Excel排序、篩選、分類(lèi)匯總、數(shù)據(jù)透視表教學(xué)探討

周曉菲

【摘要】計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)是中職生的必修課程，而Excel在整個(gè)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)教學(xué)中位置至關(guān)重要，其中排序、篩選、分類(lèi)匯總、數(shù)據(jù)透視表是利用Excel處理數(shù)據(jù)時(shí)常用操作，也是學(xué)生感覺(jué)比較難理解的知識(shí)點(diǎn)。本文就解決這些問(wèn)題進(jìn)行了探索。

【關(guān)鍵詞】排序；篩選；分類(lèi)匯總；數(shù)據(jù)透視表；數(shù)據(jù)處理

很多中職學(xué)生都認(rèn)為Excel是計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)這一學(xué)科中比較難學(xué)習(xí)的操作軟件，對(duì)于如何學(xué)習(xí)Excel卻無(wú)路可循。針對(duì)學(xué)生的這些問(wèn)題，本文中只是選取了排序、篩選、分類(lèi)匯總、數(shù)據(jù)透視表這幾個(gè)常用操作進(jìn)行探討學(xué)習(xí)。

一、排序

相對(duì)而言，排序是比較容易掌握的操作之一，同時(shí)也是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作。對(duì)數(shù)據(jù)表格中的內(nèi)容，要求有標(biāo)題行，數(shù)據(jù)不能有空行或空列，可以有空格，不能有合并單元格。在排序時(shí)，常用的方法有以下幾種。

（一）快速排序

如果我們希望對(duì)銷(xiāo)售產(chǎn)品資料按某列屬性（如“銷(xiāo)售金額”由高到低）進(jìn)行排列，可以這樣操作：選中“銷(xiāo)售金額”列任意一個(gè)單元格（如G3），然后按一下“常用”工具欄上的“降序排序”按鈕即可。

（二）多條件排序

如果我們需要按“姓名、產(chǎn)品、銷(xiāo)售金額”對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以這樣操作：選中數(shù)據(jù)表格中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開(kāi)“排序”對(duì)話(huà)框，將“主要關(guān)鍵詞、次要關(guān)鍵詞、第三關(guān)鍵詞”分別設(shè)置為“姓名、產(chǎn)品、銷(xiāo)售金額”，并設(shè)置好排序方式（“升序”或“降序”），再按下“確定”按鈕就行了。

（三）按筆劃排序

例如對(duì)“姓名”進(jìn)行排序時(shí)，中國(guó)人喜歡按“姓氏筆劃”來(lái)進(jìn)行：選中姓名列任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開(kāi)“排序”對(duì)話(huà)框，單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕，打開(kāi)“排序選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框，選中其中的“筆劃排序”選項(xiàng)，確定返回到“排序”對(duì)話(huà)框，再按下“確定”按鈕即可。

二、篩選

Excel中提供了兩種數(shù)據(jù)的篩選操作，即“自動(dòng)篩選”和“高級(jí)篩選”。

“自動(dòng)篩選”一般用于簡(jiǎn)單的條件篩選，篩選時(shí)將不滿(mǎn)足條件的數(shù)據(jù)暫時(shí)隱藏起來(lái)，只顯示符合條件的數(shù)據(jù)。

若要篩選的多個(gè)條件間是“或”的關(guān)系，或需要將篩選的結(jié)果在新的位置顯示出來(lái)那只有用“高級(jí)篩選”來(lái)實(shí)現(xiàn)了?！案呒?jí)篩選”一般用于條件較復(fù)雜的篩選操作，其篩選的結(jié)果可顯示在原數(shù)據(jù)表格中，不符合條件的記錄被隱藏起來(lái)；也可以在新的位置顯示篩選結(jié)果，不符合的條件的記錄同時(shí)保留在數(shù)據(jù)表中而不會(huì)被隱藏起來(lái)，這樣就更加便于進(jìn)行數(shù)據(jù)的比對(duì)了。

篩選對(duì)數(shù)據(jù)的要求：

（1）必須有標(biāo)題行，即數(shù)據(jù)區(qū)域的第一行為標(biāo)題

（2）數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)不能有空行或空列，個(gè)別的空格無(wú)所謂。如果有空行或空列，Excel會(huì)認(rèn)為不是同一個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域。

三、分類(lèi)匯總

各種報(bào)表處理中最常用的就是分類(lèi)匯總。例如會(huì)計(jì)核算，需按照科目將明細(xì)賬分類(lèi)匯總。

（一）分類(lèi)依據(jù)

1、在進(jìn)行分類(lèi)匯總操作之前，首先要確定分類(lèi)的依據(jù)。

2、在確定了分類(lèi)依據(jù)以后，還不能直接進(jìn)行分類(lèi)匯總，還必須按照選定的分類(lèi)依據(jù)先將數(shù)據(jù)清單排序。否則可能會(huì)造成分類(lèi)匯總的錯(cuò)誤。排序操作的基本步驟前面已經(jīng)提到過(guò)，排序后整個(gè)數(shù)據(jù)清單都按照類(lèi)別排好順序，就可以進(jìn)行分類(lèi)匯總操作了。

（二）分類(lèi)匯總操作

分類(lèi)匯總操作的基本步驟如下：

1、如果當(dāng)前單元格不在數(shù)據(jù)清單中，選定數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。

2、單擊數(shù)據(jù)菜單中的分類(lèi)匯總命令。這時(shí)將彈出分類(lèi)匯總對(duì)話(huà)框。

分類(lèi)字段：下拉框中選定；匯總方式：下拉框中選定；選定匯總項(xiàng)：下拉框中中選定，可復(fù)選；根據(jù)需要決定是否選定匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方選項(xiàng)，如果不選定該項(xiàng)，則匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)上方。最后單擊確定。

四、數(shù)據(jù)透視表

（一）數(shù)據(jù)透視表對(duì)數(shù)據(jù)源的要求

若要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，要求數(shù)據(jù)源必須是比較規(guī)則的數(shù)據(jù)，也只有比較大量的數(shù)據(jù)才能體現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表的優(yōu)勢(shì)。

1、表格的第一行是字段名稱(chēng)，字段名稱(chēng)不能為空。

2、數(shù)據(jù)記錄中最好不要有空白單元格或合并單元格。

3、一個(gè)字段只能包含一個(gè)信息。

4、每個(gè)字段中數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類(lèi)型必須一致（如“出生日期”字段的值如果既有日期型數(shù)據(jù)又有文本型數(shù)據(jù)，則無(wú)法按照“出生日期”字段進(jìn)行組）。

數(shù)據(jù)越規(guī)則，數(shù)據(jù)透視表使用起來(lái)越方便。

（二）創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表的功能非常強(qiáng)大，但創(chuàng)建的過(guò)程卻非常簡(jiǎn)單。首先選定數(shù)據(jù)源中任意一個(gè)有內(nèi)容的單元格，然后選擇“插入”→“數(shù)據(jù)透視表”命令。在彈出的對(duì)話(huà)框根據(jù)具體需要進(jìn)行設(shè)置后即可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。至于如何設(shè)置報(bào)表篩選、行標(biāo)簽、列標(biāo)簽、數(shù)值等，本文就不進(jìn)行詳細(xì)講述。

通過(guò)前面針對(duì)排序、篩選、分類(lèi)匯總、數(shù)據(jù)透視表這幾種操作的簡(jiǎn)單介紹，可以發(fā)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)操作有某些共通點(diǎn)。

1、為更方便的應(yīng)用這些功能，對(duì)數(shù)據(jù)源的格式有一定的要求，都是要求有標(biāo)題行，不能出現(xiàn)空行、空列或合并單元格。

2、在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理過(guò)程中，均可以在數(shù)據(jù)源中選擇任意一個(gè)有內(nèi)容的單元格，然后直接點(diǎn)擊排序、篩選、分類(lèi)匯總或者插入數(shù)據(jù)透視表等操作按鈕就可以了。

其實(shí)Excel還有其他一些處理數(shù)據(jù)的應(yīng)用，如果數(shù)據(jù)表格是規(guī)則的，同樣可以選擇任意一個(gè)有內(nèi)容的單元格而不用去選取區(qū)域，如插入圖表。

使用這樣的操作方法優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)都很明顯。優(yōu)點(diǎn)是操作方便快捷，容易掌握，操作過(guò)程也容易發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)源是否有誤，在數(shù)據(jù)量較大的情況下，這種優(yōu)勢(shì)更為明顯。缺點(diǎn)是如果數(shù)據(jù)表格不規(guī)則，則需要重新整理格式或者采用選取區(qū)域的方式進(jìn)行操作，同時(shí)也會(huì)容易因表格的不規(guī)則而進(jìn)行錯(cuò)誤操作。

Excel的操作無(wú)論是數(shù)據(jù)處理還是公式應(yīng)用，都有其規(guī)律性，如果掌握了這些規(guī)律，Excel的學(xué)習(xí)就會(huì)事半功倍。

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