試論高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)途徑

胡曉彤

【摘 ? ?要】當(dāng)下，檔案的數(shù)字化管理發(fā)展程度不高，而且面臨著重重的阻礙。其中主要是辦公自動化管理并未能在大多數(shù)高校全面實(shí)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】檔案館 ?數(shù)字化 ?高校 ?管理

中圖分類號：G4 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2015.08.194

作為高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，高校檔案館數(shù)字化建設(shè)主要是利用多媒體、數(shù)字成像、掃描、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技信息技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行采集、傳輸、處理以及存儲，充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，鏈接各方資源，形成一個(gè)完整有序的高校檔案管理數(shù)據(jù)庫，有效提高高校檔案館的管理效益和效率，實(shí)現(xiàn)資源共享和有效及時(shí)利用。而如何通過系統(tǒng)的管理形成一個(gè)完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，這是目前擺在高校檔館面前的重要難題之一。

一、高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀

當(dāng)下，檔案的數(shù)字化管理發(fā)展程度不高，而且面臨著重重的阻礙。其中主要是辦公自動化管理并未能在大多數(shù)高校全面實(shí)現(xiàn)，而各職能部門都在使用他們各自的管理系統(tǒng)，如教務(wù)管理系統(tǒng)、招生管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等相互之間都是獨(dú)立的個(gè)體，各自獨(dú)立的信息管理系統(tǒng)嚴(yán)重阻礙了資源共享的實(shí)現(xiàn)，檔案管理系統(tǒng)自然也不能通過網(wǎng)絡(luò)平臺直接獲取所需的信息內(nèi)容，這一障礙嚴(yán)重阻擋了檔案館的數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

與此同時(shí)，高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)目前存在著幾大問題：首先：高校庫存檔案問題。隨著保存時(shí)間的不斷推移累加，檔案中字跡不清、紙張殘損、手寫體材料比重高等情況也在不斷出現(xiàn)，某些紙質(zhì)檔案的電子版無法找到的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。第二，高校各職能部門的數(shù)據(jù)庫之間不能實(shí)現(xiàn)有效的鏈接。原因接口的標(biāo)準(zhǔn)都不統(tǒng)一，第三，高校檔案館的數(shù)字化程度比較低。多數(shù)檔案文件目錄級需要數(shù)據(jù)導(dǎo)入甚至人工錄入來完成，比起手工檢索雖然更快捷一些，但全文檢索依舊沒有實(shí)現(xiàn);這些都是在檔案信息數(shù)字化過程中需要解決的具體問題。

解決以上各方面的問題，就需要根據(jù)當(dāng)下檔案館工作的具體實(shí)際，科學(xué)改進(jìn)檔案館的工作方式方法，才能提高檔案管理效率，滿足現(xiàn)代化檔案館的新需求，建設(shè)高?！皵?shù)字化校園”。

二、數(shù)字化是高校檔案館建設(shè)的必然選擇

當(dāng)前，信息化發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施和云計(jì)算工程和電子政務(wù)工程的有序開展，都是我國信息化數(shù)字化工程的進(jìn)展表現(xiàn)。數(shù)字化戰(zhàn)略為檔案事業(yè)的發(fā)展拓展了廣闊的平臺，為高校檔案館的改革進(jìn)步提供了新的機(jī)遇。有效利用人才儲備、網(wǎng)絡(luò)硬件等各方面的自有優(yōu)勢，各高?？梢园选皵?shù)字化校園”建設(shè)作為現(xiàn)代數(shù)字化管理的基礎(chǔ)平臺。

首先，電子檔案具有體積小，使用壽命長，容易復(fù)制，傳遞速度快和便于存儲等紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)勢，具有更高的實(shí)用性。高校檔案館的數(shù)字化將會實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案的跨越，對傳統(tǒng)的檔案工作產(chǎn)生了前所未有的沖擊，具有很強(qiáng)大的影響力。

其次，選擇數(shù)字化也是高校檔案信息工作發(fā)展的結(jié)果。高校是人才培養(yǎng)的重要基地，也是傳承中華文明應(yīng)用先進(jìn)科技的主要機(jī)構(gòu)，具有先進(jìn)的文化理念，也為文化底蘊(yùn)的形成和挖掘起著重要的作用。再次，實(shí)行高校檔案館的數(shù)字化也是檔案人不斷發(fā)展自身素質(zhì)適應(yīng)時(shí)代要求的選擇。

作為高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，高校檔案館數(shù)字化建設(shè)也是校園工程的重要組成部分，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息資源共享的前提。為了使檔案信息的利用更加方便、準(zhǔn)確與快捷，更好地服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會，必須發(fā)展檔案數(shù)字化。同時(shí)這也是國家信息化戰(zhàn)略的發(fā)展要求。

三、高校檔案館數(shù)字化建設(shè)途徑

（一）檔案信息安全性建設(shè)

實(shí)行檔案館數(shù)字化管理后，數(shù)字化的檔案信息就可以通過網(wǎng)絡(luò)手段進(jìn)行傳播利用。數(shù)字化以后的檔案信息安全對于檔案的安全管理來說，又是一個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

首先，目前保護(hù)信息安全的法規(guī)制度都不夠健全，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃，不能滿足當(dāng)下檔案管理的需求。其次高校檔案數(shù)字化評估和防范比較少，降低了檔案信息安全的預(yù)警能力。

另外，檔案專業(yè)人才短缺。針對以上三種原因可以采取有針對性的措施：完善法律制度，把檔案管理納入法制化的軌道，為高校檔案信息安全提供法律依據(jù);制定多方面安全防范的標(biāo)準(zhǔn)和方法，如基礎(chǔ)通信數(shù)據(jù)輸出和電子記錄等標(biāo)準(zhǔn);采用身份認(rèn)證、加密算法和控制訪問量等方法;加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)，提高管理者的安全防范意識和工作技能。

（二）庫存檔案數(shù)字化建設(shè)

科學(xué)性。檔案數(shù)量龐大，其中含有保管期滿鑒定后需銷毀處理的檔案和未鑒定的檔案。如果盲目地將這些檔案悉數(shù)數(shù)字化，只會大幅度增加檔案數(shù)字化工作的負(fù)擔(dān)和難度，同時(shí)白白浪費(fèi)掉大量的資金、資源。因此，庫存檔案數(shù)字化要采取科學(xué)合理的方式進(jìn)行。

首先，制定科學(xué)合理的檔案優(yōu)化方案。根據(jù)高校檔案館的具體情況以及檔案所屬年代、使用頻率、密級和保管期限等，對庫存檔案制定出科學(xué)合理的優(yōu)化方案。依據(jù)方案對檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理，不僅要做得全面細(xì)致，同時(shí)還要分清主次抓住重點(diǎn)。

其次，高校檔案優(yōu)化要兼顧當(dāng)下檔案過度轉(zhuǎn)型時(shí)期和未來檔案發(fā)展總趨勢的不同要求，對于不同類型的檔案，采取不同的優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)，有理有據(jù)地開展高校檔案數(shù)字化工作。

實(shí)用性。根據(jù)制定好的檔案優(yōu)化方案，評估鑒定庫存檔案的利用頻率、實(shí)用性和價(jià)值，按照高校檔案的密級、內(nèi)容優(yōu)先級和年度優(yōu)先級三個(gè)方面確定檔案數(shù)字化的合理范圍。

首先對那些急需修補(bǔ)的檔案和利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，確保庫存檔案資源的有效利用。針對不適合數(shù)字化檔案管理方法的檔案，如沒有解密或密級較高的、暫時(shí)不用的和保存價(jià)值較高的檔案，可以暫時(shí)不進(jìn)行數(shù)字化，待檔案管理的數(shù)字化科技條件進(jìn)一步發(fā)展成熟之后再做科學(xué)安排處理，高校檔案館數(shù)字化建設(shè)是有條件、有選擇的數(shù)字化。

工作途徑。檔案工作者自己完成和工程外包是目前實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化最常用的兩種途徑。檔案工作者利用現(xiàn)在已有的辦公條件，針對檔案的具體情況采用合理的檔案數(shù)字化管理方法。同時(shí)，根據(jù)已制定的數(shù)字化方案和標(biāo)準(zhǔn)，分析篩選檔案信息的基本情況，以滿足數(shù)字化的基本要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的過渡。同時(shí)可以根據(jù)需要配備必要的設(shè)施，這種方式的優(yōu)點(diǎn)就是既能滿足當(dāng)前數(shù)字化工作的需要，又能節(jié)省費(fèi)用，經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。第二種方法就是通過工程外包來實(shí)現(xiàn)高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)。一般工程外包需要付出昂貴的費(fèi)用，并且檔案信息數(shù)字化的工作也需要檔案工作人員的全程參與，一定程度上對物力和財(cái)力造成了浪費(fèi)。

工作手段。目前使用的數(shù)字化手段多種多樣，比如拍照、掃描、著錄編輯等，可以根據(jù)檔案的不同類別，采用不同的數(shù)字化手段。

針對著錄中應(yīng)注意的問題、掃描后的處理辦法和掃描的分辨率等要制定出合理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以提高數(shù)字化工作的效率。由于紙質(zhì)的文檔掃描以后，其本質(zhì)是圖片，不能實(shí)現(xiàn)全文檢索，雖能通過屏幕進(jìn)行閱讀打印，但打印的文檔存在兩大問題，首先，費(fèi)用高，其次，不能起到憑證的作用，需要原件復(fù)印以后加蓋檔案證明章才能有效。聲像、實(shí)物檔案等文件資料可以采用拍音頻視頻采集或拍照的手段先形成電子文件，然后上傳至檔案數(shù)據(jù)庫。之后，還要對電子文件的單位及人員名稱、活動內(nèi)容、獲獎情況等進(jìn)行著錄編輯。

同樣，對于掃描以后的文檔，其全文的內(nèi)容信息也需要再做處理。含有大量附件和表格的，以及文件的題名、時(shí)間、文號書寫不全的還需要手工錄入的辦法進(jìn)行采集，針對手寫稿文件，也要采取手工錄入的方法進(jìn)行采集以便信息上傳，實(shí)現(xiàn)全文檢索。

（三）電子文件檔案化

實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理的另一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容就是電子文件的建設(shè)。在電子文件的收集、歸檔、管理等方面都提出了新的要求。

電子文件檔案化的第一個(gè)要求就是完善檔案管理制度，把電子文件的歸檔納入管理制度當(dāng)中去，完善的檔案管理制度起著事半功倍的作用。對于紙質(zhì)文件相應(yīng)的電子文件要做到及時(shí)的收集并準(zhǔn)確注明移交情況，實(shí)現(xiàn)文件的遠(yuǎn)程利用和全文檢索。電子文件要有統(tǒng)一的的格式命名標(biāo)準(zhǔn)，例如工程圖紙使用DWG格式、圖片統(tǒng)一采用JPEG格式、文檔使用PDF格式等。同時(shí)，由于電子文檔大多是紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換來的，內(nèi)容也與紙質(zhì)文檔相同，因此歸檔時(shí)還要注意避免重復(fù)。電子文檔的內(nèi)容會隨著學(xué)校的發(fā)展而不斷增加，可以根據(jù)需要，適當(dāng)逐步擴(kuò)大電子文檔在館藏中的比例。