信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)及改進(jìn)策略

孫超

[摘要]近年來(lái)，信息化技術(shù)取得了較快的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化工作在已全面普及的基礎(chǔ)加快了信息化建設(shè)的步伐，特別是會(huì)計(jì)檔案管理工作在當(dāng)前信息化環(huán)境下發(fā)生了較大的變化。在信息化技術(shù)的支撐下，當(dāng)前我國(guó)財(cái)務(wù)工作已實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化，原來(lái)的手工記賬憑證和檔案已全面被電子憑證和數(shù)字檔案所取代。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案信息化的要求，所以需要針對(duì)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的新特點(diǎn)，來(lái)加快推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理策略的改進(jìn)。

[關(guān)鍵詞]信息化；會(huì)計(jì)檔案；管理；新特點(diǎn)；改進(jìn)策略

一、信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)

當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案已實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息全面的數(shù)字化，這對(duì)于會(huì)計(jì)日常查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析和制作報(bào)表都帶來(lái)了較大的便利，有利于會(huì)計(jì)檔案利用效率的提高，同時(shí)還可以加快推動(dòng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)整合的步伐，加快會(huì)計(jì)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。但數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案信息，其容易被篡改、破壞和泄密。由于會(huì)計(jì)檔案信息會(huì)存儲(chǔ)在電腦硬盤(pán)或是其他專(zhuān)用介質(zhì)上，這就增加了其感染病毒的機(jī)率，一旦感染上病毒，檔案信息則會(huì)失去，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰，會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)則會(huì)受到不同程度的毀損和破壞。在信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案信息處于高度集中的狀態(tài)下，這為不法人員、對(duì)檔案信息進(jìn)行惡意篡改提供了便利，而且篡改后的會(huì)計(jì)檔案信息不會(huì)留下痕跡，數(shù)據(jù)很難恢復(fù)原狀。所以在當(dāng)前信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案即有自身的優(yōu)勢(shì)，也存在著許多不足之處，這就需要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的管理，確保會(huì)計(jì)電子檔案的安全性和完整性，更好地對(duì)其進(jìn)行利用，使其能夠發(fā)揮出自身應(yīng)用的價(jià)值。

二、信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的改進(jìn)策略

（一）進(jìn)一步對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行完善

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案管理工作中，需要進(jìn)一步對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，制定風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理。加強(qiáng)信息的溝通。進(jìn)一步對(duì)當(dāng)前信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)電子檔案的管理流程進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)完善會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度來(lái)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理流程，確保會(huì)計(jì)信息檔案的安全性。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)

在信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案的載體發(fā)生了較大變化，目前會(huì)計(jì)檔案仍然存在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案則利用磁性介質(zhì)及光盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)。由于電子檔案信息與紙質(zhì)檔案在利用時(shí)存在較大的差異，對(duì)存放環(huán)境具有較高的要求。因此，需要加快會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，加快會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中硬件設(shè)施和軟件的配備，使其能夠更好地滿(mǎn)足當(dāng)前檔案現(xiàn)代化管理的要求。目前，在會(huì)計(jì)電子檔案管理工作中，不僅需要計(jì)算機(jī)、掃描儀和互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等一些現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，同時(shí)，還需要將計(jì)算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)及檔案存放地點(diǎn)三者有效地結(jié)合在一起，這樣才能確保會(huì)計(jì)檔案管理的高效性和效率性。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有較強(qiáng)的依賴(lài)性，特別是在檔案查詢(xún)過(guò)程中，更離不開(kāi)電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)，這樣財(cái)務(wù)人員才能夠快速地對(duì)原始檔案進(jìn)行調(diào)取，確保會(huì)計(jì)檔案利用率的提高。

（三）建立會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)

需要加快會(huì)計(jì)檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)，這個(gè)平臺(tái)不僅需要管理人員操作習(xí)慣相符合，而且還要保證檔案的立體性、可視性、動(dòng)態(tài)性、安全性和完整性。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)，不僅可以實(shí)現(xiàn)單據(jù)可視性和連貫性的傳遞，合理進(jìn)行權(quán)限分配，而且會(huì)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)具有較強(qiáng)的安全性和保密性。同時(shí)全部采用電子單據(jù)，減少了紙質(zhì)單據(jù)的利用，為會(huì)計(jì)電子檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

（四）建立有效的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，保障電子檔案信息安全

通過(guò)設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)防止不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全；同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保會(huì)計(jì)信息安全運(yùn)轉(zhuǎn)。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)電子檔案的真實(shí)原始性、齊全完整性的重要保證。因此，檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性。信息化條件下，檔案管理更多的是梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，將檔案處理過(guò)程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對(duì)產(chǎn)生的檔案信息統(tǒng)一管理，所以，必須建立會(huì)計(jì)電子檔案信息安全保障體系、設(shè)立電子檔案數(shù)據(jù)中心、建立完整的權(quán)限體系，采取內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機(jī)熱備份等措施來(lái)保證數(shù)據(jù)的安全，同時(shí)配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)日常的維護(hù)管理。

（五）引入會(huì)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)

為更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅限于內(nèi)部進(jìn)行一些調(diào)整，還必須向前端的會(huì)計(jì)文件工作擴(kuò)張，這就使得實(shí)現(xiàn)文檔一體化的要求尤為迫切。文檔一體化并不是一個(gè)新的命題，然而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其重要性日益彰顯，在條件允許的情況下可以引入會(huì)計(jì)檔案電子文件管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)是針對(duì)某一個(gè)或若干個(gè)機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)電子文件，從會(huì)計(jì)電子文件的生成開(kāi)始，到電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)處理，到一部分電子文件轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)電子檔案，到會(huì)計(jì)電子檔案的管理與提供利用，到對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行遷移或銷(xiāo)毀為止，能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)會(huì)計(jì)文件的整個(gè)生命周期進(jìn)行相應(yīng)控制與有效管理。

三、結(jié)束語(yǔ)

信息化會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，其與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案存在著非常緊密的聯(lián)系。通過(guò)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理工作，可以更好的發(fā)揮會(huì)計(jì)信息化的強(qiáng)大功能。在當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作中，管理人員需要不斷的加快對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方法地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的潛在價(jià)值，使其更好的為當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

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