我國高校辦公自動化變遷歷程淺析

呂義豪

摘 要：辦公自動化的發(fā)展給高校的工作提供了很多便捷，文章首先從辦公自動化的定義出發(fā)，接著從國外和國內兩個方面對比介紹了辦公自動化發(fā)展歷程，然后從高校傳統(tǒng)模式簡介、辦公自動化模式的內涵、必要性和可行性方面分析了我國高校辦公自動化變遷歷程。

關鍵詞：高校；辦公自動化；變遷

中圖分類號：C931.4 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）26-0079-02

1 辦公自動化的定義

美國在上個世紀六十年代第一個提出了辦公自動化的概念，這是由于美國的人工工資太高，人力成本大，相對于辦公自動化產(chǎn)出很低，同時計算機技術的普遍應用，也為辦公自動化提供了有利的條件。七十年代出現(xiàn)了把信息處理技術應用到辦公自動化的辦公室信息系統(tǒng)。

美國麻省理工學院M.季斯曼教授指出：辦公自動化是計算機、通訊技術、系統(tǒng)科學及行為科學應用在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術難以處理的數(shù)據(jù)龐大且結構不明確的包括非數(shù)值型信息的辦公事務上。20世紀80年代中期，我國學者對辦公自動化的定義為：借助發(fā)達的信息技術，將某些辦公業(yè)務活動物化于計算機等機器設備里，這些機器設備與辦公人員形成了人機信息交互處理系統(tǒng)。

2 國內外辦公自動化發(fā)展歷程介紹

2.1 國外辦公自動化發(fā)展歷程

根據(jù)計算機技術的發(fā)展和時間跨度，美國的辦公自動化基本上可以分為三個階段。

①初級階段：單機處理辦公文件時期。截止到19976年，與辦公自動化相關的是文字處理機、復印機、傳真機等輔助設備的應用。這不是真正意義的辦公自動化，僅僅是借助先進的信息技術和機器設備使辦公變得更簡單容易，它們只是輔助工具，促進了辦公效率的提升。

②發(fā)展階段：辦公自動化設備的增加。從1976～1982年，辦公自動化系統(tǒng)任務是信息的處理應用，同時辦公設備處理的任務開始具有多樣性綜合性。本階段辦公自動化設備開始增加，很多設備也開始應用于辦公自動化領域，例如美國白宮運行的辦公業(yè)務信息系統(tǒng)，將上千個終端綜合起來，提高了辦公效率和信息傳遞速度。這一時期專業(yè)自動交換機等的發(fā)明應用促進了辦公自動化和半自動化的發(fā)展。

③成熟階段：綜合管理自動化。從1983年開始，信息技術升級換代的速度加快，經(jīng)濟全球化的發(fā)展對辦公自動化提出了更高的要求，除了解決日常事務和信息要求，辦公自動化豐富發(fā)展了其他職能，促進了辦公效率的提升。

由于經(jīng)濟發(fā)展水平的不同，日本的辦公自動化與美國相比開始的比較晚，它的發(fā)展模式可以概括為四個部分。第一，初始階段，從1978～1982，辦公任務具有單一性；第二，推進階段，時間段上是1983～1984年，辦公自動化設備的增加，辦公標準更加規(guī)范和具體；第三，推廣階段，從1985～1987年，不同的行業(yè)都開始進行自動化，流程的自動化；第四，完善階段，從1988年開始，辦公自動化的綜合性增強，辦公自動化系統(tǒng)不斷的升級更新完善，向集成化方向發(fā)展。

2.2 國內辦公自動化發(fā)展歷程

國內的辦公自動化建設也經(jīng)歷了一個逐步發(fā)展的過程，政府首先從上海開始試驗，在海南省也進行了政府信息化的嘗試，信息化也推動了辦公自動化向智能化方向提升，有四個發(fā)展進程。

①文件型辦公自動化，這一階段從1980～1999年。從1985年全國第一次召開辦公自動化會議，辦公自動化的概念逐步深入人心。起步階段從單機版的辦公應用軟件進行，例如微軟office 不同版本的軟件，辦公模式從完全人工到借助計算機輔助設備，這一階段辦公自動化也叫做無紙化辦公。

②協(xié)同型辦公自動化，從2000～2005年。新世紀全球經(jīng)濟的發(fā)展要求將更多的工作內容與辦公自動化相結合，包括流程審批和會議管理等，這一時期MS OFFICE也增加了很多新的功能和模塊，來適應實際工作的需要?？绮块T間的信息交流通過辦公自動化成為了可能，工作環(huán)境更加協(xié)調和高效。負責信息溝通的人員大大減少，節(jié)省了很多人力成本，節(jié)約了溝通時間。在辦公自動化包括的范圍內，工作人員借助這一系統(tǒng)，實現(xiàn)了信息的及時處理和溝通。

③知識型辦公自動化，時間跨度上從2006～2010年。辦公自動化經(jīng)過前兩個階段的發(fā)展，應用范圍越來越廣，另一方面用戶也有了新的需求。這一時期進入知識爆炸階段，協(xié)同工作的分工模式，和把門戶當作技術路徑，將一個單位內部的各種信息進行處理歸納使之自動化多功能化，就是知識型辦公自動化。它將知識管理與日常的辦公設備相結合，使得辦公自動化系統(tǒng)不止是一個綜合性的辦公系統(tǒng)，也是知識協(xié)同管理的平臺。辦公自動化可以處理企業(yè)管理過程中的溝通、協(xié)調和控制性事務，以知識管理為核心的辦公自動化能夠解決這些問題。

④決策型辦公自動化，2011年以后，信息技術跟新的速度不斷加快，推動辦公自動化系統(tǒng)的不斷發(fā)展，使之朝著集成性和輔助決策的方向進步。

3 我國高校辦公自動化模式的變遷

3.1 高校傳統(tǒng)辦公模式簡介

高校辦公事務主要是對信息的處理。不同的部門之間構成了信息網(wǎng)，信息的收集、處理和整合，以及各個部門之間的溝通都需要借助辦公自動化系統(tǒng)，從某種程度上說，這些內容在辦公管理中是主要構成模塊。以往的辦公過程中，這些內容耗費了很多的人力物力和財力，但是由于工作內容繁瑣和工作量大，效率低下，辦公自動化的發(fā)展成功的解決了這一難題。

高校的辦公從某種程度上來說是，是學校的領導處理行政事務的過程，主要是對高校的各種信息進行匯總和加工處理。不同部門運用計算機將本部門的信息匯總成圖表和文檔的形式提交給上機部門，學校管理層就可以及時了解各部門的信息；管理層對收到的信息進行分析判斷，決策后再傳達到各部門具體實施。

學校辦公室作為一個綜合性的管理服務部門，擔負著學校黨委工作和部分日常行政工作。學校辦公室關注的是關系學校發(fā)展方向的核心工作或重大工作，具有輔助作用，還具有監(jiān)督職能，不同部門的溝通協(xié)調職能，主要服務對象是領導、部門和師生，需要進行公文處理、接待工作、溝通工作等一系列的日常工作。

黨委職能部門和行政職能部門共同構成了職能部門，涵蓋了部、處、院、系等不同的級別。這些部門需要對本部門的相關的數(shù)據(jù)進行搜集整理，并且完成規(guī)定的工作，重要的信息及時提交給上級領導。

辦公自動化是信息不斷溝通傳遞的過程，不同部門之間實現(xiàn)了信息的交互作用，鑒于不同部門關注的重點存在差異，同一信息在各部門充分利用和挖掘的程度有很大差別。通常情況下，文件流轉過程如圖1所示。

3.2 高校辦公自動化模式內涵

辦公自動化系統(tǒng)將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來，專注于核心業(yè)務，逐步完善管理，提高辦公效率，實現(xiàn)了信息可控，降低辦公成本，提高行政能力。該系統(tǒng)實現(xiàn)了高校不同部門員工之間的郵件發(fā)送和接收功能，提供了一個科學、開放、先進和信息化的辦公自動化平臺，包含許多組件，旨在簡化和標準化發(fā)展和部署的應用系統(tǒng)，提高便攜性，安全性和再利用的價值，提高穩(wěn)定性和可擴展性，同時實現(xiàn)建設辦公自動化的目標，便利了他們之間的溝通，使高校的管理更加科學，更加有序。

互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展使得瀏覽器或服務器基于分布式互聯(lián)網(wǎng)的主流。辦公自動化的發(fā)展和完善會吸引越來越多的公司和行業(yè)應用這一系統(tǒng)。在計算機硬件和辦公軟件相結合的條件下，信息資源整合和處理能力提高，高校內部的系統(tǒng)信息之間的交流溝通傳遞更加便捷，這一系統(tǒng)的平臺功能得到了更大程度的發(fā)揮。另一方面，高校師生還可以借助微信、不同的網(wǎng)站和論壇等方式參與到這一過程中。

3.3 高校辦公自動化的必要性

辦公自動化有助于建設節(jié)約型校園建設。信息化的發(fā)展使得高校的行政工作量增加，難度增大，原有的辦公模式的弱點逐漸顯露，信息處理會不及時，耗費時間長，效率低下。信息的存儲、溝通和傳遞面臨著很大的問題。辦公自動化的優(yōu)勢在這一方面發(fā)揮了很大的作用，在數(shù)據(jù)和文本的存儲和傳輸方面具有交互性、綜合性和及時性。同時計算機軟件和硬件的升級換代、網(wǎng)絡通信技術的提升，以及費用的降低，都有助于辦公自動化的實現(xiàn)。更重要的是，辦公自動化可以大大減少成本支出，節(jié)約大量的人力資源和紙張等辦公資源，有助于貫徹科學發(fā)展觀，建設節(jié)約型社會節(jié)約型高校。

辦公自動化有助于加快校務公開步伐。校務公開一方面可以調動社會監(jiān)督?jīng)Q策的科學性和民主性，另一方面可以促進資源的優(yōu)化配置，提高人們參與校務的主管能動性。對權利起到約束作用，減少腐敗行為的發(fā)生。校園事務透明性的增加還可以實現(xiàn)師生福利的帕累托最優(yōu)，改善辦公效率。時代的發(fā)展對信息化辦公自動化的發(fā)展提出了更高的要求。高校內部行政信息整合以及分析處理，以及管理水平的提升都對辦公自動化有了新的需求。它是高校加快建設的主要模塊之一，應用性強、效率高的辦公自動化模式有助于提升辦學質量，促進高校更加開放更加積極地融入到信息化的洪流中。

3.4 高校辦公自動化建設的可行性

隨著信息技術的飛速發(fā)展和日益激烈的競爭，高校不再滿足于獨立、零散的辦公自動化應用現(xiàn)狀，追求解決方案的協(xié)調性、全面性，信息整合是必然要求。辦公自動化實現(xiàn)了工作流、信息流、知識流的融合，高校辦公開始朝著一體化方向發(fā)展，有助于高校的內部管理水平提升。一方面，校園網(wǎng)等軟設施的發(fā)展以及計算機等硬件的廣泛應用為其創(chuàng)造了條件，另一方面，高校有很多具有這方面知識和技術的師生，為其提供了人才支撐。

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