淺析如何開(kāi)展檔案管理工作

李曉翔

摘 要：隨著國(guó)家對(duì)檔案工作的逐步重視，越來(lái)越多的人員邁入檔案管理工作。而隨著檔案信息化進(jìn)程的逐步落實(shí)，新進(jìn)檔案人員應(yīng)該盡快適應(yīng)檔案的信息化管理工作，工作中要?jiǎng)?wù)實(shí)、善于學(xué)習(xí)、傾聽(tīng)、溝通，踏實(shí)的以最嶄新的面貌來(lái)開(kāi)展檔案工作。

關(guān)鍵詞：新進(jìn)人員；信息化檔案；適應(yīng)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2015）20-0142-02

檔案工作是國(guó)家的一項(xiàng)非常重要的工作，關(guān)系著很多人的前途和命運(yùn)。而高校管理人員面對(duì)的是學(xué)校里的老師，彼此之間需要更多的尊重。

此外，根據(jù)國(guó)家的要求，目前檔案信息化已經(jīng)成為一種必然，作為一名新進(jìn)檔案人員必須盡快的適應(yīng)檔案的信息化管理工作，才能適應(yīng)國(guó)家對(duì)檔案工作日益增長(zhǎng)的要求，以便開(kāi)展后續(xù)工作。

1 工作務(wù)實(shí)

高校檔案管理人員服務(wù)的對(duì)象是教師，而且檔案工作事關(guān)教師的切身利益，在跟教職工交流溝通工作時(shí)要注意彼此講話的身份，工作交流中要敢于講真話，講實(shí)話，多講問(wèn)題和政策，才能更好的把工作做好。工作踏實(shí)，就要求不能凡事找借口，應(yīng)該找方法，找問(wèn)題，才能更好的服務(wù)于人。而要做到服務(wù)于人，對(duì)人就要耐心熱情，不可能每件事都順心順利，就要學(xué)會(huì)包容和體諒。工作嚴(yán)謹(jǐn)，但不失活潑。

檔案工作是一份需要沉得下心的工作，目前雖然很多高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，但這僅僅局限在其他人員在閱檔時(shí)的方便快捷和安全，但作為實(shí)際管理檔案的人員，日常的檔案工作往往還是些實(shí)際的紙質(zhì)文書(shū)工作，過(guò)程枯燥，需要耐心。檔案材料有些年代都非常的久遠(yuǎn)，很多都發(fā)黃了，一些紙質(zhì)都發(fā)生了氧化，檔案室內(nèi)的味道大，需要經(jīng)常的通風(fēng)。

為了能更加長(zhǎng)久的保存檔案材料，應(yīng)該將保持溫度和濕度這項(xiàng)工作日?；?。檔案盒長(zhǎng)久的放置在柜子中，很快表面就會(huì)布滿灰塵，最好是每隔一段時(shí)間就進(jìn)行一次整理。同時(shí)這類材料在進(jìn)行電子掃描的過(guò)程中需要更加小心，妥善的保管。這樣的工作環(huán)境更加需要檔案人員的工作態(tài)度踏實(shí)，沉著穩(wěn)重。

日常的新入檔文件需要在原始的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進(jìn)行掃描，之后放入檔案中，這種數(shù)字化的檔案管理雖然優(yōu)點(diǎn)很多，但也給檔案人員帶來(lái)更多的工作，對(duì)新進(jìn)檔案人員的工作提出了更高的要求。

此外，為了保障信息化檔案工作的正常進(jìn)行，需要在檔案室添置一些必要的儀器設(shè)備。

檔案材料的轉(zhuǎn)遞也是一份非常仔細(xì)耐心的工作。日常的增加材料，比如每年的考核材料、工資材料，都需要及時(shí)地放入檔案中。而在放入檔案之前，需要經(jīng)歷轉(zhuǎn)遞人轉(zhuǎn)遞登記，檔案室內(nèi)二次登記，將材料放入每一位老師的檔案中，檔案材料分類、打孔、登記入目錄等一系列過(guò)程。

2 善于學(xué)習(xí)

作為一名新進(jìn)檔案管理人員，必要的適應(yīng)階段是應(yīng)該有的。同樣的不管是哪行哪業(yè)，在初入時(shí)期，都需要一個(gè)適應(yīng)的階段。新進(jìn)入一個(gè)行業(yè)，如果本身不是專業(yè)人士，很難馬上高效地開(kāi)展工作，而且在工作中會(huì)遇到更多的困難和麻煩，有些情況甚至是你根本不知道這是困難，更不要說(shuō)能夠解決了。當(dāng)真正的遇到具體情況，就無(wú)法及時(shí)有效地應(yīng)對(duì)。為了能夠更好的適應(yīng)，在這個(gè)適應(yīng)的階段就要求能夠好好的學(xué)習(xí)。

2.1 學(xué)習(xí)政策

學(xué)習(xí)政策是一種極為方便而且準(zhǔn)確的方法。在對(duì)新崗位不了解時(shí)，跟同事朋友不熟悉時(shí)，最好最快的學(xué)習(xí)方法就是研讀政策和法規(guī)。

要更好的了解一個(gè)行業(yè)，首先應(yīng)該知道這個(gè)行業(yè)的規(guī)則。新進(jìn)檔案人員學(xué)習(xí)跟檔案內(nèi)容相關(guān)的政策、法規(guī)，這樣才能減少錯(cuò)誤，最快的了解這個(gè)行業(yè)，制定更好的工作計(jì)劃。而政策和法規(guī)一般是單位里必備的存儲(chǔ)材料，很容易獲得，也就更有利于新進(jìn)檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。

政策法規(guī)不應(yīng)該死記硬背，應(yīng)該在學(xué)習(xí)的過(guò)程中，多多進(jìn)行比較?？梢园凑諘r(shí)間的邏輯順序進(jìn)行排列，這樣就更加有利于理清頭緒，也更容易進(jìn)行比較。

比如最近幾年的檔案政策與之前有哪些方面的不同，這些不同的原因是什么，要從深層次考慮。而比較的另一個(gè)收獲就是能夠比較清晰的定位檔案材料的分類方法和更改方法，便于查找和改進(jìn)。政策的內(nèi)容是非?？菰锏?，想要深入下去，就需要采取一些措施。比如給自己制定一個(gè)計(jì)劃，最近一段時(shí)間開(kāi)展某一個(gè)方面的檔案整理，這樣在工作中，一邊整理一邊學(xué)，整理了之后就能夠進(jìn)一步的了解和懂得檔案工作的開(kāi)展方法。

2.2 學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)

經(jīng)驗(yàn)是需要長(zhǎng)久的工作過(guò)程才能夠獲得的財(cái)富，一般新進(jìn)檔案人員很難在開(kāi)始就對(duì)檔案工作有什么具體的經(jīng)驗(yàn)。在這種情況下，就應(yīng)該跟周圍的同事、前輩多多請(qǐng)教，多多學(xué)習(xí)。對(duì)于一個(gè)謙虛誠(chéng)懇的求知者，大部分人都會(huì)對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的講解和釋疑。這就要求在詢問(wèn)的過(guò)程中，新進(jìn)檔案人員的態(tài)度要真誠(chéng)，對(duì)待同事要熱情、大方、和善的人總是擁有好的人際關(guān)系。從前輩那里學(xué)習(xí)來(lái)的經(jīng)驗(yàn)要實(shí)際的在工作中運(yùn)用并掌握，這樣才能將別人的經(jīng)驗(yàn)變成自己的經(jīng)驗(yàn)，更好的獨(dú)立開(kāi)展工作。

作為高校的檔案管理人員，除了單位的前輩外，還要拓寬思路，學(xué)習(xí)兄弟院校的經(jīng)驗(yàn)做法。這樣才能夠開(kāi)闊思路，創(chuàng)新的開(kāi)展工作。根據(jù)不同單位的情況，有的學(xué)校的檔案管理人員從事檔案工作超過(guò)25 a，可以說(shuō)是一生都在從事檔案工作，這樣的專家可說(shuō)是可遇而不可求，就像是醫(yī)院的門診專家一樣，見(jiàn)識(shí)過(guò)非常多的疑難雜癥，給出的分析也是透徹清楚。而一些高校，可能由于人員流動(dòng)大，情況復(fù)雜，很多檔案人員比較頻繁的更換，這是不利于檔案工作的開(kāi)展和傳承的，也使得很多高校的檔案工作并不盡如人意。遇到這種情況的新進(jìn)檔案管理人員，如果能夠和兄弟院校的檔案人員常溝通，就能彌補(bǔ)這方面的缺失，保證檔案工作的順利開(kāi)展。當(dāng)然為了安全起見(jiàn)，盡量使用電話溝通。

2.3 學(xué)習(xí)方法

學(xué)習(xí)一些具體的經(jīng)驗(yàn)之后，要善于總結(jié)方法。工作完全憑借蠻干是無(wú)法達(dá)到很好的效果的?？偨Y(jié)方法需要一定的時(shí)間和工作的量，這就要在開(kāi)始的時(shí)候不怕苦，不怕累，增加了工作的量，慢慢的就會(huì)在勞動(dòng)中進(jìn)行總結(jié)。

在工作中要有主動(dòng)意識(shí)，不等不靠，等上級(jí)安排是不行的，應(yīng)該及時(shí)的想到前面。遇到事情多思考，不要怕出錯(cuò)，也不要怕丟臉。這就要積極的調(diào)整心態(tài)，干一行愛(ài)一行。就要求工作中多向優(yōu)秀的前輩們學(xué)習(xí)，不要怕失敗，不要怕張嘴，多多請(qǐng)教。不是學(xué)習(xí)具體某一件事的做法，而是學(xué)習(xí)前輩的工作方法，并善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

組織人事部門會(huì)例行的將一些材料轉(zhuǎn)交給檔案員，讓檔案員進(jìn)行保管，這就要求掌握檔案的收集規(guī)章，有些時(shí)候甚至需要對(duì)其他部門催交需要裝入檔案的材料。

3 善于傾聽(tīng)

傾聽(tīng)是一種非常好的與人交往的方法。很多時(shí)候自己拿不準(zhǔn)的時(shí)候，多問(wèn)，多聽(tīng)聽(tīng)別人的說(shuō)法。兼聽(tīng)則明，偏信則暗。對(duì)于自己拿不準(zhǔn)的事，不能武斷的下決定，多聽(tīng)聽(tīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的說(shuō)法，多聽(tīng)聽(tīng)同事的說(shuō)法，多聽(tīng)聽(tīng)朋友的說(shuō)法。不是說(shuō)完全按照別人說(shuō)的去做。每個(gè)人都有自己的處事風(fēng)格和行事作風(fēng)，不能完全照搬硬套別人的，但是可以通過(guò)傾聽(tīng)別人的說(shuō)法來(lái)完善和修正自己的觀點(diǎn)與思想。

檔案工作觸及到所有教師的核心利益，一定要耐心的傾聽(tīng)其訴求，把教職工對(duì)自己工作的建議和意見(jiàn)當(dāng)成是對(duì)工作的關(guān)心，用平和的心態(tài)來(lái)接納，多聽(tīng)才能有更多的思路。此外，對(duì)于自己?jiǎn)挝坏那拜?，就更要能夠傾聽(tīng)領(lǐng)會(huì)別人的意圖。在機(jī)關(guān)單位工作久了，很多人講話比較婉轉(zhuǎn)，需要好好的理解和領(lǐng)會(huì)，真正明白別人說(shuō)話的意圖，這樣才能更好的開(kāi)展工作。勤于請(qǐng)教，勤于傾聽(tīng)。

4 善于溝通

除了傾聽(tīng)之外，還應(yīng)該善于溝通。檔案工作是一份非常重要而且關(guān)系重大的工作，很多教職工對(duì)這項(xiàng)工作有著長(zhǎng)久的不理解和不重視，而且這種思想比較根深蒂固。這就要求新進(jìn)檔案人員在日常的工作中能夠自主的與其他教師進(jìn)行理智的溝通，有效率的溝通。

溝通是為了能夠更好的交換彼此的思想，也只有交流了思想，才能夠明白很多自己不懂的事情。讓別人了解和懂得檔案工作的重要性和檔案工作所需要的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)是不容易的，這就要求檔案人員在與人溝通上要更加注重方法，態(tài)度要耐心自然。因?yàn)闄n案工作的特殊性，不是所有的內(nèi)容和原因都可以跟其他教師溝通交流，這就要求吃透政策，用政策跟老師們溝通，有理有利有節(jié)。遇事多站在對(duì)方的角度和立場(chǎng)考慮問(wèn)題，雖然情感上理解，但政策規(guī)定的事情必須嚴(yán)格執(zhí)行。

5 敢于承擔(dān)

檔案工作是非常重要的，這毋庸置疑。這就要求開(kāi)展這項(xiàng)工作的管理人員在工作的過(guò)程中要能擔(dān)得起重任，頂?shù)米毫?。檔案工作是有其工作的特殊性的，這樣就要求在工作中能夠擔(dān)當(dāng)，敢于面對(duì)著急的問(wèn)題。遇事不能推諉，不切實(shí)際是干不好檔案工作的。

6 結(jié) 語(yǔ)

檔案工作是一項(xiàng)關(guān)系重大而且過(guò)程繁冗復(fù)雜的工作，想要好好的開(kāi)展檔案工作，需要足夠的耐心、細(xì)心和恒心。在工作中要能夠腳踏實(shí)地，兢兢業(yè)業(yè)的做事。做好一件事很容易，但能夠做好每件事就很難。這就要求新進(jìn)檔案管理人員在工作中積極主動(dòng)，工作外善于補(bǔ)充，從思想上用政策武裝自己，從前輩那里學(xué)習(xí)積極的經(jīng)驗(yàn)并牢牢掌握，每工作一段時(shí)間就要停下來(lái)開(kāi)始總結(jié)并善于總結(jié)方法，對(duì)于不解的事情多多的傾聽(tīng)，想方設(shè)法的去跟明白的人進(jìn)行溝通，即使出了問(wèn)題也敢于承擔(dān)，就一定能夠以最飽滿的精神面貌來(lái)開(kāi)展檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1] 謝海軍.檔案管理如何適應(yīng)企業(yè)對(duì)檔案工作創(chuàng)新的要求[J].江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2004，（3）.

[2] 譚麗.試論如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2012，（22）.

[3] 陶紅霞.高校檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化[J].檔案，2000，（5）.