辦公室檔案管理效率的提高措施思考

張寶燕

摘 要：在現(xiàn)今本單位工作過(guò)程中，辦公室檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，是對(duì)辦公室日常工作、活動(dòng)進(jìn)行記錄的重要方式。在本文中，將就辦公室檔案管理效率的提高措施進(jìn)行一定的研究與思考。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理效率；提高措施

1 加強(qiáng)辦公室檔案管理的必要性分析

辦公室檔案可以說(shuō)是非常重要的一項(xiàng)資源，不僅能夠?qū)k公室日常工作、活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，也會(huì)為單位涉及其他工作的開(kāi)展提供非常積極的服務(wù)，是單位工作開(kāi)展中不可缺少部分：第一，檔案是各單位工作、發(fā)展軌跡的一個(gè)全面展現(xiàn)，是單位未來(lái)發(fā)展對(duì)以往進(jìn)行參考的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于提升單位內(nèi)部工作質(zhì)量、工作效率具有著十分積極的意義；第二，通過(guò)檔案的管理，將對(duì)管理者在實(shí)施決策時(shí)能夠通過(guò)檔案的查閱了解到本單位現(xiàn)今的實(shí)際情況，以此幫助其更好的制定本單位未來(lái)工作計(jì)劃；第三，通過(guò)檔案的應(yīng)用，有利于關(guān)聯(lián)工作成果進(jìn)行認(rèn)定，更有利于雙方合作工作的開(kāi)展；第四，辦公室檔案工作開(kāi)展的水平、質(zhì)量可以說(shuō)是單位整體工作效率、經(jīng)營(yíng)成效的一種體現(xiàn)，對(duì)于單位的模式選擇以及資源配置具有決定性的作用。對(duì)此，就需要我們能夠在對(duì)檔案管理工作重要性起到正確認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上更好地開(kāi)展該項(xiàng)工作。

2 提高辦公室檔案管理效率的幾點(diǎn)措施

2.1 重視人員理念

在辦公室檔案管理工作中，理念是非常重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)，只有實(shí)現(xiàn)理念上的創(chuàng)新，才能夠?qū)⑾敕ǜ吨T實(shí)踐后獲得更好的檔案管理水平。而要想獲得該種效果，就需要從單位的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員的思想層面入手，通過(guò)良好教育工作的開(kāi)展使其能夠在具有創(chuàng)新意識(shí)的基礎(chǔ)上對(duì)辦公室的檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行認(rèn)真的分析，并在發(fā)現(xiàn)以往檔案工作中存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上以針對(duì)性的方式對(duì)其解決，進(jìn)而獲取到提升檔案管理工作水平的切入點(diǎn)。而除了教育之外，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也需要能夠在工作開(kāi)展的同時(shí)積極的樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，通過(guò)對(duì)自身檔案管理思想的不斷更新、對(duì)于檔案服務(wù)工作目標(biāo)的正確建立將檔案管理思想同時(shí)代及本單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求進(jìn)行同步，以此保證檔案管理工作能夠更好的符合日常工作需求。而從本單位的管理者角度來(lái)說(shuō)，也需要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)加強(qiáng)全體人員的思想工作，通過(guò)會(huì)議的形式讓檔案人員認(rèn)識(shí)到檔案管理這項(xiàng)工作對(duì)于事業(yè)單位所具有的積極意義以及作用，以此在對(duì)以往被動(dòng)式服務(wù)方式轉(zhuǎn)變到主動(dòng)形式的基礎(chǔ)上使檔案管理工作從各個(gè)層面獲得提升。

2.2 加強(qiáng)管理手段

在辦公室檔案管理工作開(kāi)展中，所使用的管理手段將直接決定檔案管理工作的質(zhì)量與效率，尤其是在現(xiàn)今我們所處的全新形式下，辦公室更是需要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理手段進(jìn)行積極地更新與升級(jí)：首先，檔案管理部分要積極同時(shí)代接軌，學(xué)會(huì)通過(guò)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)更為現(xiàn)代化的檔案管理工作進(jìn)行改革與支撐。而檔案管理部門(mén)也需要能夠建立起檔案管理的局域網(wǎng)，以此實(shí)現(xiàn)在單位內(nèi)部檔案網(wǎng)站的制作，使單位人員在對(duì)檔案具有需求時(shí)通過(guò)該局域網(wǎng)的應(yīng)用就能夠?qū)n案資料與信息進(jìn)行查閱，在減少檔案人員查找工作量的同時(shí)也提升了這部分檔案的利用效率；其次，辦公室可以同相關(guān)的聯(lián)系單位進(jìn)行聯(lián)系來(lái)形成一個(gè)更為專業(yè)的管理中心，通過(guò)該管理中心的建立將辦公室檔案的電子數(shù)據(jù)整合到其中，以此便于相關(guān)單位對(duì)所需檔案的查閱與利用。而對(duì)于該管理中心而言，其日常工作的主要目的就是對(duì)辦公室的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，并將其更好的通過(guò)中心共享，以此在各司其職的情況下實(shí)現(xiàn)檔案的高效率管理與應(yīng)用。

2.3 創(chuàng)新管理機(jī)制

管理機(jī)制是保障辦公室檔案管理效果的一項(xiàng)重要保障，而建立起一個(gè)更為科學(xué)、創(chuàng)新的檔案管理機(jī)制則可以說(shuō)是提升辦公室檔案管理效率的一項(xiàng)重要因素。在部分單位中，實(shí)際檔案管理工作開(kāi)展時(shí)往往存在著同其他部門(mén)不協(xié)調(diào)的情況，而這就是檔案管理機(jī)制缺乏、不科學(xué)所導(dǎo)致的。對(duì)此，在辦公室開(kāi)展日常檔案管理工作的同時(shí)，也需要積極創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項(xiàng)工作具有更好的工作動(dòng)力以及發(fā)展?jié)摿Α６诖诉^(guò)程中，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員以及檔案管理人員也需要能夠?qū)n案管理這項(xiàng)工作所具有的服務(wù)性質(zhì)產(chǎn)生正確的認(rèn)識(shí)，并以此為基礎(chǔ)加強(qiáng)檔案管理服務(wù)的建立。而在機(jī)制建立這項(xiàng)任務(wù)中，領(lǐng)導(dǎo)的決策可以說(shuō)是非常關(guān)鍵的，可以稱之為檔案管理服務(wù)機(jī)制創(chuàng)建的核心，對(duì)此，就需要能夠從單位自身實(shí)際出發(fā)，以更為科學(xué)、細(xì)化的方式對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行制定。在具體內(nèi)容方面，除了人員的選定、工作流程等基本內(nèi)容之外，也可以包括單位文件閱覽中心成立、網(wǎng)絡(luò)檔案目錄建立以及檔案咨詢臺(tái)建設(shè)等。通過(guò)這部分具有創(chuàng)新性質(zhì)檔案管理機(jī)制的建立，則能夠在對(duì)單位檔案管理工作意義進(jìn)行清晰明確的基礎(chǔ)上針對(duì)社會(huì)存在的熱點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行信息服務(wù)工作，以此使其所具有的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益能夠得到進(jìn)一步的提升。

2.4 擴(kuò)大管理領(lǐng)域

在現(xiàn)今部分事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作中，工作范圍狹窄可以說(shuō)是一個(gè)較為普遍的問(wèn)題，而要想使檔案管理工作的效率能夠得到更好的提升，就需要積極的對(duì)管理范圍進(jìn)行創(chuàng)新與擴(kuò)展。而要想實(shí)現(xiàn)該目的，就需要將檔案服務(wù)的對(duì)象從以往僅僅針對(duì)單位自身的視野進(jìn)行提升、擴(kuò)大，轉(zhuǎn)而面向整個(gè)社會(huì)提供檔案服務(wù)。因?yàn)閷?duì)于傳統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其僅僅是向本單位內(nèi)部提供檔案服務(wù)，并將單位對(duì)于信息的需求、正常運(yùn)行提供全方位的服務(wù)，雖然對(duì)于單位的運(yùn)行具有積極的意義，但是在檔案應(yīng)用水平以及作用發(fā)揮方面還存在著一定的不足。而通過(guò)將單位服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大到社會(huì)，則可以通過(guò)檔案資源為不同個(gè)人與組織提供更為個(gè)性化以及特殊性的服務(wù)，以此更好的發(fā)揮檔案作用。而在對(duì)檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行擴(kuò)大的同時(shí)，也需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)培訓(xùn)教育方式的應(yīng)用，在使其綜合素質(zhì)得到不斷提升的同時(shí)使其能夠更好的滿足檔案管理工作需求。

3 結(jié)束語(yǔ)

可以說(shuō)，辦公室檔案管理是各單位日常工作開(kāi)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在上文中，我們對(duì)辦公室檔案管理效率的提高措施進(jìn)行了一定的研究與思考，需要在實(shí)際工作開(kāi)展中能夠聯(lián)系本單位實(shí)際，以針對(duì)性措施的應(yīng)用更進(jìn)一步提升辦公室檔案管理效率與水平。

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