圖書出版企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用研究

崔媛媛

摘要：在經(jīng)濟快速發(fā)展，信息管理不斷升級的今天，出版企業(yè)的信息化建設(shè)也被提上了日程。中央廣播電視大學(xué)出版社有限公司（以下簡稱“電大出版社”）成立已有30余年，主要經(jīng)營國家開放大學(xué)教材教輔的出版，近年來也在嘗試開拓社會圖書的出版業(yè)務(wù)。在經(jīng)歷了快速發(fā)展之后，要想在業(yè)務(wù)上更上一層樓，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程是必不可少的，管理水平就要跟得上，業(yè)績考核就要跟得上，成本控制就要更加細(xì)化，單書成本核算的實時性和準(zhǔn)確性也迫在眉睫。ERP系統(tǒng)集中體現(xiàn)了先進的管理思想和管理理念，諸多出版企業(yè)開始舍棄局部化信息系統(tǒng)，著手引進全套出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)。電大出版社在充分考慮了ERP系統(tǒng)在出版企業(yè)的應(yīng)用性，及信息建設(shè)的重要性后，決定引進用友ERP系統(tǒng)，并全力保障ERP系統(tǒng)的前期培訓(xùn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、平穩(wěn)過渡?，F(xiàn)階段電大出版社的編務(wù)、印務(wù)、人力資源等模塊已經(jīng)正式運行，財務(wù)、發(fā)行等模塊采取新舊系統(tǒng)并行的方式。文章以電大出版社為例，從ERP系統(tǒng)在出版企業(yè)應(yīng)用的必要性入手，對ERP系統(tǒng)在圖書出版企業(yè)應(yīng)用的范疇、應(yīng)用的準(zhǔn)備工作、實施ERP項目可能遇到的風(fēng)險及解決方案等方面進行論述。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);圖書出版企業(yè);上線準(zhǔn)備;風(fēng)險防范

一、ERP系統(tǒng)在出版企業(yè)應(yīng)用的必要性

（一）ERP系統(tǒng)具有較強的整合性

ERP最大的特色便是整個企業(yè)信息系統(tǒng)的整合，比傳統(tǒng)單一的系統(tǒng)更具功能性。出版企業(yè)的業(yè)務(wù)也是多板塊的，總編室、編輯中心、印務(wù)中心、營銷中心、計劃財務(wù)部、人力資源部等，各個部門都分別使用了獨立的信息系統(tǒng)，信息分散。而ERP系統(tǒng)可以在一個系統(tǒng)里滿足上述所有部門的信息化管理，每個部門都有單獨的模塊，而每個單獨的模塊又可以有接口銜接，把所有的模塊串成企業(yè)的業(yè)務(wù)鏈，從而可以優(yōu)化出版企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)的集成與共享，加強計劃性的同時提高靈活性，也有助于提高出版企業(yè)的運營效率和管理水平。

（二）ERP的模塊設(shè)計極具彈性

ERP采用模塊化的設(shè)計方式，使系統(tǒng)本身可應(yīng)企業(yè)需要新增模塊來支持并整合，提升企業(yè)的應(yīng)變能力，不必因為新增業(yè)務(wù)板塊再增加新的系統(tǒng)。

（三）ERP強大的數(shù)據(jù)存儲功能

ERP將原先分散在企業(yè)各獨立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合起來，使數(shù)據(jù)得以一致性，并提升其精確性。出版企業(yè)各部門都有獨立的信息系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)銜接上容易出現(xiàn)同一本書的代碼不同、查找不便、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)、多方數(shù)據(jù)不一致的情況。而ERP作為一個整體系統(tǒng)，則要求總編室、編輯中心、印務(wù)中心、營銷中心、計劃財務(wù)部、人力資源部等各部門的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須統(tǒng)一，從根本上消除了數(shù)據(jù)孤立和未來應(yīng)用中的重復(fù)勞動現(xiàn)象。

（四）ERP信息應(yīng)用具有便利性

在整合的環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部所產(chǎn)生的信息透過系統(tǒng)將可在企業(yè)任一地方取得與應(yīng)用。因為不同以往系統(tǒng)分散，ERP系統(tǒng)的信息可以在取得相應(yīng)權(quán)限后一覽無遺。即使是不在單位，在家里，或者是在外地出差期間，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)，通過用戶名及密碼登陸本企業(yè)的ERP系統(tǒng)，進行相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢，或是處理相關(guān)業(yè)務(wù)。

（五）ERP信息處理具有實時性

ERP是整個企業(yè)信息的整合管理，重在整體性，而整體性的關(guān)鍵就體現(xiàn)在“實時和動態(tài)管理”上。一本書從選題到一審、二審、三審，再到排版、印刷、裝訂，財務(wù)中心支付稿酬、組稿費、計入成本，并最終實現(xiàn)單書成本核算，環(huán)節(jié)很多，以往信息分散，一本書進行到什么程度往往靠口口相傳。在ERP系統(tǒng)里，則可以實時看到一本書的最新情況，例如：一本書流轉(zhuǎn)到什么環(huán)節(jié)了，或者一本書的當(dāng)前成本是多少。

（六）ERP流程處理具有及時性

ERP管理的關(guān)鍵是“現(xiàn)實工作信息化”，即把現(xiàn)實中的工作內(nèi)容與工作方式，用信息化的手段來表現(xiàn)。在現(xiàn)實工作中，有的時候各項業(yè)務(wù)頭緒很多，記錄不清容易使人頭暈?zāi)X脹，出錯誤也就在所難免了，如果統(tǒng)籌做的不太好，工作效率也容易打折扣，上了ERP系統(tǒng)之后，將工作內(nèi)容與工作方式信息化了，把每一步進度都反映到ERP系統(tǒng)里，一看明了，就能形成ERP管理的信息化體系，才能擁有可靠的信息化管理工具。

二、ERP系統(tǒng)在出版企業(yè)應(yīng)用的對策分析

（一）ERP系統(tǒng)在出版企業(yè)應(yīng)用的范疇

1. 成本管理與單品管理

（1）成本管理應(yīng)用。出版行業(yè)的成本核算具有延時性，主要是由于其特定的結(jié)算周期引起的，國內(nèi)出版業(yè)的狀況是，很多時候，圖書已經(jīng)銷售，銷售收入已經(jīng)確認(rèn)，而與收入相配比的成本，主要是紙張成本和印刷成本，由于未到結(jié)算日期，成本信息缺失，從而導(dǎo)致要進行頻繁的成本預(yù)估，待實際支付時再進行調(diào)整。在傳統(tǒng)模式下，出版企業(yè)成本核算多采取按定價的一定比例進行估算的方法，與實際成本差距甚遠(yuǎn)。解決成本核算問題一直是出版企業(yè)財務(wù)負(fù)責(zé)人最為重視的問題之一。

（2）單書核算應(yīng)用。這里說的單書核算是指對單個出版物的管理，要想搞清楚哪本圖書賺錢、哪本圖書虧損，就必須要實現(xiàn)單書核算;這樣才能進行業(yè)績考核，才能搞清楚哪個編輯為出版社貢獻(xiàn)大，哪個編輯貢獻(xiàn)小，等等。因此，無論是為了出版企業(yè)能夠優(yōu)化選題方向，還是為了進行編輯人員、編輯部門的業(yè)績考核，單書核算都非常重要。

（3）單品成本核算應(yīng)用。編輯中心使用圖書生產(chǎn)模塊，主要包括建立選題卡片，進行圖書基本信息的建立，這是進行單品成本核算的第一步，也是最基礎(chǔ)的，之后的稿費、編審費、其他費用等都通過唯一的代碼進行記錄及傳遞;印務(wù)中心使用出版模塊，主要包括建立印次卡片、設(shè)計單、發(fā)排單、材料出入庫、工價、校對費等，按照單品的唯一代碼進行記錄及傳遞;計劃財務(wù)部使用成本模塊，對編輯中心和印務(wù)中心傳遞的數(shù)據(jù)進行復(fù)核和記賬，分?jǐn)偢鞣N間接費用，每個月底對所有的單品進行成本結(jié)轉(zhuǎn)，得到實時的成本數(shù)據(jù)。由于是上游到下游的一條龍傳遞，代碼唯一，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不需要重復(fù)錄入，既節(jié)省了時間和人力，又能保障數(shù)據(jù)處理的及時和準(zhǔn)確。

2. 預(yù)收賬款和應(yīng)收賬款管理

在ERP系統(tǒng)中，營銷中心使用發(fā)行模塊，跟計劃財務(wù)部的應(yīng)收預(yù)收模塊進行銜接，可以更好地管理預(yù)收賬款和應(yīng)收賬款。用友ERP系統(tǒng)在發(fā)行模塊和應(yīng)收預(yù)收模塊中引用了客商管理，使每一筆預(yù)收和應(yīng)收的款項都有了明確的對象，在做收入沖銷預(yù)收賬款或應(yīng)收賬款的時候明細(xì)到了客商，這樣在月底、季末或是年末，就可以很清晰的看到款項的歸屬，不用再人為的進行余額分析了。

（二）ERP系統(tǒng)在出版企業(yè)應(yīng)用的準(zhǔn)備工作

ERP系統(tǒng)建設(shè)是一項難度系數(shù)很高的系統(tǒng)工程，不僅要求人們改變管理理念，在管理方式、管理程序方面都需要發(fā)生較大的改變，對于傳統(tǒng)企業(yè)的管理來說是一場深刻的變革。實施ERP系統(tǒng)工程，我們要重點抓住以下幾點：

1. 堅定目標(biāo)，全員重視

由于建設(shè)ERP系統(tǒng)比較復(fù)雜，不容易理解，需要投入大量精力，從客觀上決定了建設(shè)ERP系統(tǒng)必然會遇到較多的困難和阻力。在確定引進ERP系統(tǒng)后，電大出版社領(lǐng)導(dǎo)小組確定了詳盡的工作目標(biāo)及執(zhí)行進度，進行全員動員，大家積極參與，全力保證ERP系統(tǒng)的建設(shè)。通過反復(fù)深入的宣傳和引導(dǎo)，電大出版社全體員工背水一戰(zhàn)，不達(dá)目的不罷休。這種氛圍的形成，為克服實施中的困難提供了強有力的支持和保證。

2. 科學(xué)組織施工，確保進度和質(zhì)量

（1）加強工作的推進力度。電大出版社ERP建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組對每一階段的工作都定期召開會議，每次會議都對前一階段工作推進情況及效果進行總結(jié)評價，對下一步工作重點、實現(xiàn)目標(biāo)做出具體部署，形成了一環(huán)扣一環(huán)的強力推進態(tài)勢。

（2）對技術(shù)骨干進行培訓(xùn)。從每個部門挑選技術(shù)骨干作為ERP項目的聯(lián)絡(luò)員，率先對聯(lián)絡(luò)員進行培訓(xùn)，使其掌握ERP系統(tǒng)設(shè)計思路和操作技能。聯(lián)絡(luò)員積極執(zhí)行推進小組的意圖和要求，及時處理實施中遇到的各種難題。

（3）保質(zhì)保量做好全員培訓(xùn)。由系統(tǒng)開發(fā)商、推進小組對相應(yīng)部門的員工進行培訓(xùn)，使員工素質(zhì)達(dá)到上線要求。

（4）堅持“先上線、后完善”的實施原則。由于從舊系統(tǒng)導(dǎo)入到ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)龐大而且復(fù)雜，準(zhǔn)備工作千頭萬緒，為保證ERP系統(tǒng)能夠按照原計劃的進度運行，電大出版社ERP領(lǐng)導(dǎo)小組決定先上線，之后再根據(jù)實際運行中暴露的問題進行微調(diào)，使ERP系統(tǒng)逐步完善。

（5）各個部門大力支持配合，全力攻關(guān)。在ERP系統(tǒng)建設(shè)過程中，總編室、編輯中心、印務(wù)中心、發(fā)行部、計財部等部門全力支持與配合，尤其是發(fā)行部和計財部，在上線ERP系統(tǒng)的同時，還保留了以前一直在用的系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)并行，就是為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，充分驗證ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，同時可在ERP系統(tǒng)不能解決實時發(fā)生問題的同時，保證工作的連貫性和及時性，再多給ERP系統(tǒng)一點時間進行完善，保證了ERP系統(tǒng)按計劃推進。

三、ERP系統(tǒng)應(yīng)用過程中存在的風(fēng)險與防范

（一）前期準(zhǔn)備階段的風(fēng)險與防范

1. 選擇和設(shè)計ERP軟件的風(fēng)險及解決方案

目前，適合我國出版企業(yè)的ERP軟件很少，各個出版企業(yè)的業(yè)務(wù)流程也不盡相同，所以，大多數(shù)出版企業(yè)在ERP系統(tǒng)的應(yīng)用上仍然是走“量身定做”的模式。ERP系統(tǒng)作為一種管理工具，整合了企業(yè)的管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力等因素，因此，出版企業(yè)要充分考慮到自身的管理基礎(chǔ)、具體需要、人員能力以及實施條件等因素，一旦前期設(shè)計存在缺陷，后期很難彌補，嚴(yán)重的話將直接導(dǎo)致ERP系統(tǒng)流產(chǎn)。這就需要出版企業(yè)在前期準(zhǔn)備階段，詳細(xì)梳理各個部門的業(yè)務(wù)流程，提前做好需求統(tǒng)計工作，每項業(yè)務(wù)所需字段，以及各項業(yè)務(wù)有聯(lián)系的部門之間進行溝通等等。前期的設(shè)計一定要全面，也要有前瞻性，避免系統(tǒng)正式上線之后做大的調(diào)整。

2. ERP上線前歷史數(shù)據(jù)移植的風(fēng)險及解決方案

正確的數(shù)據(jù)移植是保證新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)正確銜接的必要保障。一旦出現(xiàn)差錯或是有考慮不周的地方，會給后續(xù)業(yè)務(wù)處理帶來不可預(yù)估的風(fēng)險。要想最大程度上的避免此類風(fēng)險，首先，要搞清楚出版企業(yè)都積累哪些數(shù)據(jù)，哪些數(shù)據(jù)要進行移植，提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。有一些數(shù)據(jù)是各個部門在開展業(yè)務(wù)活動時都需要的數(shù)據(jù)，如圖書基本信息、部門信息、員工信息、客戶信息、供應(yīng)商信息等，這些數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中會被不同部門的人員共同使用，這是保證數(shù)據(jù)一致性的基礎(chǔ)。由于之前各個部門都分別使用了獨立的信息系統(tǒng)，所以在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段，就需要分析清楚基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以哪個部門、哪個系統(tǒng)的為準(zhǔn)。其次，舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一般質(zhì)量較低，也較分散，ERP系統(tǒng)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性要求比局部信息系統(tǒng)要高，因此，出版企業(yè)的各個獨立信息系統(tǒng)在向ERP系統(tǒng)切換時，很多數(shù)據(jù)需要由專人進行處理，以符合ERP系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的要求，提高數(shù)據(jù)匹配的準(zhǔn)確性。

（二）實施過程中可能產(chǎn)生的風(fēng)險與防范

1. 降低實施成本

大多數(shù)ERP系統(tǒng)的實施都超過了預(yù)期的成本和項目期限。由于前期對需求的調(diào)研不夠全面和深入，導(dǎo)致在實施過程中不斷加入新的需求，使成本不斷提升的風(fēng)險;或是流程梳理過程中對業(yè)務(wù)的認(rèn)識不夠充分，沒有前瞻性，導(dǎo)致跟賬過程中麻煩頻出，項目期限不斷延長的風(fēng)險。這同樣需要在項目初期做好調(diào)研工作，做好長遠(yuǎn)規(guī)劃，明確現(xiàn)實目標(biāo)，把能想到的盡量都考慮進去，對本企業(yè)的發(fā)展及業(yè)務(wù)需求具備一定的前瞻性。依據(jù)出版企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，縱觀生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的所有環(huán)節(jié)，對信息化工作做長遠(yuǎn)的、整體的安排是必要的。做好各項準(zhǔn)備工作，在實施過程中加強和ERP系統(tǒng)開發(fā)人員的聯(lián)系，描述遇到的問題時詳盡、清晰，盡量匯總各個部門的問題，一并集中解決，避免重復(fù)開發(fā)或是開發(fā)脫節(jié)。

2. 提高計算機系統(tǒng)的安全性

ERP系統(tǒng)不像我社之前使用的系統(tǒng)是在電腦裝客戶端，而是網(wǎng)頁版，方便大家隨時隨地辦公，打破了地域性和時間的束縛，隨之而來的就是風(fēng)險的防控。由于是網(wǎng)頁版，只要錄入正確的網(wǎng)址，下載相應(yīng)控件，任何人都能看到本單位的登陸頁面，用戶名也很簡單的使用了姓名的拼音，很容易被破解。一旦有心存不軌的人進入到本單位的ERP系統(tǒng)，賬目就被一覽無遺，如果被篡改，那就是致命的了。改進方法：配備U盾，就像銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)一樣，進行身份驗證;或者綁定手機，密碼加手機驗證碼登陸;及時解除離職人員的登陸權(quán)限;服務(wù)器每天定時備份數(shù)據(jù)，保存足夠的時間。

四、結(jié)論

ERP系統(tǒng)的實施對于電大出版社具有里程碑的意義，通過用友出版業(yè)務(wù)ERP綜合管理系統(tǒng)在電大出版社信息化管理中的應(yīng)用，對以往各業(yè)務(wù)部門各自為政，相同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存儲信息不唯一，有了明顯的改善，工作效率明顯提高。隨著大家對ERP系統(tǒng)的操作越來越熟悉，業(yè)務(wù)銜接也越來越暢通，實現(xiàn)了想要的檔案信息數(shù)字化維護、查詢和管理，從選題的申報、編輯加工、生產(chǎn)印制、成書入庫、圖書發(fā)行、財務(wù)核算等，一系列的圖書數(shù)據(jù)，只要按步驟處理了業(yè)務(wù)單據(jù)，所有需要的信息管理字段，就都存儲在系統(tǒng)中了，不僅方便了查閱，而且更準(zhǔn)確，夢想多年的單書成本核算不再是遙不可及了。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王俊峰，卞濤.ERP系統(tǒng)在出版行業(yè)的應(yīng)用分析與對策研究[J].合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），第20卷第一期，2006（02）.

（作者單位：中央廣播電視大學(xué)出版社有限公司）