農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

陳茜茜

摘 要：隨著信息化社會(huì)的發(fā)展及農(nóng)業(yè)科技的不斷進(jìn)步，農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)刻不容緩。筆者以南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館信息化建設(shè)為例，結(jié)合農(nóng)業(yè)科技檔案信息化工作，闡述農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性，提出農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)中必須解決的安全、法律、軟件和人才等問題，并針對(duì)這幾個(gè)問題提出自己的認(rèn)識(shí)，建議建立檔案安全保障體系，創(chuàng)建電子檔案真實(shí)性保障系統(tǒng)，制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)綜合型檔案人才隊(duì)伍，從而推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技檔案 信息化 問題 認(rèn)識(shí)

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）10（c）-0134-02

信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，在對(duì)社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生深刻影響的同時(shí)，也對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案工作提出了更高要求。近年來，南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館按照國(guó)家、省、市檔案信息化建設(shè)的要求，扎扎實(shí)實(shí)開展農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，一是建設(shè)農(nóng)業(yè)科技檔案網(wǎng)站；二是開發(fā)網(wǎng)絡(luò)版農(nóng)業(yè)科技檔案管理軟件；三是研發(fā)檔案庫(kù)房環(huán)境遠(yuǎn)程智能測(cè)控系統(tǒng)。筆者結(jié)合南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館信息化工作的實(shí)踐，談?wù)勣r(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

1 農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性

近年來，檔案信息化建設(shè)已成為全國(guó)各地檔案事業(yè)工作的重要組成部分。檔案信息化建設(shè)，是指將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程數(shù)字化，通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行檔案資源的合理配置與有序開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)有其必要性。從外部看，這是信息化社會(huì)和檔案信息化發(fā)展的需求；從內(nèi)部看，這是農(nóng)業(yè)部門和農(nóng)業(yè)科技檔案事業(yè)發(fā)展的要求。隨著大量農(nóng)業(yè)科技電子檔案的產(chǎn)生以及檔案信息利用水平亟待提高的現(xiàn)狀，檔案信息化已成為農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的新戰(zhàn)略。

農(nóng)業(yè)科技檔案信息化也有其重要性。隨著時(shí)間的流逝，很多紙質(zhì)檔案損壞或遺失，因此，檔案信息化能有效地保存檔案信息，改善檔案信息的保存和備份。另外數(shù)字檔案也使檔案不再局限于空間和地點(diǎn)的限制，方便檔案的保管和利用。

2 農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)中必須解決的幾個(gè)問題

檔案信息化管理功能與傳統(tǒng)管理相比，不僅要求檔案資源全球化，而且要求檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。這兩個(gè)基本要求對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)來說，不得不解決以下幾個(gè)不容忽視的問題。

2.1 安全問題

農(nóng)業(yè)科技檔案網(wǎng)站是一個(gè)開放的網(wǎng)站，必然會(huì)帶來信息安全問題。首先是網(wǎng)絡(luò)安全問題。農(nóng)業(yè)科技檔案信息化的實(shí)現(xiàn)得益于網(wǎng)絡(luò)，但是網(wǎng)絡(luò)并不是一個(gè)十分安全的媒體。網(wǎng)絡(luò)自身的安全正受到越來越多的威脅，根基于網(wǎng)絡(luò)的檔案數(shù)據(jù)自然也會(huì)受到安全威脅，特別是網(wǎng)絡(luò)黑客篡改數(shù)字檔案的行為會(huì)造成難以彌補(bǔ)的損失。其次是檔案本身安全問題。農(nóng)業(yè)科技檔案記載著政治、經(jīng)濟(jì)、科技等各方面的信息，或多或少含有機(jī)密信息。

為保障農(nóng)業(yè)科技檔案信息安全，檔案館建立和健全數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)體系、防范體系等安全保障體系，從內(nèi)部和外部保障檔案信息安全。一是增強(qiáng)系統(tǒng)備份與恢復(fù)、計(jì)算機(jī)病毒防治等功能；二是采用多種安全保密技術(shù)和措施，如身份認(rèn)證、訪問控制、信息加密等；三是對(duì)于機(jī)密檔案，嚴(yán)格遵守“泄密檔案不上網(wǎng)，上網(wǎng)檔案不泄密”的原則。

2.2 法律問題

電子檔案數(shù)據(jù)失真、科技檔案智力創(chuàng)造等會(huì)給農(nóng)業(yè)科技檔案信息化帶來一系列法律問題。第一是電子文件的法律效力問題。檔案文件的法律效力源于文件形成的原始性和真實(shí)性。原始性、真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)的基礎(chǔ)。由于存儲(chǔ)介質(zhì)的可重寫性，電子文件在編輯過程中可以不留痕跡地被修改，嚴(yán)重影響了電子文件的真實(shí)性和原始性。第二是知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題。檔案信息化的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題主要是數(shù)字信息資源的著作權(quán)問題。對(duì)于享有著作權(quán)的檔案文獻(xiàn)，在信息化過程中必然會(huì)涉及權(quán)利許可的問題。

解決農(nóng)業(yè)科技檔案信息法律問題最好的辦法是從電子文件的生成到歸檔全過程，建立起一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、密切相關(guān)、互為保證、相對(duì)獨(dú)立的運(yùn)行模式、組織方法、管理制度和技術(shù)措施的業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范，從而形成一個(gè)嚴(yán)密完整的電子檔案真實(shí)性保障體系，在此基礎(chǔ)上才能制定相關(guān)法律法規(guī)，取得電子文件的法律效力。針對(duì)著作權(quán)問題，在信息化之前，如有涉及到著作人權(quán)利的，應(yīng)獲得權(quán)利人的同意。檔案館對(duì)館藏檔案信息進(jìn)行信息化處理及網(wǎng)上發(fā)布，應(yīng)防止檔案版權(quán)被盜用、不合理使用等情況的發(fā)生，通過在信息化過程中采取印刷館徽標(biāo)記、加貼條形碼等手段，防止信息被隨意下載復(fù)制。

2.3 軟件問題

目前，檔案信息化管理的軟件有很多，但是卻缺少一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致少數(shù)軟件之間無法兼容。檔案信息化的目的是實(shí)現(xiàn)資源共享、信息互通，但是由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得各個(gè)行業(yè)甚至是同一個(gè)行業(yè)內(nèi)的檔案資源都無法共享。更為嚴(yán)重的是，檔案信息化建設(shè)中對(duì)于數(shù)據(jù)格式、開發(fā)平臺(tái)及數(shù)據(jù)接口也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致產(chǎn)生了大量異構(gòu)數(shù)據(jù)，嚴(yán)重影響了檔案管理軟件水平的整體提高。

如果檔案管理軟件可以實(shí)現(xiàn)共享，那么就形成了一個(gè)涵蓋各個(gè)領(lǐng)域各個(gè)行業(yè)的數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)，這對(duì)于檔案的整合，保管和利用都具有重大的意義。假使統(tǒng)一檔案管理軟件尚有一定難度，則可出臺(tái)相關(guān)的檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定，在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)下，先期實(shí)現(xiàn)各個(gè)行業(yè)內(nèi)部的檔案資源共享?？傊?，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)刻不容緩。鑒于我國(guó)農(nóng)業(yè)科技檔案各自為政的現(xiàn)狀，要盡快建立起一個(gè)跨區(qū)域跨行業(yè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)，從而使檔案的整理編制以及信息化都有標(biāo)準(zhǔn)可依，進(jìn)而有效的推進(jìn)我國(guó)農(nóng)業(yè)科技檔案資源共享。

2.4 人才問題

目前從事農(nóng)業(yè)科技檔案工作的人員大多為農(nóng)業(yè)技術(shù)人員和少量檔案專業(yè)人員。在一些基層單位，甚至還存在著沒有專職檔案員的情況，導(dǎo)致部分檔案人員不僅缺乏對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)和進(jìn)行檔案信息化的主動(dòng)性，更缺乏開展農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的能力。這與檔案信息化要求的綜合型檔案人才隊(duì)伍相去甚遠(yuǎn)。在檔案信息化的過程中，出現(xiàn)了檔案人員不懂計(jì)算機(jī)技術(shù)，技術(shù)人員不懂檔案知識(shí)的尷尬情形。檔案人員和計(jì)算機(jī)技術(shù)人員在交流時(shí)難免有盲點(diǎn)和技術(shù)誤區(qū)，導(dǎo)致檔案信息化進(jìn)展緩慢甚至有返工的情況，進(jìn)而造成了人力和物力的多重浪費(fèi)。

農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)需要精通檔案、計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的綜合型人才。面對(duì)目前缺乏開展檔案信息化人才的情況，一是要在現(xiàn)有的檔案隊(duì)伍中發(fā)掘人才、不拘一格的啟用人才，確保其工作條件，最大限度地發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)；二是加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的在培訓(xùn)。針對(duì)當(dāng)前檔案工作者知識(shí)體系單一的實(shí)際情況，不僅要培訓(xùn)檔案知識(shí)，也要開展計(jì)算機(jī)專業(yè)繼續(xù)教育，增強(qiáng)檔案人員對(duì)計(jì)算機(jī)工作的了解；三是鼓勵(lì)檔案人員參加高層次學(xué)歷教育，特別是計(jì)算機(jī)相關(guān)專業(yè)教育，為檔案信息化提供復(fù)合型人才。

3 結(jié)語(yǔ)

以上是筆者在實(shí)際工作中對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)，要順利推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，就必須建立檔案安全保障體系，創(chuàng)建電子檔案真實(shí)性保障系統(tǒng)，制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)綜合型檔案人才隊(duì)伍。對(duì)傳統(tǒng)管理來說，農(nóng)業(yè)科技檔案信息化是一項(xiàng)全新工作，在其建設(shè)發(fā)展過程中，還會(huì)不斷有新的問題出現(xiàn)，等待我們?nèi)ヒ粋€(gè)一個(gè)研究并加以解決。

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