美國(guó)國(guó)家檔案館核心職能與啟示

董慧珠

摘要：1934年美國(guó)國(guó)家檔案館作為聯(lián)邦機(jī)構(gòu)設(shè)立以來(lái)，一直將利用服務(wù)作為其核心職能。本文闡述了美國(guó)國(guó)家檔案館利用服務(wù)核心職能的定位及其工作現(xiàn)狀，從館藏、服務(wù)、經(jīng)費(fèi)三個(gè)方面分析了該核心職能實(shí)現(xiàn)的保障，最后提出了我國(guó)檔案利用服務(wù)的一些思考。

關(guān)鍵詞：美國(guó)國(guó)家檔案館核心職能利用服務(wù)

美國(guó)國(guó)家檔案館（National Archives）是由羅斯?？偨y(tǒng)在1934年簽署《關(guān)于建立國(guó)家檔案館的法令》建立的，職能是保存聯(lián)邦政府各機(jī)關(guān)的檔案并提供利用。根據(jù)該法令的規(guī)定，國(guó)家檔案館最初是聯(lián)邦政府系統(tǒng)中的一個(gè)獨(dú)立機(jī)構(gòu)，直至1949年國(guó)會(huì)通過(guò)決議成立了國(guó)家檔案與文件局（1984年改名為國(guó)家檔案與文件署，即NARA）后，國(guó)家檔案館成為其內(nèi)部機(jī)構(gòu)之一。國(guó)家檔案館包括國(guó)家檔案館總館（分為老館和新館）和13個(gè)地區(qū)分館。

美國(guó)國(guó)家檔案館的一大職能是保存檔案，即保存歷史或社會(huì)記憶。[1]國(guó)家檔案館在1934年雖已設(shè)立，其館藏卻可追溯到1775年，大約有100億頁(yè)的文本文件，1200萬(wàn)張的地圖、圖表、建筑和工程圖紙，2500萬(wàn)張的照片和圖片，2400萬(wàn)張航空照片，30萬(wàn)卷電影膠片，40萬(wàn)盤(pán)視頻和音頻文件，133TB的電子文件。[2]它通過(guò)保存各個(gè)時(shí)期的檔案來(lái)保存國(guó)家歷史，從而承載文化、傳承記憶。然而，正如NARA現(xiàn)任署長(zhǎng)David S. Ferriero所言：NARA是國(guó)家檔案的保管者和保護(hù)者、美國(guó)歷史的保管員，但其所有的日常工作卻是基于“公民有權(quán)查看、審查、了解館藏檔案，以此來(lái)保障他們的權(quán)利，并約束聯(lián)邦政府的行為”的信念。[3]由此判斷，保存檔案并不是美國(guó)國(guó)家檔案館的最終目的，通過(guò)提供利用來(lái)保障公民權(quán)利才是其核心所在。除此之外，2014年3月發(fā)布的《NARA 2014—2018年財(cái)政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》（U.S.Na？ tional Archives and Records Administration Fiscal Year 2014-2018 strategic Plan）也明確了其核心職能，自1934年美國(guó)國(guó)家檔案館作為一個(gè)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)創(chuàng)立以來(lái)，其核心職能并未改變，即讓公眾可以利用到美國(guó)政府的檔案。[4]

一、美國(guó)國(guó)家檔案館核心職能的定位

美國(guó)國(guó)家檔案館將其核心職能定位為利用服務(wù)，其未來(lái)計(jì)劃和各項(xiàng)工作都是圍繞利用服務(wù)開(kāi)展的?！禢ARA 2014—2018年財(cái)政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中明確指出，美國(guó)國(guó)家檔案館的未來(lái)計(jì)劃基于以下四個(gè)戰(zhàn)略目標(biāo)的：第一，保證公眾可獲取檔案；第二，保持與用戶的聯(lián)系；第三，使NARA的價(jià)值最大化；第四，基于職員，構(gòu)建未來(lái)。從該規(guī)劃中可以看出，美國(guó)國(guó)家檔案館已將利用服務(wù)作為一項(xiàng)戰(zhàn)略目標(biāo)推進(jìn)。2015年2月，NARA發(fā)布了《NARA 2014財(cái)政年度總結(jié)報(bào)告》（National Archives and Records Administration FY 2014 Summary Re？ port），反復(fù)強(qiáng)調(diào)了國(guó)家檔案館的利用服務(wù)職能。例如，對(duì)利用服務(wù)職能進(jìn)行了重新闡釋?zhuān)簢?guó)家檔案館推動(dòng)檔案的開(kāi)放，培養(yǎng)公眾參與意識(shí)，并通過(guò)公眾對(duì)高質(zhì)量政府文件的獲取來(lái)提高國(guó)家民主程度。[5]

為了便于理解，筆者通過(guò)美國(guó)國(guó)家檔案館利用服務(wù)情況來(lái)說(shuō)明該服務(wù)與職能的定位。

《NARA 2013年績(jī)效與崗位責(zé)任報(bào)告》（National Archives and Records Administration 2013 Perfor？ mance and Accountability Report）中有關(guān)于國(guó)家檔案館檔案利用服務(wù)情況的具體說(shuō)明。該報(bào)告中給出的數(shù)據(jù)是以《NARA 2006- 2016年戰(zhàn)略規(guī)劃》為參考的?！禢ARA 2006-2016年戰(zhàn)略規(guī)劃》確定了“到2016年，用戶能實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地對(duì)國(guó)家檔案館館藏檔案的快捷、簡(jiǎn)便和安全的獲取”的目標(biāo)。[6]這一總目標(biāo)包括四個(gè)分目標(biāo)：第一，到2016年，NARA將達(dá)到科研人員的用戶服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（對(duì)應(yīng)下表的前4條指標(biāo)）；第二，到2016年，1.4%的館藏檔案將實(shí)現(xiàn)在線利用（對(duì)應(yīng)下表的第5條指標(biāo)）；第三，到2016年，95%的館藏檔案將會(huì)被標(biāo)引，形成在線檔案目錄（對(duì)應(yīng)下表的第6～8條指標(biāo)）；第四，到2012年，NARA的網(wǎng)站得分將會(huì)達(dá)到甚至超過(guò)聯(lián)邦政府網(wǎng)站測(cè)評(píng)優(yōu)秀基準(zhǔn)（該目標(biāo)已過(guò)期，對(duì)應(yīng)下表的第9條指標(biāo)）。從表中可以看出，國(guó)家檔案館在2013年已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了6/8的績(jī)效指標(biāo)。例如，10個(gè)工作日內(nèi)對(duì)書(shū)面請(qǐng)求做出反應(yīng)的比例已達(dá)97%，研究室在1小時(shí)內(nèi)對(duì)用戶請(qǐng)求給予回應(yīng)的比例已達(dá)98%，在線收費(fèi)檔案復(fù)制品的預(yù)定在20個(gè)工作日內(nèi)的完成率為93%，1.2%的館藏檔案已實(shí)現(xiàn)在線利用。（如表1所示）

美國(guó)的檔案工作雖然起步較晚，其利用服務(wù)卻有驚人的發(fā)展，如今已經(jīng)走在世界前列。究其原因在于以下幾點(diǎn)：

（一）館藏保障

1.美國(guó)國(guó)家檔案館館藏豐富。其館藏不僅有《獨(dú)立宣言》、《憲法》、《人權(quán)法案》等，而且包括普通民眾檔案，如退伍軍人檔案、移民檔案以及阿拉斯加購(gòu)物的付訖支票等。[7]這些貼近民眾生活的館藏檔案吸引了大量民眾前來(lái)查找利用檔案，是檔案館利用服務(wù)的基礎(chǔ)。

2.豐富館藏形式，將館藏檔案數(shù)字化?！?007-2016年NARA檔案數(shù)字化戰(zhàn)略規(guī)劃》（NARAs Strategy for Digitizing Archival Materials for Public Access，2007-2016）中介紹了美國(guó)國(guó)家檔案館致力于通過(guò)數(shù)字化擴(kuò)展公眾對(duì)重要?dú)v史館藏的獲取。國(guó)家檔案館在Data.gov網(wǎng)站上建立了48個(gè)電子數(shù)據(jù)集，實(shí)現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)集的可利用，這些數(shù)據(jù)集包括聯(lián)邦公報(bào)局和國(guó)家歷史出版物與文獻(xiàn)記錄審查委員會(huì)的跨越半個(gè)世紀(jì)的歷史數(shù)據(jù)。國(guó)家檔案館建立了一個(gè)在線檔案利用工具（OPA），為用戶提供檔案目錄。OPA為用戶提供了國(guó)家檔案館的傳統(tǒng)檔案、實(shí)物檔案及電子文件的目錄。這一綜合的、自助的服務(wù)工具使用戶只要有網(wǎng)絡(luò)，就能查找到超過(guò)360萬(wàn)英尺的傳統(tǒng)檔案、568000件實(shí)物檔案和12億份的原生數(shù)字檔案的目錄。不論是將傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，還是建立在線檔案目錄，最終目的都是擴(kuò)展用戶獲取檔案的內(nèi)容和利用形式。

（二）利用服務(wù)保障

1.建立用戶導(dǎo)向型的新型組織。早在2010年，為了響應(yīng)總統(tǒng)關(guān)于“重組政府，給民眾一個(gè)更有能力和效率的政府”的號(hào)召，美國(guó)國(guó)家檔案館就啟動(dòng)了組織變革計(jì)劃。組織變革中的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是建立一個(gè)用戶導(dǎo)向型組織，改變?cè)械慕M織架構(gòu)和工作流程，使檔案工作人員更有效率地滿足用戶的需求，更好地服務(wù)美國(guó)民眾及政府。這一變革并非一朝一夕就能完成，可能要耗時(shí)多年，但是其結(jié)果卻極為可觀。變革之后，國(guó)家檔案館將會(huì)變成一個(gè)更好的服務(wù)民眾的組織，更加重視尋找與民眾交流的機(jī)會(huì)，更有效地傳遞用戶所需信息。[8]

2.擴(kuò)展公眾獲取檔案的范圍。國(guó)家檔案館擴(kuò)展了用戶可獲取檔案的范圍，使用戶不再拘泥于傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容和利用形式。Founders On-Line網(wǎng)站是國(guó)家檔案館通過(guò)其國(guó)家歷史出版物與文獻(xiàn)記錄審查委員會(huì)，與弗吉尼亞大學(xué)出版社合作建立的網(wǎng)站，目的是使民眾可以在網(wǎng)上免費(fèi)利用美國(guó)開(kāi)國(guó)元?jiǎng)椎臍v史檔案。[9]在這個(gè)網(wǎng)站上，用戶可以利用到開(kāi)國(guó)元?jiǎng)讋?chuàng)作或接收的超過(guò)100000份的文件，這些檔案展示了開(kāi)國(guó)元?jiǎng)椎娜粘Ｉ罴捌潢P(guān)于“獨(dú)立”、“政府”、“自由”的精彩辯論。

3.采用新媒體創(chuàng)新服務(wù)方式。為了方便與用戶交流和為用戶傳遞信息，國(guó)家檔案館充分利用新興社交媒體。首先，國(guó)家檔案館建立并逐步完善了自己的門(mén)戶網(wǎng)站。NARA的一份統(tǒng)計(jì)表明，每個(gè)月其門(mén)戶網(wǎng)站都會(huì)有數(shù)百萬(wàn)的訪問(wèn)量。其次，自2010年起，國(guó)家檔案館就開(kāi)始與維基百科合作。他們將127368份數(shù)字檔案上傳到維基共享資源網(wǎng)，隨后維基用戶也上傳了2415張與之相關(guān)的圖片。這些檔案中有超過(guò)5700份被維基百科中44000多篇文章引用，含有NARA圖片的網(wǎng)頁(yè)在2013年就達(dá)到了12億的訪問(wèn)量。再次，國(guó)家檔案館的社交媒體發(fā)布平臺(tái)為用戶提供適時(shí)的內(nèi)容，并與用戶進(jìn)行互動(dòng)。為了方便用戶獲取檔案，國(guó)家檔案館從總統(tǒng)圖書(shū)館網(wǎng)站上搜集信息來(lái)滿足用戶需求。這一交流主要在Twitter和Tumblr上的Our Presidents板塊以及Facebook上的USNatArchives板塊上進(jìn)行。[10]

4.與其他機(jī)構(gòu)開(kāi)展廣泛合作。在館藏?cái)?shù)字化和在線利用方面，國(guó)家檔案館努力建立外部合作關(guān)系，與檔案社區(qū)、企業(yè)、學(xué)術(shù)組織等都建立了合作項(xiàng)目與伙伴關(guān)系。僅在2013年，國(guó)家檔案館就實(shí)現(xiàn)了多項(xiàng)合作：一是與美利堅(jiān)大學(xué)達(dá)成的新的數(shù)字化協(xié)議，將一個(gè)破產(chǎn)案件的卷宗數(shù)字化，為民眾提供數(shù)字化圖片和元數(shù)據(jù)，以幫助其做研究；另一個(gè)是與野生動(dòng)物署達(dá)成的數(shù)字化協(xié)議，將其在服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的陳述式報(bào)告數(shù)字化。另外，2013年4月，美國(guó)數(shù)字公共圖書(shū)館（DPLA）正式建立。美國(guó)國(guó)家檔案館與國(guó)家和區(qū)域圖書(shū)館、史密森尼博物館、哈佛大學(xué)等文化機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作。通過(guò)DPLA平臺(tái)，國(guó)家檔案館將190多萬(wàn)份數(shù)字檔案提供給用戶利用。[11]

（三）經(jīng)費(fèi)預(yù)算保障

除了少量的業(yè)務(wù)收入外，美國(guó)國(guó)家檔案館的經(jīng)費(fèi)大多來(lái)自政府撥款，同時(shí)也有一些社會(huì)捐助。但不管是政府撥款還是社會(huì)捐助，都與檔案館的社會(huì)影響掛鉤，即檔案館的利用率越高，其得到的資金就越多，這成為國(guó)家檔案館做好利用服務(wù)、吸引用戶的動(dòng)力。為用戶提供優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)必須要有充足的經(jīng)費(fèi)保障，美國(guó)國(guó)家檔案館用于利用服務(wù)的經(jīng)費(fèi)比重也是較高的。2013年，美國(guó)國(guó)家檔案館用于檔案和文件管理活動(dòng)的預(yù)算總額為3.99億美元，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他項(xiàng)目的總和（2.96億美元）。而檔案和文件管理活動(dòng)預(yù)算主要用于文件服務(wù)、電子文件服務(wù)、操作和信息系統(tǒng)、其他與檔案相關(guān)的服務(wù)等支出[12]。

三、啟示

（一）豐富館藏，加強(qiáng)民生檔案的收集和提供利用

豐富館藏是利用服務(wù)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，尤其是要建立與民眾生活息息相關(guān)的檔案資源。民生檔案直接關(guān)系到百姓的切身利益，因此民生檔案的利用服務(wù)應(yīng)成為檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)利用服務(wù)職能的最佳切入點(diǎn)。近年來(lái)，全國(guó)不少地方檔案部門(mén)在開(kāi)展民生檔案工作中取得了一定的進(jìn)展，但也有一些問(wèn)題，如民生檔案內(nèi)容的界定、工作方法、服務(wù)方式等。[13]因此筆者認(rèn)為我國(guó)檔案部門(mén)加強(qiáng)民生檔案的收集和利用工作時(shí)應(yīng)該明確民生檔案的收集范圍，將人民群眾最關(guān)心、最能體現(xiàn)其利益的檔案收集齊全；加強(qiáng)對(duì)民生檔案資源的整合和開(kāi)發(fā)利用。同時(shí)，還必須深化民生檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為廣大人民群眾提供最便捷高效的利用服務(wù)。

（二）轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新利用服務(wù)方式

美國(guó)國(guó)家檔案館的利用服務(wù)在日常工作中堅(jiān)持公民有權(quán)查看、審查、了解聯(lián)邦政府文件的理念。美國(guó)檔案工作者也都認(rèn)同利用館藏檔案是美國(guó)公民的權(quán)利，其工作的意義和價(jià)值在于為民眾利用檔案提供服務(wù)。而在我國(guó)，雖然近年來(lái)檔案工作者在努力改變過(guò)去“重藏輕用”的局面，但是由于歷史及傳統(tǒng)的原因，這一觀念的轉(zhuǎn)變?nèi)匀弧叭沃囟肋h(yuǎn)”。同時(shí)服務(wù)方式的創(chuàng)新是美國(guó)國(guó)家檔案館利用服務(wù)水平高的原因之一。信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)我國(guó)傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)方式來(lái)說(shuō)既是挑戰(zhàn)又是機(jī)遇，我國(guó)檔案部門(mén)應(yīng)該抓住這一機(jī)遇，依靠Web 2.0、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算這些新興技術(shù)，充分利用新興社交媒體平臺(tái)，深化檔案利用服務(wù)，為用戶提供所需檔案信息。

（三）財(cái)政改革，加大利用服務(wù)的投入力度

由于檔案事業(yè)管理體制的問(wèn)題，美國(guó)國(guó)家檔案館經(jīng)費(fèi)撥款都是與其社會(huì)影響掛鉤的，即檔案的利用率越高，社會(huì)影響越大，得到的資金越多，從而會(huì)有更多的資金投入到利用服務(wù)中。因此我國(guó)檔案館得到的撥款與其檔案利用率之間的關(guān)系并不緊密，因此在我國(guó)可以嘗試將利用服務(wù)作為衡量檔案工作和經(jīng)費(fèi)撥款的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。此外，我國(guó)檔案部門(mén)還應(yīng)加大對(duì)利用服務(wù)的投入比重，讓利用服務(wù)可以有足夠的資金支撐，這樣才能保障檔案部門(mén)開(kāi)展利用服務(wù)無(wú)后顧之憂。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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