文檔中圖表的制作

【摘 要】在辦公文檔中，添加圖表是為了增強(qiáng)數(shù)據(jù)的直觀效果，更加方便地查看、比較多種不同數(shù)據(jù)之間的差異和預(yù)測數(shù)據(jù)的變化趨勢，即讓文檔圖文并茂，又直觀地反映數(shù)據(jù)變化，表達(dá)自己觀點(diǎn)，行情走勢一目了然。

【關(guān)鍵詞】文檔；圖表；數(shù)據(jù)；軸；布局

在辦公文檔中，我們往往需要添加一些圖表，圖表可以將數(shù)據(jù)圖形化，更直觀的顯示數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)的比較或趨勢變得一目了然，更容易表達(dá)我們的觀點(diǎn)。

如：利用Word2007的圖表工具，將前3季度的市場分析報(bào)告中插入精美的1—9月份產(chǎn)品出貨量及趨勢分析圖表，從而讓報(bào)告文檔引入注目！下面就看看如何實(shí)現(xiàn)。

一、插入基礎(chǔ)圖表

由于需要插入圖表來說明1-9月份產(chǎn)品出貨量變化趨勢，因此需要選擇一種折線型圖表并且輸入相關(guān)產(chǎn)品的出貨量數(shù)據(jù)，具體操作如下：

1.插入圖表

啟動(dòng)Word2007，可新建一篇“××年度1～9月份市場分析報(bào)告”的文檔，將插入點(diǎn)定位于需要插入圖表的位置，然后單擊工具欄上的“插入”按鈕，在下面彈出的浮動(dòng)面板中選擇“圖表”按鈕，此時(shí)會(huì)顯示一個(gè)“創(chuàng)建圖表”窗口，從其中選擇需要的圖表類型，為能夠在實(shí)際工作中找到表達(dá)自己觀點(diǎn)所需的圖表，應(yīng)選擇恰當(dāng)?shù)膱D表類型，在這里選擇“折線圖”類別中的“折線圖”選項(xiàng)，這樣便于讓圖表顯示隨著時(shí)間的變化，說明1-9月份產(chǎn)品出貨量變化趨勢，單擊“確定”按鈕。

當(dāng)我們想刪除圖表時(shí)，單擊圖表的邊框選中它，單擊“Delete”鍵即可刪除它。

2.編輯數(shù)據(jù)源

當(dāng)進(jìn)行以上操作后，就會(huì)在Word文檔中插入一個(gè)折線圖示例，此時(shí)工具欄自動(dòng)切換到 “設(shè)計(jì)”浮動(dòng)工具面板，且在右側(cè)彈出了一個(gè)標(biāo)題名為“Microsoft Office Word中的圖表”的Excel2007窗口，在其中存放著這個(gè)圖表的示例數(shù)據(jù)。

Office2007中的Word、Excel、Powerpoint采用了另一種設(shè)計(jì)理念，針對(duì)不同的工作環(huán)境，它們可以自動(dòng)調(diào)出相關(guān)的浮動(dòng)工具面板，并且將一些常用功能從Office2003的菜單欄轉(zhuǎn)移到了工具欄，常用功能的調(diào)用只須單擊一次工具欄上的按鈕，Office2007還將Word與Excel無縫結(jié)合在一起，這樣可以充分利用Word的文字編輯排版能力以及Excel的強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理能力。

由于存放在Excel2007窗口中的圖表數(shù)據(jù)僅僅顯示例數(shù)據(jù)，因此必須將自己的數(shù)據(jù)添加到Excel工作表中。添加數(shù)據(jù)時(shí)，可以使用Excel的所有功能，比如輸入各個(gè)月份時(shí)，可以使用填充柄，然后選擇其中的“以月填充”命令即可。

在Excel2007工作表中輸入必需的源數(shù)據(jù)后，插入文檔中的圖表只會(huì)顯示1～4月份的數(shù)據(jù)。原來，采用默認(rèn)方式插入的圖表，只有4行3列，增加的數(shù)據(jù)行列是不會(huì)顯示在圖表中，因此須要自己將這些新增數(shù)據(jù)區(qū)域添加到圖表的數(shù)據(jù)源中。修改數(shù)據(jù)源時(shí)，單擊“設(shè)計(jì)”工具面板中的“編輯數(shù)據(jù)源”按鈕，在彈出的“編輯數(shù)據(jù)源”窗口中，單擊“圖表數(shù)據(jù)區(qū)域”選項(xiàng)右側(cè)的選擇按鈕，然后在彈出的選擇對(duì)話框中選擇Excel工作表中修改后的全部數(shù)據(jù)區(qū)域，如：$A$1：$E$10，然后依次單擊“確定”按鈕，即可將全部數(shù)據(jù)區(qū)域設(shè)置為圖表的源數(shù)據(jù)。

如果需要單獨(dú)修改圖表源數(shù)據(jù)的水平軸（即X軸）值或者系列值的單元格區(qū)域，可以單擊“編輯數(shù)據(jù)源”窗口中的“水平（分類）軸標(biāo)簽”或者“圖例項(xiàng)（系列）”中的“編輯”按鈕，然后重新選擇新的數(shù)據(jù)區(qū)域即可，通過這種方法也可以將已經(jīng)編輯好的Excel表作為圖表的源數(shù)據(jù)。

二、給圖表錦上添花

1.給圖表換新裝

在Word2007中，修飾圖表最簡單也是最“傻瓜”的方法就是應(yīng)用“快速布局”以及“快速樣式”工具了，在這兩個(gè)工具列表中，預(yù)設(shè)了大量的設(shè)計(jì)方案，因此可以隨手拿來使用。單擊“設(shè)計(jì)”浮動(dòng)面板中的“快速布局”列表框，從其中選擇一種帶標(biāo)題且能夠顯示圖表中各個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)數(shù)值布局的方案，如：布局9，從“快速樣式”列表框中選擇一種底紋淺藍(lán)色的“樣式41”，即可發(fā)現(xiàn)圖表變得精致起來。

選擇不同的布局方案，文檔中的圖表會(huì)實(shí)時(shí)發(fā)生對(duì)應(yīng)的變化，這就是Office2007幫用戶提高效率的實(shí)時(shí)預(yù)覽功能。

2.讓圖表更實(shí)用

為了使瀏覽圖表的使用者對(duì)圖表內(nèi)容一目了然，還需要給圖表添加坐標(biāo)軸標(biāo)題、能夠說明某種產(chǎn)品出貨量未來前景的趨勢線以及可能存在的統(tǒng)計(jì)誤差線等，這些操作都可以通過單擊圖表，然后單擊工具欄上的“布局”按鈕，即可彈出一個(gè)“布局”工具面板，在這個(gè)面板里可以對(duì)圖表的各種布局要素進(jìn)行個(gè)性設(shè)置。

（1）添加坐標(biāo)軸標(biāo)題：添加圖表的橫坐標(biāo)以及縱坐標(biāo)軸標(biāo)題時(shí)，單擊“布局”中的“Labels”中的“坐標(biāo)軸標(biāo)題”按鈕，在彈出的菜單中選擇“主要橫坐標(biāo)軸標(biāo)題”選項(xiàng)，然后選擇橫坐標(biāo)軸標(biāo)題在圖表中的位置，如：坐標(biāo)軸下方標(biāo)題，即可在橫坐標(biāo)軸的下方添加一個(gè)文本框，然后在其中輸入坐標(biāo)軸標(biāo)題即可，比如：月份，采用同樣的方法添加縱坐標(biāo)軸標(biāo)題。

（2）預(yù)測產(chǎn)品銷售前景，如：根據(jù)要求，為了能夠制定公司的主導(dǎo)產(chǎn)品-B產(chǎn)品的銷售方案，必須測算一下B產(chǎn)品的未來兩個(gè)月的銷售前景。對(duì)于這個(gè)問題，使用趨勢線即可解決，也不需要通過復(fù)雜的測算。單擊“布局”中“Analysis”中的“趨勢線”按鈕，在彈出的菜單中選擇“線性趨勢線”，在彈出的小對(duì)話框中選擇“B產(chǎn)品”，即可在圖表中自動(dòng)生成一條銷售變化趨勢線。

但是這條趨勢線只是預(yù)測××年1-9月份B產(chǎn)品的銷售趨勢，而要求預(yù)測未來兩個(gè)月內(nèi)的變化趨勢，可使用鼠標(biāo)右擊這條趨勢線，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置趨勢線格式”菜單命令，彈出“設(shè)置趨勢線格式”對(duì)話框，在其中的“趨勢預(yù)測”的“前推”編輯框中輸入“2”周期，然后通過這個(gè)對(duì)話框的“線條”、“線型”等選項(xiàng)，修改趨勢線的格式，單擊“確定“按鈕，即可在圖表中添加B產(chǎn)品未來兩個(gè)月的銷售變化趨勢線了。

三、讓圖表細(xì)節(jié)更精致

圖表經(jīng)過一番辛苦的勞作基本完成了，但圖表的一些細(xì)節(jié)，比如背景、坐標(biāo)軸以及各種線條還不美觀。選中圖表中的某個(gè)對(duì)象，比如背景，然后單擊“格式”按鈕，在彈出的浮動(dòng)工具面板中，從“形狀樣式”類別中選擇“快速樣式”按鈕，然后在彈出的眾多形狀樣式列表中，選擇一種，即可給圖表中的對(duì)象添加令人驚喜的藝術(shù)效果

經(jīng)過檢查無誤后，單擊工具欄上的“保存”按鈕，即可將這篇圖文并茂的分析報(bào)告保存為一個(gè)docx格式的Word文檔了！

這里Office2007采用的文檔類型，其文檔后綴名均在原來的基礎(chǔ)上添加了個(gè)“x”，比如docx、xlsx、pptx等，以示與原來版本Office2003文檔的區(qū)別。Office2007能夠兼容Office2003及更早版本的文檔，但是以前的版本卻無法打開docx、xlsx、pptx等類型的文檔，針對(duì)這個(gè)問題，在保存Office2007創(chuàng)建的文檔時(shí)，可以選擇以前的老版本文檔類型，比如word97-2003文檔（*.doc）。

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[4]陳靜，張爽.Office 2007辦公軟件應(yīng)用教程：工作任務(wù)匯編.化學(xué)工業(yè)出版社.2010

作者簡介：

徐蒞（1964.3～），籍貫：上海，學(xué)歷：本科，職位：大學(xué)老師，研究方向：計(jì)算機(jī)教學(xué)。