豐富檔案資源 提高館藏質(zhì)量

胡菡

在中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》的核心內(nèi)容中，檔案資源體系及其建設(shè)都被放到了重要位置?？梢哉f，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)是檔案部門優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、服務(wù)大局、服務(wù)社會、服務(wù)于民的根本途徑，它關(guān)系到檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。近年來，北京市檔案局（館）以及區(qū)縣檔案局（館）依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，突出重點(diǎn)，改革創(chuàng)新，使檔案資源建設(shè)得到強(qiáng)勢推進(jìn)。其中，昌平區(qū)檔案局（館）結(jié)合本地實(shí)際，在檔案資源建設(shè)過程中體現(xiàn)了自身特色，為了使館藏資源不斷豐富，門類更加齊全，他們在接收、征集、提升進(jìn)館單位的檔案質(zhì)量以及加強(qiáng)農(nóng)村檔案資源建設(shè)等方面形成了獨(dú)特的工作亮點(diǎn)。近日，本刊記者專程走訪了昌平區(qū)檔案局（館），與局（館）長趙麗君及相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人共同座談，就昌平區(qū)檔案館檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀和未來進(jìn)行了深入了解。

據(jù)趙麗君介紹：“十一五時期，我們將全區(qū)進(jìn)館范圍內(nèi)各處級單位2000年以前的檔案全部接收進(jìn)館。十二五時期，我們進(jìn)一步完善接收單位名冊，擴(kuò)大接收范圍。接收內(nèi)容包含各種門類和載體的檔案及相應(yīng)的電子文件，切實(shí)做到把對國家和社會、對廣大人民群眾具有保存和利用價值的檔案接收進(jìn)館，同時加強(qiáng)進(jìn)館檔案的價值鑒定，提高檔案資源的質(zhì)量。目前館藏資源情況是：館藏共計173個全宗，紙質(zhì)檔案377035卷件，案卷排架長度3343.1米。照片檔案39332張、底片31084張；錄音錄像檔案932盤；光盤檔案1562張，其中數(shù)碼照片14486張，容量為36.7GB；圖書資料13534冊；實(shí)物檔案2885件（包含獎品、印章、字畫等）?！痹谶@組實(shí)在的數(shù)據(jù)和清晰的規(guī)劃背后，是昌平檔案人為提升館藏總量，擴(kuò)充資源門類所做的創(chuàng)新性思考，采取的務(wù)實(shí)性舉措。

亮點(diǎn)一：擴(kuò)大接收范圍，創(chuàng)新征集手段

為形成一個門類齊全、內(nèi)容豐富、形式多樣、具有特色的館藏檔案資源體系，昌平區(qū)檔案局根據(jù)國家檔案局9號令“科學(xué)發(fā)展，以人為本”的理念要求，重新修訂了接收范圍，將一些原本不屬于接收范圍但是富有特色且與群眾利益息息相關(guān)的科級單位也納入到接收名冊中，如區(qū)動物防疫站、動物衛(wèi)生監(jiān)督所、區(qū)屬醫(yī)院等。從而在原有115家進(jìn)館單位的基礎(chǔ)上增加到128家，接收范圍基本覆蓋了全區(qū)政府機(jī)關(guān)、街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位。

除了做好正常的接收工作外，局（館）對重大活動檔案也很重視。他們率先在全市規(guī)范了重大活動檔案的管理工作，并以兩辦名義印發(fā)了《昌平區(qū)重大活動檔案管理辦法》，明確要求活動承辦單位在六個月內(nèi)將重大活動檔案移交進(jìn)館。同時，密切關(guān)注與昌平經(jīng)濟(jì)、文化等諸多方面息息相關(guān)的重大活動，利用電話、公告、網(wǎng)絡(luò)、上門服務(wù)等多種方式收集相關(guān)信息，并采取提前介入、全程跟蹤的方式收集活動資料，及時將群眾路線教育實(shí)踐活動，世界草莓大會等由昌平舉辦、承辦的多項(xiàng)重大活動、重點(diǎn)工作的檔案全部接收進(jìn)館。

此外，局（館）結(jié)合昌平區(qū)實(shí)際情況，充分研究了改制和破產(chǎn)企業(yè)重要檔案的接收工作，并根據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》第十三條“已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案，可以提前向有關(guān)檔案館移交”的規(guī)定，將玻璃公司、保溫瓶廠、鋼圈廠三家已停產(chǎn)企業(yè)的檔案及時接收進(jìn)館。同樣，對面臨機(jī)構(gòu)改革的原昌平區(qū)計生委、昌平區(qū)衛(wèi)生局、食品藥品監(jiān)督管理局等單位的部分檔案也采取了提前接收進(jìn)館的方式，避免因企業(yè)改制、黨政機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革而造成檔案流失或損毀。在完成上述接收工作的過程中，局（館）本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，克服了自身庫房擁擠、容量不足的困難，積極部署、組織相關(guān)單位開展檔案整理和移交工作，在接收方式上也采取分期分批的方式，成熟一批進(jìn)館一批，改變以往一股腦全部接收進(jìn)館的做法，從而促進(jìn)了相關(guān)單位及時啟動移交工作，保證了進(jìn)館檔案的質(zhì)量。

正如局長趙麗君所言：“根據(jù)不同時期全區(qū)社會、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化以及各種組織機(jī)構(gòu)的合并、撤銷等變動，不斷地查找新產(chǎn)生的檔案源是我們的日常工作職責(zé)。因?yàn)闄n案資源是動態(tài)的，會隨著社會、區(qū)情的變化不斷涌現(xiàn)，所以我們要及時跟進(jìn)，這樣才能做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸?！边@段話恰好畫龍點(diǎn)睛地指出了昌平檔案人在豐富館藏，健全資源體系方面的工作思路。

局（館）不僅在接收工作中加大了力度，在征集方面也積極創(chuàng)新征集方式，規(guī)范完善征集手段，逐漸摸索形成一套由全面征集轉(zhuǎn)化為主題征集，主動征集與被動征集相結(jié)合，普遍征集與重點(diǎn)征集同步進(jìn)行的新模式。為了多渠道發(fā)掘征集線索，局（館）充分利用本區(qū)的報刊、網(wǎng)站等媒體發(fā)布征集公告，或是與區(qū)老干部局等單位配合，重點(diǎn)約請一些經(jīng)歷豐富的離退休老干部、老同志座談，努力發(fā)掘征集工作線索。同時，還利用以展覽促征集的方式，通過辦展覽引起參與者對過往經(jīng)歷的反思或是對熟悉人物、事件的回憶，從而收集他們主動反饋的信息或提交的檔案資料。近年來，局（館）在重要的紀(jì)念日等時間節(jié)點(diǎn)先后開展了紀(jì)念抗美援朝勝利60周年、中國抗日戰(zhàn)爭勝利70周年等主題征集活動，并征集到一批珍貴的實(shí)物檔案和照片檔案，如保存了60年的抗美援朝時期作戰(zhàn)紀(jì)念章、志愿軍預(yù)防接種證、志愿軍司令部飯票、20世紀(jì)60年代中越友好人民公社的歷史照片等。2014年，局（館）首次啟動了國家級非物質(zhì)文化遺產(chǎn)口述檔案的征集工作，征集到多項(xiàng)體現(xiàn)昌平地域特色的口述檔案，如王麻子剪刀制作工藝傳承人史徐萍的口述檔案、修建十三陵水庫見證者口述檔案、小湯山鎮(zhèn)后牛坊村花鈸大鼓民間表演藝術(shù)傳承人口述檔案等。同時，局（館）還加強(qiáng)了對珍貴史料的征集，曾赴中央檔案館收集到《1926年南口地委工作報告》《毛澤東為中共中央軍委起草的給東北野戰(zhàn)軍司令員林彪、政治委員羅榮桓和參謀長劉亞樓的電報》《1958年毛澤東在十三陵水庫信封上的簽名》等六份重要文件的復(fù)制仿真件。近三年來，局（館）從全國各地征集到的各種各樣的檔案資料1000余件（張），不但填補(bǔ)了館藏檔案史料的多項(xiàng)空白，而且對佐證歷史、資政育人都起到不可忽視的作用。

亮點(diǎn)二：服務(wù)民生工程，加強(qiáng)民生檔案資源建設(shè)

為了豐富民生檔案資源，體現(xiàn)民生檔案廣惠于民的功能，縮小檔案與社會的距離，使它更好地服務(wù)于社會，局（館）多次與區(qū)民政局溝通、協(xié)商，最終達(dá)成了將利用率極高的婚姻檔案提前接收進(jìn)館的方案，并與民政局形成了及時交流溝通、定期移交進(jìn)館的長效合作機(jī)制，目前已將2013年之前的婚姻檔案全部接收進(jìn)館，2014年的婚姻檔案也將在今年上半年完成接收。此外，隨著近年來單獨(dú)二胎、申請限價房、退耕還林、獨(dú)生子女獎勵等黨和國家各種惠民政策的相繼出臺，局館加大了對住建委、民政局等單位的專業(yè)檔案的接收工作，加快整理了涉及殯葬、衛(wèi)生監(jiān)督、婦幼保健、宅基地、土地延包、工商歇業(yè)、知青招工、社保醫(yī)保、公證檔案等民生內(nèi)容的檔案資料，及時為群眾提供查閱利用。據(jù)相關(guān)科室負(fù)責(zé)人介紹，2014年局（館）接待利用檔案12892卷次，接待查閱12186人次，實(shí)現(xiàn)接待人次與利用檔案卷次雙“破萬”，其中民生檔案的利用接近50%，達(dá)到6381卷次。

在此要著重提到社保所業(yè)務(wù)檔案，作為民生檔案的重要組成部分，社保業(yè)務(wù)檔案不僅為各基層社保所整體工作提供了重要的憑據(jù)支撐，而且為維護(hù)人民群眾的合法權(quán)益發(fā)揮著不可替代的特殊作用。但是由于目前沒有相應(yīng)的社保所檔案管理辦法，加之社保所工作量大、人員編制少，檔案意識薄弱等一些歷史和現(xiàn)實(shí)的原因，導(dǎo)致社保所業(yè)務(wù)檔案管理工作出現(xiàn)了“瘸腿”現(xiàn)象。為了改進(jìn)這種狀況，加強(qiáng)對社保所業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范管理，維護(hù)民生檔案真實(shí)、完整和安全，2014年昌平區(qū)檔案局會同相關(guān)單位對轄區(qū)內(nèi)21個社保所業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了摸底調(diào)查和分析。通過深入到社保所的每個業(yè)務(wù)窗口了解情況，局（館）把社保所業(yè)務(wù)檔案分為14個大類，并編制了“昌平區(qū)社保所業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和保管期限表”，為準(zhǔn)確劃分其歸檔范圍、保管期限提供了依據(jù)。同時，局（館）根據(jù)社保所業(yè)務(wù)工作的實(shí)際情況，把社保所業(yè)務(wù)檔案從鎮(zhèn)街機(jī)關(guān)文書檔案中分離出來，將社保所業(yè)務(wù)檔案室作為鎮(zhèn)街綜合檔案室的組成部分，歸入鎮(zhèn)街檔案全宗進(jìn)行管理，并納入接收進(jìn)館范圍，從而開辟了民生檔案資源管理新途徑。此外，在多次征求區(qū)人力社保局、區(qū)民政局及各社保所意見的基礎(chǔ)上，局（館）及時把調(diào)研轉(zhuǎn)化為成果，制定完成了《昌平區(qū)社保所業(yè)務(wù)檔案管理辦法》（試行），為推進(jìn)社保所檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)提供了保障，使檔案管理工作與社保所業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展。

亮點(diǎn)三：提升移交單位文件歸檔質(zhì)量，加強(qiáng)檔案室資源建設(shè)

“高質(zhì)量的館藏是檔案部門生存和做好服務(wù)的根本。僅有數(shù)量的提升是不夠的，優(yōu)質(zhì)的館藏質(zhì)量才是加強(qiáng)資源建設(shè)的核心體現(xiàn)?！痹诓稍L中，趙麗君不無感慨地說道。正是在這一思路的指引下，昌平區(qū)檔案局非常重視移交單位文件歸檔質(zhì)量，他們根據(jù)國家檔案局發(fā)布的8號令和10號令兩份文件，對128家移交單位的文件歸檔范圍和檔案保管期限表全部進(jìn)行了審定，并對部分職能發(fā)生變化的機(jī)關(guān)重新審定了歸檔范圍和保管期限表，從而在制度上規(guī)范了全區(qū)各移交單位的歸檔工作。同時，為使制度得到有效執(zhí)行，局（館）于2014年開展了進(jìn)館單位文件歸檔質(zhì)量專項(xiàng)檢查。此次檢查，局（館）依據(jù)有關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合全區(qū)檔案工作實(shí)際制定了《北京市昌平區(qū)文件材料歸檔質(zhì)量檢查評分標(biāo)準(zhǔn)》，通過打分將99家檢查單位的歸檔工作分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等次，并進(jìn)行了全區(qū)大排名。隨后，將檢查情況、發(fā)現(xiàn)的問題、各單位排名、下一步工作安排等通報至各進(jìn)館單位。通過這種方式，促使各進(jìn)館單位對其自身檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行徹底自查、查缺補(bǔ)漏，以推動其高質(zhì)量地完成歸檔工作，從而加強(qiáng)全區(qū)檔案資源的前端建設(shè)，為優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)打好基礎(chǔ)。

此外，在提升照片檔案質(zhì)量方面，局（館）也有一套自己的做法。例如，遇有重大活動或重大項(xiàng)目時，他們除了主動去現(xiàn)場拍攝以獲取第一手影像資料外，還創(chuàng)新性地開展了對上至各委、辦、局及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道，下至各社區(qū)及村級立檔單位的新聞干事進(jìn)行攝影培訓(xùn)的工作。用昌平檔案人自己的話說即“從檔案的角度認(rèn)識攝影”。2014年，局（館）共培訓(xùn)全區(qū)新聞干事約600人。通過這種培訓(xùn)方式，使新聞干事們能夠以檔案人的眼光，拍攝到具有檔案留存價值的照片，并按有關(guān)規(guī)范做好照片檔案的整理工作。同時，局（館）還加強(qiáng)了與區(qū)新聞中心的合作，定期從記者手中收集素材圖片，不斷豐富館藏照片檔案資源，為日后舉辦展覽做好儲備。

亮點(diǎn)四：農(nóng)村檔案資源建設(shè)取得新成就

昌平區(qū)共有20個鎮(zhèn)街、303個行政村。早在1999年，就已經(jīng)開始了村級建檔工作，包括成立村級檔案室，確定村級檔案員，搜集1999年之前50多年的檔案資料進(jìn)行立卷等。近年來，局（館）更是抓住國家推進(jìn)社會主義新農(nóng)村建設(shè)的重大機(jī)遇，努力加強(qiáng)農(nóng)村檔案資源建設(shè)的工作。通過建章立制、硬件配備、人員培訓(xùn)等各種方式，幫助農(nóng)村的建檔、歸檔工作走向規(guī)范化和可持續(xù)發(fā)展，使農(nóng)村的檔案基礎(chǔ)工作不斷適應(yīng)社會主義新農(nóng)村建設(shè)發(fā)展的需要。

局（館）經(jīng)過長期摸索，創(chuàng)立了“五個健全”的工作機(jī)制，使新農(nóng)村建設(shè)檔案工作有了健全的工作責(zé)任機(jī)制、充足的財力保障機(jī)制、專業(yè)的指導(dǎo)機(jī)制以及日常管理機(jī)制和工作驗(yàn)收機(jī)制。尤其在財力保障方面，局（館）經(jīng)過多方努力，于2010年初爭取到區(qū)財政經(jīng)費(fèi)400余萬元，為每個行政村的檔案室都配齊了“六大件”即電腦、空調(diào)、防盜門窗、鐵皮柜、數(shù)碼照相機(jī)和滅火器，以及多種小件設(shè)備如檔案盒、打孔機(jī)等共30多種常用裝具。今年，局（館）又為290個村各配發(fā)了一套檔案憑據(jù)柜。局（館）這種積極主動為村級檔案室配備硬件設(shè)施，促使各行政村相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真落實(shí)農(nóng)村檔案建設(shè)工作的做法，收到了良好的效果。目前各行政村都配備了檔案庫房，使各類檔案得到安全、妥善保管。同時，局（館）還結(jié)合本區(qū)的實(shí)際情況，通過面對面指導(dǎo)、網(wǎng)絡(luò)電話指導(dǎo)、突出重點(diǎn)分類指導(dǎo)、強(qiáng)化培訓(xùn)等靈活多樣的方式加強(qiáng)對村級檔案員的指導(dǎo)。近三年來，局（館）每年深入到村里開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)都在600人次之上，共培訓(xùn)鎮(zhèn)街和村級專兼職檔案員及大學(xué)生村官2000余人次。通過上述人力、物力、財力的投入及建立長效機(jī)制的保障，昌平區(qū)農(nóng)村檔案建設(shè)工作已實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，不但建立起了機(jī)制健全、管理科學(xué)、資源豐富、利用便捷的新農(nóng)村檔案建設(shè)工作體系，而且初步實(shí)現(xiàn)了管理規(guī)范化、工作信息化、資源共享化、人員專業(yè)化的“四化”目標(biāo)。截至目前，全區(qū)303個行政村，涉農(nóng)檔案總數(shù)達(dá)36.8萬卷，村村都可利用計算機(jī)查閱檔案目錄信息和照片檔案。村級檔案的建立在解決村民矛盾糾紛，維護(hù)社會穩(wěn)定，豐富村民文化生活等方面發(fā)揮了不可替代的作用。2011年底，昌平區(qū)檔案局率先順利通過國家創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組的預(yù)驗(yàn)收和正式驗(yàn)收，成為全國新農(nóng)村建設(shè)檔案工作示范區(qū)。

采訪最后，談到局（館）未來還要從哪些方面對資源建設(shè)工作進(jìn)行完善，趙麗君坦言：“主要從兩個方面入手，一是進(jìn)一步完善工作機(jī)制。做到主管領(lǐng)導(dǎo)不甩手，辦公室主任不松手，檔案員不放手，通過強(qiáng)化各級管理人員的責(zé)任意識，保障資源的齊全完整；二是依法監(jiān)督不缺位，運(yùn)用好“兩辦意見”這把尚方寶劍賦予我們在依法行政中的優(yōu)勢地位，發(fā)揮好執(zhí)法檢查的作用，使檔案工作做到全覆蓋、全過程、全方位，從而體現(xiàn)檔案工作是基礎(chǔ)性工作的特點(diǎn)。”

展望未來，昌平檔案人將帶著明確的目標(biāo)和充足的干勁，在資源建設(shè)的道路上再創(chuàng)佳績！