看Office中的批處理

聶靜 繆亮

引言

批處理只是一個(gè)籠統(tǒng)的概念，它包含了許多種功能，我們常用到的Office的三大軟件中隨處都有批處理的身影，如宏的錄制、替換和查找、批量改變圖片大小等。利用批處理功能可以輕松實(shí)現(xiàn)一次性批量執(zhí)行大量的數(shù)據(jù)，得心應(yīng)手并貼心優(yōu)化工作時(shí)效。下面筆者以O(shè)ffice 2016為例（注：Office 2007以上版本均適用以下方法），結(jié)合教學(xué)中遇到的實(shí)際問題，介紹一些常用的批處理功能。

Word批量生成信函

班主任的工作一向是最為繁重的，每個(gè)學(xué)期都要與家長(zhǎng)溝通、交流學(xué)生在校的各方面情況。家長(zhǎng)會(huì)前期，教師往往要對(duì)每一位學(xué)生的情況進(jìn)行梳理，在信息化飛速發(fā)展的今天，如果以表格的形式整理好，然后依照表格中的數(shù)據(jù)利用Word制作信函，分別發(fā)給每位家長(zhǎng)，將會(huì)大大減輕教師的工作壓力?？杉偃绨嗬镉?0位甚至更多的學(xué)生，那么教師的工作至少是編輯60次、打印60次，這樣既麻煩又容易出錯(cuò)。何不利用Word的“郵件合并”向?qū)?？它能一次編輯、一次打印，快速?zhǔn)確搞定所有信函內(nèi)容和信函打印。

1.制作信函內(nèi)容的數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)庫（學(xué)生信息）

首先啟動(dòng)Excel 2016，在Sheet1工作表中錄入如圖1所示的“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)。將“學(xué)生信息”作為信函的數(shù)據(jù)源保存在指定文件夾中，如“E：＼學(xué)校文檔”文件夾。另外，制作信函數(shù)據(jù)源也可以利用Word表格制作，或者使用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)表格制作。

2.制作信函的主文檔

在Word 2016中錄入如圖2所示的“致家長(zhǎng)信函”，信函內(nèi)容的編輯一定與“學(xué)生信息”中的數(shù)據(jù)標(biāo)題相呼應(yīng)，注意需要顯示的數(shù)據(jù)信息位置處暫且不輸入任何內(nèi)容，并且語句中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不能省略，內(nèi)容編輯結(jié)束后可以適當(dāng)?shù)貙?duì)字體和段落進(jìn)行格式化處理。將完成后的“信函”作為主文檔保存在“E：＼學(xué)校文檔”的文件夾中。

3.建立主文檔與數(shù)據(jù)源的鏈接

打開“致家長(zhǎng)信函”主文檔，執(zhí)行“郵件→選擇收件人→使用現(xiàn)有列表”，在彈出的對(duì)話框中選取在Excel中的“學(xué)生信息”文件，點(diǎn)擊“打開”按鈕彈出如上頁圖3所示的“選擇表格”對(duì)話框，選中Sheet1$工作表，點(diǎn)擊“確定”之后即使學(xué)生的數(shù)據(jù)信息和主文檔成功建立鏈接。

4.在主文檔中插入域

下面的任務(wù)需要把各種數(shù)據(jù)導(dǎo)入至主文檔。首先將光標(biāo)移至信函內(nèi)容“尊敬的”之后，執(zhí)行“郵件→插入合并域”，這時(shí)會(huì)出現(xiàn)如圖4的內(nèi)容。選擇“學(xué)生姓名”項(xiàng)為主文檔插入“學(xué)生姓名”域。同樣的方法依次在正文第三行的第一個(gè)“，”前插入“學(xué)生姓名”域，在該“，”后插入“性別”域，再將光標(biāo)移至“左眼視力”之后，插入“左視力”域等，即在合適的位置插入對(duì)應(yīng)的域名。任務(wù)完成后會(huì)在插入域后的地方多出類似“《》”的符號(hào)，該符號(hào)表示被插入域名的位置和名稱，同時(shí)也方便教師核對(duì)該處域名的插入是否正確。此外，為了讓插入域后的數(shù)據(jù)突出顯示，可分別為插入的域設(shè)置合適的字符格式（如圖5），如字體、字形、字號(hào)和顏色等變化。

5.預(yù)覽信函、完成合并

執(zhí)行“郵件→預(yù)覽結(jié)果”，借助“上一記錄”和“下一記錄”按鈕，可以逐個(gè)預(yù)覽其他的信函內(nèi)容。若讓所有的信函處在同一個(gè)文檔中，還需要最后的一步設(shè)置。執(zhí)行“郵件→完成→完成并合并→編輯單個(gè)文檔”，點(diǎn)擊“全部”生成合并文檔。此時(shí)，剛才的主文檔已經(jīng)神奇地變身為多頁信函，而且各種數(shù)據(jù)之間互不干擾、清晰明了。因?yàn)樗械臄?shù)據(jù)都來源于Excel的“學(xué)生信息”，所以學(xué)生的數(shù)量與合并后的文檔頁數(shù)也是一一對(duì)應(yīng)的。完成保存合并后的新文檔即大功告成。如需打印，教師便可愜意地坐等一次點(diǎn)擊帶來的所有信函！

當(dāng)然，日常教學(xué)中教師還會(huì)遇到一些類似的操作，如怎樣一次打印所有的獲獎(jiǎng)證書？怎樣一次打印所有學(xué)生成績(jī)單？其實(shí)，它們的操作方法和設(shè)計(jì)信函是一樣的，僅僅只是內(nèi)容、格式、數(shù)據(jù)的不同。教師只要確保提供的數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確，設(shè)計(jì)的主文檔內(nèi)容合理，利用Word的“郵件”功能建立數(shù)據(jù)和主文檔之間的鏈接，把域名插入至正確的位置，一定能夠成功得到合并之后的文檔，收獲一次打印后的成果。

Excel批量添加前綴或后綴

使用Excel軟件時(shí)，教師經(jīng)常需要在單元格中輸入相同的前綴或后綴，這樣的操作雖然簡(jiǎn)單，可若逐個(gè)單元格都需要輸入的話，不但工作量大而且繁瑣枯燥。這里筆者和大家分享一個(gè)Excel中批量處理的小技巧，即讓單元格自動(dòng)添加前綴，或者快速增加原有文檔的前綴。

首先，選擇新的單元格，然后寫入公式“="前綴"&原內(nèi)容單元格編號(hào)”，或者“=原內(nèi)容單元格編號(hào)&"后綴"”，注意公式中的引號(hào)要在英文狀態(tài)下輸入。完成后拖動(dòng)右下角的句柄即可顯示批量完成后的效果。

下面以添加后綴為例展現(xiàn)操作過程，為第二列表示水果價(jià)格的數(shù)字添加單位。選擇單元格B1，寫入公式“=A1&"元/千克"”后點(diǎn)擊回車鍵生成如下頁圖6的效果，拖動(dòng)B1單元格的句柄可看到批量生成后續(xù)行的內(nèi)容。和B列相比，C列中被單位名稱襯托的數(shù)字顯得更有意義。

另外，如果需要覆蓋原有的內(nèi)容，通過簡(jiǎn)單的復(fù)制粘貼就能輕松搞定。以上操作使用了公式法為單元格中的某些內(nèi)容添加前綴或后綴，其實(shí)借助修改單元格格式的方法也是可實(shí)現(xiàn)的，無論使用哪種方法都在提高辦公效率的同時(shí)增加了趣味性。

PPT批量插入圖片

利用PowerPoint制作班級(jí)春游相冊(cè)時(shí)，教師需要將幾十張甚至上百張圖片插入。PPT中插入圖片的方法有很多，如果通過“插入→圖像→圖片”的常規(guī)方法，只能完成單張圖片的插入。若使用這個(gè)方法將每張照片制作成一張幻燈片，其機(jī)械重復(fù)的插入過程一定會(huì)讓人抓狂。那么如何一次性把所有的圖片插入到PPT呢？“相冊(cè)”會(huì)幫你解決這個(gè)問題。

首先將待插入的圖片都存放于同一個(gè)文件夾。然后執(zhí)行PPT中的“插入→圖像→相冊(cè)”，點(diǎn)擊“文件/磁盤”按鈕，彈出“插入新圖片”對(duì)話框，選擇在相冊(cè)中添加的圖片后點(diǎn)擊“插入”。接著回到“相冊(cè)”對(duì)話框，這里可以適當(dāng)調(diào)整圖片在幻燈片中顯示的順序、調(diào)節(jié)圖片的明暗度、設(shè)置圖片的旋轉(zhuǎn)、添加喜歡的相框、設(shè)置“主題”等。最后，點(diǎn)擊“創(chuàng)建”后將呈現(xiàn)出多張圖片一次插入的效果，省時(shí)省力。

在PPT中體現(xiàn)批量處理的功能還有很多，如添加模板LOGO標(biāo)志。當(dāng)教師設(shè)計(jì)教學(xué)用的PPT時(shí)，通常會(huì)在每頁中放置學(xué)校的LOGO，借助批處理便能輕松搞定。執(zhí)行“視圖→幻燈片母版”，進(jìn)入母版視圖，在第一張最大的PPT中插入圖片，然后關(guān)閉母版視圖回到普通視圖，PPT上就都加上標(biāo)志了。

有時(shí)候教師也會(huì)因?yàn)榻虒W(xué)需求批量導(dǎo)出PPT中的備注。如果每一頁幻燈片都有備注，逐個(gè)復(fù)制粘貼實(shí)在慢得很，而如果執(zhí)行“文件→導(dǎo)出→創(chuàng)建講義”，再次點(diǎn)擊右邊出現(xiàn)的“創(chuàng)建講義”，選擇“備注在幻燈片旁”，便可以發(fā)送到Word，刪除Word中的左邊兩列，剩下的這列就是PPT的全部備注。

結(jié)束語

筆者有針對(duì)性地介紹了Office常用軟件中涉及的批處理問題，其實(shí)批處理的功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止文中提到的這些，更多的便捷操作等待我們?nèi)グl(fā)現(xiàn)和嘗試，同時(shí)也希望文中提到的批處理功能能為大家的日常工作帶來些許便利。

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