淺析醫(yī)院人事檔案的信息化管理

姜潔

摘 要：在現(xiàn)代社會中，隨著高科技現(xiàn)代化的發(fā)展，各種管理工作的信息化逐步受到人們的青睞。醫(yī)院人事檔案作為醫(yī)院人事資料庫，是醫(yī)院檢核醫(yī)護(hù)人員信息，考察醫(yī)護(hù)人員工作狀態(tài)和工作能力的重要依據(jù)，也是醫(yī)院加強(qiáng)人事管理、改善人事管理制度的重要資料依據(jù)。實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理是跟隨現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展國情的必然趨勢，是我國人事改革制度和醫(yī)院醫(yī)療改革制度的必然要求，更是廣大現(xiàn)代社會民眾對醫(yī)院服務(wù)的必然期許。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；認(rèn)識檔案；信息化；管理；

中圖分類號：D035.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，它真實地反映著醫(yī)院每一位衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、社會關(guān)系、進(jìn)修培訓(xùn)、科研水平、醫(yī)德行為、學(xué)術(shù)成果、工資狀況、獎勵處罰等方面的情況，是個人經(jīng)歷、工作實際的真實記載，為醫(yī)院選拔人才、評估人才、使用人才、考核人才提供著重要的依據(jù)。它是開發(fā)人力資源的資源庫，是個人發(fā)展、醫(yī)院招聘、提拔、實現(xiàn)人才優(yōu)化配置的基本依據(jù)。

一、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前醫(yī)院人事檔案管理偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發(fā)達(dá)的今天，變得難以適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公快速、便捷的要求：① 查詢效率低，人事檔案中有相當(dāng)材料如各級表彰、外出進(jìn)修等檔案多保管在各職能部門，歸檔或查詢時，工作量大，勞動強(qiáng)度大。檔案員要經(jīng)常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁碼、內(nèi)容。②歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、學(xué)歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時查詢的情況時有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯誤。一旦出現(xiàn)此類問題，就有可能將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。③檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對原件的毀壞、涂改，要派專人負(fù)責(zé)陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔(dān)不必要的損失。④ 管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統(tǒng)。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理工作開展的意義

（一）有利于提高檔案管理工作人員工作效率。人事檔案信息化促使信息管理有傳統(tǒng)手工操作、翻閱和查找向自動化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，能夠幫助工作人員快速搜索信息、查閱信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了傳統(tǒng)手工速度慢、正確率低、歸置繁瑣等特征。效能最為顯著的性能之一—資源共享極大方便了不同部門之間的資源傳遞，節(jié)省了大量的時間、物力和財力。為工作人員提升本身技術(shù)素質(zhì)和服務(wù)素質(zhì)提供了可能性。

（二）有利于保護(hù)人事紙質(zhì)檔案。人事紙質(zhì)原發(fā)檔案的作用是不言而喻的。它的客觀性和難更改性特征賦予了它必須存在特性。人事檔案信息化管理可在計算機(jī)批下專欄專門放置醫(yī)護(hù)人員原發(fā)資料。在需要查閱原發(fā)資料時首先查閱計算機(jī)記錄原發(fā)資料，在出現(xiàn)疑問和不確定的情況下再翻閱紙質(zhì)原發(fā)檔案資料，降低紙質(zhì)檔案翻閱次數(shù)，可在一定程度上保護(hù)原發(fā)紙質(zhì)檔案。

（三）有利于完善檔案管理建設(shè)。檔案管理建設(shè)主要包括人力建設(shè)、制度建設(shè)、設(shè)施建設(shè)三方面內(nèi)容。人事檔案信息化大量引進(jìn)計算機(jī)設(shè)施，在一定程度上跟進(jìn)了社會設(shè)施發(fā)展程度；對于人力建設(shè)，又分為人力資源分配建設(shè)和人力綜合素質(zhì)建設(shè)兩方面內(nèi)容，信息化檔案管理可有效降低人力資源浪費(fèi)，提升人力資源效率，為工作人員提升綜合素質(zhì)提供了時間保證，而隨著工作人員綜合素質(zhì)的提高，對于人力資源的劃分則又提供了技術(shù)保障；制度建設(shè)分為獎懲制度、工作流程制度、行為規(guī)范制度三種。隨著工作人員工作內(nèi)容的具體劃分，獎懲制度的界限相對于傳統(tǒng)工作模式要好劃分很多，獎懲守則也要詳細(xì)很多，根據(jù)不同的工作任務(wù)和工作難易程度劃分獎懲等級，簡單明了、爭議度降低，還能增加工作人員的積極性。行為規(guī)范制度是對工作人員的日常工作行為提供行為標(biāo)準(zhǔn)，防治工作人員工作效率低、工作任務(wù)不明現(xiàn)象發(fā)生。

（四）有利于增加管理人員工作積極性。檔案管理信息化在提升工作人員綜合素質(zhì)，降低人員浪費(fèi)的同時，還可有效增加管理人員工作積極性。原因在于信息化管理擴(kuò)大了信息搜索實現(xiàn)內(nèi)涵，實現(xiàn)了信息分析強(qiáng)化，確保了人盡其才，人盡其用。可以說是提升了工作人員工作效率，降低了工作人員勞動強(qiáng)度，增加了工作人員的技術(shù)競爭力，加強(qiáng)了工作本身的挑戰(zhàn)度和誘惑力，從而增加了管理人員和工作人員的工作積極性。

（五）有利于醫(yī)院人才的管理和利用。當(dāng)前醫(yī)院人才的流動量大，通過醫(yī)院人事檔案信息化管理，大大的提高人力資源部對人才情況的及時掌握，有利于對人才的及時評價、利用，從而調(diào)動人才工作積極性，推動醫(yī)院業(yè)務(wù)技術(shù)的快速發(fā)展。

三、人事檔案信息化的實施

（一）建立醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)的登錄查詢模塊。數(shù)據(jù)庫建立后，資料仍是封閉的，利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)，建立登錄模塊即可有效查詢，并逐漸實現(xiàn)從HTML或Excel的結(jié)論信息化向過程網(wǎng)頁信息化轉(zhuǎn)型，為保證信息的規(guī)范、安全，還要制定科學(xué)的用戶權(quán)限管理制度，定期維護(hù)應(yīng)用程序。

（二）建立詳實的數(shù)據(jù)庫。人事檔案信息化建設(shè)最重要的部分在于建立詳實可信的數(shù)據(jù)庫，其中包含了員工的一切信息。檔案原件的掃描為數(shù)據(jù)的真實性提供了保證，電子檔案的建立則為檔案信息的簡便、高效查詢提供了途徑，同時也規(guī)范、統(tǒng)一了個人信息的頁面格式和采集哪些檔案信息。

（三）加強(qiáng)檔案管理者的信息安全意識。網(wǎng)絡(luò)安全是檔案信息化的管理重點，隨著計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，新型計算機(jī)病毒、用戶名及密碼破解器等黑客技術(shù)層出不窮，檔案管理人員需要時時防范，定時殺毒、備份重要數(shù)據(jù)，出現(xiàn)問題可及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，使信息系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

（四）硬件保障。要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，按時維護(hù)、升級硬件設(shè)備，減少硬件故障帶來的損失，確保資料的安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]太春姬.淺議醫(yī)院人事檔案的信息化管理[J].中國管理信息化，2012，15（18）：93

[2]韓智勇.人事檔案信息化管理初探.計算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用.2013年3期.

[3]李霞.鄭愛軍.淺議事業(yè)單位人事檔案信息化管理.辦公室業(yè)務(wù).2012年11期.