論中職學(xué)校檔案管理工作的改進(jìn)

陳旋燕

摘要：當(dāng)前職業(yè)教育的發(fā)展正在經(jīng)歷一系列的改革，中職學(xué)校的檔案管理工作也會(huì)隨之產(chǎn)生較大的變革。中職學(xué)校作為我國(guó)職業(yè)教育體系的重要組成部分，為我國(guó)的各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域培養(yǎng)了大量的技能型人才。檔案記錄了中職學(xué)校在教學(xué)、管理、招生等各項(xiàng)活動(dòng)中的重要信息，能夠?yàn)閷W(xué)校發(fā)展和規(guī)劃提供有指導(dǎo)性的依據(jù)。由此，認(rèn)真分析當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題、探索有效的應(yīng)對(duì)措施對(duì)中職學(xué)校的教學(xué)改革及提高就業(yè)率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校 檔案管理 改進(jìn)措施

1 中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 重視程度不夠，相關(guān)制度沒(méi)有結(jié)合學(xué)校實(shí)際

檔案管理是服務(wù)于學(xué)校整體建設(shè)以及教學(xué)工作的重要組成部分，但是學(xué)校的相關(guān)主管部門(mén)對(duì)于檔案管理工作卻沒(méi)有給予足夠的重視，雖然強(qiáng)調(diào)該項(xiàng)工作很重要，但在實(shí)際中很難落實(shí)。負(fù)責(zé)檔案工作的主管部門(mén)對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)較少，業(yè)務(wù)檢查往往是應(yīng)付、流于形式，缺乏實(shí)際的內(nèi)容。此外，一些中職學(xué)校把檔案管理及其建設(shè)放在教學(xué)工作的后面，平常不聞不問(wèn)，只有在上級(jí)檢查時(shí)才會(huì)有所關(guān)注；甚至還有一些學(xué)校將檔案管理工作的上級(jí)指導(dǎo)文件生搬硬套、機(jī)械使用，脫離學(xué)校的實(shí)際情況，造成學(xué)校檔案資源的利用效益差，管理比較混亂。

1.2 管理設(shè)備落后，管理措施不到位

當(dāng)前，檔案信息化和電子化管理成為許多學(xué)校改進(jìn)管理方式的首要選擇，但是相關(guān)的管理設(shè)備還很落后，表現(xiàn)為硬件裝備水平和配備建設(shè)沒(méi)有達(dá)到相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；軟件的功能不齊全，只有對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索或者保存的功能，相關(guān)的統(tǒng)計(jì)分析等高級(jí)功能還不能實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，一些中職學(xué)校對(duì)檔案資源的管理措施不到位，在相關(guān)制度落實(shí)的過(guò)程中，缺乏有效的監(jiān)督和管理，使檔案管理工作出現(xiàn)了一定程度的混亂。例如，由于上級(jí)有關(guān)部門(mén)缺乏相關(guān)的監(jiān)督檢查，一些重要的檔案資源存在歸檔不完整、檔案資源丟失、歸檔不及時(shí)等情況，內(nèi)部缺乏一套完整、科學(xué)、高效的管理體制，導(dǎo)致檔案管理的效率和質(zhì)量難以保證。

1.3 使用效益比較差

檔案是記錄中職學(xué)校關(guān)于學(xué)校教學(xué)、日常工作等基本信息的重要載體，能夠有效地服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)及其管理工作，豐富的檔案資源和檔案材料等夠?yàn)閷W(xué)校的教學(xué)改革、管理改進(jìn)等工作提供良好的信息服務(wù)。同時(shí)，中職學(xué)校的教學(xué)目標(biāo)是為社會(huì)培養(yǎng)技能型人才，就業(yè)質(zhì)量是學(xué)校生存以及發(fā)展的重要保障，通過(guò)檔案管理能夠?yàn)橹新殞W(xué)校樹(shù)立良好的社會(huì)形象，推動(dòng)學(xué)校的招生和就業(yè)工作。但是在實(shí)際的工作中，檔案資料的利用效益比較差，重館藏、輕使用一直是檔案資源利用不充分的根源所在，沒(méi)有充分發(fā)揮為學(xué)校決策、科研、教學(xué)服務(wù)的綜合價(jià)值，造成一定程度的資源浪費(fèi)。

2 中職學(xué)校檔案管理工作的改進(jìn)措施

2.1 提高重視程度，創(chuàng)新管理理念，樹(shù)立全員參與的意識(shí)

提高中職學(xué)校對(duì)檔案管理工作的重視程度、不斷地創(chuàng)新管理理念、樹(shù)立全員參與意識(shí)等都是提高檔案管理水平和管理質(zhì)量的重要前提。目前，隨著社會(huì)的發(fā)展及科技的進(jìn)步，有許多的社交平臺(tái)如微博等的廣泛應(yīng)用提高了信息的流通速度，學(xué)校檔案管理部門(mén)可以利用這些社交平臺(tái)對(duì)檔案管理的制度以及重要性進(jìn)行廣泛的宣傳，提高學(xué)校師生對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)入良性的發(fā)展軌道。其次，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，主動(dòng)關(guān)心并積極參與督管工作，完善相關(guān)的管理制度，增加相關(guān)的資金投入，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，切實(shí)解決好檔案管理面臨的各種問(wèn)題。最后，學(xué)校要樹(shù)立全員參與檔案管理的工作意識(shí)，學(xué)校的各個(gè)職能部門(mén)、各個(gè)科室要主動(dòng)地將相關(guān)的資料進(jìn)行歸檔，將具有重要信息價(jià)值、保存價(jià)值的資料主動(dòng)收集、整理、上交，形成上下一體、統(tǒng)一共管的工作局面。

2.2 拓展檔案的信息來(lái)源，做好檔案的需求分析

一方面，學(xué)校的檔案管理工作要堅(jiān)持“以人為本”的工作理念，做好檔案資料的鑒定和分類(lèi)，將具有不同收藏價(jià)值、利用價(jià)值、信息價(jià)值的資料進(jìn)行分類(lèi)收編，以方便日后的管理與更新，及時(shí)將一些沒(méi)有使用價(jià)值的資料清除，減少管理工作的勞動(dòng)量。要有效拓展學(xué)校檔案收集的信息來(lái)源，綜合采取主動(dòng)收集、合作收集、跟蹤收集等收集方法，提高檔案收集的效率，合理地推進(jìn)管理工作的規(guī)范化。另一方面，學(xué)校要做好檔案資料的需求分析工作。結(jié)合學(xué)校的教學(xué)情況、科研情況等，對(duì)檔案的歸檔、利用、規(guī)劃、發(fā)展等進(jìn)行合理的預(yù)測(cè)，做好長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃，提高檔案管理工作的實(shí)效性。同時(shí)，學(xué)校還要做好相關(guān)科技成果、發(fā)展成果、教學(xué)成果、管理成果等的整理工作，及時(shí)了解學(xué)校外部環(huán)境以及內(nèi)部管理出現(xiàn)的新情況、新動(dòng)向，結(jié)合學(xué)校實(shí)際完善需求分析。

2.3 提高電子化管理的水平，使其發(fā)揮更大的使用效益

檔案管理采用的各種手段和方法是為了充分實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的管理目標(biāo)，滿足實(shí)際的管理需求。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步、檔案存量以及檔案管理工作量的增加，電子化、信息化的管理手段能夠大大提高檔案管理的效率以及質(zhì)量，提高檔案資源的使用效益。學(xué)校要緊緊圍繞發(fā)展的實(shí)際需求，提高檔案資源的信息化管理水平。檔案電子化管理指的是將檔案資料及其信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，通過(guò)軟件管理平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等提高檔案管理的技術(shù)水平。檔案電子化管理是中職學(xué)校發(fā)展的新要求，也是今后檔案管理的發(fā)展方向與趨勢(shì)。提高檔案的信息化管理水平，不僅要有先進(jìn)的硬件設(shè)施，還要提高管理人員的管理意識(shí)，更新傳統(tǒng)的管理觀念。因此，學(xué)校要配置質(zhì)量滿足實(shí)際需要的現(xiàn)代化、電子化設(shè)備，提高檔案歸檔、收集、處理、使用的效率；同時(shí)還要加強(qiáng)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，提高檔案資源的信息化使用水平，最大程度上實(shí)現(xiàn)信息共享，使數(shù)字檔案信息的上傳、查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等功能更加便捷、高效。檔案管理的目的不僅僅是“管好”，還要“用好”，發(fā)揮其應(yīng)有的服務(wù)功能，在保證數(shù)據(jù)資料可靠的前提下，將能夠公開(kāi)的信息及時(shí)地在學(xué)校網(wǎng)站上進(jìn)行公布，使學(xué)校的各項(xiàng)工作和動(dòng)態(tài)能夠得到有效的宣傳，提高檔案資源的使用效率。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，中職學(xué)校的教學(xué)目標(biāo)是培養(yǎng)更多的技能型實(shí)用人才，服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展，所以中職學(xué)校的檔案管理工作也要緊緊圍繞這個(gè)目標(biāo)展開(kāi)，并致力于實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。在日常的管理中，應(yīng)重視檔案收集、資料整理、歸檔、使用等基本的環(huán)節(jié)，采用電子化和信息化的管理方法，提高管理效率，發(fā)揮使用效率，為學(xué)校決策提供良好的信息服務(wù)。

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