新形勢下高職院校辦公室管理職能轉(zhuǎn)變的思考

吳麗萍

摘 要：國家對職業(yè)教育一系列政策的出臺為其發(fā)展帶來新機遇，辦公室作為高職院校的窗口，其職能也發(fā)生變化，面對信息化和教育改革大環(huán)境，辦公室要充分利用信息化的特點，做好精細化管理，充分發(fā)揮參謀職能。

關(guān)鍵詞：高職院校；辦公室管理；管理職能轉(zhuǎn)變；

文章編號：1674-3520（2015）-06-00-01

一、高職院校辦公室工作的主要職能

辦公室是在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)直接領(lǐng)導(dǎo)下，學(xué)校行政系統(tǒng)的綜合管理機構(gòu)，在工作運轉(zhuǎn)過程中發(fā)揮承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的功能，其管理水平的高低直接關(guān)系到全校各項工作的正常運轉(zhuǎn)[1]。

第一，綜合協(xié)調(diào)職能。辦公室需要在學(xué)校各部門之間進行協(xié)調(diào)，使學(xué)校各項工作和部署能夠有條不紊地開展，建立良好的內(nèi)外部工作環(huán)境，使學(xué)院工作按計劃實施，并實現(xiàn)資源優(yōu)化。

第二，信息紐帶職能。辦公室是連接學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和其他職能部門以及廣大師生的“橋梁”，上傳下達，是面向領(lǐng)導(dǎo)和師生的窗口。

第三，決策參謀職能。辦公室要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確、及時的信息，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意思起草文稿，認真謀策、謀事，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

第四，服務(wù)窗口職能。辦公室工作要處理大量文件、外事接待，同時，面對校內(nèi)廣大師生，辦公室需要為其提供人性化地服務(wù)，提高辦事效率，提高師生對學(xué)校的歸屬感。

二、新形勢下高職院校辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）信息化（技術(shù)環(huán)境）

網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展為教育機構(gòu)進行相互溝通、合作、互動、聯(lián)系提供了便利條件，掌握前沿信息才能贏得發(fā)展先機。面對現(xiàn)代信息技術(shù)對高職院校辦公室工作提出的新要求，辦公室要充分認識現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的重要性，并借助先進技術(shù)手段為學(xué)校發(fā)展服務(wù)[2]。

（二）職業(yè)教育改革（政策環(huán)境）

國家近來出臺了各項有關(guān)職業(yè)教育的政策，提出要大力發(fā)展職業(yè)教育。國務(wù)院出臺的《關(guān)于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》，要求“加快現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)，創(chuàng)新發(fā)展高等職業(yè)教育，探索發(fā)展本科層次職業(yè)教育，到2020年，形成適應(yīng)發(fā)展需求、產(chǎn)教深度融合、中職高職銜接、職業(yè)教育與普通教育相互溝通，體現(xiàn)終身教育理念，具有中國特色、世界水平的現(xiàn)代職業(yè)教育體系”。習(xí)近平總書記要求各級黨委和政府要把加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育擺在更加突出的位置，更好支持和幫助職業(yè)教育發(fā)展，為實現(xiàn)“兩個一百年”奮斗目標(biāo)和中華民族偉大復(fù)興的中國夢提供堅實人才保障。

對于高職院校而言，職業(yè)教育改革是一把“雙刃劍”，既是機遇，也是挑戰(zhàn)，只有把握機遇才能經(jīng)受住大浪淘沙，最終贏得一席之地，在高職教育事業(yè)中發(fā)揮引領(lǐng)示范作用。高職院校辦公室要充分發(fā)揮自身的參謀、協(xié)調(diào)作用，為校領(lǐng)導(dǎo)獻計獻策。

（三）企業(yè)用人標(biāo)準(zhǔn)提升（社會環(huán)境）

隨著社會的快速發(fā)展，企業(yè)對于高職院校培養(yǎng)的人才標(biāo)準(zhǔn)的要求也在不斷提升。用人單位非常重視員工的素質(zhì)建設(shè)，看重畢業(yè)生扎實的專業(yè)知識、綜合能力，同時，對畢業(yè)生的思想道德也要求較高。根據(jù)社科部《關(guān)于用人單位對高職生職業(yè)素質(zhì)要求的調(diào)研報告》顯示對剛畢業(yè)的學(xué)生來講，專業(yè)實操能力很重要，最起碼得有馬上上手工作的能力，提高動手實操實踐技能和對企業(yè)忠誠的愛崗敬業(yè)的精神是當(dāng)前用人單位最為關(guān)心的兩個方面[3]。

根據(jù)用人單位的標(biāo)準(zhǔn)高職院校需有針對性通過教學(xué)改革注重培養(yǎng)學(xué)生的各方面能力，使其能夠適應(yīng)社會的需求。辦公室在整個人才培養(yǎng)的過程中需要加強督辦作用和信息紐帶作用，上傳下達，使教學(xué)改革更科學(xué)合理，努力為廣大師生提供更便利的服務(wù)。

三、高職院校辦公室職能轉(zhuǎn)變的措施

（一）加強信息化建設(shè)，提高工作效率

為了適應(yīng)信息化建設(shè)，大部分高職院校都建立了校園網(wǎng)，這也為辦公室工作管理提供了平臺和載體。但大部分院校僅限于簡單的辦公自動化，辦公室無法充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供實時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。因此，加快信息化建設(shè)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，節(jié)約資源，以信息化帶動科學(xué)化，同時也可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

（二）打造學(xué)習(xí)型團隊，提高團隊綜合能力

轉(zhuǎn)變高職院校辦公室管理職能的核心是培養(yǎng)現(xiàn)代化的管理人才，通過建立學(xué)習(xí)型團隊，提高辦公室人員的綜合素質(zhì)與能力。一是加強對各種政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，打好政治理論基礎(chǔ)，不斷提高政治理論素質(zhì)；二是不斷學(xué)習(xí)綜合知識，建立科學(xué)的知識結(jié)構(gòu)和大量的知識儲備，充分發(fā)揮智囊團作用；三是鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，提高工作質(zhì)量和工作效率，充分發(fā)揮服務(wù)窗口職能[4]。

（三）培養(yǎng)精細化管理理念，關(guān)注工作細節(jié)

精細化管理最初適用于企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)管理領(lǐng)域，主要目標(biāo)是實現(xiàn)產(chǎn)品“零缺陷、標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)、零庫存”，要求“精、準(zhǔn)、細、嚴(yán)”[5]。辦公室工作任務(wù)重、頭緒多、責(zé)任大的特點要求必須走精細化道路，通過精細化管理，變被動為主動，按照“精、準(zhǔn)、細、嚴(yán)”的標(biāo)準(zhǔn)干工作，推進辦公室工作規(guī)范化、流程化。通過抓細節(jié)提升行動力，充分發(fā)揮辦公室的助手職能。

（四）完善制度建設(shè)，細化工作流程

建立健全各項規(guī)章制度，按章辦事，明確相關(guān)業(yè)務(wù)流程，方便廣大師生，例如用印流程，發(fā)公文的流程等都必須讓教職工了解。在高職院校中，以上海醫(yī)藥高等專科學(xué)校辦公室的工作制度及流程為例[6]，該校辦公室在工作制度和流程上的覆蓋面相對比較廣，對于辦公室的業(yè)務(wù)范圍基本都有所涉及，例如在工作制度方面主要有：公文運轉(zhuǎn)管理工作規(guī)定、學(xué)校印章的管理和使用規(guī)定、行文程序的管理規(guī)定、教職工值班制度、校辦復(fù)印制度、會議室管理制度、公務(wù)接待工作規(guī)定等；工作流程主要有：行政公文運轉(zhuǎn)流程、用印流程、校長辦公會校務(wù)會流程、信息上報流程等。

參考文獻：

[1]袁丹丹，劉兆平.新形勢下示范性高職院校辦公室工作水平提升的幾點思考[J].教育論壇，2014（1）：72.

[2]張洪福.關(guān)于新形勢下高職院校辦公室工作的思考[J].遼寧高職學(xué)報，2009（4）：105-106.

[3]青煒.高職教育內(nèi)涵建設(shè)背景下的辦公室精細化管理探究[J].北京勞動保障職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2013（1）：35-37.

[4]林青.高職院校辦公室提升服務(wù)質(zhì)量的思考[J].黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2013（5）：71-72.

[5]雷三容.論新形勢下高校辦公室工作創(chuàng)新[J].湖北行政管理論壇，2012（8）：191-194.

[6]http：//www.sihs.cn/