學(xué)校檔案實(shí)體分類及其管理的分析

黎向華

摘 要：檔案的分類問題一直是我國(guó)檔案論壇上的熱門話題。人們之所以對(duì)分類問題以極大的關(guān)注，是因?yàn)樗且粋€(gè)單位各類檔案管理的首要問題之一。因此，如何更好的進(jìn)行檔案管理工作，是擺在管理層和檔案工作者面前的新課題。該文淺析學(xué)校檔案實(shí)體分類及管理的方法。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案 實(shí)體分類 檔案管理

中圖分類號(hào)：G271.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）03（c）-0138-01

檔案的分類問題一直是受到廣泛關(guān)注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數(shù)量、形式還是內(nèi)容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)的編號(hào)方法來管理和固定案卷的位置，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學(xué)校檔案實(shí)體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強(qiáng)檔案管理的措施。

1 學(xué)校檔案分類中存在的問題

在以往的學(xué)校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學(xué)檔案，并由兩個(gè)部門分開保管。隨著學(xué)校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實(shí)際要進(jìn)行歸檔的材料文件越來越多，事實(shí)上有很多不屬于文書檔案和教學(xué)檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導(dǎo)，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學(xué)校在檔案劃分標(biāo)準(zhǔn)和管理方法上有很大的差異[1]。有的學(xué)校將全部關(guān)于某個(gè)專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開存儲(chǔ)等，這種情況對(duì)檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫(kù)的建設(shè)。

2 增強(qiáng)學(xué)校檔案實(shí)體分類管理建議

2.1 提高檔案管理的重視度

為提高對(duì)檔案管理的重視度，學(xué)校應(yīng)該重視宣傳和教育我國(guó)檔案相關(guān)法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對(duì)檔案利用工作重要性的認(rèn)識(shí)。還要加強(qiáng)有關(guān)檔案的價(jià)值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設(shè)，積極收集保管好檔案資料，并轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念，將被動(dòng)服務(wù)的觀念價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)的觀念價(jià)值。

2.2 判斷檔案價(jià)值，增強(qiáng)檔案管理

在檔案管理中的每個(gè)管理單元，對(duì)同一個(gè)目標(biāo)常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內(nèi)容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關(guān)性。因此，在確定歸檔檔案時(shí)，要全面掌握文件之間的鏈接價(jià)值，并從文件特征的所有方面進(jìn)行全面的分析，從源文件、內(nèi)容、時(shí)間、文本、形狀等方面進(jìn)行價(jià)值考慮，全面預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案的需要。因此，鑒定檔案價(jià)值要充分考慮社會(huì)的需求，既要考慮當(dāng)前的需要，也要考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)的需要[2]。在判斷檔案的價(jià)值時(shí)，要從效益的角度進(jìn)行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時(shí)具有的保存作用。所以在檔案保存時(shí)一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價(jià)值高于保存成本時(shí)，才能進(jìn)行保存，并努力平衡財(cái)力和義務(wù)。

2.3 增強(qiáng)檔案保管工作和利用效率

在考慮如何進(jìn)行檔案分類時(shí)，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數(shù)學(xué)校中一般都只有一個(gè)立檔單位，一個(gè)全宗檔案庫(kù)，因此在考慮檔案實(shí)體分類問題時(shí)，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對(duì)于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內(nèi)容上可能會(huì)有所關(guān)聯(lián)，但為了延長(zhǎng)實(shí)體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫(kù)房存儲(chǔ)箱柜，減少倒架，提高管理效率。對(duì)專業(yè)類檔案進(jìn)行分類時(shí)，其類目設(shè)置不宜過細(xì)，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對(duì)檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時(shí)，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。

3 增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的方法

3.1 應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息檔案管理技術(shù)

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為檔案的分類和管理方法提供了更科學(xué)，更先進(jìn)的使用條件。計(jì)算機(jī)的分類搜索工具，允許檔案館在進(jìn)行檔案實(shí)體分類時(shí)，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡(jiǎn)化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號(hào)，并通過檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。

3.2 靈活進(jìn)行實(shí)體檔案管理

學(xué)校在進(jìn)行檔案實(shí)體分類時(shí)可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時(shí)的工作內(nèi)耗，以提高工作效率。它形成檔案庫(kù)將如實(shí)的、客觀的反映出各個(gè)職能部門的工作歷史，維護(hù)了歸檔文件來源的真實(shí)性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個(gè)學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，其職能部門也越來越多，為了保證學(xué)校檔案管理能夠跟的上學(xué)校的發(fā)展速度，在設(shè)置“部門”分類時(shí)，可以按組織機(jī)構(gòu)的類別進(jìn)行劃分，比如將黨務(wù)組織、各群體團(tuán)隊(duì)性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學(xué)校行政各職能部門劃分為行政類；將學(xué)校各二級(jí)院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號(hào)可以由“部門分類+部門代號(hào)（通常為三位數(shù)）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關(guān)黨務(wù)工作或行政管理的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，可以按其掛靠部門進(jìn)行分類，若是單獨(dú)行使職能的臨時(shí)部門，則應(yīng)該單獨(dú)進(jìn)行分類。

3.3 應(yīng)用組合管理模式

由于一個(gè)學(xué)校的所有檔案都可以視為是一個(gè)檔案組合，一些性質(zhì)、特征、內(nèi)容相同相近的檔案也可以視為一個(gè)檔案組合，所以組合管理模式對(duì)于檔案管理是非常適用的。但要注意，所有組合必須是符合某一特征、規(guī)律的有序組合，不能是大雜燴樣的組合，且所有組合之和等同于全宗。這種全宗內(nèi)檔案的組合管理，能夠大大提高檔案的活力和價(jià)值，不會(huì)因?yàn)闄n案的分別保管而降低使用價(jià)值，也可以大大提高檔案排列的穩(wěn)定和有序性，防止因檔案的分開保管而導(dǎo)致遺失。

參考文獻(xiàn)

[1] 葛志媛.高校檔案實(shí)體分類法的改革設(shè)想[J].蘭臺(tái)世界，2011（22）：367-369.

[2] 安娜.高校圖書館檔案分類體系及管理模式探究[J].河南圖書館學(xué)刊，2010（4）：102-103.

[3] 焦艷紅.淺談學(xué)校檔案實(shí)體分類與管理[J].天津職業(yè)院校聯(lián)合學(xué)報(bào)，2013（1）：11-13.