文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

楊朕?王少信

摘 要：在當(dāng)前檔案制度改革新形式，以及檔案信息化和辦公自動化的日益普及下，很多單位都開始定制檔案管理系統(tǒng)軟件，來管理產(chǎn)生的電子檔案。定制符合本單位使用要求的系統(tǒng)軟件至關(guān)重要，要針對自身的管理使用和規(guī)范做出需求分析，具體描述擬實(shí)現(xiàn)的目的和功能等特殊需求。本文以ZDGX系統(tǒng)為例。

關(guān)鍵詞：文書工作；檔案管理；系統(tǒng)

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)的不斷進(jìn)步，文書檔案管理對單位的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，是建立健全單位管理機(jī)制的重要環(huán)節(jié)，也是事業(yè)發(fā)展的最基礎(chǔ)性工作。但是，就目前中國國情而言，很多單位對文書檔案管理工作都不夠重視，忽略了它在事業(yè)發(fā)展中最基礎(chǔ)性的作用，在文書檔案管理工作中依然存在著很多問題，而這些問題得不到有效解決，就會對單位自身的發(fā)展造成阻礙。當(dāng)前對文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的理論及業(yè)務(wù)方面的研究已經(jīng)比較成熟，相關(guān)管理方面的軟件也不在少數(shù)。文書工作和文書檔案工作的信息輸入和查詢，基本能夠通過這些理論研究和管理軟件完成。

1 我國文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）事業(yè)文書檔案管理基礎(chǔ)普遍較差。多年來事業(yè)文書檔案管理一直處于封閉式 管理狀態(tài)，檔案管理的主要目的在于保管并以不丟失為原則，每個時期對檔案的質(zhì)量要求不 同、對檔案的整理規(guī)則不統(tǒng)一，對檔案工作的重視和投入不足，檔案管理人員隊伍素質(zhì)參差 不齊，造成檔案管理基礎(chǔ)較差的局面。

（二）事業(yè)文書工作與文書檔案工作銜接方面存在問題。事業(yè)在實(shí)際工作中，文書與檔案實(shí)行的是分塊管理制，不可避免的造成了文書工作與檔案工作銜接方面出現(xiàn)了許多脫節(jié)的地方。

（三）事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視不夠，各部門對檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。由于許多事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不能 給事業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，對檔案工作認(rèn)識存在一定的偏差，對其技術(shù)含量的重要性認(rèn)識不夠，在配備檔案管理人員時往往降低用人標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理人員的培訓(xùn)未引起高度的重視，無形中造成檔案管理人員的素質(zhì)偏低。

（四）各部門不協(xié)調(diào)，阻礙文書檔案管理工作。文書檔案工作需要事業(yè)的各個部門的配合，比如歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一整理保管。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理是事業(yè)單位工作的前提。檔案管理作為單位工作質(zhì)量的一種再現(xiàn)，其管理水平的好壞直接關(guān)系到單位的工作效率能否提高的先決條件，因為檔案記錄著單位的資料，它可以呈現(xiàn)出最真實(shí)的一面，比較規(guī)范的檔案管理可以衡量一個單位的管理水平的高低和單位的業(yè)績。它為研究單位的業(yè)績提供了重要資料。這樣單位就可以從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合單位的現(xiàn)狀制定相應(yīng)的管理政策，只有這樣，一個單位才可以得以保全并且蒸蒸日上。

（二）檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的保障。隨著我國經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)隨之改善，應(yīng)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整檔案管理的手段，檔案管理人員應(yīng)該做好檔案管理的工作，從工作中不斷地加深對檔案管理觀念的理解，以便使其成果能與單位的管理做到有機(jī)的結(jié)合，檔案管理的好壞，直接決定著一個單位未來的發(fā)展?fàn)顩r，對于提高管理效率也起到了很大的作用。由以上兩點(diǎn)可以看出，檔案管理人員做好檔案管理的工作是尤其重要的，檔案管理的完善可以帶動單位在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力，并使單位在不斷的磨練中得到成長。

3 檔案管理系統(tǒng)需求分析

一是業(yè)務(wù)需求，需涵蓋檔案業(yè)務(wù)中收集整理、日常管理和信息開發(fā)利用工作，主要針對檔案管理人員或各部門兼職檔案員日常文件處理的全過程，系統(tǒng)設(shè)計要簡單實(shí)用、方便快捷，檔案管理人員可以通過這些功能，根據(jù)定義好的管理規(guī)則和規(guī)范，自動或輔助手工實(shí)現(xiàn)檔案的各項業(yè)務(wù)工作?？啥ㄖ莆募芾怼⑹占?、檔案管理、開發(fā)利用四個模塊。

二是結(jié)構(gòu)需求，可分客戶端、維護(hù)端、服務(wù)端三個部分。客戶端，即針對用戶的查詢端，，可對不同角色進(jìn)行權(quán)限賦予；維護(hù)端，即檔案管理員端，可進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，如定制和變更登陸權(quán)限，調(diào)整檔案整理規(guī)則、管理架構(gòu)等；服務(wù)端，隨時提供在線技術(shù)支持和版本升增加角色概念級等服務(wù)。

三是技術(shù)需求，系統(tǒng)能提供功能強(qiáng)大的定制工具包，如支持多全宗管理模式，可以實(shí)現(xiàn)集中存儲、集中應(yīng)用的多全宗集中式管理，靈活和適應(yīng)未來發(fā)展變化；支持多模式歸檔文件整理，可以實(shí)現(xiàn)分散整理、集中整理和混合模式的歸檔文件整理流程；完備的檢索查詢功能，可實(shí)現(xiàn)跨庫檢索和全文檢索；以及在線OCR處理、PDF/CEB文件處理、圖形圖像處理、流文件瀏覽等便捷功能，使系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)功能性和易用性的完美結(jié)合。

4 書檔案管理系統(tǒng)實(shí)施原則

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)過程應(yīng)遵循以下技術(shù)原則：（1）開放性：基于業(yè)界開放式標(biāo)準(zhǔn)，并為未來的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。（2）規(guī)范性：系統(tǒng)要符合中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DAT/22-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》。（3）靈活性與可擴(kuò)展性：方便擴(kuò)展設(shè)備容量和提升設(shè)備性能，具備支持業(yè)務(wù)處理的靈活配置、業(yè)務(wù)功能的重組與更新的靈活性。（4）安全可靠性：提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術(shù)手段，制定嚴(yán)格的安全可靠性管理措施。（5）先進(jìn)性和前瞻性：采用先進(jìn)成熟的設(shè)備和技術(shù)，確保系統(tǒng)的技術(shù)先進(jìn)性，保證投資的有效性和延續(xù)性。

5 系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

檔案管理的大量工作主要花費(fèi)在檔案檢索上，所以檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量優(yōu)劣，是否有較高的效率就主要體現(xiàn)在檢索功能的強(qiáng)弱和檢索效率的高低上。而檔案管理系統(tǒng)實(shí)際上就是把檔案信息存入計算機(jī)內(nèi)、外存儲器中按照數(shù)據(jù)的某種邏輯關(guān)系以某種組織形式，之后再以某種方式進(jìn)行檢索操作。所以，檔案檢索信息中的各項信息的組織方式和邏輯關(guān)系，以及選擇什么樣的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，采用何種語言編寫程序，這些都是會直接影響到整個系統(tǒng)質(zhì)量和效率的重要因素。

目前，各種各樣的信息檢索系統(tǒng)在國內(nèi)層出不窮，但絕大多數(shù)都是用高級語言編制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3編制的。這樣使得內(nèi)存利用率較低，文件控制也不甚靈活，特別是在檢索速度方面也很不理想。由于ZDGX系統(tǒng)所具有的中文操作系統(tǒng)、中文編輯程序、中文調(diào)試程序以及中文匯編程序等中文支持軟件，故能方便的用匯編語言進(jìn)行中文信息處理。由于匯編語言的采用，對于內(nèi)存空間和磁盤空間的管理進(jìn)行起來更加方便快捷，控制和存儲檔案文件更加靈活。與此同時，與其他語言編寫的同類系統(tǒng)相比較，檢索速度得到大幅度的提高，從而存在于檔案檢索系統(tǒng)中致命的效率偏低的缺點(diǎn)基本得到了克服。

6 結(jié)語

很多單位都開始定制檔案管理系統(tǒng)軟件，來管理產(chǎn)生的電子檔案。定制符合本單位使用要求的系統(tǒng)軟件至關(guān)重要，要針對自身的管理使用和規(guī)范做出需求分析，具體描述擬實(shí)現(xiàn)的目的和功能等特殊需求檔案管理無論從人才儲備、信息分類和組織、管理制度和方式等方面，都是未來信息資源管理的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向，檔案是一個單位信息資源中最基礎(chǔ)和核心的部分，因此，首先要做好電子檔案的管理，逐步擴(kuò)大和延伸管理范圍，最終實(shí)現(xiàn)信息資源的管理。

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