從檔案數(shù)字化角度破解數(shù)字檔案館建設的困境

何亮坤 惠新宇

摘要：本文針對我國數(shù)字檔案館建設中存在著資金預算不足、管理松散和歸檔安全性低等問題進行分析，認為在檔案數(shù)字化進程中，只有建立檔案數(shù)字化成本觀念和效益觀念，以IT技術和互聯(lián)網(wǎng)思維實現(xiàn)檔案數(shù)字化、檔案信息傳播和利用的無縫對接，建立數(shù)字檔案加工和利用的全流程管理機制，才能徹底避免相關問題，實現(xiàn)數(shù)字檔案館的高質量發(fā)展，進而推動社會的進步。

關鍵詞：檔案檔案數(shù)字化數(shù)字檔案館

Abstracts： At present， Chi？ nas construction of digital ar？ chives has several problems， such as underfunded budgets， loosemanagementandar？ chiving low security.Howev？ er，only in the archives digitiza？ tion process， by the establish？ ment of archives digitization cost concept and benefits con？ cept， based on IT technology and the Internet thinking of ar？ chives digitization and Archives information dissemination and use of seamless connectivity， and promoting the whole pro？ cess of building management of the digital archives on ar？ chives digitization， can we real？ ly avoid these problems， in or？ der to develop high - quality digital archives and truly pro？ mote the progress of society.

Keywords： Archives；Archi？ val digitization； Digital archives

數(shù)字檔案館的建設是當前檔案管理的一項重要工作，它打破了檔案利用上的時空限制，與傳統(tǒng)檔案館相比較大地提高了檔案利用和管理的效率。然而，時至今日，數(shù)字檔案館的建設仍面臨著諸多困境，本文擬從檔案數(shù)字化的角度來探討如何破解數(shù)字檔案館的建設困境。

一、檔案數(shù)字化與數(shù)字檔案館建設

檔案數(shù)字化工作是數(shù)字檔案館建設的基礎，檔案數(shù)字化工作的水平也在很大程度上影響著數(shù)字檔案館的建設及其未來管理和服務的發(fā)展。

隨著經(jīng)濟社會發(fā)展的不斷復雜化，信息在社會生活中所占的比重日益增加。利用紙質檔案查閱資料這種繁雜的工作已不能適應信息化快速發(fā)展要求，在此背景下，檔案數(shù)字化應運而生。檔案數(shù)字化運用數(shù)字化的方法來保護珍貴檔案，減少環(huán)境和人為因素而導致檔案載體的損壞，它打破了傳統(tǒng)檔案利用在時空上的限制，能夠更方便地實現(xiàn)檔案信息資源的開放和共享。信息技術的飛速發(fā)展，也使得社會對檔案信息資源的利用越來越頻繁。數(shù)字檔案館是檔案數(shù)字化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，它為數(shù)字檔案提供了專業(yè)的處理和存放場所，提供了更加便捷、高效的數(shù)字檔案服務。

20世紀末，檔案數(shù)字化的工作還主要是紙質文件檔案到電子文件檔案的轉換，它為數(shù)字檔案館的建設提供了數(shù)字資源的初始積累。而后隨著電子政務的不斷推進和計算機技術走進人們日常生活，檔案數(shù)字化的主要工作逐漸轉變?yōu)閷﹄娮游募n案的收集和加工工作，并且逐漸成為數(shù)字檔案館工作的重點。其中檔案數(shù)字化更是成為數(shù)字檔案館建設的核心工作，2000年國家檔案局將深圳檔案館作為“數(shù)字化檔案館系統(tǒng)”工程的第一個試點館，隨后各地逐步開始試點建設數(shù)字檔案館，2002年11月，國家檔案局發(fā)布了《全國檔案信息化建設實施綱要》（以下簡稱《綱要》）?！毒V要》提出要“在部分中心城市建設示范性數(shù)字檔案館”。由此可見，數(shù)字檔案館始于檔案數(shù)字化建設，也推動著檔案數(shù)字化的發(fā)展。同時，我們也應該看到，隨著數(shù)字檔案數(shù)量的不斷增加和內容處理復雜性的增強，數(shù)字檔案館的建設也面臨著諸多問題。

二、數(shù)字檔案館建設的困境

（一）檔案數(shù)字化成本投入無底線

21世紀，隨著“第三次工業(yè)革命”的深入，各國展開了對信息的爭奪。電子政務范圍增多、電子設備的精益求精以及電子商務對人們生活的影響，無不表明信息化已成為時代發(fā)展的必然趨勢。我國計劃用15年左右的時間，建成以數(shù)字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數(shù)字檔案館（室）體系。為搶占先機，數(shù)字檔案館的建設在各地不斷升溫。許多檔案館都籌集資金，紛紛開展檔案數(shù)字化工作。在短短兩年的時間內，全國副省級或市以上檔案館基本完成“三網(wǎng)一庫”的基礎設施建設，部分檔案館（室）還進行了文檔一體化、電子文件歸檔管理、電子檔案管理、電子檔案移交接收、電子文件中心、中心機房等系統(tǒng)和軟硬件建設。

檔案數(shù)字化目標定位不清，不少檔案館對檔案不分類、不鑒定和不甄選，以及對數(shù)字檔案總量的估計不足，導致后期經(jīng)費不足以支撐原計劃的執(zhí)行。目前，數(shù)字檔案館面臨的普遍問題是，無法落實越來越高的經(jīng)費預算，以致數(shù)字檔案館后期建設相當粗糙。有些數(shù)字檔案館后期的投入跟不上前期，或者是某些資金投入稍好的數(shù)字檔案館也只提供一級目錄和二級目錄，無法提供網(wǎng)上查閱的數(shù)字化檔案全文。

（二）數(shù)字檔案加工和管理缺乏統(tǒng)一標準

各地數(shù)字檔案館的建設大多以省級檔案行政管理部門制定的地方標準為依據(jù)，沒有全國統(tǒng)一的具體技術標準，這造成數(shù)字檔案的跨范圍、跨時間查詢和傳輸缺乏合理有效的標準。當前關于數(shù)字檔案館建設和管理規(guī)范，僅有《數(shù)字檔案館建設指南》、《數(shù)字檔案室建設指南》、《特殊和超大尺寸紙質檔案數(shù)字圖像輸出到縮微膠片上的技術規(guī)范》等相關的全國性數(shù)字檔案管理規(guī)范或標準。完善的特殊載體檔案數(shù)字化標準、數(shù)字檔案資源鑒定的技術規(guī)范、數(shù)字檔案資源安全保障制度等的缺乏，均表明我國在收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)亟需完善。

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，既有區(qū)別又有聯(lián)系，并具有自身的特殊性。如果把傳統(tǒng)檔案館的管理方法照搬到數(shù)字檔案館中，將帶來諸多問題。例如，實現(xiàn)檔案目錄信息檢索的數(shù)字化只是檔案數(shù)字化的開始。在檔案庫房中，管理、查詢與利用檔案還只是傳統(tǒng)檔案館的內容。而檔案全文信息、檔案查詢系統(tǒng)處理、合理安排數(shù)字檔案的排序工作，都應是數(shù)字檔案館的工作內容，但是在這些方面我們目前做得并不到位。此外，數(shù)字檔案在收集、整理、鑒定、利用、開發(fā)等各個方面都需要有章可循。

（三）數(shù)字檔案安全性不足

數(shù)字檔案的數(shù)字安全保護尚未到位。數(shù)字檔案的數(shù)字安全保護主要有兩個層面，一是載體或承載的內容不丟失，保證數(shù)字檔案可供長期存儲可讀；二是數(shù)字檔案不被人為刪改。數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡系統(tǒng)安全，是數(shù)字檔案館基礎建設中必將完善的環(huán)節(jié)，數(shù)字檔案一旦被盜取，國家的損失將不可估計。多家媒體曾報道黑客對我國檔案館的侵入，表明我國數(shù)字檔案館在數(shù)據(jù)的授權訪問控制等方面，還存在著漏洞。同時，憑證是檔案最重要的作用之一，數(shù)字檔案信息容易被篡改，會帶來檔案舉證上的困難。

三、破解數(shù)字檔案館建設困境的建議

隨著數(shù)字檔案館建設工作的不斷推進，數(shù)字檔案在技術、管理、法律等方面的問題接踵而來，這三個方面的困境其根源在于檔案數(shù)字化，為此筆者認為對其的解決辦法也應從源頭解決。

（一）建立檔案數(shù)字化成本觀念和效益觀念

對傳統(tǒng)檔案（紙質、膠片、磁帶等）的保存，只要檔案存儲媒體完整，其所存儲的內容就能保留下來，而數(shù)字檔案卻無法全面覆蓋檔案信息，例如傳統(tǒng)檔案的載體信息、微觀信息這類信息內容會在數(shù)字化過程中被遺漏。另外，檔案數(shù)字化也無法做到全盤數(shù)字化。僅以文本檔案為例，雖然快速掃描技術不斷進步，但是數(shù)字化處理的時間成本不可忽視，同時傳統(tǒng)檔案數(shù)量龐大，從時間成本上考慮也不可能實現(xiàn)檔案全盤數(shù)字化。此外，數(shù)字檔案館建設經(jīng)費投入有限，需要投入大量人力、物力，事先必須要對檔案數(shù)字化的成本做估算。目前，我國建設數(shù)字檔案館所需的絕大部分資金主要來自政府撥款?？梢哉f，數(shù)字檔案館的建設是一項資金投入大、建設周期長、技術難度大、維護成本高的系統(tǒng)工程，需要長期的努力和堅持。

在檔案數(shù)字化建設中，提倡檔案數(shù)字化并不是要取代傳統(tǒng)檔案，而是要改變文檔閱讀的方式和提高檢索的效率。從實際需求上看，有些傳統(tǒng)檔案并不需要數(shù)字化。因此，應重新認識和明確檔案數(shù)字化工作的目的，要講究成本和效益。通過對數(shù)字化處理的成本、所需費用與檔案開發(fā)利用的價值、效益進行權衡與評估，避免不必要的浪費、減少日后的管理成本。并通過投入產(chǎn)出分析，有選擇地分批逐步實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、標準化、網(wǎng)絡化，滿足社會各領域對檔案信息的需求。

（二）以IT技術和互聯(lián)網(wǎng)思維實現(xiàn)檔案數(shù)字化與檔案信息傳播和利用的無縫對接

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的根本區(qū)別是思維模式的區(qū)別。傳統(tǒng)檔案從收集之后有分類、整理等信息加工流程。為了發(fā)揮數(shù)字檔案應有的作用，數(shù)字檔案還需要有標引等深加工處理、數(shù)據(jù)加載建庫、數(shù)據(jù)備份、版本控制等工作流程，而這些對IT專業(yè)知識和信息管理等專業(yè)技能提出了較高的要求。

計算機存儲、多媒體等技術是檔案數(shù)字化的前提，檔案數(shù)字化是伴隨著計算機、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫等IT技術的不斷變更和演進不斷發(fā)展的，網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫等技術則為檔案數(shù)字信息的傳播、共享和利用提供了必要的保證。因此，筆者認為首先要用IT技術促進檔案數(shù)字化工作。例如檔案數(shù)字化要與IT技術的發(fā)展相適應，運用最新的高清掃描、數(shù)據(jù)庫檢索等技術，并將其應用于檔案數(shù)字化工作的實踐中；其次要用互聯(lián)網(wǎng)思維促進數(shù)字檔案的傳播與利用。例如互聯(lián)網(wǎng)是一種扁平式的網(wǎng)絡結構，這種網(wǎng)絡結構為數(shù)字檔案的傳播與利用帶來了便利，使公眾更容易獲取檔案信息，同時可以使公眾參與檔案信息的利用。如檔案質量控制反饋，使檔案服務更貼近用戶，實現(xiàn)檔案數(shù)字化與檔案信息傳播的無縫對接。

數(shù)字檔案加工標準不一致造成后期數(shù)據(jù)整合和信息共享上的困難、傳統(tǒng)檔案全盤數(shù)字化傾向的問題、數(shù)字檔案館信息傳播手段欠缺等問題，均與未深刻理解信息化時代的特征、IT技術、互聯(lián)網(wǎng)的本質等有關。此外大多數(shù)數(shù)字檔案館把檔案加工項目外包給數(shù)據(jù)處理服務機構，產(chǎn)生了數(shù)據(jù)加工項目管理、數(shù)據(jù)加工質量監(jiān)管等新的問題。我們更應深切認識到，檔案數(shù)字化作為信息化時代的必然要求，必須要具備IT技術和互聯(lián)網(wǎng)思維。

（三）建立數(shù)字檔案加工和利用的全流程管理機制

數(shù)字檔案館建設是一項相當復雜的系統(tǒng)性工程。一些地方檔案館在開展數(shù)字檔案館建設中，過于空泛地定義檔案數(shù)字化，無限擴大其外延，認為只要檔案數(shù)字化之后，傳統(tǒng)檔案館以前所面對的檔案存儲空間不夠、信息資源開發(fā)不足、利用者稀少等問題便可迎刃而解，實則不然。對此筆者建議建立數(shù)字檔案加工和利用的全流程管理機制，如圖1所示，（見圖1）。

圖中的虛線框部分是數(shù)字檔案加工的主要工作流程，包括檔案鑒選、格式（載體承載方式）選擇和轉換、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)入庫等。而虛線框外部是數(shù)字檔案利用服務流程，包括服務產(chǎn)品研發(fā)和提供服務兩大內容。由此可見，數(shù)字檔案館的服務流程中，檔案數(shù)字化具體工作占據(jù)了整個數(shù)字檔案館建設流程中最基礎、最核心的部分。需要看到的是，這一流程并不是可以獨立存在的流程，需要各方在管理機制上做統(tǒng)一安排。例如需要制定數(shù)字檔案加工、利用、安全的一致性統(tǒng)一標準，否則加工后的數(shù)字檔案將影響后續(xù)檔案的公開和使用；同時，檔案產(chǎn)品和服務的反饋對數(shù)字檔案加工的質量保障，對檔案內容增值也有影響。因此，應牢牢抓住數(shù)字檔案管理的核心——檔案數(shù)字化，做好數(shù)字檔案加工工作，并以此為基礎，保證檔案工作的有序開展，避免檔案管理上的紊亂，拓展檔案館工作，提高檔案的管理和利用效率。

數(shù)字技術日新月異，作為檔案工作者，應在傳統(tǒng)檔案工作的基礎上，正確認識檔案數(shù)字化，對檔案的數(shù)字化工作不斷深入思考，最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，保證檔案工作與社會經(jīng)濟的發(fā)展同步，解決數(shù)字檔案館建設所面臨的各種困境。

*本文為國家自然科學基金資助項目“我國信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策及管理研究”（項目編號：71133006）的階段性研究成果之一。

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