從功能語法角度分析商務英語投訴信函撰寫的人際意義

何海浪 劉麗娜

摘 要：隨著近年來我國商業(yè)貿易額度的不斷增加，一定意義上來說，商務信函的通訊往來也成為了當前對外貿易交流中不能避免的一大組成部分，在越來越多的商務信函之中，商務英語的功能性語法特征正在被越來越多的研究者關注，而對外貿易的層級和廣度的增加也促使相關的商務通信的訴求類信函越來越多的使用，本文針對于商務英語的投訴類信函的撰寫，從功能語法的層面上針對當前商務英語投訴信函的要求進行相關的撰寫，力圖從功能性語法分析的角度開展對于商務英語投訴信函撰寫的人際意義分析。

關鍵詞：功能語法;商務信函;投訴信函;人際意義

功能語法來自于上世紀60年代，隨著研究的不斷深入很大程度上已經成為了被用于語體學、翻譯學、計算機語言學等各領域，是一種被廣泛接受的語篇分析工具。當然在英語本身的應用上，功能語法的意義一定程度上也能為英語本身的應用提供一定的意義。

通常來說，在商務交往之中，商務英語很大程度上要利用準確、正式、簡潔的語言來進行傳達商業(yè)信息的目的活動，并不僅僅只是交流，所以在不通過的商務信函上也有不同的意義表現(xiàn)。

一、從功能語法角度看商務英語投訴信函的基本要求

商務英語作為商業(yè)交際的信函內容在一定程度上有和普通英語功能不同的表現(xiàn)，總體來看，通過信函的交互和溝通形式的變化，商務英語不僅僅是英文發(fā)展的一個分支，同時也是英語英語在應用形式和應用要求上的變形。在諸多商務信函中，投訴信在這一體系中扮演著非常重要的角色。投訴信是在商務交往活動中，由于個體的合法權益遭受到一定程度的損害，而通過商務信函的方式來表達個體的不滿情緒，期待對方給予相應的回復。在這個過程中，商務英語中所需要的功能及語法的訴求就得到了很好的彰顯。換句話來講，語言在傳遞過程中所需要的意義的表達，與語法結構的的形式本身相比具有了更大的意義和分量?；诖耍瑥墓δ苷Z法的角度來探討商務英語投訴信函的基本訴求具有極其重要的現(xiàn)實意義。

從功能語法的角度來探討商務英語投訴信的基本訴求，可以借鑒商務英語信函撰寫的基本要求出發(fā)，探究其內在的一致性，進而在今后的投訴信的撰寫中予以強化與突出其所內涵的功能語法角度的人際意義。具體來看，商務英語投訴信函的基本要求主要體現(xiàn)在以下幾點。

準確性：由于商務英語投訴信函多用于復雜的商業(yè)交中，很大程度上，對于商業(yè)英語的利用應該限制于在對于商業(yè)往來信息意義的嚴格表述。在寫作中仍然需要注意其準確性和法律效應，更加應該注意商務英語語言使用的特殊性，特別是在投訴的理由、內容、方向，具體的部門或個人、要求的補償措施等等尤其需要明了、準確，要讓相關的受理方在看到投訴的信的時候就能夠對于投訴的內容有明確的了解，在相關的受理方面能夠處理的更加迅速。

專業(yè)性：商務英語投訴信函不同于一般的信函往來的特點還在于其專業(yè)性，商業(yè)信函的表述內容常常根據(jù)實際的商業(yè)往來內容互相聯(lián)系。在內容上會出現(xiàn)大量的商務英語常見的專業(yè)信息，如的專業(yè)對術語、行話、外來借詞、縮略詞。很大程度上投訴信的出現(xiàn)也就意味著在商業(yè)交往上出現(xiàn)了分歧，如果在相關的來往文書上不能體現(xiàn)其專業(yè)意識，那么很難明確的說明投訴意圖，并且申訴也很難獲得預期的效果。

簡潔性：商務英語投訴信函的另一個的特征就具有簡潔性。簡潔性同樣也是對于文本實用性的考慮，通過文本的簡潔性傳達，減少相對的文本錯誤，在一定程度上表達發(fā)信者的意圖。對于投訴信的角度來看，簡潔性原則則充分考慮到了現(xiàn)階段一定程度意義上的意義性和處理投訴部門的效率問題，簡潔性原則可以直接傳達投訴者的相關訴求，提高投訴的效率和成功的幾率，一定程度上也從側面反映出投訴方的專業(yè)意識。

禮貌性：商務英語投訴信函不同于傳統(tǒng)的英文表達，雖然在一定意義上來說，現(xiàn)階段的英文表達在很大程度上的局限性意義促使不少對外貿易的往來信函中越來越多口語化元素，但是作為主流的商業(yè)信函交流依舊需要注重禮貌性原則的運用，譬如說，在一般的商業(yè)往來中，需要注重對于對方的稱呼、書信中的正式詞匯，而在投訴信中則需要加強對于受理信件方的稱呼表達，并且需要注意的是，雖然在投訴方面應該強調我方的立場利益，但是在對于被投訴一方的描述上依舊需要遵從禮貌性原則對于其相關行為進行解釋以及敘述，以此正確的反映我方觀點。

二、商務英語投訴信函撰寫的人際意義

商務英語的人際意義的相關內容表現(xiàn)在一定程度上對于理解商務英語在其信函意義上的部分區(qū)別和意義層面上的相關信息內容有著很大的意義，從一定程度上來說，不同類型的人群在對話層面上也會表現(xiàn)出不同的意義表達傾向。在信函往來的過程之中，人們更傾向于利用語篇之中的詞匯和意義以及語法結構創(chuàng)造出人際交往之中面對面交往的相關含義。在投訴信的撰寫中其中的意義自然也是同樣表現(xiàn)，很大程度上來說，投訴信在于其上更加強烈，一般在實際的商業(yè)貿易中出現(xiàn)的問題常常利用溝通洽談的方式解決，只有在對方嚴重違規(guī)溝通無果的情況下，才利用仲裁的方式對于對方的行為進行投訴，故而，在商業(yè)英語的投訴信函之中，很大程度上更加注重語氣和用此方式在行為正當性上的表現(xiàn)和權衡，利用通篇的商業(yè)信函的強烈語氣來表示申訴的意圖。

在學界的研究之中，有一部分學者認為，商業(yè)信函主要注重的是實用的說理性質，在投訴信這一文體的使用上也主要是這樣一種利用方式，只要注意商業(yè)信函在一般的語法上的要求就可以獲得相對滿意的效果，然而隨著近年來研究的深入以及學界對于研究資料的全新補充，很大程度上來說，當前的商業(yè)信函的主要的表現(xiàn)意義已經不再僅限于說理。一般來說，在商務英語之中的人際意義的功能語法角度分析主要有四點意義：

（一）了解交際之中的語言模式;

（二）明白雙方在交際內容上的感性意義表達;

（三）了解意義傳達上不同的獨特個人化的方式;

（四）表達雙方在交流過程之中的不同意義;

在上述的商務英語的投訴信函中的基本意義的說明中，一個非常突出的一點是將信函使用語言所要表達的基本意義訴求進行了很好的詮釋。特別是將語言所要傳遞的投訴人的個人情感及情緒，進行主要的凸顯。這一功能意義的實現(xiàn)是商務英語中投訴信所要表達的重要出發(fā)點。在這一基礎上投訴著個體的語言符號特征就得到了強化。同時，需要突出的是，在功能語法意義的角度來進行的投訴信函的撰寫，表達的內容要比表達的形式重要。換句話來說，所要宣泄的情緒與要提出的不滿意見要比語言措辭本身的意義重要。因此，在功能語法角度下的商務英語投訴信函的撰寫中，比較重視的是人際間的影響與意義。因為帶有一定的為滿足的訴求，所以，從其撰寫的角度來看，個性化的語言痕跡將會比較明顯。

三、從功能語法角度舉例分析

本章從不同的態(tài)度和人際關系表達意義展開相關分析：在商務英語之中的人際意義的功能語法角度分析展開，舉例說明商務信函在人際意義表達上的不同功能：

例：表達態(tài)度的意義

（1） When I received your second statement， showing our account in arrears

in the amount of ?$917.80 I was astonished –no， I was very angry.

（2） Thanks to the efficiency of your staff， the spring meeting of the Pocono Realty Association was a big disappointment.

如上兩句例句就在英文傳達上明確表現(xiàn)了發(fā)信者的態(tài)度：astonished;angry;disappointment.這三句的具體表達意義都是表示情緒上的態(tài)度，從態(tài)度的傳達之中也能夠體現(xiàn)投訴信的幾點主要特點，充分表達我方在要求上的未能滿足以及要求申訴的訴求。

例：傳達要求

投訴信的主要目的還是要通過信函意義上的傳達，試圖敦促對方改正，滿足我方要求，事實上這也是投訴信最為主要的要求。

（1） Qualified surveyors were immediately invited to the ?spot to investigate the case， and their findings show that this was due to careless packing.

（2） Since the shipment consists of seasonal merchandise， it is important that it be delivered as soon as possible.

這兩個例句中則明顯表現(xiàn)出了在投訴信意義上的要求，通過敦促的語氣，讓收信方認識到在商務往來之中的要求，并且在明確要求之后能夠有進一步的行動，事實上來說findings show和it is important that都具有敦促的意義，故，在意義的表達和情感的傳達上這也是投訴信在必要時傳達的基本要求。

例：語義指稱

譬如在主語的選用上，如果是道歉信頻繁使用“I”則說明作者在一定程度上想要從解釋錯誤上給對方公司留下較好的印象。而頻繁使用“we”則可能意味著一定程度上，很可能意味著作為想要對于錯誤利用模糊化的手法，利用公司總體來代表錯誤的某一個具體的承擔者，從而在表達上具有權重性。如果用的多是“you”則可能是由于對方的一些失誤導致了當前的局面，一定程度上在商業(yè)關系上是權利的維護需求，一半多意味著我方在道歉中的道歉意味較少，商業(yè)的權衡性質更高。如果在這樣的內容之上加入了第三人稱的使用，則說明在內容上更具有復雜性，而一定程度上需要雙方進行協(xié)調，同樣也有可能是對于現(xiàn)階段的對方的商業(yè)表現(xiàn)感到不滿，通過第三方人稱的使用增強對方對于現(xiàn)階段情況的認識。

四、總結

商務英語在部分意義的使用性上往往會根據(jù)不同的貿易內容發(fā)生變更，而商務英語在其功能語法上對于人際關系的分析則更加充分的表達了當前商務英語在商務貿易中發(fā)揮的實際作用，一定程度上來說當前的商務英語的運用也在對著時代的變化不斷發(fā)展，通過實際之中的商務實踐不斷增多，商務信函的案例的研究數(shù)量增加，在其內容的發(fā)展上顯然會有更進一步的變化，在人際語境的交流上會更加細分其相關的要求和區(qū)別，這一點還有待于未來的相關內容的不斷增強來促使研究更加深入。

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作者簡介：何海浪（1993–），女，海南?？谌?，遼寧對外經貿學院，12級商務英語一班，研究方向：商務英語;劉麗娜（1982–），女，遼寧大連人，就職于遼寧對外經貿學院外國語學院，講師，研究方向：英語語言文化與教學。