科技期刊導(dǎo)入ISO9001的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)與體會(huì)

趙帆 潘鵬

摘? 要：本文探討科技期刊導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量管理體系的特點(diǎn)，以《棉紡織技術(shù)》為例，分析了科技期刊顧客要求的復(fù)雜性、產(chǎn)品質(zhì)量更強(qiáng)調(diào)精神產(chǎn)品質(zhì)量、具體質(zhì)量記錄載體和形式更具多樣性的特點(diǎn)，并總結(jié)了《棉紡織技術(shù)》實(shí)施ISO9001質(zhì)量管理體系的效果和應(yīng)注意的問(wèn)題。認(rèn)為科技期刊導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量管理體系有助于科技期刊綜合質(zhì)量的不斷提高，在導(dǎo)入的過(guò)程中應(yīng)對(duì)顧客要求、精神產(chǎn)品質(zhì)量和記錄方法給予必要關(guān)注。

關(guān)鍵詞：ISO9000;質(zhì)量管理體系;科技期刊

中圖分類(lèi)號(hào)：G210????? ??????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A??????????? 文章編號(hào)：1672-8122（2015）05-0111-02

當(dāng)前，在企業(yè)中已經(jīng)廣泛實(shí)施了國(guó)際通行的ISO9001：2008質(zhì)量管理體系來(lái)保證產(chǎn)品質(zhì)量和提升企業(yè)管理水平，提高企業(yè)美譽(yù)度，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。而實(shí)施ISO9001：2008質(zhì)量管理體系認(rèn)證的企業(yè)以生產(chǎn)有形實(shí)物為主的制造企業(yè)為多，文化媒體類(lèi)企業(yè)很少，但近年來(lái)也有增多趨勢(shì)，如上海東方衛(wèi)視、千龍網(wǎng)等，亦有高等院校^[1]、科技期刊^[2-3]實(shí)施質(zhì)量管理體系。作為媒體，科技期刊與有形實(shí)物產(chǎn)品有著諸多不同。為此，本文結(jié)合本刊ISO9001：2008質(zhì)量管理體系^[4]認(rèn)證工作，就科技期刊與其他有形實(shí)物產(chǎn)品在質(zhì)量管理體系中的不同點(diǎn)作以介紹。

（一）顧客要求的復(fù)雜性

根據(jù)GB/T 19000：2008中關(guān)于顧客的定義^[5]，讀者就是科技期刊的顧客。盡管訂閱刊物的多為組織，如院校、研究院所、紡織生產(chǎn)企業(yè)及紡織相關(guān)單位，但刊物的真正使用者還是個(gè)人。這里需要注意讀者與作者間的兼容性，科技期刊絕大多數(shù)作者就是刊物的忠實(shí)讀者，而讀者經(jīng)過(guò)一定培養(yǎng)也可以成為作者。此外，本刊還擁有一定數(shù)量的廣告客戶(hù)，他們與期刊社有著經(jīng)濟(jì)關(guān)系，因此也是期刊的顧客。

明確了顧客就要明確顧客要求?？飪r(jià)格、編印質(zhì)量及訂閱、發(fā)布信息等相關(guān)服務(wù)方面，如編印質(zhì)量達(dá)到相關(guān)規(guī)定要求、能準(zhǔn)時(shí)寄送刊物、建立通暢的反饋渠道等顧客要求與生產(chǎn)有形實(shí)物的企業(yè)相同。但作為媒體，科技期刊不僅具有科技成果歷史記載功能，更具有著科技信息傳播、科學(xué)引領(lǐng)、教育等功能。因而顧客對(duì)先進(jìn)適用科技信息的需求或期望這一精神層面上的要求顯得更為突出和重要。本刊顧客主要為從事棉紡織生產(chǎn)技術(shù)各個(gè)層面的技術(shù)人員，在兼顧生產(chǎn)、科研、教學(xué)需要的基礎(chǔ)上，刊物內(nèi)容甄選更注重前瞻性、適用性和操作性，進(jìn)而形成了不同于注重學(xué)術(shù)理論的“學(xué)報(bào)”和著重普及的“科普刊物”的獨(dú)特風(fēng)格。同時(shí)，在信息爆炸的今天，顧客對(duì)信息的要求顯然具有變化速度快、需求多樣的特點(diǎn)，為此本刊在關(guān)注紡織科技信息的同時(shí)，通過(guò)實(shí)時(shí)更新編委和通訊員隊(duì)伍、走訪與調(diào)查顧客、參加專(zhuān)業(yè)會(huì)議及行業(yè)大型展會(huì)、加強(qiáng)與專(zhuān)家和作者的聯(lián)系、深入紡織企業(yè)調(diào)研、學(xué)習(xí)業(yè)內(nèi)重要指導(dǎo)性文件等手段廣泛采集顧客要求。

法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)也不可忽視，雖然顧客通常不明示，但無(wú)論從宣傳規(guī)范化的角度還是從權(quán)威性的角度出發(fā)都是科技期刊必須遵守的，即隱含要求。本刊自認(rèn)證以來(lái)，認(rèn)真收集了編輯出版類(lèi)、紡織類(lèi)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)，在保證各法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的有效性和適用性的同時(shí)對(duì)國(guó)家發(fā)布的重要文件予以關(guān)注，并對(duì)較重要或關(guān)系密切的進(jìn)行了培訓(xùn)。以“實(shí)用、可操作性強(qiáng)、向標(biāo)準(zhǔn)靠攏”的原則不斷修訂《棉紡織技術(shù)編輯規(guī)范》文件，指導(dǎo)日常編校工作，并將不發(fā)生違規(guī)行為定為質(zhì)量目標(biāo)之一。

（二）產(chǎn)品的精神特性

如前所述，科技期刊產(chǎn)品包含物質(zhì)和精神兩部分。對(duì)于前者，本刊通過(guò)控制編輯差錯(cuò)率和印裝抽驗(yàn)合格率來(lái)保證。而后者是直接作用于顧客的意識(shí)形態(tài)之中，難以形成直接的剛性評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，它不僅要滿(mǎn)足個(gè)體需求，更多要滿(mǎn)足公眾利益需要及法規(guī)行政、政策要求。精神質(zhì)量很難被量化，更強(qiáng)調(diào)主觀判斷，強(qiáng)調(diào)心靈的交融和精神的啟迪^[6]?？萍计诳撵`魂就在于傳播先進(jìn)科技信息，為社會(huì)生產(chǎn)服務(wù)，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)服務(wù)。從這點(diǎn)來(lái)說(shuō)，精神產(chǎn)品質(zhì)量尤為重要。期刊不同于圖書(shū)，其連續(xù)出版和內(nèi)容較“雜”的特性促使期刊更關(guān)注全局及長(zhǎng)遠(yuǎn)策劃。

為此，本刊廣泛征求專(zhuān)家、學(xué)者、讀者和作者意見(jiàn)，在每年年底對(duì)下一年度各期專(zhuān)題提前進(jìn)行策劃，執(zhí)行中再根據(jù)最新反饋信息進(jìn)行一定調(diào)整，并由主編審核把關(guān)，保證全年報(bào)道信息的全面性和先進(jìn)適用性。所有稿件進(jìn)行不端文獻(xiàn)檢索，每期稿件只有在經(jīng)過(guò)全體編輯認(rèn)可后方確定刊登。以讀者可參考程度為主要考察項(xiàng)目，定期進(jìn)行讀者調(diào)查，并統(tǒng)計(jì)分析其中存在的問(wèn)題，拿出解決對(duì)策。對(duì)于廣告客戶(hù)，由業(yè)務(wù)員、設(shè)計(jì)人員、設(shè)計(jì)主管、終審員、業(yè)務(wù)主管層層把關(guān)廣告制作全流程，并由專(zhuān)人對(duì)廣告內(nèi)容進(jìn)行審查，杜絕錯(cuò)誤、夸大、虛假內(nèi)容刊出，使其表達(dá)更真實(shí)、準(zhǔn)確和可信。此外，在加強(qiáng)編輯隊(duì)伍及素質(zhì)建設(shè)的同時(shí)，聘請(qǐng)一線資深紡織專(zhuān)家到編輯部為技術(shù)編輯;密切關(guān)注期刊在各大期刊評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)庫(kù)中的排名情況，并逐年跟蹤其變化情況;積極參與期刊評(píng)審活動(dòng)及會(huì)議，與同行交流編輯、出版經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)刊物質(zhì)量的提高。

（三）記錄載體與形式的多樣性

質(zhì)量管理體系要求的可控和可追溯性必然使得大量?jī)?nèi)容需要被記錄下來(lái)。隨著時(shí)代的發(fā)展，目前本刊98%以上投稿及所有廣告來(lái)樣均為電子形式，與生產(chǎn)有形實(shí)物的企業(yè)相比，其載體和形式更具多樣性。

鑒于內(nèi)文加工過(guò)程與廣告設(shè)計(jì)過(guò)程特點(diǎn)的不同，我們分別設(shè)置了不同的加工流程。對(duì)于內(nèi)文，本刊實(shí)行的是“五審”和三校，即 “初審篩選”、“專(zhuān)業(yè)編審”、“責(zé)編選錄”、“集體會(huì)審”、“主編終審”和校對(duì)一校、責(zé)編二校和三校清樣。以《來(lái)稿處理表》反映稿件刊用情況，以《稿件評(píng)審單》反映專(zhuān)家審稿意見(jiàn)，以《編排作業(yè)表》反映組稿和校對(duì)情況。它們之間相互銜接實(shí)現(xiàn)內(nèi)文編校過(guò)程的可控性和可追溯性。對(duì)于廣告，以《廣告設(shè)計(jì)制作流程單》跟隨具體廣告實(shí)現(xiàn)其制作過(guò)程的可控和可追溯性。

隨著2004年《電子簽名法》的頒布，電子簽名受到了法律認(rèn)可，但電子簽名現(xiàn)多應(yīng)用于電子商務(wù)領(lǐng)域，對(duì)應(yīng)用環(huán)境和技術(shù)有較高要求^[7]，目前在質(zhì)量管理體系中應(yīng)用難度較高，因而對(duì)于以上記錄，本刊依然以紙張為載體，各個(gè)質(zhì)量控制節(jié)點(diǎn)仍需由責(zé)任人親筆簽名確認(rèn)。需要注意的是，目前很多科技期刊都在使用采編系統(tǒng)，每篇稿件的各類(lèi)信息在系統(tǒng)中都清晰可見(jiàn)，相比傳統(tǒng)的手工操作具有清晰、檢索方便、備份容易、系統(tǒng)性強(qiáng)、統(tǒng)計(jì)方便的優(yōu)點(diǎn)。只要使用采編系統(tǒng)的各類(lèi)人員保護(hù)好各自的密碼和用戶(hù)名，就能確定編校各環(huán)節(jié)的責(zé)任者，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)內(nèi)文編校過(guò)程的可控性和可追溯性。從這一角度來(lái)說(shuō)采編系統(tǒng)與質(zhì)量管理體系具有良好的融合性。此外，電子文件的增多和網(wǎng)絡(luò)的普及使得電子郵件、QQ等聊天工具大行其道。與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的信息，如與讀者、作者、專(zhuān)家、廣告客戶(hù)等進(jìn)行交流和溝通的信息，采購(gòu)信息的審批信息，不合格品及服務(wù)的評(píng)審和處理信息等，備份和管理工作難度較大，除各人員設(shè)定專(zhuān)用郵箱和QQ號(hào)并盡量不刪除往來(lái)郵件并及時(shí)備份外，利用采編系統(tǒng)強(qiáng)大的管理功能、信息傳遞和自動(dòng)備份功能，也能達(dá)到較好的效果。

本刊導(dǎo)入ISO 9001質(zhì)量管理體系以來(lái)已平穩(wěn)運(yùn)行了10年。通過(guò)ISO 9001質(zhì)量管理體系相關(guān)文件和記錄的建立，規(guī)范了編輯出版活動(dòng)，明確了各人員職責(zé)，事事有程序、作業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)、體系有監(jiān)督、不良有糾正。在質(zhì)量體系具體運(yùn)行中，以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)的理念將顧客要求明確化、具體化、全面化，為確?？镔|(zhì)量打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);領(lǐng)導(dǎo)作用的充分發(fā)揮，使得質(zhì)量管理具有強(qiáng)大的核心凝聚力和長(zhǎng)久的推動(dòng)力;全員參與則強(qiáng)化了編輯團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量意識(shí)、市場(chǎng)觀念和工作作風(fēng);過(guò)程控制將各種工作差錯(cuò)消滅在萌芽階段;管理的系統(tǒng)方法充分發(fā)揮和調(diào)控各部門(mén)、各過(guò)程和各文件直接的體系效應(yīng)，有效避免了執(zhí)行不力和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象;持續(xù)改進(jìn)的管理要求不斷審視自身、積極尋求改進(jìn)機(jī)會(huì)，促使工作績(jī)效再上新臺(tái)階;基于事實(shí)的決策方法保證了決策的先進(jìn)性、有效性和可行性;互利的供方關(guān)系創(chuàng)造了雙贏的合作關(guān)系。目前，本刊質(zhì)量管理目標(biāo)中的編輯差錯(cuò)率由最初的萬(wàn)分之五收嚴(yán)到萬(wàn)分之二;刊物連續(xù)六次入編《中文核心期刊要目總覽》;連續(xù)三次榮獲“陜西省科技期刊精品獎(jiǎng)”。

當(dāng)然，鑒于科技期刊的特殊性，體系管理在具體執(zhí)行中也遇到了很多問(wèn)題，科技期刊導(dǎo)入ISO9001后還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1.編輯加工過(guò)程中，雖然往來(lái)多為電子文件為主的信息，但其中大量的顧客信息也屬于顧客財(cái)產(chǎn)，組織應(yīng)對(duì)其采取必要的保密措施。2.期刊印裝質(zhì)量抽樣人員是否有抽驗(yàn)資質(zhì)及組織本身是否具備抽驗(yàn)條件（儀器設(shè)備是否滿(mǎn)足檢驗(yàn)需要），組織對(duì)何人進(jìn)行抽驗(yàn)授權(quán)。3.除對(duì)外包方（印刷企業(yè)和郵局）進(jìn)行必要的評(píng)審?fù)?，在年度考核中還應(yīng)注意印刷企業(yè)的《印刷許可證》以及與郵局的代發(fā)合同是否在有效期內(nèi)。4.關(guān)注廣告差錯(cuò)率與內(nèi)文編輯差錯(cuò)率制定中的不同之處及其合理性。

• 語(yǔ)

由于科技期刊的精神特質(zhì)，其質(zhì)量控制更具重要意義。通過(guò)導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量管理體系，借助其科學(xué)的管理理念、極盡細(xì)化的管理模式和完備的質(zhì)量管理八項(xiàng)原則，更全面和客觀地了解顧客要求，制定出符合顧客要求的質(zhì)量方針來(lái)指導(dǎo)質(zhì)量控制，進(jìn)而制定出符合現(xiàn)階段實(shí)際情況的質(zhì)量目標(biāo)，使質(zhì)量方針有效分解并落到實(shí)處，圍繞持續(xù)改進(jìn)下功夫?qū)崿F(xiàn)質(zhì)量管理質(zhì)的突破，不斷督促組織各成員提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，通過(guò)事前控制，降低甚至消除不合格品產(chǎn)生的因素，以達(dá)到降低成本的目的，促使期刊以準(zhǔn)確的定位、獨(dú)特的辦刊特色、高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)、過(guò)硬的刊物質(zhì)量，在兼顧社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的情況下，將積極向上的精神文化理念注入刊物，開(kāi)拓屬于自己的可持續(xù)發(fā)展道路，在科技期刊領(lǐng)域中占有一席之地。

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[責(zé)任編輯：傳馨]