PDCA循環(huán)在會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中的應(yīng)用

蘇力

摘 要：PDCA是英文單詞Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（處理）的第一個(gè)字母，因而被稱為PDCA循環(huán)（亦稱戴明循環(huán)）。PDCA循環(huán)的提出對質(zhì)量管理有著較強(qiáng)的理論指導(dǎo)意義。在分析PDCA循環(huán)的特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)PDCA循環(huán)理論構(gòu)建了會(huì)計(jì)電算化課程的教學(xué)模式，并對應(yīng)用PDCA循環(huán)需要注意的問題進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán)；會(huì)計(jì)電算化；教學(xué)模式

中圖分類號：G4

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1672-3198（2015）10-0151-02

1 引言

會(huì)計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)作為工具代替手工記賬、算賬、報(bào)賬，以及部分代替人腦完成對會(huì)計(jì)信息的收集、整理、分析和預(yù)測的過程。它極大地減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了會(huì)計(jì)工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)了會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)管理信息化日益普遍，能夠順利地在計(jì)算機(jī)環(huán)境下從事會(huì)計(jì)工作，成為會(huì)計(jì)從業(yè)人員必須具備的專業(yè)勝任能力。會(huì)計(jì)電算化課程作為會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)等專業(yè)的必修課，主要講授會(huì)計(jì)電算化基本原理、會(huì)計(jì)電算化的組織、會(huì)計(jì)軟件常用模塊的應(yīng)用方法、會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施、會(huì)計(jì)軟件與企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（ERP）的關(guān)系、會(huì)計(jì)電算化后的管理等知識，也日益受到重視。由于會(huì)計(jì)電算化課程是計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與會(huì)計(jì)學(xué)相結(jié)合的一門新興的邊緣科學(xué)，涵蓋了會(huì)計(jì)學(xué)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫和計(jì)算機(jī)技術(shù)多個(gè)專業(yè)的知識，又具有很強(qiáng)的實(shí)踐性，如何在有限的課時(shí)內(nèi)提高教學(xué)效率與效果，成為一個(gè)亟待研究的教學(xué)難題。

2 PDCA循環(huán)的特點(diǎn)

PDCA循環(huán)是應(yīng)用于項(xiàng)目管理領(lǐng)域的一種科學(xué)的工作程序，1930年由美國的休哈特（Shewhart）博士提出，后經(jīng)戴明（Deming）博士推廣應(yīng)用，因此又稱“戴明環(huán)”。其工作過程依次為P（plan）——D（do）——C（check）——A（act），即計(jì)劃——執(zhí)行——檢查——處理四個(gè)階段，而每一個(gè)階段又分別包括一定的步驟要求。計(jì)劃階段，要分析情況、找出重點(diǎn)、擬定計(jì)劃；執(zhí)行階段，要通過各種措施保證工作的順利實(shí)施；檢查階段，可以采用檢查、評估、打分等方式對執(zhí)行效果進(jìn)行評價(jià)；處理階段，要對成功的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，出現(xiàn)的問題進(jìn)行梳理，同時(shí)遺留的問題會(huì)自動(dòng)進(jìn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)。這四個(gè)階段形成一個(gè)周而復(fù)始的封閉系統(tǒng)，一個(gè)循環(huán)結(jié)束后便進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)，這樣階梯式上升，從而實(shí)現(xiàn)管理的有效提高。PDCA循環(huán)具有如下的主要特點(diǎn)。

2.1 目標(biāo)導(dǎo)向

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，計(jì)劃必須基于明確的目標(biāo)，無目標(biāo)就無計(jì)劃。有了前期的計(jì)劃，后面的執(zhí)行、檢查及處理才有意義?！按髅魇臈l”中的首條就明確指出長期目標(biāo)的極端重要性，詮釋了目標(biāo)導(dǎo)向和計(jì)劃的意義。

2.2 聚焦不足

問題意識是PDCA循環(huán)的關(guān)鍵，如果不能在循環(huán)中聚焦不足，就不能及時(shí)找出運(yùn)行及計(jì)劃執(zhí)行中的偏差，無法采取有針對性的可行措施加以修正、改進(jìn)和提高，一次循環(huán)就成了“空轉(zhuǎn)”，PDCA就失去了運(yùn)行意義。查找不足需要“檢查工作標(biāo)準(zhǔn)有效性的程序”，這樣的查找才能有據(jù)可依，才能真正到位。

2.3 著眼改進(jìn)

PDCA循環(huán)四個(gè)過程不是運(yùn)行一次就結(jié)束，而是周而復(fù)始地進(jìn)行、螺旋式地上升。在每一輪的循環(huán)中，最具成功意義的環(huán)節(jié)在于最后的處理（Action）環(huán)節(jié)。通過對失敗教訓(xùn)和成功經(jīng)驗(yàn)的有效總結(jié)，提出解決問題的方法和途徑，同時(shí)將未解決的問題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)里，這樣一來，每一循環(huán)都在長期目標(biāo)引領(lǐng)下，有新的具體目標(biāo)和內(nèi)容；解決了一些問題，獲得了新的進(jìn)步。

3 根據(jù)PDCA循環(huán)構(gòu)建會(huì)計(jì)電算化教學(xué)模式

PDCA循環(huán)的目標(biāo)導(dǎo)向、聚焦不足、著眼改進(jìn)等質(zhì)量改進(jìn)的特點(diǎn)高度地切合了提高會(huì)計(jì)電算化教學(xué)的效率與效果的需求，完全有可能應(yīng)用于會(huì)計(jì)電算化課程的教學(xué)實(shí)踐之中。

3.1 計(jì)劃階段

計(jì)劃的前提是要有希望達(dá)到的教學(xué)目標(biāo)。電算化會(huì)計(jì)的教學(xué)目標(biāo)應(yīng)該是使學(xué)生理解電算系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)、運(yùn)行原理，能夠掌握常用財(cái)務(wù)軟件基本的操作，具備一定的電算環(huán)境下分析問題、解決問題的能力。在計(jì)劃階段，要根據(jù)教學(xué)目標(biāo)，明確電算化會(huì)計(jì)課程的教學(xué)模塊，通常包括，電算化會(huì)計(jì)產(chǎn)生與發(fā)展的歷史，與ERP的關(guān)系；電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的規(guī)劃、分析與設(shè)計(jì)原理；電算化會(huì)計(jì)的賬務(wù)處理流程；賬務(wù)系統(tǒng)的初始化；憑證管理；出納管理；報(bào)表處理與分析；項(xiàng)目核算與管理；賬務(wù)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞；銷售與收款系統(tǒng)的流程分析、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、初始設(shè)置、業(yè)務(wù)處理；采購與付款系統(tǒng)的流程分析、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、初始設(shè)置、業(yè)務(wù)處理；存貨系統(tǒng)的需求分析、功能設(shè)計(jì)、初始設(shè)置、日常核算；電算系統(tǒng)的選擇、實(shí)施、日常維護(hù)和管理；電算化系統(tǒng)的審計(jì)。

3.2 執(zhí)行階段

電算化會(huì)計(jì)教學(xué)的執(zhí)行有兩種選擇。一是單人全程綜合模擬，二是小組分角色的綜合模擬。單人全程綜合模擬，是由一個(gè)人承擔(dān)不同會(huì)計(jì)崗位的職能，一個(gè)人獨(dú)立完成建賬、初始化、日常各種業(yè)務(wù)處理及報(bào)表編制與分析的全部過程，其優(yōu)點(diǎn)是熟悉整個(gè)賬務(wù)流程與數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，其缺點(diǎn)是無法建立信息化條件下的內(nèi)部控制的概念。小組分角色的綜合模擬，以小組為單位，對小組成員進(jìn)行崗位分工，明確各崗位的權(quán)限及職責(zé)，分工協(xié)作，相互配合，共同完成整個(gè)賬務(wù)處理流程。在執(zhí)行階段，結(jié)合業(yè)務(wù)模式，設(shè)計(jì)好一整套初始數(shù)據(jù)和各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)至關(guān)重要。

3.3 檢查階段

檢查是對執(zhí)行工作的評價(jià)。如果采用單人全程綜合模擬方式，要在整個(gè)流程中設(shè)置檢查的環(huán)節(jié)和時(shí)間點(diǎn)，及時(shí)對教學(xué)效果進(jìn)行評價(jià)。如果采用小組分角色的綜合模擬方式，可以先進(jìn)行組內(nèi)的自我評價(jià)，再進(jìn)行組外的測評。

3.4 處理階段

在檢查階段發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)進(jìn)行反饋和糾正。有效的糾錯(cuò)，能夠培養(yǎng)學(xué)生在電算環(huán)境下分析問題、解決問題的能力。舉個(gè)例子。假定企業(yè)采用全月一次加權(quán)平均法結(jié)轉(zhuǎn)已售產(chǎn)品的成本，購銷存核算模塊、總賬模塊都已啟用，檢查表明，核算模塊結(jié)轉(zhuǎn)已售產(chǎn)品成本的記賬憑證上的金額錯(cuò)誤。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤以后，需要引導(dǎo)學(xué)生找出解決問題的思路。企業(yè)采用的是加權(quán)平均成本，加權(quán)平均成本的計(jì)算取決于期初數(shù)據(jù)及本期入庫數(shù)據(jù)，如果期初數(shù)據(jù)錄入出錯(cuò)，那就需要調(diào)整期初數(shù)據(jù)，重新進(jìn)行初始化工作，如果本期入庫數(shù)據(jù)不正確，那就需要修改入庫單。如果平均成本沒有發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，那么已售產(chǎn)品成本出現(xiàn)錯(cuò)誤的原因就是售出數(shù)量有誤，這就需要修改銷售發(fā)票、出庫單了。如果發(fā)現(xiàn)已售產(chǎn)品成本錯(cuò)誤的原因在于采購入庫單有誤，而且這張入庫單已與采購發(fā)票進(jìn)行過采購結(jié)算，并已審核記賬，這時(shí)應(yīng)采取的措施是，首先在核算系統(tǒng)刪除憑證，然后恢復(fù)月末處理，接著取消正常單據(jù)記賬，然后在庫存系統(tǒng)取消采購入庫單審核，再在采購系統(tǒng)取消采購結(jié)算，最后修改采購入庫單。一旦找到并修正了錯(cuò)誤的源頭，接下來的工作是進(jìn)行正常的后續(xù)操作，即根據(jù)采購入庫單進(jìn)行采購結(jié)算、審核、正常單據(jù)記賬、月末處理（即計(jì)算售出產(chǎn)品成本）、購銷單據(jù)制單。

4 應(yīng)用PDCA循環(huán)需要注意的問題

通過教學(xué)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，PDCA循環(huán)四個(gè)環(huán)節(jié)中分別存在不同方面的問題需要引起注意。

4.1 計(jì)劃階段

在計(jì)劃階段可能遇到的一個(gè)問題是目標(biāo)不明確。由于電算化會(huì)計(jì)使用了信息技術(shù)，需不需要講授計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的開發(fā)過程和開發(fā)工具是許多電算化教學(xué)中要面臨的選擇。筆者認(rèn)為，對于普通的財(cái)會(huì)專業(yè)學(xué)生，即，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的使用者，了解計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的開發(fā)過程有助于理解計(jì)算機(jī)環(huán)境下的內(nèi)部控制和系統(tǒng)以后的日常維護(hù)與管理，有必要進(jìn)行講解，但是不需要過于深入地講解。在計(jì)劃階段可能遇到的另一個(gè)問題是靈活性不強(qiáng)。對于不同層次、不同性質(zhì)的學(xué)生，教學(xué)中應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況選擇增加或減少部分模塊。比如，對于會(huì)計(jì)專業(yè)的學(xué)生，可以考慮增加工資管理、固定資產(chǎn)管理、生產(chǎn)管理等模塊內(nèi)容。再比如，對于非會(huì)計(jì)專業(yè)的學(xué)生，可以考慮簡化初始化模塊。

4.2 執(zhí)行階段

在執(zhí)行階段可能遇到的問題是可操作性不強(qiáng)。由于電算化會(huì)計(jì)課程涉及的內(nèi)容比較多，處理的業(yè)務(wù)會(huì)同時(shí)涉及多個(gè)模塊，許多內(nèi)容環(huán)環(huán)相扣、相互影響，在執(zhí)行階段，如果采用單人全程綜合模擬方式，不能就事論事，要充分考慮業(yè)務(wù)間的交叉影響，需要在不同模塊間進(jìn)行切換，如果模擬的內(nèi)容太過簡單，達(dá)不到預(yù)定的綜合效果；如果模擬的內(nèi)容太過復(fù)雜，操作起來會(huì)迷失方向。

4.3 檢查階段

在檢查階段可能遇到的問題是時(shí)效性不強(qiáng)。由于電算化會(huì)計(jì)課程中各個(gè)教學(xué)模塊之間緊密關(guān)聯(lián)，一旦某個(gè)模塊出錯(cuò)，要么無法進(jìn)行后續(xù)的處理，要么錯(cuò)誤會(huì)傳遞到其他相關(guān)模塊，需要花費(fèi)很多時(shí)間修復(fù)前期錯(cuò)誤，甚至推倒重來。比如，在期末進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的操作，一旦出錯(cuò)會(huì)產(chǎn)生大量錯(cuò)誤的記賬憑證，處理起來比較麻煩。為了避免這種情況的發(fā)生，需要及時(shí)進(jìn)行檢查，盡早發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。

4.4 處理階段

在處理階段可能遇到的問題是針對性不強(qiáng)。如果采用小組分角色的綜合模擬方式，由于大家是分工協(xié)作的，一旦出現(xiàn)問題，難于診斷問題的出處。比如，編制出來的資產(chǎn)負(fù)債表不平衡，有可能是初始化數(shù)據(jù)不平衡，也有可能是操作順序與取數(shù)公式不匹配，還有可能是取數(shù)公式本身不對。再比如，報(bào)表間的數(shù)據(jù)鉤稽關(guān)系出錯(cuò)，有可能是單張報(bào)表出錯(cuò)，還有可能是多張報(bào)表同時(shí)出錯(cuò)。無論出現(xiàn)哪種情形，都需要小組成員的內(nèi)部溝通與交流，如果小組內(nèi)部的溝通不暢，難于及時(shí)診斷和排查錯(cuò)誤。

參考文獻(xiàn)

[1]盧燕.以案例教學(xué)創(chuàng)新會(huì)計(jì)信息化人才培養(yǎng)模式的改革與實(shí)踐[J].中國管理信息化，2013，16（1）：83-86.

[2]趙宏，陳麗婭.基于PDCA循環(huán)的高校教學(xué)管理流程再造[J].現(xiàn)代教育管理，2015，（2）：76-80.