǎo)作用。

（4）缺乏反饋信息的再反饋，這種現(xiàn)象是指在得到反饋信息的實(shí)例后，沒有及時(shí)地對(duì)其進(jìn)行總結(jié)匯編的再反饋，作為一項(xiàng)簡(jiǎn)單地工作內(nèi)容來完成，在收集到反饋信息之后，不作任何處理，失去了信息的價(jià)值和意義。最后失去了向全社會(huì)宣傳檔案的作用，讓人們了解掌握檔案部門相關(guān)信息的大好時(shí)機(jī)。利用者在上交反饋信息之后，檔案部門沒有向利用者回復(fù)執(zhí)行情況，從而使利用者的信息反饋積極主動(dòng)性降低。

2 檔案利用信息反饋工作諸問題的原因探析

2.1 檔案工作人員的社會(huì)意識(shí)薄弱，缺乏對(duì)社會(huì)強(qiáng)烈的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)

檔案工作人員作為檔案工作的主體，對(duì)其有著至關(guān)重要的作用和影響。眾所周知，檔案工作在我國開展時(shí)間較短，檔案工作人員的專業(yè)水平較低、社會(huì)思想意識(shí)也比較薄弱、自身素質(zhì)不高等，導(dǎo)致其在工作時(shí)，沒有積極主動(dòng)的工作態(tài)度，對(duì)工作內(nèi)容沒有創(chuàng)新意識(shí)。另外，缺乏對(duì)社會(huì)的強(qiáng)烈責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，沒有良好的職業(yè)道德。正是由于檔案工作人員的這種狀態(tài)，在很大程度上阻礙了檔案利用信息反饋工作前進(jìn)的步伐。

2.2 社會(huì)檔案意識(shí)的薄弱

由于歷史、政治、經(jīng)濟(jì)等方面的原因，導(dǎo)致了大多數(shù)人們對(duì)檔案與檔案工作沒有一個(gè)足夠的了解，忽視了檔案信息的收集、整理，以及利用等內(nèi)容，沒有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)人們甚至是國家的重要性。對(duì)檔案的利用率不高，繼而影響了利用需求的產(chǎn)生，供求是一體的，沒有需求就沒有供應(yīng)。因此，檔案利用信息反饋工作也就無法進(jìn)行。

2.3 對(duì)檔案利用信息反饋工作認(rèn)識(shí)不足，重視不夠

檔案利用信息反饋工作在我國發(fā)展較晚，沒有得到全面的推廣，使得檔案部門對(duì)檔案利用信息反饋工作沒有充分地認(rèn)識(shí)和了解，不重視其工作內(nèi)容，甚至認(rèn)為檔案利用信息反饋工作是可有可無的，并不影響檔案部門的相關(guān)工作，沒有積極開展此項(xiàng)工作，只是起到擺設(shè)的作用，或者是在開展工作時(shí)，各地方、各部門之間沒有進(jìn)行內(nèi)容和經(jīng)驗(yàn)的溝通、交流。

2.4 理論研究的成果與實(shí)踐工作脫節(jié)

現(xiàn)階段，由于我國與檔案利用信息反饋工作起步較晚，與之有關(guān)的理論研究處于零散狀態(tài)，即使相關(guān)人員進(jìn)行了理論研究，其成果只是紙上談兵，缺少理解與消化，沒有與實(shí)踐工作內(nèi)容相結(jié)合，并不能應(yīng)用于實(shí)際的檔案工作之中。除此之外，具有可操作性以及實(shí)用性的理論研究成果沒有被相關(guān)部門及時(shí)推廣，只是在小范圍內(nèi)進(jìn)行應(yīng)用，最終導(dǎo)致相應(yīng)的理論研究成果束之高閣。

3 結(jié)束語

通過文章的綜合論述可知，我國的檔案利用信息反饋工作存在著較多的問題，產(chǎn)生問題的原因主要有相關(guān)部門和工作人員的思想意識(shí)不足，沒有正確認(rèn)識(shí)反饋工作的重要性，沒有把理論與實(shí)踐相結(jié)合等等。因此，只有提高工作人員的自身素養(yǎng)、專業(yè)水平以及思想觀念，才能很好地發(fā)展檔案利用信息反饋工作，從而為我國檔案工作的進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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