我國高校辦公自動化問題研究

王化禎

摘 要：辦公自動化是在辦公體系中綜合運用現(xiàn)代電子科學(xué)技術(shù)和管理理論，融組織、控制、情報、通信、協(xié)同工作為一體，實現(xiàn)辦公信息化，處理自動化，決定科學(xué)化的一種重要手段。辦公自動化是國內(nèi)外正在蓬勃發(fā)展的一項應(yīng)用技術(shù)，是高等學(xué)校建設(shè)的重要組成部分，其建設(shè)和應(yīng)用不僅是提高學(xué)校管理效率的重要途徑，也是學(xué)校辦學(xué)水平的標(biāo)志之一。隨著辦公自動化系統(tǒng)的廣泛普及，基于工作流模式的信息處理方式將大大提高學(xué)校的辦公效率，從而為學(xué)校全面建設(shè)數(shù)字化、信息化校園打下堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；現(xiàn)狀；問題；對策

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）26-0081-02

高校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，必須要以必要的硬件設(shè)施作為基礎(chǔ)。目前，幾乎所有高校都己建立了校園網(wǎng)。為了提升管理水平，充分利用現(xiàn)代技術(shù)資源與信息資源，許多高校建設(shè)和使用著辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)了現(xiàn)代化辦公。但是，在實際建設(shè)和推廣過程中也出現(xiàn)了建設(shè)目標(biāo)模糊、功能需求不斷變化、維護(hù)困難等問題。北京大學(xué)教育學(xué)院教育技術(shù)系一項調(diào)查表明，學(xué)校的層次、類型不同，其校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的完善程度也有所差別。例如，與本科院校相比，高等?？坪图夹g(shù)學(xué)院的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)水平略差；此外，即使都屬于本科院校，部屬高校也要略好于省屬高校。隨著信息技術(shù)在高校的普及，校園網(wǎng)己經(jīng)遍及學(xué)校辦公、教學(xué)、科研、實驗等各種場所，甚至是部分高校的教師住宅和學(xué)生宿舍。

1 我國高校辦公自動化的現(xiàn)狀

從安徽師大辦公自動化建設(shè)情況來看，該校從1998年5月開始建設(shè)校園網(wǎng)，目前己達(dá)到光纜到樓，交換到桌面，網(wǎng)絡(luò)己覆蓋中、南、北三個校區(qū)和教師公寓、附屬中學(xué)，實現(xiàn)了一校五區(qū)的千兆互聯(lián)。校園網(wǎng)分別接入中國教育和科研計算機網(wǎng)、中國電信網(wǎng)和中國聯(lián)通網(wǎng)，擁有四條出口鏈路，總帶寬310 MB；己建成可接入信息點15 000多個，連網(wǎng)計算機6 000多臺。為教學(xué)、科研以及管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化奠定了堅實的基礎(chǔ)。

總而言之，高校辦公自動化硬件建設(shè)情況可以概況為：第一，學(xué)校網(wǎng)絡(luò)條件口趨成熟目前我校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)步伐不斷加快，校園網(wǎng)經(jīng)過多年運行檢測，可以為綜合信息管理系統(tǒng)的運行提供較好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。第二，學(xué)校各單位客戶端硬件配備比較完備經(jīng)過多年的信息化建設(shè)，我校各部門、各單位基本都己具備聯(lián)網(wǎng)計算機、打印機等硬件設(shè)施，為辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)提供了較好的終端硬件支撐。第三，學(xué)校辦公人員技術(shù)儲備基本完成隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，利用計算機單機進(jìn)行Word，Excel操作制作文檔、電子表格，撰寫、打印各類文稿等己基本在我校工作人員中普及，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件傳輸與共享、收發(fā)電子郵件信息或文檔也日益成為學(xué)校提高辦公效率的有效手段。

2 我國高校辦公自動化建設(shè)存在的問題

2.1 辦公人員自動化意識薄弱，水平較低

主要表現(xiàn)在對使用辦公自動化的必要性認(rèn)識不同，對傳統(tǒng)的辦公方式仍然有較強的依賴性，一部分領(lǐng)導(dǎo)還對使用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)辦公無紙化的前景心存疑慮。另外，許多領(lǐng)導(dǎo)對辦公自動化理解不深，認(rèn)為所謂的辦公自動化就是在辦公過程中使用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，目的只是提高工作效率。而實際上，使用辦公自動化提高管理層的決策效能更加重要。

因此，各高校應(yīng)該加大媒體的宣傳力度，為校領(lǐng)導(dǎo)開設(shè)網(wǎng)絡(luò)和辦公自動化使用課程，提高其對辦公自動化的認(rèn)識。沒有各級領(lǐng)導(dǎo)的積極支持和推動，辦公自動化建設(shè)過程中的任何環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)巨大阻力。校領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與對辦公自動化建設(shè)的起步與完成都具有決定性的作用。

2.2 自動化配套的規(guī)章制度不健全

辦公自動化不同于普通的管理軟件，它所處理的電子公文都存在法律效力的問題，但是目前我國尚未制定出與之相關(guān)的法律規(guī)定。同時，就高校而言，辦公自動化的正常運行，需要有完善的規(guī)章制度作為保障。目前一部分高校還未建立相關(guān)的制度，即使己經(jīng)建立了相關(guān)制度的學(xué)校，制度也還不健全完善。

因此，在辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)和運行過程中，必須加強有關(guān)制度建設(shè)，使工作人員能夠接受并正確、有效使用自動化系統(tǒng)，自覺維護(hù)系統(tǒng)的正常運行。

2.3 對升級自動化設(shè)備資金投入不足

辦公自動化建設(shè)是一項資金投入較多的系統(tǒng)工程，從開發(fā)到成型再到完善都需要經(jīng)過一個長期的過程。在這個過程中，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、硬件購置需要資金，網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)、軟件的開發(fā)以及系統(tǒng)的推廣等都需要資金。許多高校礙于自身的財政狀況，對于辦公自動化建設(shè)的資金投入大大縮水，嚴(yán)重影響辦公自動化建設(shè)質(zhì)量。一套技術(shù)成熟、功能完善的辦公自動化軟件價格比較昂貴，部分高校由于資金有限等原因，不愿意在軟件上投入大量資金，而選擇了價格相對比較便宜、功能不盡完善的自動化軟件，造成了當(dāng)前各高校普遍存在的有車無貨的狀況。

因此，各個高校應(yīng)著眼于學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展，盡量保證辦公自動化建設(shè)過程各個階段的資金需求。有些學(xué)校還設(shè)立了專項資金，有效地保證了學(xué)校信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2.4 辦公自動化軟件和服務(wù)廠商選取不科學(xué)

辦公自動化軟件作為管理軟件，關(guān)鍵在于其實用性，不同單位應(yīng)根據(jù)自身的特殊之處，選擇真正適合自己的軟件系統(tǒng)和服務(wù)廠商。目前市場上面向企業(yè)和政府的辦公自動化軟件較多，但適合高校的成熟辦公自動化軟件并不多。

因此，在進(jìn)行辦公自動化建設(shè)之初，首先要對學(xué)校現(xiàn)狀和需求進(jìn)行詳細(xì)分析，對各種系統(tǒng)進(jìn)行詳盡的詢問和考察，進(jìn)而有的放矢地選擇與本單位條件相適應(yīng)的軟件系統(tǒng)和服務(wù)廠商。

2.5 系統(tǒng)安全無法保障

辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)需要建立校園局域網(wǎng)，各個部門的電腦都需要入網(wǎng)。對于高校的辦公自動化系統(tǒng)，其傳輸、處理、存儲的大部分信息都具有極高的保密性，有些還是國家有關(guān)部門下發(fā)的高度機密文件。由于辦公自動化系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)直接相連，一旦學(xué)校自動化系統(tǒng)遭到病毒或黑客攻擊，必然會造成比較嚴(yán)重的后果，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性是不容忽視的。調(diào)查顯示，少數(shù)高校的校園網(wǎng)建立較早，己經(jīng)滿足不了學(xué)校發(fā)展的需要，安全性也缺乏保障，還需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)升級和改造。

因此，各高?？筛鶕?jù)自身校園網(wǎng)絡(luò)的實際情況采取措施保證其安全性，如統(tǒng)一要求各部門電腦安裝防病毒軟件、對重要信息的傳輸采用加密技術(shù)、建立學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以便在物理上與外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隔絕等。

3 對 策

3.1 提高辦公人員自動化意識和水平

首先，提高辦公人員計算機水平。目前，許多高校行政辦公人員的計算機水平良莠不齊。因此，為了徹底保障辦公自動化的實現(xiàn)，除了要轉(zhuǎn)變思想外，還要加大對辦公人員計算機技能的相關(guān)培訓(xùn)，使辦公人員個個都能掌握計算機基本操作，能夠運用計算機進(jìn)行文字處理、數(shù)據(jù)管理、信息表達(dá)和網(wǎng)上交流。其次，還要提高系統(tǒng)維護(hù)人員的技術(shù)水平。辦公自動化系統(tǒng)投入運行后，為了保證系統(tǒng)持續(xù)地與用戶環(huán)境、數(shù)據(jù)處理操作、其他有關(guān)部門的請求取得協(xié)調(diào)一致，必須要有特定的系統(tǒng)維護(hù)人員。因此，要進(jìn)一步提升學(xué)校信息化管理水平，必須加大高水平專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)力度，建立一支長于宏觀規(guī)劃、熟悉學(xué)校管理、擅長硬件技術(shù)、掌握軟件技術(shù)的團(tuán)隊。

3.2 健全自動化配套規(guī)章制度

無規(guī)矩不成方圓，建立一套合理、科學(xué)的管理體系，才能確保高校辦公自動化系統(tǒng)的正常運行。高校在加強辦公自動化系統(tǒng)軟硬件建設(shè)的同時，要根據(jù)本校實際建立和完善相關(guān)規(guī)章制度，明確規(guī)定用戶權(quán)限、責(zé)任和義務(wù)等，按照辦公自動化系統(tǒng)規(guī)定的工作流程，分解崗位職責(zé)，責(zé)任落實到人，確保系統(tǒng) 安全性、信息的可靠性、管理的科學(xué)性、發(fā)布文件的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，促使每個用戶能夠正確地接收、發(fā)布有用信息，維護(hù)系統(tǒng)的正常運行。同時，加強辦公自動化系統(tǒng)運用過程中的檢查和考核，定期安排專人到各部門檢查使用情況，定期考核，適時組織經(jīng)驗交流，表彰先進(jìn)，推動辦公自動化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運行。

3.3 加大自動化設(shè)備資金投入規(guī)模

高校辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)，應(yīng)納入學(xué)校教育信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，結(jié)合學(xué)校的管理需要和資源狀況，充分考慮近期投資能力和建設(shè)目標(biāo)，又要為系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展和擴展留有余地。建設(shè)過程中要堅持以用為本的原則，以校園網(wǎng)為環(huán)境，在疏通各部門之間信息渠道的基礎(chǔ)上。對全校已有的管理系統(tǒng)進(jìn)行梳理、整合，使用全校范圍的辦公自動化系統(tǒng)，建立全校共享數(shù)據(jù)庫，真正實現(xiàn)高效辦公自動化的設(shè)備資源、人力資源、數(shù)據(jù)資源的共享，真正建成高效、完善、合理的辦公自動化系統(tǒng)。因此，學(xué)校要加大自動化設(shè)備資金投入，以資金支持為后盾，推進(jìn)辦公自動化建設(shè)的進(jìn)程。

3.4 科學(xué)選取服務(wù)商和服務(wù)軟件

很多高校內(nèi)部各部門較早的引入了計算機來輔助管理工作，個別部門已逐步建設(shè)了一套完善的信息管理系統(tǒng)。為了提高辦公效率，安裝了適合本部門工作流程和特點的辦公軟件，雖然在一定程度上提高了本部門的工作效率，但是由于缺少整體規(guī)劃，使得各部門的辦公軟件沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫信息無法共享，信息交流比較困難，常常造成信息重復(fù)錄入，不利于高校整體辦公效率的提高。因此，學(xué)校要科學(xué)的選取服務(wù)商和服務(wù)軟件，保障辦公自動化系統(tǒng)的先進(jìn)科學(xué)。

3.5 采取必要的措施保障高校系統(tǒng)的安全

高校辦公自動化系統(tǒng)是在現(xiàn)代化條件下，使用高技術(shù)辦公設(shè)備處理日常事務(wù)的工作模式，這就要求操作人員不僅要熟練掌握辦公活動的基本知識，還要學(xué)會使用各種先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和系統(tǒng)控制設(shè)施。由于我國高校在這方面起步比較晚，辦公人員素質(zhì)參差不齊，應(yīng)通過培訓(xùn)提高辦公人員的素質(zhì)。首先選一批計算機操作基礎(chǔ)比較好的人員，再通過信息管理員對各自部門的人員進(jìn)行培訓(xùn)，起到以點帶面的作用，在培訓(xùn)中要注意建立相應(yīng)考核制度，把是否具備辦公自動化操作技能列入部門和個人年度綜合考核，采取分類指導(dǎo)、重點突破方式，注意加強對計算機操作水平較低人員的重點培訓(xùn)，保證辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的順利推廣和應(yīng)用。只有熟練操作自動化辦公系統(tǒng)的工作人員，才可以設(shè)計出保障系統(tǒng)安全的程序，因此，學(xué)校需要著重從軟件設(shè)施方面加強系統(tǒng)的安保工作。

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