美國西北數(shù)字檔案館的建設及其啟示

閆冬

摘要：美國西北數(shù)字檔案館是數(shù)字檔案館建設的成功案例，具有聯(lián)合建設，館藏豐富、檢索先進，用戶導向、持續(xù)改進等優(yōu)勢，對于我國數(shù)字檔案館在突破一館局限、加強外部合作，豐富館藏資源、完善檢索服務，重視用戶需求、強化使用跟蹤方面具有借鑒意義。

關鍵詞：西北數(shù)字檔案館網(wǎng)站建設聯(lián)合數(shù)據(jù)庫

一、美國西北數(shù)字檔案館的建設概況

美國西北數(shù)字檔案館（Northwest Digital Ar？ chives，NWDA）成立于2002年，用于幫助研究者通過互聯(lián)網(wǎng)獲取館藏信息，促進信息的廣泛使用。它的這種作用體現(xiàn)在聯(lián)合數(shù)據(jù)庫功能上，即華盛頓州、俄勒岡州、愛達荷州、阿拉斯加州、蒙大拿州各機構(gòu)的檔案編碼著錄（Encoded Archival Description，EAD）檢索工具的聯(lián)合數(shù)據(jù)庫。作為聯(lián)合數(shù)據(jù)庫，西北數(shù)字檔案館采取分散式建設，它并不對原始資料進行歸檔，而是扮演資源列表的角色，幫助用戶定位被隸屬機構(gòu)歸檔的資料。

從工作流程上看，它主要包括兩個部分。一是創(chuàng)建檢索工具，參與機構(gòu)負責修改、編碼、著錄各自館藏全宗，或創(chuàng)建新的美國機讀目錄記錄（the Machinereadable Catalogue Record，MARC），或修改現(xiàn)有美國機讀目錄中的856字段，從而形成檔案編碼著錄的目錄全文檢索工具和機讀目錄記錄；二是遞送目錄，即完成EAD檢索工具與機讀目錄記錄的編寫后，西北數(shù)字檔案館成員通過匿名FTP服務器或其他為數(shù)據(jù)交換建立的網(wǎng)絡協(xié)議，向公共服務器遞交自身創(chuàng)建的檢索工具。完成匯集的公共服務器，再將各機構(gòu)的檢索工具整合納入美國西北數(shù)字檔案館網(wǎng)站，實現(xiàn)對用戶的利用服務。

二、美國西北數(shù)字檔案館的特點及優(yōu)勢

（一）聯(lián)合建設

數(shù)字檔案館建設涉及通信、計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、信息安全等諸多領域，是一項復雜的大型系統(tǒng)工程。從技術看，單一的檔案館無法滿足現(xiàn)實要求，部分美國大學參與聯(lián)合開發(fā)，可以為數(shù)字檔案館提供人才保證和技術支撐，圖書館及其他單位的參與則有利于館藏資源的豐富和總體開放性的實現(xiàn)。因此，美國大多數(shù)字檔案館的建設都由圖書館、博物館、檔案館、大學進行聯(lián)合建設、合作開發(fā)，美國西北數(shù)字檔案館的建設亦如此。

1.在理念上堅持聯(lián)合建設的原則。美國西北數(shù)字檔案館的建立源于2000年華盛頓州貝靈漢市的西北檔案工作者年會。起初，西北數(shù)字檔案館只是一個匯集了阿拉斯加州、愛達荷州、俄勒岡州、蒙大拿州和華盛頓州的多個機構(gòu)、超過4500種檔案編碼著錄檢索工具的網(wǎng)絡可用聯(lián)合目錄。2001年1月，西北地區(qū)的部分檔案學者在俄勒岡州波特蘭“在線西北”（Online Northwest）舉行非正式會議，會議一致同意聯(lián)合向國家人文基金提出建立西北數(shù)字檔案館的建議。該倡議會同其他建議一并交由國家人文基金保護與開發(fā)部門（Division of Preservation and Access，NEH），并最終獲得兩大階段的資助：第一階段從2002年7月到2004年12月，第二階段從2005年7月到2007年9月。

2.在規(guī)劃上秉承整體布局的思路。美國西北數(shù)字檔案館在建設初期就申請到國家人文基金項目，為了實現(xiàn)其對檢索工具完整性的要求，滿足目錄索引增添信息的需求，該項目由西北諸州35個單位合作完成，合作機構(gòu)主要分為以下5類：大學如愛荷達州大學（University of Idaho）；圖書館如阿拉斯加圖書館（Alaska State Library），協(xié)會如蒙大拿歷史學會（Montana Historical Society）；檔案館如西雅圖手稿檔案館（Seattle Municipal Archives）；博物館如西北藝術與文化檔案館（Northwest Museum of Arts & Cul？ ture）。各參與單位不僅是該數(shù)字檔案館的資源基地，而且承擔了部分項目工作，例如俄勒岡州立大學負責管理項目，華盛頓州立大學提供技術支持并主辦NW？ DA數(shù)據(jù)庫。

3.在實踐上貫徹協(xié)調(diào)統(tǒng)籌的思想。美國西北數(shù)字檔案館建立之初就擺脫了一市一州的局限，其規(guī)劃的出發(fā)點是將西北地區(qū)的檔案資源聯(lián)合起來。在實施過程中該數(shù)字檔案館不僅注重參與機構(gòu)內(nèi)部資源的互聯(lián)互通，而且積極與區(qū)域外的機構(gòu)合作，例如除了與加利福尼亞在線檔案鏈接外，還曾提出與資金充足的圖書館如加州大學伯克利分校圖書館，耶魯大學手稿與檔案館鏈接。更重要的是，其長遠發(fā)展是要與北卡羅來納州的回聲項目、新英格蘭五學院項目等計劃一同鏈接到美國數(shù)據(jù)庫，如此宏大的目標，加之西北數(shù)字檔案館積極申請國家基金足以證明該數(shù)字檔案館規(guī)劃長遠、階段清晰、目標明確。

（二）館藏豐富，檢索先進

美國西北數(shù)字檔案館館藏資源豐富，尤其是歷史人文資源甚至覆蓋普通民眾的生活，例如涉及華盛頓州居民的大古力水壩拆遷，亞裔美國人領取救濟糧的相關文獻資料，內(nèi)容上不僅包括家庭檔案等日常生活檔案，還包括法律文書等檔案資料；種類上不僅包括常見的照片檔案、音頻檔案，還包括藝術作品、地圖等檔案資料。

豐富的館藏資源為美國西北數(shù)字檔案館先進的檢索服務奠定了基礎。這些先進的檢索服務主要依靠以下技術手段。一是IXIASOFT TEXTML數(shù)據(jù)庫。美國西北數(shù)字檔案館建設前期，沒有明確的數(shù)據(jù)庫程序能夠滿足實際需要。2003年，在完成對商業(yè)與開放資源EAD傳遞軟件程序的評估后，該檔案館選擇IXIASOFT TEXTML作為數(shù)據(jù)庫解決方案，一方面該數(shù)據(jù)庫具有良好的可拓展性，曾在英國利用檔案（Access to Ar？ chives，A2A）項目中將圖書館、文件中心、大學和博物館等四百多家不同組織中的目錄索引匯總?cè)诤希涣硪环矫嬖摂?shù)據(jù)庫使用XML相關規(guī)范，例如XPath1.0，它是一門在XML文檔中查找信息的語言，可對XML文檔中元素和屬性進行遍歷，使用類似URL路徑的形式導航XML層次結(jié)構(gòu)，因而具有強大的索引功能。二是數(shù)字檔案館網(wǎng)絡標識符。為了實現(xiàn)對檔案的有效管理、提供長久檢索利用，美國西北數(shù)字檔案館建設初期項目負責人要求設計可持續(xù)網(wǎng)絡標識符系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)庫中的EAD編碼檢索工具等可以被檔案館網(wǎng)頁，或其他在線文檔參考引用。為了滿足這一要求，華盛頓州立大學的技術人員實施了檔案資源標識符規(guī)范（Archi？ val Resource Key，ARK）。作為第三代網(wǎng)絡標識符，檔案資源標識符規(guī)范的實施具有三大功能：第一提供穩(wěn)定的標識符，可以為檢索文檔提供參考，同時有利于搜索引擎“收割”鏈接；第二保證可持續(xù)性，當用戶添加參數(shù)到ARK標識符時，該標準保證信息的呈現(xiàn)，根據(jù)加利福尼亞數(shù)字圖書館保存術語表（the California Digital Librarys Preservation Glossary），它是“由一個旨在保存和提供特定對象或者對象集合的組織的聲明”，這種能力保證聯(lián)盟能為數(shù)字對象定義保存政策，為用戶提供透明的信息。一旦承諾聲明URL得以登記，有關保存對象的信息將會提供給用戶，其中的標識符也將得到較長時間的保存。第三保證檢索效率，攜帶有網(wǎng)絡標識符的檔案著錄條目可以加入到搜索引擎中，用戶可以通過搜索引擎查找到檔案，例如谷歌（Google）搜索引擎自動將其加入搜索條目中，輸入檢索詞“an？ nie abel-henderson”，谷歌顯示的第一條檢索條目是來自西北數(shù)字檔案館該責任者的相關檔案。

（三）用戶導向，持續(xù)改進

美國西北數(shù)字檔案館網(wǎng)站不僅為用戶提供初級檢索、高級檢索和檢索幫助，而且提供了四個檢索通道，分別是“類別錄”、“載體類型”、“資源館藏機構(gòu)”、“按標題檢索”。用戶還可通過網(wǎng)站提供的站點鏈接直接訪問“落基山檔案在線”、“德克薩斯州檔案資源在線”、“加利福尼亞州檔案在線”以及“亞利桑南州檔案在線”的檢索界面，查詢所需的檔案信息。美國西北數(shù)字檔案館憑借其強大的檢索服務體系有效地實現(xiàn)了合作機構(gòu)檔案信息資源的共享，較為成功地解決了檔案信息分散性與用戶需求集中性之間的矛盾，而這源自用戶驅(qū)動。2004年，美國西北數(shù)字檔案館發(fā)布了第一代搜索界面的設計與功能，網(wǎng)站功能、外觀設計都是基于項目工作者和檔案人員的偏好。為了擺脫“為自己設計”的局面，工作人員堅持以用戶為導向，進行了多次可用性測試。2005年5月，時任美國西北檔案工作者協(xié)會秘書長的Elizabeth Joffrion在Easy Access中撰文表示，“我們必須學習商業(yè)領域的營銷原理，發(fā)展成為更加以客戶為導向的職業(yè)”，他指出為了實現(xiàn)這一目標，必須改善與用戶的關系。

基于用戶導向，美國西北數(shù)字檔案館對網(wǎng)站的持續(xù)跟蹤，了解用戶使用狀況，分析數(shù)據(jù)結(jié)果。起初該數(shù)字檔案館使用谷歌指標和內(nèi)部報告來跟蹤使用情況。2005年，為了更有效地服務用戶，該數(shù)字檔案館建立了可用性測試工作組（UYWG）。并分別于2006年5月、2006年底和2007年、2008年在蒙大拿年度會議、蒙大拿大學、西華盛頓大學、俄勒岡州立大學進行了五次可用性測試，根據(jù)測試結(jié)果先后對網(wǎng)站關鍵詞、搜索選項、導航欄、折疊展開功能、目錄索引等內(nèi)容進行了修改。另有報告顯示2006年1月，只有24個目錄索引從數(shù)據(jù)庫中被檢索，但2008年1月使用量已攀升至15000個。

三、對我國數(shù)字檔案館建設的啟示

2000年5月，我國第一個數(shù)字檔案館項目——深圳市數(shù)字檔案館工程研究與開發(fā)的啟動，是我國進入數(shù)字檔案館時代的重要標志。2010年6月《數(shù)字檔案館（庫）建設指南》和2013年10月的“全國數(shù)字檔案館（室）建設推進會”，進一步促進了我國數(shù)字檔案館的建設。盡管如此，我國數(shù)字檔案館建設不斷發(fā)展的同時，其出現(xiàn)的問題也應該引起足夠的重視。

（一）突破一館局限，加強外部合作

就我國數(shù)字檔案館過程而言，大多地方檔案局（館）除了與供應商合作外，很少與高校、圖書館合作。這樣，高校較為豐富的人力資源和技術資源就不會充分利用，圖書館較為豐富的經(jīng)驗也沒有得到充分體現(xiàn)。對于檔案局（館）而言，在理念上突破“本位主義”，嘗試“互聯(lián)網(wǎng)思維”，建立互聯(lián)的思維方式；在規(guī)劃上放寬視野、立足長遠，積極尋找“利益共同體”，以多元角度整體上謀劃建設主體；積極與高校密切聯(lián)系，充分利用其人才和技術資源，汲取數(shù)字圖書館建設的有益經(jīng)驗，主動建立外部合作，充分利用外部資源。

（二）豐富館藏資源，完善檢索服務

與美國西北數(shù)字檔案館相比，我國數(shù)字檔案館資源囿于傳統(tǒng)收集范圍，內(nèi)容上較為常見的是政府文件資料等固定內(nèi)容，種類上也相對單一，利用價值有限，館藏接收渠道亟待拓展，館藏資源亟待豐富，檢索服務亟待完善。這就要求我國檔案館（局）從以接收黨政機關、國有企事業(yè)單位的檔案為主、以文書檔案為主，向以接收范圍社會性、價值多元性的檔案過渡，更多地關注社會民生。

與美國西北數(shù)字檔案館相比，我國數(shù)字檔案館檢索服務發(fā)展較為滯后，部分地區(qū)數(shù)字檔案館檢索手段單一，開放權(quán)限較低，存在大量死鏈接。應充分利用先進的信息技術，一方面完善搜索應用，豐富數(shù)字檔案館檢索手段，逐步開放訪問權(quán)限；另一方面，加強館藏檔案、數(shù)字資源的整理、分類，及時清理無效失效鏈接，提高檢索效率。

（三）重視用戶需求，強化使用跟蹤

在我國推進數(shù)字檔案館建設的過程中，承包商包辦或過于重視檔案部門業(yè)務流程的現(xiàn)象較為普遍，結(jié)果最終成形的數(shù)字檔案館都多少帶有“為自己設計”的痕跡，使用戶的需求沒有得到充分體現(xiàn)。因此，要從設計理念入手，充分考慮用戶需求、用戶習慣，堅持以用戶為導向改進數(shù)字檔案館的建設工作，充分利用大數(shù)據(jù)技術對用戶體驗進行分析。同時，我國數(shù)字檔案館應學習美國西北數(shù)字檔案館堅持開展可用性測試，堅持對用戶的使用情況進行跟蹤、分析，進而提高數(shù)字檔案館的可用性和易用性。

*本文為國家社科基金重大項目“國家數(shù)字檔案資源整合與服務機制研究”（項目編號：13 &ZD 184）的前期研究成果。

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