如何提高高校學(xué)院辦公室工作效能

摘要：本文通過(guò)對(duì)高等學(xué)校下的二級(jí)學(xué)院辦公室所具備的職責(zé)

以及鮮明的特點(diǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)單的論述，并針對(duì)如何提高高等院校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作效能問(wèn)題提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：學(xué)院辦公室 職能 特點(diǎn) 工作效能

1 高校學(xué)院辦公室所具備的職能

在整個(gè)學(xué)校的日常運(yùn)作中學(xué)院辦公室所處的地位是舉足輕重的，它具有連接內(nèi)外、傳遞信息以及輔助決策的作用，同時(shí)也具備協(xié)調(diào)左右、承上啟下的職能，是組成高?；鶎芋w系的核心部分。高等院校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作要求隨著社會(huì)的快速進(jìn)步以及我國(guó)對(duì)高等教育事業(yè)的大力投入而日益提高。所以，提高辦公室工作效能可以和諧工作氛圍，最大限度的對(duì)資源進(jìn)行利用，提高工作人員的工作熱情，有效的推動(dòng)高校教學(xué)事業(yè)以及科研的發(fā)展。

2 高校學(xué)院辦公室目前所具有的特點(diǎn)

2.1 時(shí)間性較強(qiáng)

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，人們?cè)絹?lái)越注重工作的時(shí)效性，各部門在下達(dá)任務(wù)的同時(shí)也會(huì)對(duì)完成任務(wù)的時(shí)間進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。當(dāng)多個(gè)職能部門同時(shí)下達(dá)任務(wù)且所規(guī)定的期限較短時(shí)，就會(huì)提高學(xué)院辦公室的工作人員解決問(wèn)題時(shí)的難度，對(duì)工作效果產(chǎn)生了不利的影響。

2.2 任務(wù)量較大

在目前的高校管理體系中，學(xué)生、科研、教學(xué)等諸多方面的工作都是通過(guò)學(xué)院辦公室來(lái)進(jìn)行傳達(dá)以及落實(shí)的。與此同時(shí)，學(xué)校在科學(xué)發(fā)展過(guò)程中所遇到的各種困難，也是最終需要通過(guò)二級(jí)學(xué)院辦公室進(jìn)行協(xié)商辦理的，所以，在高等院校的發(fā)展建設(shè)中，二級(jí)學(xué)院辦公室具有“承上啟下”的地位，同時(shí)也具有較大的工作量。

2.3 工作要求較高

在整個(gè)的高校發(fā)展過(guò)程中，學(xué)院辦公室的工作效能起到了巨大的影響作用。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)總是對(duì)其懷著高度的重視，同時(shí)希望學(xué)院辦公室工作人員在辦公過(guò)程中可以充分展現(xiàn)出過(guò)人的業(yè)務(wù)能力以及職業(yè)素養(yǎng)，可以從根本上推動(dòng)學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展。

2.4 突發(fā)事件較多

辦公室與其他相對(duì)獨(dú)立的工作部門不同，在其工作過(guò)程中存在較多的突發(fā)事件，被動(dòng)性較強(qiáng)[1]。學(xué)院辦公室在處理事務(wù)時(shí)既要滿足相關(guān)的指標(biāo)精神，又要符合領(lǐng)導(dǎo)的要求，處理事項(xiàng)的方式以及程序都無(wú)法擅自做主，較強(qiáng)的被動(dòng)性給辦公室工作人員在工作的開(kāi)展過(guò)程中帶來(lái)了不小的難度。

2.5 學(xué)院辦公室工作人員管理技能專業(yè)化有待提高

在高等院校的日常工作中，一直存在著對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員大力使用卻疏于再教育的現(xiàn)象，使得二級(jí)學(xué)院辦公室人員往往只是對(duì)日常工作中的毫末小事進(jìn)行處理，這嚴(yán)重制約了二級(jí)學(xué)院辦公室工作效能的發(fā)揮。學(xué)院辦公室工作人員缺乏系統(tǒng)的教育學(xué)、現(xiàn)代管理以及心理學(xué)等方面的專業(yè)培訓(xùn)，直接導(dǎo)致了辦公室工作人員缺乏對(duì)服務(wù)職能的認(rèn)識(shí)，無(wú)法跟上形勢(shì)發(fā)展的腳步。

3 針對(duì)如何提高高校學(xué)院辦公室工作效能問(wèn)題提出的相關(guān)建議

在高校中，學(xué)院辦公室工作人員所面對(duì)的基本上都是具有高素質(zhì)、高學(xué)歷的人群，辦公室工作人員自身如果不具備較高的素質(zhì)，與服務(wù)對(duì)象就很難進(jìn)行交流和溝通，嚴(yán)重影響了工作質(zhì)量[2]。而隨著我國(guó)現(xiàn)代化社會(huì)的不斷進(jìn)步，高等科技水平的快速發(fā)展，信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益普眾化發(fā)展，傳統(tǒng)的公文和消息的傳遞交流手段逐步被開(kāi)放、迅速的校園網(wǎng)所取代，工作節(jié)奏的日益加快，信息量的暴增等等，在這各方面的綜合影響下，二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員唯有不斷的提高自身素質(zhì)才能趕上發(fā)展節(jié)拍。首先，從理論知識(shí)入手，加強(qiáng)對(duì)理論的學(xué)習(xí)，提高對(duì)各方面問(wèn)題的處理能力。二級(jí)學(xué)院辦公室所處理的工作問(wèn)題涉及面非常寬泛，這就要求其工作人員需要具備全面的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)[3]。所以，應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到提高自身綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)的本質(zhì)重要性，與自身工作進(jìn)行結(jié)合，增強(qiáng)對(duì)本專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)并熟練掌握，增強(qiáng)自己的理論知識(shí)水平和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。其次，高等院校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員同時(shí)也應(yīng)該具備高政策水準(zhǔn)以及優(yōu)良的政治涵養(yǎng)。服務(wù)作為辦公室重要的職能之一，為了能更好的履行服務(wù)職能，就必須提高每一位工作人員的工作積極性，這就需要使辦公室工作人員提高使命感以及責(zé)任感。最后，高校學(xué)院辦公室工作人員還需要提升自身的業(yè)務(wù)能力以及科學(xué)的管理水平。在一流的大學(xué)里就應(yīng)該具備一流的管理，因此，學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)該對(duì)科學(xué)管理、規(guī)范管理的意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，通過(guò)對(duì)管理制度進(jìn)行健全，保障各項(xiàng)工作順利的進(jìn)行。

長(zhǎng)久以來(lái)，在高校學(xué)院辦公室管理中一直是剛性管理占據(jù)著主要地位[4]。但是所謂的剛性管理本質(zhì)上是指根據(jù)已成型的規(guī)章條例，借助各部門職權(quán)進(jìn)行程式化的業(yè)務(wù)工作管理，其主要的依靠就是職責(zé)權(quán)利以及組織制度。但是隨著我國(guó)社會(huì)的不斷進(jìn)步，人們的創(chuàng)新意識(shí)以及自主意識(shí)得到了加強(qiáng)，因此，剛性管理作為傳統(tǒng)的管理形式在新形勢(shì)下已不再適應(yīng)工作的發(fā)展。這時(shí)柔性管理將逐漸的取代傳統(tǒng)的剛性管理。首先，需要對(duì)觀念進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)工作思路進(jìn)行拓展。唯有對(duì)行政管理觀念進(jìn)行革新才能高效的引導(dǎo)各項(xiàng)創(chuàng)新工作的有序開(kāi)展。因此，高校學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)該解放思想，破除傳統(tǒng)的思維模式，勇敢向前，通過(guò)實(shí)踐尋找創(chuàng)新的成果[5]。其次，對(duì)工作的方法進(jìn)行創(chuàng)新。借鑒合理的創(chuàng)新思維，對(duì)新的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行探究，積極歸納總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，合理且科學(xué)的創(chuàng)造出靈活多樣、豐富多彩的工作方法，提高二級(jí)學(xué)院辦公室工作的活力和生機(jī)。針對(duì)高等院校二級(jí)學(xué)院辦公室的日常工作而言，創(chuàng)新就是指借用合理的思想觀念，勇于標(biāo)新立異，從本學(xué)校的實(shí)際出發(fā)，敢于研究，勇于探索。這樣才能為我國(guó)高校學(xué)院辦公室工作開(kāi)創(chuàng)一個(gè)充滿生機(jī)、活力的局面。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步與高速發(fā)展以及高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，加大了高等院校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作責(zé)任，豐富了辦公室工作實(shí)質(zhì)，拓寬了辦公室工作領(lǐng)域，加快了辦公室人員工作節(jié)奏，同時(shí)也提高了辦公室人員的工作標(biāo)準(zhǔn)。因此在這個(gè)形勢(shì)下，高校學(xué)院辦公室只能不斷對(duì)工作效能進(jìn)行提高，對(duì)自己進(jìn)行嚴(yán)格的要求，才可以與快速發(fā)展的教育事業(yè)相適應(yīng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]江瑞芳.克服職業(yè)倦怠 保持工作熱情——關(guān)于高校學(xué)院辦公室工作人員職業(yè)倦怠現(xiàn)象的探析[J].中國(guó)高等醫(yī)學(xué)教育，2010，01：47-48.

[2]宋志剛.如何提高高校學(xué)院辦公室管理的科學(xué)化程度[J].現(xiàn)代交際，2010，10：202.

[3]王慧珍.淺談如何提高獨(dú)立學(xué)院辦公室工作的質(zhì)量與效率[J]. 當(dāng)代教育論壇（管理研究），2011，05：36-37.

[4]鄭琦.高等學(xué)校學(xué)院辦公室工作及考核評(píng)價(jià)體系研究[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，06：92-93.

[5]陳虹.關(guān)于提高新形勢(shì)下高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作水平的思考[J].國(guó)際醫(yī)藥衛(wèi)生導(dǎo)報(bào)，2005，13：55-56.

作者簡(jiǎn)介：李超（1977-），女，陜西西安人，主要從事高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政管理工作。