研究所OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用探討

汪開(kāi)卷

摘 要 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，研究所傳統(tǒng)的管理方式已很難滿足當(dāng)今信息時(shí)代的需求，推進(jìn)和使用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)成為研究所實(shí)行現(xiàn)代化管理的一種重要方式。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠減輕管理人員和科研人員的工作量，提高科研資源利用率，支撐科研單位管理決策，為研究所科研事業(yè)管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化提供支持。當(dāng)然，信息傳達(dá)透明公開(kāi)的同時(shí)，使用中還存在一些問(wèn)題，還需要進(jìn)一步解決。

關(guān)鍵詞 OA;協(xié)同辦公;管理

隨著信息技術(shù)的成熟，研究所的信息化建設(shè)越來(lái)越重要，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在日常管理的作用也越來(lái)越明顯。通過(guò)電子化的辦公方式取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公，節(jié)省了紙張的使用，降低了辦公成本，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速傳遞，加強(qiáng)了部門之間的信息共享，大大提升了研究所的辦公效率。但由于各個(gè)研究所差異比較大，信息化水平不一，也存在著不少的問(wèn)題。

1 研究所OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 管理人員對(duì)OA 系統(tǒng)沒(méi)有足夠重視

管理人員在工作中深受傳統(tǒng)習(xí)慣影響，意識(shí)淡薄，不愿意主動(dòng)學(xué)習(xí)和使用OA系統(tǒng)，依然按照文件紙質(zhì)化處理模式處理工作，對(duì)辦公自動(dòng)化的必要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)辦公自動(dòng)化僅僅停留于形式。譬如當(dāng)管理人員將流轉(zhuǎn)文件上傳OA 辦公系統(tǒng)之后，如果流程審核過(guò)程中的某一個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行審核，就將會(huì)使公文無(wú)法正常流轉(zhuǎn)，影響辦公效率[1]。

1.2 管理人員缺乏操作監(jiān)督

研究所在自動(dòng)化辦公上應(yīng)該具備相應(yīng)的管理和監(jiān)督制度，但在系統(tǒng)中缺乏相應(yīng)的管理監(jiān)督模塊，對(duì)沒(méi)有及時(shí)辦理的公文缺乏提示，常常會(huì)造成公文未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)處理，嚴(yán)重拖延，影響后續(xù)工作。

1.3 在技術(shù)保障上缺乏專業(yè)人員

研究所在職的管理人員中，有相當(dāng)多的人員對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)比較陌生，只能完成基本的操作，而對(duì)于數(shù)據(jù)資源的調(diào)取與分析等更加重要的功能，沒(méi)有做到熟練掌握，極大地影響了管理工作的展開(kāi)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用過(guò)程中碰到問(wèn)題，無(wú)法得到及時(shí)的解決，也在一定程度上影響了管理人員的信心，起到了一些阻礙作用[2]。

1.4 協(xié)同辦公系統(tǒng)的常用功能不夠人性化

研究所購(gòu)買的協(xié)同辦公系統(tǒng)沒(méi)有完全符合研究所自身的要求，功能使用單一，公文處理流程中間流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)過(guò)多，過(guò)于復(fù)雜，缺少靈活性，嚴(yán)重降低辦公效率。

1.5 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)存在信息安全隱患

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，計(jì)算機(jī)病毒的傳播及入侵也隨著變得日益嚴(yán)重，如果協(xié)同辦公系統(tǒng)沒(méi)有足夠的安全防護(hù)，一旦遭受病毒或者黑客的入侵，將會(huì)產(chǎn)生很大的損失，譬如電腦系統(tǒng)處于癱瘓狀態(tài)、系統(tǒng)內(nèi)存儲(chǔ)的重要信息被惡意篡改或外泄、服務(wù)器無(wú)法正常工作等，都將在一定程度上影響OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的正常運(yùn)作。

2 研究所OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)對(duì)措施

2.1 加強(qiáng)管理人員在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用方面的培訓(xùn)

實(shí)現(xiàn)研究所辦公管理信息化，需要相應(yīng)的提升管理人員專業(yè)能力，以及培養(yǎng)綜合素質(zhì)過(guò)硬的專業(yè)人才?？梢酝ㄟ^(guò)組織信息化管理方面的專題講座，或者選取部分管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，提高整個(gè)研究所職工在信息化方面的素質(zhì)，提升動(dòng)手能力和操作效率。有條件的研究所可以挑選相關(guān)人員在國(guó)內(nèi)知名機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作交流，能夠?yàn)檠芯克畔⒒ㄔO(shè)培養(yǎng)一些專業(yè)的人才，有利于提升研究所管理人員的素質(zhì)。

管理人員要充分理解信息化建設(shè)的重要性，積極進(jìn)行信息化管理方面的摸索，逐漸增加自身的管理能力。管理人員要加強(qiáng)國(guó)家政策和相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)，重視在實(shí)踐中落實(shí)信息化管理的要求，提高辦公的質(zhì)量和效率[3]。

2.2 拓展移動(dòng)辦公平臺(tái)

移動(dòng)辦公擺脫了傳統(tǒng)辦公地點(diǎn)和辦公時(shí)間的限制，工作人員隨時(shí)隨地利用手機(jī)來(lái)處理辦公事項(xiàng)。這種方式有效地實(shí)現(xiàn)了研究所辦公的信息化和協(xié)同化，簡(jiǎn)單方便，從而大幅度地提高了研究所的辦公效率和管理質(zhì)量，節(jié)省了日常辦公成本。

2.3 加強(qiáng)OA辦公系統(tǒng)的安全防范

研究所要對(duì)職工進(jìn)行保密意識(shí)的宣傳和培育，強(qiáng)調(diào)保密的重要性，提高職工的安全意識(shí)，主動(dòng)意識(shí)到自動(dòng)化辦公面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)采取以下幾個(gè)方面的措施來(lái)逐步減少安全隱患。首先，要確保協(xié)同辦公軟件在官網(wǎng)下載，防止惡意應(yīng)用渾水摸魚(yú)，及時(shí)更新安全補(bǔ)丁和防病毒數(shù)據(jù)庫(kù)，關(guān)閉不必要的服務(wù)端口和賬號(hào)權(quán)限，對(duì)接入辦公網(wǎng)絡(luò)的個(gè)人終端設(shè)備進(jìn)行殺毒清理和安全檢查，杜絕將木馬、病毒等安全隱患;其次，可以采用VPN、加密傳輸信道、數(shù)據(jù)加密等安全手段進(jìn)一步保證接入網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程的安全;最后，協(xié)同辦公的工作人員需要定期對(duì)各種信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，提升安全防護(hù)能力，以確保研究所的信息安全[4]。

3 結(jié)束語(yǔ)

研究所通過(guò)建立0A協(xié)同辦公系統(tǒng)，方便了管理人員對(duì)資料有效的收集與整理，減輕了管理人員的工作量，減少人為的管理誤差，節(jié)省大量的人力和精力。0A協(xié)同辦公系統(tǒng)可以通過(guò)對(duì)信息管理、行政管理、流程管理、文檔管理、分析決策、安全維護(hù)等的全方位支持，實(shí)現(xiàn)日常辦公和組織管理從傳統(tǒng)的手工模式向數(shù)字化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將極大地降低辦公成本，提升整個(gè)辦公效率，增加研究所的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)

[1] 詹俊宏.關(guān)于高校OA系統(tǒng)若干問(wèn)題分析及建議[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2015（11）：105-106.

[2] 屈曉.OA辦公系統(tǒng)在政府機(jī)關(guān)的應(yīng)用及存在問(wèn)題的分析和建議[J].辦公自動(dòng)化，2015（5）：44-47.

[3] 淳于中博.我國(guó)高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)現(xiàn)狀與分析[J].黑龍江教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2007（5）：41-43.

[4] 高永峰.探析目前OA辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2013（13）：162-163.

作者簡(jiǎn)介

汪開(kāi)卷（1983-），男，北京人;畢業(yè)院校：中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院研究生院，專業(yè)：農(nóng)業(yè)信息化，學(xué)歷：碩士研究生，現(xiàn)就職單位：中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院植物保護(hù)研究所，研究方向：信息化管理。