檔案信息化管理建設問題研究

梁明越

摘 要：檔案管理的信息化建設是檔案事業(yè)改革和發(fā)展的必然選擇。檔案信息化建設是當今世界信息化深入發(fā)展背景下的產物，是電子政務建設的重要組成部分。檔案信息化建設的核心是檔案信息資源建設，當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上，并推進檔案館工作管理體制與運行機制的改革。

關鍵詞：檔案管理；信息化；電子文檔；

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-06-00-01

信息技術及信息產業(yè)的高速發(fā)展，深刻地影響著檔案管理的理論、原則、模式和方法，給檔案工作帶來挑戰(zhàn)和機遇。在這一過程中應該認識到檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，絕非輕而易舉，檔案部門應以檔案信息化為契機，進一步加強基礎工作，改革檔案工作管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設落在實處。

一、檔案管理信息化原則

（一）“雙軌制”原則。選擇紙質和電子文檔進行歸檔管理時，這是當前選擇管理方式之一。這樣可以確保文件資料有效利用和安全使用。形成了統(tǒng)一的實行信息化管理之后，保障管理質量。

（二）全程管理原則。這個管理原則主要指的是檔案生命周期，在工作活動執(zhí)行中，形成了一切原始記錄。

（三）檔案信息化建設的時效性。檔案信息化的技術支撐體系，包括硬件和軟件系統(tǒng)都需要更新換代，要求檔案管理部門及時組織系統(tǒng)升級，并且要考慮后代系統(tǒng)對前代系統(tǒng)的兼容性。

二、檔案信息化的總體建設思路

（一）堅持政務主導。我國，無論是“以需求為導向、以應用促發(fā)展”理念，還是提出的“需求主導”、“應用主導”建設模式，都昭示著技術對政務的渴望，核心是技術主導，這也是長期以來困擾電子政務發(fā)展的重新建、輕整合，重硬件、輕軟件，重管理、輕服務，重電子、輕政務等“四重四輕”。

（二）堅持以人為本。檔案信息化的管理主體，應該是檔案部門負責檔案信息化的內部機構和相關人員；檔案信息化的建設主體，應該是技術保障隊伍和相關單位。

（三）堅持突出應用。突出應用的檔案信息化建設具有鮮明的時代性和階段性。在檔案安全角度，應突出危舊和重要檔案異質搶救，圍繞檔案管理人員和檔案利用者這些檔案信息化應用主體的最關心、最直接、最現實的應用需求開展工作。

三、檔案信息化建設的主要內容

（一）檔案工作職能的轉變。檔案工作職能的轉變最根本的是從管理型轉向服務型，首先體現在檔案工作人員職責任務的轉變，其次體現在檔案工作范圍的轉變，第三體現在檔案工作格局的轉變。

（二）檔案工作機構的改革。檔案信息化建設催生的第一個機構就是檔案信息化工作部門，有的地方甚至將檔案信息化部門與檔案數字化部門分立設置，足顯其改革力度。

（三）檔案工作流程的重塑。檔案載體由原有的單一載體向多種、多質載體轉變。檔案傳遞方式由單一的人工傳遞轉變?yōu)榫W絡傳輸的普遍參與。歸檔方式在原有基礎上增加了電子歸檔任務。

四、檔案信息化建設面臨的問題

（一）檔案信息化工作體系尚需完善。地區(qū)之間不平衡的現象非常突出。加之相關業(yè)務在信息化工作中的條條管理作用，致使檔案信息化建設條塊交織，缺乏統(tǒng)領。

（二）檔案信息化應用系統(tǒng)建設體系有待統(tǒng)一。各地、各部門中標的相關軟件開發(fā)企業(yè)各異，各個軟件模塊設計不同，缺乏頂層協調，數據標準不同成為普遍現象，檔案信息脫離本地的應用系統(tǒng)就難以整合應用，即便是單機應用都很困難。

（三）檔案遠程利用中的互相認證體系尚需建立。不同地區(qū)檔案館之間的檔案遠程認證協議還沒有建立起來，局部的認證活動也僅限于區(qū)域內綜合檔案館之間，在政務大廳和專業(yè)檔案館乃至部門檔案室層面還沒有得以實施，在基層單位實施則有更長的路要走，及至“足不出戶”層面的網上直接應用幾乎無從談起。

（四）電子化的檔案信息資源來源不暢。在許多檔案歸檔工作特別是基層的檔案歸檔工作還沒有規(guī)范開展的情況下，檔案信息資源的來源基本處于無序和依賴狀態(tài)，即有什么接收什么的狀態(tài)。

（五）檔案信息資源整合難度較大。檔案部門在推動檔案信息資源整合過程中，往往遭到相關單位以各種理由阻撓，更何況檔案信息資源整合本身也是一件費時、費力、費心、費錢卻不討好的工作，存在著一定的信息安全風險。

（六）檔案信息資源開發(fā)利用滯后。檔案信息資源的電子化成果大多時候處于收儲狀態(tài)，檔案信息資源的電子化成果長期閑置浪費，沒有發(fā)揮信息整合優(yōu)勢，在更加寬廣的領域發(fā)揮應有作用。

五、鞏固和完善統(tǒng)一的檔案信息化工作體系

（一）一是理順管理體制，完善運行機制。加大檔案部門在檔案信息化建設工作中的統(tǒng)籌協調力度，形成以國家檔案局為龍頭，各地、各部門檔案局為分支、各級各類專業(yè)檔案館和檔案室為節(jié)點的上下聯動、協同統(tǒng)一的檔案信息化工作體系。要提升檔案信息化工作在信息化建設及電子政務建設工作中的比重，使檔案信息化建設工程與電子政務應用系統(tǒng)項目同步規(guī)劃、同步建設、同步推進實施。

（二）健全法規(guī)制度，規(guī)范工作行為。要在檔案信息化建設納入統(tǒng)一的信息化建設規(guī)劃和電子政務建設工作規(guī)劃的基礎上，制定檔案信息化建設專項規(guī)劃，并按年度制定推進計劃，制定工作任務分解表，明確目標任務、責任單位和完成時限。要建立、健全和完善檔案信息化建設績效評估體系，采取“以評促建”的方式推進工作開展，評估應用效果。

檔案是記錄重要信息的載體，是人類社會文明的成果。信息化檔案管理應該立足構建檔案信息平臺、提高工作效率、提升檔案管理的服務質量，讓檔案在信息化時代更好的為人類政治、經濟和文化建設提供有利于現實的經驗、借鑒和參考依據。

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