就深化企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)應(yīng)用的思考

李東

摘要：伴隨著信息化程度的日漸提高，我國(guó)眾多行業(yè)都已經(jīng)熟練運(yùn)用了信息技術(shù)，而且大多數(shù)企業(yè)引進(jìn)了信息化的辦公系統(tǒng)，由此可見(jiàn)，網(wǎng)絡(luò)的介入完全改變了企業(yè)傳統(tǒng)的辦公管理模式，企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)迎來(lái)了前所未有的春天。本文就深化企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)應(yīng)用做以思考，重點(diǎn)研究企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)的意義以及系統(tǒng)應(yīng)用的優(yōu)化手段。

關(guān)鍵詞：企業(yè)信息化 辦公系統(tǒng) 意義 應(yīng)用思考 優(yōu)化手段

企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)是完全區(qū)別于傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)的一種新穎形式，其主要是利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)把企業(yè)的辦公過(guò)程電子化，創(chuàng)建出一個(gè)集體共享、信息集成的開(kāi)放性辦公環(huán)境，將企業(yè)內(nèi)部所有員工集中在一起共同辦公，旨在將辦公過(guò)程和結(jié)果信息化、自動(dòng)化與效率化。如果想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，企業(yè)就必須應(yīng)用先進(jìn)的信息化辦公系統(tǒng)，并且熟練掌握系統(tǒng)的每一處內(nèi)容和每一步操作，從而提高企業(yè)自身的辦公效率，增強(qiáng)企業(yè)自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

1 企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)的意義

1.1 能夠獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化辦公的重視和贊賞

由于信息化的辦公系統(tǒng)具有極強(qiáng)的信息傳遞速度，而且還擁有強(qiáng)大的資源信息共享功能，這就使得企業(yè)的決策信息和管理要?jiǎng)?wù)能夠迅速傳達(dá)到各個(gè)部門(mén)，各個(gè)部門(mén)間的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息數(shù)據(jù)也能夠迅速反饋到企業(yè)決策部門(mén)，無(wú)形中將企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞和通達(dá)推向了更加快速、明晰的境界。再者，信息化辦公系統(tǒng)的用，在企業(yè)培養(yǎng)關(guān)鍵用戶、創(chuàng)新管理模式、擴(kuò)展頂層應(yīng)用和收獲大力支持等方面也具有重要意義。而且在一定程度上能夠增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)信息化辦公的贊賞和認(rèn)同，為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展?fàn)幦〉礁訌?qiáng)勁的后備支持。

在實(shí)際的企業(yè)辦公過(guò)程中，很多企業(yè)都是通過(guò)避重就輕、自上而下的方式進(jìn)行辦公系統(tǒng)的試點(diǎn)、推開(kāi)，其實(shí)這種方法并不好用，反而會(huì)造成事倍功半的結(jié)果，畢竟再好的辦公系統(tǒng)也不會(huì)涉及到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的辦公與應(yīng)用。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層仍舊沉浸于傳統(tǒng)辦公模式而無(wú)法自拔，或者信息化辦公系統(tǒng)的建設(shè)資金不到位，這無(wú)疑會(huì)影響決策、阻礙信息化的攝入進(jìn)程。因此，一旦信息化辦公系統(tǒng)的顯著成效獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和贊賞，那么企業(yè)內(nèi)部的管理、決策、指揮等任務(wù)才能開(kāi)展的順風(fēng)順?biāo)?，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)才能朝向信息化建設(shè)和正確的方向有序開(kāi)展。

1.2 益于滿足企業(yè)全員的辦公需求和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境搭建

在企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中，除了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層能夠享受到獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)以外，企業(yè)內(nèi)部的全體員工也能夠沖破時(shí)間和空間的限制，第一時(shí)間得到有效信息，從而協(xié)調(diào)好工作的各項(xiàng)內(nèi)容，而且，信息化的合作辦公平臺(tái)在一定程度上減輕了員工的工作量，善于將員工從瑣碎的事務(wù)性工作中抽離出來(lái)，轉(zhuǎn)向更加專一、專業(yè)的業(yè)務(wù)中去，極大地提升了企業(yè)員工的工作效果。針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，它涉及的范疇可能不如辦公系統(tǒng)全面，它更多地是滿足個(gè)別部門(mén)或者單獨(dú)人員的工作需要，辦公系統(tǒng)則面對(duì)的是整個(gè)企業(yè)內(nèi)部的所有員工，擁有廣泛的用戶群。

在企業(yè)日常工作中應(yīng)用辦公系統(tǒng)，可以引起較大的轟動(dòng)效應(yīng)，甚至在整個(gè)行業(yè)都掀起一股熱潮，其中最最鮮明的一點(diǎn)就是，信息化辦公系統(tǒng)巧妙地在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各級(jí)員工和同事之間建立起了一種微妙的聯(lián)系，進(jìn)而形成了一個(gè)龐大的網(wǎng)絡(luò)家庭，在同樣的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、信息平臺(tái)、計(jì)算環(huán)境下處理各種不同的業(yè)務(wù)，從而利于行業(yè)間的交流學(xué)習(xí)和傳統(tǒng)辦公模式、思維方式的轉(zhuǎn)變，為企業(yè)信息化的建設(shè)提供了強(qiáng)大的動(dòng)力支撐。再者，企業(yè)可以將自身的信息化辦公系統(tǒng)作為信息建設(shè)的切入點(diǎn)，帶動(dòng)企業(yè)局部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，培訓(xùn)一大批計(jì)算機(jī)水平較高的企業(yè)員工，迎合信息化社會(huì)的發(fā)展腳步。

1.3 助于建設(shè)以決策需求、各級(jí)管理的系統(tǒng)建設(shè)主線

從影響企業(yè)發(fā)展方向的影響性因素來(lái)看，管理和決策是企業(yè)所有工作內(nèi)容的核心，決策更是各級(jí)管理人員確定工作內(nèi)容的參考標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)的企業(yè)決策，首先需要領(lǐng)導(dǎo)提出一定要求，再交由下級(jí)部門(mén)根據(jù)自身的認(rèn)識(shí)和判斷過(guò)濾出不合理的地方，最后經(jīng)慎重考慮后將確定的答案再上報(bào)，這種做法比較繁雜，而且信息的審核難免也會(huì)出現(xiàn)一系列始料不及的問(wèn)題，但信息化的辦公系統(tǒng)比較高效，它可以將系統(tǒng)中存錄的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在比對(duì)、分析的條件下核算的更加詳實(shí)，也更具有代表性，也便于領(lǐng)導(dǎo)層通過(guò)數(shù)據(jù)核算結(jié)果掌握全局基本情況，進(jìn)而提高決策的合理性和準(zhǔn)確性。

除此之外，管理和決策的最終結(jié)果經(jīng)由信息化辦公系統(tǒng)傳達(dá)到各個(gè)部門(mén)和人員，提升了溝通的時(shí)效性，而且助于增加企業(yè)的應(yīng)變能力和整體競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，在管理和決策這一關(guān)鍵性內(nèi)容的拉動(dòng)下，關(guān)于以決策需求、各級(jí)管理這條系統(tǒng)建設(shè)主線，也逐步拓展了業(yè)務(wù)信息化水平的范疇，實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合，最終益于達(dá)到綜合處理企業(yè)業(yè)務(wù)的集成目的。

2 企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的優(yōu)化手段

2.1 優(yōu)化企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)，確保企業(yè)安全平穩(wěn)的前進(jìn)發(fā)展

關(guān)于企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的優(yōu)化問(wèn)題，我們必須嚴(yán)肅對(duì)待，因?yàn)樗P(guān)系到企業(yè)的正常化發(fā)展和前進(jìn)步伐，而且影響到企業(yè)的整個(gè)信息化建設(shè)進(jìn)程。因此，在企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程中，首先必須深化好企業(yè)的信息化辦公規(guī)劃方案，確保企業(yè)制定的發(fā)展朝向與目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)合理且明確，確保方案能夠按次序、步驟完美進(jìn)行。

其次，需要促進(jìn)辦公系統(tǒng)的各個(gè)流程緊湊協(xié)調(diào)，促進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的穩(wěn)步前行。最后，我們還應(yīng)時(shí)常注意各環(huán)節(jié)的調(diào)試和更新，建立分步實(shí)施的項(xiàng)目管理原則，將信息共享提升到一個(gè)較高的層次，推進(jìn)系統(tǒng)的現(xiàn)代化和信息化水平。

2.2 健全辦公系統(tǒng)的視頻會(huì)議，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)有效協(xié)調(diào)

會(huì)議電視系統(tǒng)是一種新穎的會(huì)議形式，它主要是通過(guò)人與人之間的網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)溝通的目標(biāo)，加之互傳影視資料，在提高溝通水平的基礎(chǔ)上強(qiáng)化自身工作質(zhì)量與效率。為了深化網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)設(shè)備的應(yīng)用，確保會(huì)議系統(tǒng)的健全，企業(yè)需要引進(jìn)視頻會(huì)議系統(tǒng)，并事先運(yùn)用于小型會(huì)議中，將電話、傳真、電腦三方結(jié)合，確保小型會(huì)議應(yīng)用的風(fēng)聲水起，隨后在不斷地?cái)U(kuò)展。同時(shí)，信息化辦公系統(tǒng)可以通過(guò)具體的網(wǎng)絡(luò)手段，實(shí)現(xiàn)公文的網(wǎng)絡(luò)處理協(xié)同合作，并且定期發(fā)布一些實(shí)時(shí)信息，既提高了工作人員的辦公效率，也促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)。

2.3 應(yīng)用多種信息化具體手段，提升企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)水平

在企業(yè)辦公的過(guò)程中，為了確保企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)辦公系統(tǒng)的優(yōu)化，我們有必要更新自身的管理模式，而且也需要應(yīng)用多種信息化的手段，促進(jìn)企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用水平，最終提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益?，F(xiàn)下，手機(jī)作為人社交交流的一項(xiàng)必備通訊工具，企業(yè)可以巧妙地借助手機(jī)普及化、廣泛化的特點(diǎn)，在企業(yè)產(chǎn)品的宣傳中盡情發(fā)揮其價(jià)值，比如：在具體的宣傳活動(dòng)中，可以通過(guò)“微信”或者“郵箱”的形式將信息發(fā)給用戶，達(dá)到一種點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的服務(wù)和傳送。除此之外，企業(yè)需要深化協(xié)調(diào)內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)，提高企業(yè)信息化建設(shè)隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，重視上下級(jí)部門(mén)間的溝通和交流，從而提升企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在企業(yè)信息化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程中，企業(yè)必須明晰信息化辦公系統(tǒng)對(duì)自身發(fā)展的重要意義，在實(shí)時(shí)應(yīng)用過(guò)程中不斷總結(jié)和歸納經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而不斷優(yōu)化辦公系統(tǒng)軟件，確保信息化辦公系統(tǒng)的健全和完善，從而達(dá)到深化思考的目的。

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