企業(yè)合同管理中的風(fēng)險及防控措施

李梅

[摘 要]合同是現(xiàn)代企業(yè)市場經(jīng)營的主要體現(xiàn)形式，是現(xiàn)代經(jīng)濟社會中經(jīng)濟活動的重要依據(jù)，對于企業(yè)的經(jīng)濟活動有著舉足輕重的作用。因此，企業(yè)的合同管理工作是企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。然而，由于我國經(jīng)濟社會發(fā)展的時間還不夠長，經(jīng)濟社會中合同制度的發(fā)展還不夠完善，這就造成企業(yè)的經(jīng)濟活動中合同的管理工作存在諸多的風(fēng)險。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；合同管理；風(fēng)險

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.09.059

合同是隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展而產(chǎn)生的，并作為連接現(xiàn)代企業(yè)與其他市場經(jīng)濟主體的紐帶，貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，影響著現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟之間的往來。合同從訂立到履行的每個階段，都處于風(fēng)險與利益并存的狀態(tài)，合同履行的過程貫穿企業(yè)經(jīng)營管理的過程，管理不好合同就保障不好企業(yè)經(jīng)營目標的落實和經(jīng)濟利益的實現(xiàn)，企業(yè)為了實現(xiàn)合同利益，就必須對合同進行從訂立到履行終結(jié)全方位、全過程的有效管控。

1 合同管理的內(nèi)容

合同管理應(yīng)該是全過程的、全方位的，合同管理應(yīng)包括以下五個方面的具體內(nèi)容。

一是合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低影響著合同管理的質(zhì)量，必須加強對合同管理人員的合同法律知識和簽約技巧等方面的培訓(xùn)。

二是履行監(jiān)督和結(jié)算管理。簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發(fā)生。合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，生產(chǎn)經(jīng)營部門應(yīng)同財務(wù)部門密切配合，做好合同的結(jié)算管理。

三是規(guī)章制度的建立?？茖W(xué)規(guī)范的合同管理必須有章可循，要建立管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范的合同管理制度。

四是合同的談判與簽訂。在合同談判前首先要對合同項目進行論證，調(diào)查了解對方當事人的資信；仔細斟酌合同中關(guān)于標的數(shù)量與質(zhì)量、價款支付、違約等主要條款；在合同簽訂過程中最好是經(jīng)營人員和法律顧問人員同時參與，確保避免合同漏洞。

五是違約糾紛的處理。違約行為是一種違法行為，要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。如有違約發(fā)生應(yīng)及時采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護企業(yè)的合法權(quán)益。

2 合同管理中存在的風(fēng)險

企業(yè)合同管理中存在的風(fēng)險主要由以下幾方面。

一是不簽訂正式的書面合同。在我國的經(jīng)濟生活中，書面合同是非常重要的，它是當事人之間約定的重要憑據(jù)。但是，有許多的企業(yè)對于合同的簽訂并沒有給予足夠的重視，有的企業(yè)僅僅憑借對方的電話或是發(fā)貨清單就進行交易，這給合同的履行帶來了很大的隱患。

二是合同文本存在大量缺陷。一些企業(yè)由于合同管理整體水平不高，對合同內(nèi)容的重視不夠，自身沒有統(tǒng)一的合同范本，因此在合同文本的選擇上多比較被動，在合同簽訂過程中，習(xí)慣使用對方提供的合同文本，在合同關(guān)鍵條款上處于弱勢一方，一旦出現(xiàn)合同糾紛，很容易陷入被動的局面。有些企業(yè)雖有合同文本，但其內(nèi)容沒有經(jīng)過專業(yè)人員審核，關(guān)鍵條款缺失，或表述不清，缺乏可操作性，有的內(nèi)容甚至存在重大誤解，容易導(dǎo)致將來發(fā)生履行困難，責(zé)任難以界定的尷尬局面。有的大型項目合同，缺少招投標過程，導(dǎo)致合同存在重大缺陷。

三是對于合同履行情況的監(jiān)控不夠。在經(jīng)濟不斷發(fā)展的形勢下，合同已成為企業(yè)管理的必要手段。但是許多企業(yè)卻并沒有合同的監(jiān)管意識，未建立相關(guān)的合同管理機構(gòu)和制度，無法很好地規(guī)范企業(yè)的簽約行為，也不能在企業(yè)履行合同的過程中起到很好的監(jiān)督作用。

四是缺少可行性分析。訂立合同前沒有對另一方的背景資料進行盡職調(diào)查或可行性分析。有的企業(yè)在簽訂合同前，不注意了解合作他方的資格、技術(shù)條件是否具備，是否有履約能力等等，由于相關(guān)信息收集不夠，最終導(dǎo)致合同目的不能實現(xiàn)。

五是沒有統(tǒng)一的合同管理制度。企業(yè)合同管理制度是合同管理的關(guān)鍵。構(gòu)建合同管理體系，建立適合企業(yè)的合同管理制度是科學(xué)化合同管理的關(guān)鍵。有些企業(yè)合同管理制度不完備，缺乏合同風(fēng)險控制能力，不具備應(yīng)對合同糾紛和維權(quán)處理的能力；有些企業(yè)雖然有合同管理制度，但僅限于制度層面，不能靈活應(yīng)用于實際的合同管理工作中。

3 合同管理中的風(fēng)險防范和控制措施

3.1 建立完善的合同管理機制，明確合同管理的任務(wù)

要想做好合同的管理工作，有效地防范風(fēng)險，在合同的管理過程中，就必須要明確劃分各部門的責(zé)任，督促各相關(guān)的業(yè)務(wù)部門落實自身工作，通力合作，共同防范合同風(fēng)險的發(fā)生。一方面，企業(yè)要建立完善的組織機構(gòu)，并配備具有專業(yè)知識的工作人員，使之承擔起合同管理的任務(wù)，同時還要明確部門的具體職責(zé)。另一方面，將企業(yè)的合同管理工作根據(jù)需要劃分到企業(yè)的各個業(yè)務(wù)部門。在合同的簽訂、履行的過程中，要組織各部門要各司其職，積極參與，建立企業(yè)各部門參與的合同風(fēng)險防范機制。

3.2 制定合同格式文本，掌握文本選擇的主動權(quán)

企業(yè)自己制定格式文本，既能節(jié)省時間，又能減少交易風(fēng)險，避免日后可能會出現(xiàn)的爭議，即使出現(xiàn)爭議，也可以掌握主動權(quán)。此外，爭取合同的起草權(quán)，也能夠在合同中充分考慮己方利益，認真甄選對己方有利的措詞，更好地保護企業(yè)利益。對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的常用合同，企業(yè)應(yīng)制定標準的合同格式文本。對于其他合同，一般應(yīng)由合同業(yè)務(wù)部門起草，企業(yè)法律部門再配合修改；重大合同最好由企業(yè)法律部門牽頭，會同合同業(yè)務(wù)部門及其他相關(guān)職能部門共同起草。

3.3 完善合同管理制度體系，使企業(yè)的合同管理做到有規(guī)可依

企業(yè)所處的行業(yè)不同，造成業(yè)務(wù)的內(nèi)容也各不相同，使得合同管理的方法也存在著很大的不同。首先是企業(yè)相關(guān)制度的建立。各個企業(yè)要根據(jù)自身實際，依照國家的《合同法》以及上級頒布制定的相關(guān)的合同管理制度，制定合適的企業(yè)合同管理機制，明確相關(guān)的人員配置、相關(guān)部門和人員的職責(zé)等。其次，企業(yè)要加強對于合同用章的管理。合同用章作為簽訂合同時的重要憑證，要加強保管，做到專人保管、專章專用，以有效避免合同用章的濫用所造成的合同風(fēng)險。最后，要有企業(yè)對外簽訂合同的授權(quán)、審批制度。對于企業(yè)對外簽訂合同的授權(quán)、審批工作，要進行嚴格的規(guī)范授權(quán)審批行為，防范可能發(fā)生的合同風(fēng)險。

3.4 重視重大合同的可行性研究

對于重大合同，在對合同文本審查的同時，也要對合同背景進行調(diào)查。由企業(yè)法律部門牽頭，組織由企業(yè)高管人員、專業(yè)技術(shù)人員、法律人員、財務(wù)人員組成的專業(yè)團隊，對合作方的主體資格、資信、履約能力等方面進行實地的調(diào)查，做出風(fēng)險的總體評估。這種審查不是形式上的審查，而是要確認對方是一個合法的法律主體，具備相關(guān)從業(yè)資格、完整的履約能力、技術(shù)條件是否過關(guān)等等。如果是特別重大合同，可以考慮聘請專業(yè)的機構(gòu)進行盡職調(diào)查，由其出具盡職調(diào)查報告。對于工程項目和重大采購合同，在必要的條件和要求下，要運用“招投標”過程，明確項目的核心內(nèi)容和要求，來避免合同中出現(xiàn)重大缺陷，否則一旦合同簽訂，后期的合同管理無法糾正合同文本的關(guān)鍵性缺陷和問題。

3.5 嚴把合同審核關(guān)，重視合同訂立和履行的監(jiān)督和管理

合同簽訂前，首先要爭取合同文本的起草權(quán)，合同文本起草完成后，須由合同歸口管理部門提交給企業(yè)法律顧問或?qū)I(yè)律師，法律顧問或律師對合同草案進行審查后，提出修改意見并反饋給合同管理人員。合同管理人員應(yīng)嚴格按照法律意見進行相應(yīng)的修改。尤其要注意的是，對于格式文本合同，不能接受合同內(nèi)容中有明顯傾向?qū)Ψ降臈l款。對依法簽訂生效的合同，合同執(zhí)行部門要嚴格根據(jù)合同條款履行合同，不得單方面擅自變更或修改，凡經(jīng)雙方同意的改動內(nèi)容，必須簽訂書面補充協(xié)議，作為合同附件進行管理。合同管理部門應(yīng)做好合同履行的檢查工作，監(jiān)督合同履行情況，對不能夠按時完成的合同，及時反饋給責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，并要求立即采取補救措施，防止合同違約。

4 結(jié) 論

總之，合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理中的一項重要工作，它不但是來個過程，而且是一個首尾相連、循環(huán)往復(fù)、不斷提高的過程，直接關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的前途。對于合同的管理絕不能等閑視之，大意麻痹。企業(yè)要樹立正確的風(fēng)險防范意識，建立完善的合同管理部門和管理體制，企業(yè)的各部門要共同參與，齊心協(xié)力，做好合同管理的把關(guān)工作，提高企業(yè)風(fēng)險防范能力，切實保證企業(yè)的合法權(quán)益，使得企業(yè)在不斷發(fā)展的社會主義市場經(jīng)濟中謀得一席之地。

參考文獻：

[1]程先民.加強合同管理規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險[J].財會研究，2011（9）.

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