大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng)的建設(shè)及對(duì)學(xué)?？苿?chuàng)管理工作促進(jìn)作用的分析

任濤 何雨杭 梁臣 魏安康 楊靚

【摘要】為了滿足目前高校大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)發(fā)展的需要， 充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提高大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目管理水平， 各個(gè)高校結(jié)合自身需求， 部署了大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng)，本文針對(duì)大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及其對(duì)高校科研的影響進(jìn)行了深入的分析與研究。

【關(guān)鍵詞】創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng) ?高校學(xué)生科研創(chuàng)新 ?創(chuàng)新競(jìng)賽 ?大數(shù)據(jù)

【中圖分類號(hào)】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2015）08-0215-02

隨著國(guó)內(nèi)高校日益重視在校大學(xué)生科技創(chuàng)新精神與能力的培養(yǎng)，各高等院校紛紛展開了各種級(jí)別各種類型的以培養(yǎng)為目的的創(chuàng)新性培養(yǎng)計(jì)劃以滿足高速發(fā)展的社會(huì)對(duì)創(chuàng)新型人才的需求[1-4]。隨著高校科技創(chuàng)新計(jì)劃的不斷深入展開，項(xiàng)目申報(bào)、管理的工作量日益龐大，人工方式難以應(yīng)付項(xiàng)目管理的難度和復(fù)雜度[5-6]，傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方式逐漸暴露出缺點(diǎn)。

目前，我校大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目的申報(bào)、審批等工作主要由人工完成，其間也利用了一些傳統(tǒng)的辦公軟件，如Word、Excel、PowerPoint等，但是在項(xiàng)目的進(jìn)行過程中，項(xiàng)目申請(qǐng)人、指導(dǎo)教師、評(píng)審專家、學(xué)生創(chuàng)新中心（我校學(xué)生項(xiàng)目主管部門）之間仍然需要傳遞大量的紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔按照相應(yīng)的流程需要進(jìn)行多次的審批，造成了項(xiàng)目申請(qǐng)人在學(xué)校不同的辦公地點(diǎn)間來回奔波，甚至還有可能存在領(lǐng)導(dǎo)、老師出差在外，文件流轉(zhuǎn)、項(xiàng)目審批困難，文件待批造成管理效率低下，管理行為滯后;領(lǐng)導(dǎo)或老師出差回來，眾多手持待批文件人員在門口排隊(duì)等候。因?yàn)闀r(shí)間緊，許多事項(xiàng)來不及仔細(xì)研究，草草批復(fù)造成簽批的文件事后查閱困難等等傳統(tǒng)方式無(wú)法避免的問題。近年來，隨著國(guó)家和學(xué)校對(duì)大學(xué)生創(chuàng)新重視程度的不斷提高，各類創(chuàng)新項(xiàng)目的不斷增加，項(xiàng)目申報(bào)審批的復(fù)雜度也越來越大，傳統(tǒng)的人工項(xiàng)目管理方式已經(jīng)造成了項(xiàng)目申報(bào)審批秩序混亂、持續(xù)時(shí)間冗長(zhǎng)、工作量急劇增大等問題。盡管學(xué)生創(chuàng)新中心出臺(tái)了一些措施用于規(guī)范申報(bào)審批流程，但是效果并不理想，問題并沒有得到根本性的解決。所以，針對(duì)學(xué)校的實(shí)際情況，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開發(fā)部署一個(gè)集成項(xiàng)目申報(bào)審批流程的在線管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。于是，各高校充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合工作流技術(shù)，建設(shè)并部署了結(jié)合自身需求的大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng)[7-8]，從而對(duì)大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目的實(shí)施情況進(jìn)行科學(xué)高效的管理，提高了項(xiàng)目管理的效率。

本文通過對(duì)東北大學(xué)創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng)在學(xué)?？蒲袆?chuàng)新中管理中的應(yīng)用，詳細(xì)的介紹創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng)所發(fā)揮的作用，對(duì)同類院校大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng)的部署具有一定的參考價(jià)值。

1.系統(tǒng)簡(jiǎn)介

本文提出的系統(tǒng)主要由前臺(tái)和后臺(tái)兩大部分組成，整個(gè)實(shí)施過程也將按兩部分結(jié)合組成（如圖1所示）。前臺(tái)部分主要是創(chuàng)新中心鏈接的網(wǎng)頁(yè)，本網(wǎng)頁(yè)主要包括公告，新聞，主要成就展示和介紹，還有學(xué)生注冊(cè)，老師和學(xué)生登錄等功能。

后臺(tái)部分主要由管理系統(tǒng)組成，管理系統(tǒng)分為六個(gè)不同的模塊，每個(gè)模塊的功能是針對(duì)不同用戶量身設(shè)置的。當(dāng)用戶登陸時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別用戶類型，進(jìn)入與該用戶對(duì)應(yīng)的界面，用戶類型分別是學(xué)生、指導(dǎo)老師、前期評(píng)審、中后期評(píng)審、學(xué)院、站長(zhǎng)，各用戶之間具有非常強(qiáng)大的信息交互功能。

圖1：大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)圖

學(xué)生界面供學(xué)生用戶使用，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生信息錄入、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目信息反饋等功能，可以分模塊填寫，并自動(dòng)生成文檔并提供下載，減少了電子文檔提交的步驟，使申報(bào)流程更加快捷。

指導(dǎo)老師界面供項(xiàng)目指導(dǎo)老師使用，可顯示該老師所指導(dǎo)項(xiàng)目，并能查看項(xiàng)目成員、項(xiàng)目資料，也可以對(duì)該周學(xué)生總結(jié)進(jìn)行批注。

前期評(píng)審界面供前期評(píng)審老師使用，用于查看成員資料、項(xiàng)目資料和對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)審。

中后期評(píng)審界面供中后期老師使用，功能與前期評(píng)審界面大體相似。

學(xué)院界面供各學(xué)院項(xiàng)目申報(bào)管理員使用，可用于顯示該學(xué)院所有的項(xiàng)目、添加前期評(píng)審老師、按類別檢索。

站長(zhǎng)界面是后臺(tái)管理的核心，擁有后臺(tái)所涉及的所有功能，可顯示待處理事項(xiàng)（待審核項(xiàng)目、待審核用戶）和在線成員、注冊(cè)于訪問控制、上傳文件限制（格式、大?。?項(xiàng)目模塊用于添加項(xiàng)目、項(xiàng)目管理，此外還具有回收站功能和檢索功能，分別用于管理所刪除的項(xiàng)目和分類檢索項(xiàng)目，還可添加網(wǎng)站后臺(tái)管理人員賬號(hào)，擴(kuò)大管理團(tuán)隊(duì)規(guī)模，從而減輕站長(zhǎng)的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)提升了后臺(tái)管理的效率。

2.系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)以及對(duì)高校學(xué)生創(chuàng)新科研的影響

創(chuàng)新項(xiàng)目從申請(qǐng)到結(jié)題的大致流程依次為：①項(xiàng)目立項(xiàng)，②中期驗(yàn)收，③結(jié)題驗(yàn)收。本文將按照項(xiàng)目申報(bào)審批的流程，將傳統(tǒng)方式與使用創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng)之后的狀況進(jìn)行逐一的比對(duì)，闡述使用創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)以及對(duì)高校學(xué)生創(chuàng)新工作開展的影響（由于結(jié)題驗(yàn)收方式所體現(xiàn)的優(yōu)勢(shì)與中期驗(yàn)收基本一致，所以本文就不再贅述，這里主要從項(xiàng)目立項(xiàng)、中期驗(yàn)收、項(xiàng)目進(jìn)行過程中三個(gè)方面進(jìn)行對(duì)比）。

2.1 項(xiàng)目立項(xiàng)

傳統(tǒng)方式項(xiàng)目立項(xiàng)詳細(xì)流程（圖2所示）：①項(xiàng)目申請(qǐng)人到指定的網(wǎng)站下載項(xiàng)目申請(qǐng)書（Word格式）并寫完整。②項(xiàng)目申請(qǐng)人將項(xiàng)目申請(qǐng)書打印出來，所有項(xiàng)目成員簽字確認(rèn)。③項(xiàng)目申請(qǐng)人將項(xiàng)目申請(qǐng)書交指導(dǎo)老師審核。④指導(dǎo)老師審核通過后簽字確認(rèn)。⑤項(xiàng)目申請(qǐng)人將指導(dǎo)書交至學(xué)院審核。⑥學(xué)院組織立項(xiàng)答辯。⑦學(xué)院將通過初審的項(xiàng)目申請(qǐng)書交至創(chuàng)新中心。⑧創(chuàng)新中心組織 專家進(jìn)行再審，審核通過后公布立項(xiàng)成功信息，項(xiàng)目開始進(jìn)行。

系統(tǒng)方式項(xiàng)目立項(xiàng)詳細(xì)流程（圖3所示）：①項(xiàng)目申請(qǐng)人注冊(cè)系統(tǒng)帳號(hào)，完善團(tuán)隊(duì)成員、指導(dǎo)教師等相關(guān)信息之后在線填寫項(xiàng)目申請(qǐng)書。②指導(dǎo)教師在線審核項(xiàng)目書，審核通過之后，該項(xiàng)目書顯示指導(dǎo)教師審核通過信息。③學(xué)院組織初期答辯。④項(xiàng)目申請(qǐng)人在線提交答辯所需材料（PPT等）。⑤學(xué)院在線審核項(xiàng)目，審核通過的項(xiàng)目書由系統(tǒng)自動(dòng)推送至學(xué)生創(chuàng)新中心帳號(hào)。⑥學(xué)生創(chuàng)新中心在系統(tǒng)中隨機(jī)分配項(xiàng)目書至各個(gè)專家進(jìn)行審核。⑦專家審核通過的信息將反饋給學(xué)生創(chuàng)新中心。⑧學(xué)生創(chuàng)新中心確認(rèn)之后，將項(xiàng)目審核通過的信息自動(dòng)發(fā)送至各層相關(guān)人員。

通過傳統(tǒng)管理方式與管理系統(tǒng)的方式對(duì)比發(fā)現(xiàn)：

項(xiàng)目申請(qǐng)書在各個(gè)地方傳遞均采用人工傳遞的方式，學(xué)院、創(chuàng)新中心組織專家評(píng)審均采用電話、短信、Email等方式進(jìn)行，不便于管理，為專家分配待評(píng)審項(xiàng)目書也是人工進(jìn)行，人為因素較多。所以較傳統(tǒng)方式相比，使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)具有如下優(yōu)勢(shì)：1）大大縮減了傳統(tǒng)方式在資料傳遞上所需要的時(shí)間，不再需要為傳遞項(xiàng)目書而四處奔波。2）聯(lián)絡(luò)方式更加統(tǒng)一（可通過站內(nèi)信），大大降低了在傳統(tǒng)方式中需要打電話、發(fā)短信、打印材料等在物質(zhì)方面的消耗。3）項(xiàng)目書分配更加便捷、公正。4）便于學(xué)生創(chuàng)新中心掌控工作進(jìn)度，每一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行到哪一個(gè)階段，一目了然。

2.2 中期驗(yàn)收

傳統(tǒng)方式中期驗(yàn)收詳細(xì)流程（圖4所示）：1）學(xué)生創(chuàng)新中心通知各項(xiàng)目組參加中期驗(yàn)收答辯，并組織、分配專家進(jìn)行評(píng)審。2）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在驗(yàn)收答辯前提交PPT以及項(xiàng)目日志。3）進(jìn)行中期驗(yàn)收答辯。4）專家評(píng)審?fù)瓿珊髮?shù)據(jù)反饋至學(xué)生創(chuàng)新中心。5）學(xué)生創(chuàng)新中心根據(jù)專家驗(yàn)收評(píng)審成績(jī)進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)之后確定項(xiàng)目是否繼續(xù)進(jìn)行并且評(píng)定該項(xiàng)目為國(guó)家級(jí)、省級(jí)或校級(jí)，并將結(jié)果反饋至各項(xiàng)目相關(guān)人員。

系統(tǒng)方式中期驗(yàn)收詳細(xì)流程（圖5所示）：1）學(xué)生創(chuàng)新中心在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中發(fā)布中期驗(yàn)收公告，消息自動(dòng)推送至各項(xiàng)目相關(guān)人員。管理人員使用系統(tǒng)進(jìn)行專家組織、分配，并開通項(xiàng)目中期驗(yàn)收答辯參評(píng)展示內(nèi)容附件提交的功能。2）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在看到通知后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上傳項(xiàng)目中期驗(yàn)收答辯參評(píng)展示內(nèi)容附件。3）進(jìn)行中期驗(yàn)收答辯。4）專家現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審?fù)瓿珊笤诰W(wǎng)上對(duì)各自評(píng)審的項(xiàng)目進(jìn)行打分評(píng)定，并填寫打分理由。5）系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)各項(xiàng)目所有參評(píng)專家的分?jǐn)?shù)進(jìn)行匯總計(jì)算，得出最終計(jì)算結(jié)果展示在該項(xiàng)目信息列表中期驗(yàn)收成績(jī)一欄中。6）學(xué)生創(chuàng)新中心根據(jù)這一成績(jī)?cè)谙到y(tǒng)中進(jìn)行點(diǎn)擊操作（通過、不通過），確定該項(xiàng)目是否通過驗(yàn)收，并且再次點(diǎn)擊（國(guó)家級(jí)、省級(jí)、校級(jí)）確定該項(xiàng)目最終等級(jí)。

圖4：傳統(tǒng)方式中期驗(yàn)收流程圖 ? 圖5：系統(tǒng)方式中期驗(yàn)收流程圖

通過圖4和圖5對(duì)比發(fā)現(xiàn)，除了在上個(gè)流程中所體現(xiàn)的優(yōu)勢(shì)之外，創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)一步體現(xiàn)：該系統(tǒng)能夠自動(dòng)匯總、分析專家的評(píng)分?jǐn)?shù)據(jù)，徹底拋棄了傳統(tǒng)方式需要人工匯總分析這一耗費(fèi)大量人力物力的方式，進(jìn)一步提升了項(xiàng)目評(píng)審與管理的效率。

2.3 項(xiàng)目執(zhí)行過程

2.3.1 項(xiàng)目日志的管理

在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，創(chuàng)新中心規(guī)定項(xiàng)目成員每周需要進(jìn)行討論總結(jié)并在《項(xiàng)目日志》中記錄項(xiàng)目周記、月總結(jié)等且該項(xiàng)目指導(dǎo)老師進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，但在實(shí)際進(jìn)行過程中，很多項(xiàng)目組并沒有按時(shí)的進(jìn)行此項(xiàng)工作，且很多指導(dǎo)教師并沒有查看該《項(xiàng)目日志》，致使該措施并沒有很好的達(dá)到學(xué)校創(chuàng)新中心所預(yù)期的目的。

在使用創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng)之后，上述問題就得到了很好的解決。項(xiàng)目進(jìn)行過程中，每一周的周記只能在該周進(jìn)行填寫，項(xiàng)目成員填寫完成提交后會(huì)推送至該項(xiàng)目指導(dǎo)老師處，指導(dǎo)老師在評(píng)審、提交之后，該周記才會(huì)被系統(tǒng)確認(rèn)為有效并在項(xiàng)目周記處顯示為綠色以表示已完成，否則顯示為紅色以表示未完成。且學(xué)生創(chuàng)新中心帳號(hào)界面內(nèi)有項(xiàng)目周記情況一覽表，將所有項(xiàng)目組的周記按學(xué)院、年份等方式進(jìn)行篩選查詢之后分類顯示。這樣就簡(jiǎn)單、便捷的實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目周記填寫的監(jiān)督工作，從而有助于各項(xiàng)目保質(zhì)保量的完成。

圖6：傳統(tǒng)方式管理日志流程圖 ?圖7：系統(tǒng)方式管理日志流程圖

2.3.2 項(xiàng)目?jī)?nèi)容查詢、監(jiān)管

學(xué)生創(chuàng)新中心以及各學(xué)院可以在系統(tǒng)中通過選擇學(xué)院、年份、項(xiàng)目類別、項(xiàng)目等級(jí)等方式對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分類篩選，從而查看該項(xiàng)目相關(guān)信息，而傳統(tǒng)方式可能會(huì)在一個(gè)電腦文件夾或者辦公室檔案柜中去人工查閱，極不方便，從而項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目信息的便捷查詢監(jiān)管;評(píng)審專家可以直觀的查看到自己所需評(píng)審的項(xiàng)目的信息，更加簡(jiǎn)單、便捷;指導(dǎo)老師可以查看自己所指導(dǎo)的所有項(xiàng)目的情況，做到及時(shí)地指導(dǎo)與監(jiān)督。簡(jiǎn)而概之，與傳統(tǒng)項(xiàng)目管理方式相比，使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)如下：1）成本低，可選擇性強(qiáng)：B/S架構(gòu)的項(xiàng)目管理軟件構(gòu)建簡(jiǎn)單[9-10]，不需要購(gòu)買一大堆的硬件設(shè)備，成本消耗降低。同時(shí)，用戶通過瀏覽器就可以進(jìn)入系統(tǒng)，用戶只需簡(jiǎn)單安裝操作系統(tǒng)即可享受瀏覽器各項(xiàng)服務(wù)。這樣大大減少了傳統(tǒng)項(xiàng)目管理方式的辦公費(fèi)用，做到了節(jié)能環(huán)保。2）跨級(jí)跨地域：利用B/S架構(gòu)的項(xiàng)目管理軟件，可以擺脫地點(diǎn)的限制。同一學(xué)校不同部門，各學(xué)校、各辦公室都可以同時(shí)進(jìn)入到同一個(gè)系統(tǒng)上進(jìn)行項(xiàng)目管理操作。只要開通權(quán)限，同一項(xiàng)目組上下級(jí)之間可以共同完成項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目溝通執(zhí)行等，保證項(xiàng)目信息的實(shí)時(shí)共享。3）多項(xiàng)目管理：B/S架構(gòu)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了多項(xiàng)目共同管理，管理員可以根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置不同用戶的權(quán)限，各項(xiàng)目可以相互聯(lián)系也可以互不干擾。不同項(xiàng)目組的成員都可以同時(shí)登陸到系統(tǒng)，對(duì)自己所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目部分進(jìn)行操作。4）信息共享程度高：所有用戶都可以同時(shí)登陸到系統(tǒng)進(jìn)行操作，只要刷新一下網(wǎng)頁(yè)，該用戶用權(quán)限可以看到的部分更新都會(huì)實(shí)時(shí)地反映出來。同時(shí)，用戶隨時(shí)隨地可以更新信息，保證了信息共享的實(shí)時(shí)性。

3.結(jié)語(yǔ)

本文基于我校建設(shè)大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目管理系統(tǒng)的過程，介紹了該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模式以及與傳統(tǒng)項(xiàng)目管理方式的優(yōu)勢(shì)，經(jīng)過對(duì)系統(tǒng)的完善與測(cè)試，系統(tǒng)基本實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)目標(biāo)，為參與大學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目的所有相關(guān)人員提供了便利。由與水平所限，本文在后期還將對(duì)一下幾個(gè)方面進(jìn)行更加深入的研究：1）學(xué)生和老師交互平臺(tái)及論壇的建設(shè)，加強(qiáng)學(xué)生和教師及管理人員的溝通。2）系統(tǒng)應(yīng)用范圍的擴(kuò)展，通過對(duì)其他院校科研管理過程及要求的調(diào)研，進(jìn)一步改進(jìn)本系統(tǒng)，使之適用于國(guó)內(nèi)所有高校的創(chuàng)新項(xiàng)目管理單位。

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作者簡(jiǎn)介：

任濤，男，副教授，博士生導(dǎo)師，研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)化，復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)，混沌保密通信。