提高檔案管理水平完善檔案管理對策

李偉琴

摘 要：一個單位管理離不開檔案管理的科學(xué)化，機關(guān)機構(gòu)管制脫離不了檔案管制的科學(xué)程度，一定以檔案管制的科學(xué)性推動機關(guān)機構(gòu)管制。必須以檔案管理的科學(xué)化促進事業(yè)單位管理。檔案管理是機關(guān)機構(gòu)管理的重要一環(huán)，現(xiàn)就如何提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程序水平，完善人事檔案管理對策進行分析。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；對策；

中圖分類號：：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

檔案工作是各單位各項管理工作的基礎(chǔ)，集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。隨著各項制度的改革，檔案體現(xiàn)了一個單位的歷史足跡，只有在科學(xué)、規(guī)范地做好檔案管理工作的同時，注重與時俱進，才能真正為單位的發(fā)展服好務(wù)，使其更加適應(yīng)社會的發(fā)展，滿足社會的發(fā)展需求。

一、實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

（一）全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

（四）統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

二、完善人事檔案管理對策

（一）嚴格按程序交接

人事檔案移交是一項仔細嚴肅、手續(xù)慎密、職責(zé)巨大的作業(yè)，要根據(jù)流程進行。檔案移交步驟：第一，對所管理的檔案開展一次整體的清點，要帳實一致；第二，針對借出去的檔案要立即進行催促歸還，收拾好借條，同時在借條上標(biāo)注緣由和催還狀況；第三，對沒有進行歸納收拾的零散資料要按照類別放置好，收拾好之后要立即放在相應(yīng)檔案中；第四，根據(jù)檔案交接需求開展轉(zhuǎn)交，同時在轉(zhuǎn)交手續(xù)上標(biāo)注轉(zhuǎn)交時間、位置、轉(zhuǎn)交雙方、證明人、轉(zhuǎn)交數(shù)量等，還必須在轉(zhuǎn)交文件上簽署相關(guān)人員名字，對轉(zhuǎn)交作業(yè)擔(dān)負責(zé)任。

（二）強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

建立規(guī)范的檔案整理程序，保證檔案信息覆蓋到部門中的每一個人，保證對政策要求必須備案的信息無遺漏無紕漏的登記與備注。當(dāng)前，我國社會快速發(fā)展，許多企事業(yè)單位近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，由于檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，致使卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失問題出現(xiàn)。

（三）完善檔案管制機制

創(chuàng)建檔案作業(yè)機制一定要按照下面幾點標(biāo)準(zhǔn)：1制定的規(guī)則要符合科學(xué)以及合理性的標(biāo)準(zhǔn)。建筑起來的規(guī)則一定要達到企業(yè)特征以及檔案管制本質(zhì)，符合企業(yè)檔案管制的需求。2簡單適用。機制一定要擁有可操縱性，其創(chuàng)建要按照便利適用、簡單可行、操縱性強為宗旨，方便能夠更好的施展機制的指揮以及標(biāo)準(zhǔn)用途。3保持機制限制的雙向性。不僅限制主管也限制職員。主管的作風(fēng)對機制的順利開展有直接作用，而職員是企業(yè)的關(guān)鍵組成團體，是機制的關(guān)鍵限制目的和實施者。4保持機制實施的嚴厲性。檔案機構(gòu)不僅是擬定檔案規(guī)則的主管機構(gòu)，還是規(guī)則的實施機構(gòu)。在規(guī)則的實施程序中，要做好獎懲的工作，充分表現(xiàn)出機制的威望。

（四）建章立制，有章可循，規(guī)范操作

主動熱情的改好檔案搜集作業(yè)，機制張貼上墻，操縱作業(yè)能夠有規(guī)則可依據(jù)。建設(shè)職員借讀檔案記錄，職員檔案轉(zhuǎn)入以及轉(zhuǎn)出和進行交接的記錄表格。針對因為歷史緣由，的確搜集不到的檔案資料，要注明緣由，為之后的搜索作業(yè)供應(yīng)便利。所以，我們在整理檔案材料的時候一定要勤快，立即追蹤以及添加上新的材料，實現(xiàn)其原始根據(jù)用途。

（五）積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感

主動搞好宣揚作業(yè)，對搜集資料要仔細審查，把確鑿可信的資料歸入到人事檔案中，確保品質(zhì)。在檔案辨別程序中，檔案管制工作者要仔細負責(zé)、保證檔案是完善真實的，充分了解到工作人員在管制作業(yè)中的關(guān)鍵性，持續(xù)改善作業(yè)形式、作業(yè)手段，改革作業(yè)形式，提升作業(yè)速度，提升工作品質(zhì)。在辨別程序中，辨別對錯，虛假材料定要拒絕，保護好人事檔案的真實健全原則。

（六）加快檔案信息化進程，提高工作效率

怎樣使用電腦措施為人事檔案開展資料儲存、搜索，從而完成網(wǎng)絡(luò)化管制，這已經(jīng)是現(xiàn)在人事檔案管制作業(yè)的關(guān)鍵問題。這就必須盡早創(chuàng)建人事檔案資料庫，推動人事檔案的管制完成信息化以及網(wǎng)絡(luò)化。并且，在制定有關(guān)運用權(quán)力的狀況下，一些資料對機構(gòu)以及員工來講是開放的，創(chuàng)建公開通透的人事檔案管制制度。這樣，不僅可以加強人民檔案思想，加強人事檔案管制作業(yè)的通透度，還能夠為企業(yè)挖掘人才，培育人才以及運用人才打下堅實的根基。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案是國家以及社會的珍貴資源。所以增強檔案的合理管制作業(yè)，是檔案機構(gòu)所一起面對的問題。各個相關(guān)機構(gòu)特別是檔案管制機構(gòu)，要從戰(zhàn)略思想上注重以及增強事業(yè)機構(gòu)檔案管制作業(yè)，以檔案管制合理化推動事業(yè)單位管制的高效化。