關(guān)于加強(qiáng)科研檔案信息化建設(shè)的思考

梁威

[摘要]目前我們處于信息時代，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以廣泛的應(yīng)用，在這種情況下，檔案工作信息化建設(shè)進(jìn)程也得以不斷加快?？蒲袡n案可以為科研人員提供全面、實(shí)時和準(zhǔn)確的科研信息，因此通過加快推動科研檔案管理信息化的建設(shè)，可以有效的推動檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，為科研檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定良好的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]科研檔案；信息化建設(shè)；檔案系統(tǒng)；查詢；服務(wù)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，為了能夠更好的推動科研事業(yè)的健康發(fā)展，我們需要加快科研檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。充分的利用現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快技術(shù)改革和了全親，確保社會生產(chǎn)效率的提升，使科學(xué)檔案更好于社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。

一、科研檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然選擇

當(dāng)前全球經(jīng)濟(jì)一體化的格局已經(jīng)呈現(xiàn)出來，經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會的進(jìn)步都離不開信息的支持，檔案作為信息資源的重要組成內(nèi)容，其在推動社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中發(fā)揮著非常重要的作用?？蒲袡n案是在科研活動過程中形成的最真實(shí)的記錄，對各行各來的發(fā)展都具有極為重要的意義，所以需要加快推動科研檔案信息化建設(shè)，加快促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)、利用，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源的共享，這不僅有利于更好的推動各行各業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，而且也是當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然選擇。

（二）檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢

檔案作為社會實(shí)踐活動中形成的最真實(shí)記錄，在當(dāng)前我國現(xiàn)代化建設(shè)過程中發(fā)揮著非常重要的作用，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中具有舉足輕重的地位。在當(dāng)前信息時代，對檔案事業(yè)的發(fā)展提出了更高的要求，特別是面對當(dāng)前信息流動速度越來越快的新形勢下，需要加快推動科研檔案的信息化建設(shè)。這樣不僅能夠有效的改變?nèi)瞬胚@就給的檔案工作模式，同時還能夠有效的對檔案工作方法和手段進(jìn)行調(diào)整，確?？蒲袡n案管理工作能夠與社會發(fā)展進(jìn)程相一致。同時在科學(xué)檔案信息化實(shí)現(xiàn)后，檔案從業(yè)人員檔案管理觀念也會隨之發(fā)生改變，這對于科研檔案管理體制的構(gòu)建和完善都會起到積極的促進(jìn)作用。

（三）提高工作效率，節(jié)約資源的必然要求

長期以來我國科研檔案管理工作中，都是利用人工來實(shí)現(xiàn)對檔案材料的收集、整理、保存和利用，在整個過程中需要消耗大量的人力、物力和財力，而且工作效率較低，與當(dāng)前社會的發(fā)展及工人們節(jié)奏的生活越來越不適應(yīng)。在這種情況下，通過加強(qiáng)科研檔案信息化建設(shè)，利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對檔案資料的收集、整理、加工和保管，不僅檔案利用效率得到較好的保障，而且也有利于加快檔案信息更快的轉(zhuǎn)化為實(shí)際生產(chǎn)力，實(shí)現(xiàn)資源的節(jié)約和優(yōu)化配置。

二、科研檔案信息化建設(shè)的重要策略

（一）建立健全科研檔案制度

科研檔案管理要想實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化的發(fā)展，離不開健全的科學(xué)檔案管理制度，同時為了能夠更好的使科研檔案在科研工作中發(fā)揮其重要作用，還需要將科研檔案管理、科研計劃管理、課題管理和成果管理有效的結(jié)合起來，使各項(xiàng)管理工作能夠協(xié)調(diào)發(fā)展。同時還要加快對科研檔案資源的補(bǔ)充和豐富，及時收集和整理一些具有重要參考價值的科研資料，嚴(yán)格把關(guān)，從而從數(shù)量上、質(zhì)量上和結(jié)構(gòu)上要對檔案進(jìn)行全面優(yōu)化。充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在科研檔案管理工作中的重要意義，確保信息收集、整理、搜索和利用的效率和準(zhǔn)確性，確?？蒲袡n案管理水平的提升。

（二）實(shí)現(xiàn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，提供完善的查詢系統(tǒng)

首先，在科研活動及管理活動過程中，要實(shí)現(xiàn)電子文件的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，為科研活動和管理活動提供全程優(yōu)質(zhì)服務(wù)。建立與科技計劃項(xiàng)目及管理業(yè)務(wù)流程集成的全文件生命期動態(tài)管理機(jī)制，保證為科研活動提供真實(shí)、可靠、完整的數(shù)據(jù)信息，并實(shí)現(xiàn)保密范圍外的檔案資源的高度共享。其次，要建立科學(xué)全面的查詢系統(tǒng)和檢索體系，提供多角度、全方位、快精準(zhǔn)的檔案信息，最大限度滿足科研人員及管理人員對信息查詢的需求。

（三）保證檔案信息的保密性和共享性

首先，對于一些涉及國家機(jī)密和科研成果發(fā)明人權(quán)益的檔案信息，要按照科研檔案的密級，嚴(yán)格限制不同密級的閱讀范圍，保證國家機(jī)密安全，維護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。另外，在網(wǎng)路檔案信息中要防止盜版或非法傳播等侵權(quán)行為出現(xiàn)，在保密范圍外的檔案資源中要注明科研成果的知識產(chǎn)權(quán)權(quán)屬，對站點(diǎn)內(nèi)容的合理使用做出規(guī)定。其次，對于不涉及國家機(jī)密和知識產(chǎn)權(quán)的信息，要通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享，使不同地域、不同行業(yè)、不同身份的人都能分享檔案信息資源。對于一些具備極大參考價值的資料，也可以通過設(shè)置權(quán)限，實(shí)行付費(fèi)查檔，在線銷售。

（四）擴(kuò)大服務(wù)范圍，豐富服務(wù)內(nèi)容

科研檔案管理應(yīng)擴(kuò)大服務(wù)范圍，豐富服務(wù)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)以知識形態(tài)和觀念形態(tài)而存在的科研成果轉(zhuǎn)化為直接的社會生產(chǎn)力，提高科研檔案管理工作的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。使科研檔案管理由封閉、被動、單一的服務(wù)層次，向開放、主動、全面的層次靠攏，保證檔案資料的正確性、完整性和系統(tǒng)性，為更多的人提供更好的服務(wù)。在全面了解和分析館藏資源內(nèi)容及利用者的利用需求的基礎(chǔ)上，編制多種專題匯編資料，建立科研檔案信息資源庫，為科研管理部門決策、科研成果推廣應(yīng)用等提供主動服務(wù)，并與社會開展信息交流，積極拓展技術(shù)市場服務(wù)。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，社會和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展過程中對科研檔案的需求不斷提升，所以在科研檔案管理工作中，為了能夠更好的科技的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展相適應(yīng)，則需要加快推動科研檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，努力提升科研檔案管理工作的全面性、靈活性和廣泛性，確?？蒲袡n案管理工作更加科學(xué)和規(guī)模，使其在當(dāng)前社會主義現(xiàn)代化建設(shè)過程中更好的發(fā)揮出自身的價值。

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