事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討

王曉丹

摘要：21世紀(jì)，世界已經(jīng)向著電子信息化不斷地發(fā)展，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代和社會發(fā)展的必然選擇。而如今的事業(yè)單位也儼然不同于往日的事業(yè)單位，如今的事業(yè)單位相對于企業(yè)單位而言，它們不以盈利為目的，是一些國家機(jī)構(gòu)的分支，一般是以增進(jìn)社會福利，滿足社會文化，教育，科學(xué)等方面的需要，所以，想真正將事業(yè)單位的管理趨于信息化并非是一件容易的事情。要從多方面進(jìn)行分析總結(jié)才可以更快滿足其信息化管理的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

現(xiàn)在，社會信息化加速發(fā)展，企事業(yè)單位的科研，生產(chǎn)與管理活動(dòng)也進(jìn)入了信息化建設(shè)時(shí)期。所以網(wǎng)絡(luò)化和信息化的全面流行也不足為奇了，當(dāng)然，這也是企業(yè)事業(yè)單位實(shí)行現(xiàn)代化管理的方向。在這種形式背景下，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)則成為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位，就是不以盈利為目的，提供各種社會服務(wù)為直接目的的社會組織，事業(yè)單位在社會的發(fā)展過程中是一個(gè)不能忽視的組織。首先，這個(gè)組織并非以盈利為目的，所有的專職人員的選拔都是公平公正的，另外，其經(jīng)費(fèi)的提供等方面都是社會上提供的，所有的任何盈利費(fèi)用也會采取捐款措施。當(dāng)然，談到事業(yè)單位檔案管理，也是個(gè)不可忽視的問題。檔案管理在每一個(gè)單位都存在，當(dāng)然也不局限在事業(yè)單位。檔案管理是有一定的工作基礎(chǔ)的，工作單位有一定的工作經(jīng)驗(yàn)和人員儲藏才能有檔案管理的基礎(chǔ)，但是談及到現(xiàn)在檔案管理信息化的現(xiàn)狀，首先就是事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)的不重視性?？赡苁怯捎谛畔⒒芾韯倓傔M(jìn)去人們的視線中，所以事業(yè)單位的管理層并沒有真正的意識到信息化管理對事業(yè)單位的檔案建設(shè)有多大的利益，于是出現(xiàn)了實(shí)際工作中疏于管理和指導(dǎo)檔案管理的現(xiàn)象。除此之外，檔案管理在事業(yè)單位的另一個(gè)問題就是檔案管理沒有專職的人員進(jìn)行管理，檔案管理缺少人才選拔，沒有競爭自然沒有人意識到崗位的重要性，所以經(jīng)常會出現(xiàn)檔案管理室缺少專職人員的現(xiàn)象。還有，就是專職檔案管理人員沒有團(tuán)隊(duì)意識，對學(xué)習(xí)的熱情不高。既然檔案管理要向信息化靠攏，那么這些專職人員就應(yīng)該本著一顆虛心好學(xué)的心進(jìn)行信息化的學(xué)習(xí)和培養(yǎng)。

二、信息化檔案管理在實(shí)行中遇到的瓶頸問題

（一）檔案管理缺乏系統(tǒng)性的管理體制

檔案管理信息化本來就是在原本的檔案管理體質(zhì)上的一種改革，所以要能讓整個(gè)管理體制上有一個(gè)系統(tǒng)性的調(diào)整，也能增加檔案管理的效率和速率。而如今，信息化檔案管理遇到的瓶頸問題之一就是沒有一個(gè)系統(tǒng)性的體制管理，在登記和歸納等方面沒有系統(tǒng)的人事安排和電子信息的預(yù)留，而且，由于事業(yè)單位的工作性質(zhì)，可能會對檔案管理不重視，檔案的整體質(zhì)量也不高。建立一個(gè)系統(tǒng)性的體制進(jìn)行全面的多方面的實(shí)施和應(yīng)用，才能使事業(yè)單位的檔案管理越來越趨于信息化。

（二）檔案軟件差異性

雖說信息化檔案管理不局限于電腦操作，但是也不能脫離電腦操作。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，開發(fā)的軟件不能互用，也就是說沒有一個(gè)統(tǒng)一的既適用于文件檢索又可以應(yīng)用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。不同的事業(yè)單位的檔案軟件系統(tǒng)都是不同的，那么若想將事業(yè)單位進(jìn)行全面化的信息化管理，如果系統(tǒng)不同，如何做到統(tǒng)一管理呢。而且，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷的出版信息編輯成果。這一問題的出現(xiàn)也大大的阻礙了事業(yè)單位檔案的信息化管理。

（三）檔案信息管理人員素質(zhì)有待提高

由于事業(yè)單位的工作性質(zhì)的限制，檔案管理室的建設(shè)并不像其他的工作地點(diǎn)那樣好，所以，檔案管理人員就會對檔案管理信息有漠不關(guān)心。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。而就現(xiàn)在的事業(yè)單位的檔案部門人員來看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才。很多人不會操作較復(fù)雜的現(xiàn)代化電子設(shè)備，甚至有現(xiàn)代文盲。所以，盡管采用很多的現(xiàn)代化設(shè)備，如果不能充分的發(fā)揮作用，檔案電子信息化的實(shí)現(xiàn)恐怕又要遙遙無期了。

（四）檔案管理技術(shù)沒有創(chuàng)新

不僅對于事業(yè)單位的檔案管理，在當(dāng)今社會中，很多的職業(yè)和技術(shù)都需要?jiǎng)?chuàng)新，創(chuàng)新才能有新的發(fā)現(xiàn)，才能有新的發(fā)展。很顯然，在現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理中，檔案的管理并未有太大的創(chuàng)新，檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件資料是在光盤上或一些軟硬盤上進(jìn)行，顯然，現(xiàn)行的檔案管理和分類方法及一些相關(guān)規(guī)定已經(jīng)不能完全適應(yīng)。

三、如何在事業(yè)單位中進(jìn)行現(xiàn)代化信息化檔案管理

事業(yè)單位中進(jìn)行現(xiàn)代化電子信息化管理已經(jīng)成為了一種趨勢，就是說在現(xiàn)代化發(fā)展的過程中，將檔案管理與電子信息化相結(jié)合會有很大的效益出現(xiàn)。所以探索出如何在事業(yè)單位中進(jìn)行現(xiàn)代化信息化管理很有必要。

（一）事業(yè)單位管理層的重視

不論在現(xiàn)在還是過去，一個(gè)單位中的運(yùn)行都會有一定的階級，當(dāng)然，要想將一個(gè)項(xiàng)目或一件事情很好的貫徹和落實(shí)，該單位的領(lǐng)導(dǎo)層必不可少。所以，對于事業(yè)單位的信息化檔案管理來說，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要從意識上重視檔案管理信息化建設(shè)。第一，要有足夠的資金支持，支持購買一些現(xiàn)代化先進(jìn)的電子設(shè)備，還有進(jìn)行人才培訓(xùn)等。這是為信息化建設(shè)保障物質(zhì)提供基礎(chǔ)。第二，要從心底中存在事業(yè)單位信息化的理念。領(lǐng)導(dǎo)要有這樣的現(xiàn)代化信息觀念，才能真正的影響到其手下工作的職員，才能更好的利用資源提供幫助。只有這樣，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層才能放遠(yuǎn)目光，積極的促進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)。

（二）健全事業(yè)單位的檔案管理安全保密制度

事業(yè)單位的檔案管理對于事業(yè)單位來說至關(guān)重要。因?yàn)槭聵I(yè)單位不是以盈利為目的的單位，所以它主要是為了服務(wù)社會而存在。所以，其保密制度是事業(yè)單位檔案管理信息化工作的核心要素。倘若進(jìn)入到信息化電子檔案管理，就要對整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性做一定的工作。一定要小心謹(jǐn)慎黑客或是一些病毒的攻擊。另外，對于計(jì)算機(jī)或是檔案管理中的電子設(shè)備自身的軟硬件安全問題也要提高警惕，保證內(nèi)部資源傳播的安全性，減少不必要的損失。除此之外，要保證內(nèi)部資料的機(jī)密性，比如要在電子檔案室門口設(shè)立一些防盜鎖都是十分必要的。

（三）檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

在電子化滲入到檔案管理之前，事業(yè)單位的檔案管理模式十分簡單單一，而且，其管理并不是十分嚴(yán)苛，而將其與電子信息化結(jié)合之后，檔案管理的方式就會有必然的改變。首先，在數(shù)據(jù)處理，公文處理和檔案管理方面要有機(jī)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，自動(dòng)的完成各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，繪制出各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。其次，要將記錄和檢索的方式進(jìn)行電子版的轉(zhuǎn)變，原來是很簡單的紙質(zhì)版的記錄登記和檢索，而電子版要采用以電腦為基礎(chǔ)的環(huán)形工作區(qū)域。所以要將檔案指導(dǎo)，編研下作從有形實(shí)體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變。而且，信息技術(shù)重建檔案管理的運(yùn)行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境等也越來越來越不適應(yīng)電子化信息管理，所以從管理體系到組織機(jī)構(gòu)，這些內(nèi)容都是需要變革的地方。只有從多個(gè)方便進(jìn)行全面的改革變新才能真正適應(yīng)電子信息檔案管理。

四、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理是國家和社會的寶貴的歷史資源，因此，加強(qiáng)檔案管理的信息化工作，是事業(yè)單位面臨的重大課題之一。事業(yè)單位應(yīng)該從根本上進(jìn)行改變，認(rèn)識到信息化改革的重要性，檔案管理部門也應(yīng)該從根本上得到認(rèn)識，學(xué)會人才培養(yǎng)和管理，進(jìn)行協(xié)調(diào)的電子檔案管理，從戰(zhàn)略高度上重視和加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作，以檔案管理信息化來促進(jìn)事業(yè)單位的不斷進(jìn)步，使事業(yè)單位更好地服務(wù)社會。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王莉莉.事業(yè)單位檔案管理信息化研究[J].汶上縣報(bào)，2008（01）.

（作者單位：煙臺市芝罘區(qū)園林市政管理處）