中職學(xué)校檔案工作存在的問題及解決辦法

文|楊麗君

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中職學(xué)校檔案工作存在的問題及解決辦法

文|楊麗君

做好學(xué)校檔案管理工作，對整個學(xué)校有著極其重要的意義。特別是在當(dāng)前就業(yè)競爭激烈的情況下，中職學(xué)校學(xué)生畢業(yè)最重要憑證就是學(xué)生檔案，對學(xué)生就業(yè)起到非常重要的作用。但是由于諸多原因，中職學(xué)校的檔案管理存在著許多弊端，加強檔案管理、改革中職學(xué)校學(xué)生的檔案管理尤為重要。

中職學(xué)校檔案是學(xué)校在教育教學(xué)活動中遺留下來的原始材料，它是學(xué)校教育教學(xué)成績的記錄，還是學(xué)生對教學(xué)效果的認(rèn)同情況記錄。所以，對于學(xué)校檔案的管理工作，是擺在學(xué)校日常工作中的一道難題，也是衡量學(xué)校管理水平的重要依據(jù)。做好學(xué)校檔案管理工作，對整個學(xué)校有著極其重要的意義。特別是在當(dāng)前就業(yè)競爭激烈的情況下，中職學(xué)校學(xué)生畢業(yè)最重要憑證就是學(xué)生檔案，對學(xué)生就業(yè)起到非常重要的作用。但是由于諸多原因，中職學(xué)校的檔案管理存在著許多弊端，加強檔案管理、改革中職學(xué)校學(xué)生的檔案管理尤為重要。本文就當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理存在的問題和解決辦法作如下探討。

中職學(xué)校檔案管理的重要性

中職學(xué)校的檔案管理，有利于學(xué)生素質(zhì)的全面提高。學(xué)校檔案是一部活的資料，他不僅能夠掌握學(xué)生的原始的基礎(chǔ)資料，還能起到了解學(xué)生思想品德、學(xué)習(xí)成績的作用。這對培養(yǎng)他們的學(xué)習(xí)能力和道德水平，有針對性的引導(dǎo)他們樹立正確的人生觀和價值觀，有著重要的作用。

學(xué)校檔案的嚴(yán)格管理，有得學(xué)校對日常教學(xué)經(jīng)驗的總結(jié)。對檔案中高價值的信息進行了參考，促進教育教學(xué)的管理和創(chuàng)新，對教學(xué)方法形式進行革新，因材施教，促進學(xué)校整體教學(xué)水平和管理水平的提高。

中職學(xué)校檔案管理存在的問題

學(xué)校檔案管理體制不完善、責(zé)任意識淡薄。學(xué)校檔案是學(xué)校工作的一個分支，但是，中職學(xué)校往往只重視教學(xué)和其它管理的工作，對于檔案工作的重要性認(rèn)識不到位，沒有將檔案工作同其它工作一起提到議事日程，在檔案管理各科室中沒有配備專職人員，沒有進行必要的監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo).沒有將檔案管理與學(xué)校其他科室的考核業(yè)績掛鉤，沒有進行有關(guān)檔案的制度建設(shè)，不重視檔案管理工作，缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。相當(dāng)一部分教職工包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的認(rèn)識不夠，認(rèn)為檔案工作就是保管好資料的事務(wù)性工作，只要不丟失、不泄密，能查閱就行了。對《檔案法》學(xué)習(xí)不夠，對檔案法規(guī)了解不透徹，認(rèn)識不到檔案工作的重要性，更無責(zé)任意識。

管理力量薄弱、檔案的收集整理不規(guī)范。學(xué)校檔案管理工作長期未得到應(yīng)有的重視，在人員配備上更是如此。從事學(xué)校檔案管理的人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求，材料的收集、整理等業(yè)務(wù)不了解。檔案材料的收集中間就會出現(xiàn)許多漏洞，管理力量薄弱成了現(xiàn)實。目前中職學(xué)校檔案一般由各科室向綜合檔案室移交進行統(tǒng)一管理，由于各科室沒有配備專職人員，加上現(xiàn)在學(xué)校各項檢查評估都需要檔案，學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案的收集整理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，材料缺失等現(xiàn)象。

學(xué)校檔案管理硬件設(shè)施不完備。中職學(xué)校硬件設(shè)備還很差，有限的資金大多投入到教育教學(xué)工作中，對學(xué)校檔案管理的硬件設(shè)施投入很少，對檔案管理工作要求的、必備的條件解決落實不夠，特別是有的學(xué)校檔案多，檔案庫房狹窄，潮濕，“八防”設(shè)備配備不全，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的整潔及完整。

學(xué)校檔案的查閱、借閱等利用環(huán)節(jié)功能不完備。案收集不及時，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上等，導(dǎo)致學(xué)校檔案入檔材料不全，無人查閱，也無法查閱、借閱，不利于中職學(xué)校教師了解學(xué)生，因材施教。檔案開發(fā)利用不夠，學(xué)校檔案管理工作大多還停留在檔案工作的初級階段，檔案管理工作人員充當(dāng)?shù)氖潜９軉T的角色，對編研工作重視不夠，有的學(xué)校管理人員只重視每年的大事記、機構(gòu)改革、干部任免、黨員登記等資料的編寫。有的在信息開發(fā)的編研工作上存在認(rèn)識誤區(qū)，編研資料質(zhì)量差，利用價值小。

解決中職學(xué)校檔案管理的辦法

提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)，強化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機制。不斷完善檔案管理工作體系，提高和增強學(xué)校全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深人進行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實實地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實可行的檔案管理制度，使檔案工作做到有章可循，有法可依。

配備合理的硬件設(shè)施，利用專員管理，強化檔案管理工作基礎(chǔ)。優(yōu)秀的檔案工作人員必須具備較高的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，還必須做到業(yè)務(wù)精通，在此基礎(chǔ)上要配備一名思想好、責(zé)任心強、熟悉學(xué)校工作，有較強業(yè)務(wù)能力和較好的政治素養(yǎng)的同志來負(fù)責(zé)。其次，硬件設(shè)施是提高檔案工作水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，配備八防設(shè)施，確保檔案材料保管安全，利用方便，管理規(guī)范。

加強檔案查借閱制度，合理利用學(xué)校檔案。通過向全體宣傳檔案工作的重要性來提高教職工作檔案意識，促使各科室人員都重視檔案管理工作并積極參與和配合學(xué)校檔案管理工作，積極配合檔案材料的收集、整理，保證檔案工作的合理開發(fā)利用。

做好中職學(xué)校檔案的管理工作，不僅僅利于學(xué)校的教育教學(xué)工作、還有利于學(xué)生的學(xué)習(xí)。為此，檔案工作者應(yīng)該加強對檔案管理工作的研究，提高自己的業(yè)務(wù)知識和實踐技能，在不斷摸索的過程中總結(jié)經(jīng)驗，確保中職學(xué)校的檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)制度化和科學(xué)化，讓學(xué)校的檔案工作為學(xué)校師生提供更加及時、準(zhǔn)確和有效的服務(wù)，使之發(fā)揮出更大的作用。

（作者單位：新疆阿勒泰地區(qū)衛(wèi)生學(xué)校）