試論現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義及途徑

張升杰

(黑龍江科技大學(xué))

?

試論現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義及途徑

張升杰

(黑龍江科技大學(xué))

對(duì)于檔案管理工作來(lái)講，創(chuàng)新是檔案管理工作的發(fā)展動(dòng)力。檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)發(fā)展，就需要在工作中引入新的思維、新的方法以及理論。所以，作為檔案管理人員來(lái)講，必須要擁有接受新思想、新事物的能力，不能被傳統(tǒng)的管理方式束縛，在新的形勢(shì)下使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展。

檔案管理；現(xiàn)代；創(chuàng)新；意義

1 在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的過(guò)程中需要處理好的三個(gè)問(wèn)題

1.1 檔案管理創(chuàng)新與檔案管理基礎(chǔ)的關(guān)系

對(duì)于任何工作的創(chuàng)新來(lái)講，都是一種憑空的想象，而是必須要在原有工作的基礎(chǔ)之上加以創(chuàng)新。自我國(guó)建國(guó)至今，檔案管理工作已經(jīng)經(jīng)過(guò)了半個(gè)多世紀(jì)的發(fā)展，并且已經(jīng)積淀出了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)睦碚?、扎?shí)的方法以及豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，尤其是在近幾年，檔案管理工作發(fā)展較快并且已經(jīng)形成了具有一定特色的工作系統(tǒng)，這對(duì)我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新都具有著較好的基礎(chǔ)。所以，在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的過(guò)程中一定要根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理基礎(chǔ)，進(jìn)行認(rèn)真的總結(jié)與研究，在對(duì)現(xiàn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)上，對(duì)未來(lái)的發(fā)展進(jìn)行分析與展望，從而實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展與突破。

1.2 檔案管理創(chuàng)新與現(xiàn)狀的聯(lián)系

現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作仍處于一種發(fā)展的初級(jí)階段，由于時(shí)代不斷的前進(jìn)，檔案管理工作也要從善如流，跟上日新月異的時(shí)代發(fā)展變化，結(jié)合實(shí)際問(wèn)題解決目前檔案管理工作中的種種問(wèn)題。如社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足等。所以就需要將理論以及方法上的創(chuàng)新與實(shí)踐的過(guò)程相融合，這樣可以對(duì)檔案管理的創(chuàng)新結(jié)果有一個(gè)最為直觀的檢驗(yàn)，對(duì)于那些經(jīng)得起考驗(yàn)的創(chuàng)新要進(jìn)行推廣，而對(duì)于那些存在一些弊端的創(chuàng)新要進(jìn)行及時(shí)的反思與完善。

1.3 檔案管理的創(chuàng)新與借鑒、學(xué)習(xí)之間的關(guān)系

學(xué)習(xí)與節(jié)假分別是檔案管理過(guò)程中的基礎(chǔ)與臺(tái)階，而對(duì)于檔案管理的創(chuàng)新來(lái)講，其是學(xué)習(xí)的主要?jiǎng)恿?lái)源同時(shí)也是學(xué)習(xí)的主要目的。對(duì)于檔案管理工作來(lái)講，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新就需要對(duì)本行業(yè)的知識(shí)進(jìn)行深入的了解，同時(shí)也需要參考、借鑒行業(yè)內(nèi)、外的成功事例，同時(shí)也要學(xué)習(xí)新的經(jīng)驗(yàn)與方法。在不斷的創(chuàng)新與優(yōu)化過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的不斷發(fā)展。

1.4 檔案管理創(chuàng)新與實(shí)踐之間的關(guān)系

對(duì)于任何行業(yè)來(lái)講，創(chuàng)新都是行業(yè)發(fā)展的動(dòng)力與目標(biāo)，但是在創(chuàng)新的過(guò)程中要懂得，創(chuàng)新并不是不切實(shí)際的空想，在創(chuàng)新的過(guò)程中所應(yīng)用的理論、方法等都是需要經(jīng)過(guò)實(shí)踐來(lái)檢驗(yàn)的，經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)后只要是可以推動(dòng)行業(yè)發(fā)展進(jìn)步的創(chuàng)新就要被推廣，并且在不斷的實(shí)踐過(guò)程中得到不斷的完善。

2 對(duì)檔案服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新

(1)可以建立檔案館主業(yè)，大力推廣網(wǎng)檔案管理網(wǎng)上服務(wù)，同時(shí)檔案管理部門(mén)也可以有效的利用企業(yè)事業(yè)單位的網(wǎng)站來(lái)進(jìn)行本單位網(wǎng)站的制作，同時(shí)需要對(duì)上網(wǎng)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，將檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)事業(yè)單位的網(wǎng)站進(jìn)行對(duì)接，從而達(dá)到檔案信息的網(wǎng)上檢索。通過(guò)系統(tǒng)的對(duì)接與聯(lián)網(wǎng)，可以完成電子資料的收發(fā)工作。

(2)全面構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)注意加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與企事業(yè)單位信息管理部門(mén)的配合，在企事業(yè)單位設(shè)立相關(guān)的檔案館或是檔案室，負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)的檔案信息進(jìn)行管理。通過(guò)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的各單位的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的管理，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)頁(yè)的形式提供加密檔案以及公開(kāi)檔案資料的查詢(xún)工作，這樣可以最大限度的實(shí)現(xiàn)檔案材料的共享，提高檔案的利用效率。

(3)增加電子文件自動(dòng)上傳的收集功能。就現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作來(lái)講，對(duì)單一計(jì)算機(jī)上所產(chǎn)生的文件進(jìn)行收集工作已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理部門(mén)必須重視的問(wèn)題。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)講，電子檔案管理大多都是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行上傳與下載，所以，為了滿(mǎn)足新形勢(shì)下檔案工作的發(fā)展需要，檔案管理部門(mén)需要對(duì)傳統(tǒng)的工作模式加以改變。

(4)增加檔案管理的在線(xiàn)服務(wù)項(xiàng)目。在傳統(tǒng)的檔案管理中，例如，想要查閱檔案或是查看相關(guān)的檔案公布信息等，都必須要到檔案館進(jìn)行，而在新時(shí)代下這種傳統(tǒng)的檔案管理模式必將會(huì)發(fā)生改變。信息化時(shí)代的到來(lái)，在一定程度上對(duì)人們的生活、工作、學(xué)習(xí)等環(huán)境帶來(lái)了改變，現(xiàn)在大多數(shù)人都希望可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取更多信息。所以在新的形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理方式畢竟會(huì)逐步退出歷史的舞臺(tái)。

3 拓寬檔案的服務(wù)領(lǐng)域

3.1 信息服務(wù)多樣化、多主體化

檔案管理的主要服務(wù)對(duì)象已經(jīng)由原來(lái)的國(guó)有企事業(yè)單位逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的服務(wù)全社會(huì)，并且已經(jīng)得到推廣。同時(shí)在信息高速發(fā)展的今天，人們對(duì)于信息的需求量也日益提升，同時(shí)由于社會(huì)與科技的發(fā)展，使得生產(chǎn)生活的對(duì)信息的依賴(lài)程度也逐漸提升，所以原有的單一檔案信息服務(wù)必將會(huì)逐漸被今天的多重檔案信息所替代。

3.2 通過(guò)建立實(shí)體服務(wù)推動(dòng)檔案產(chǎn)業(yè)發(fā)展

在今天這個(gè)科技高速發(fā)展的信息化時(shí)代，如果從信息資源開(kāi)發(fā)方面來(lái)講，今天檔案管理創(chuàng)新改革的主要發(fā)展方向就是要走信息化的發(fā)展道路，將檔案信息打造成服務(wù)產(chǎn)業(yè)，同時(shí)構(gòu)建檔案信息服務(wù)由信息收集直到信息檢索服務(wù)的整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈。

3.3 注重檔案管理的橫向發(fā)展實(shí)現(xiàn)資源的共享

在社會(huì)不斷發(fā)展的今天，我們所掌握的知識(shí)總量也在呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)的趨勢(shì)，所以在各種檔案信息不斷快速增長(zhǎng)的時(shí)代，每個(gè)檔案管理部門(mén)都不可能將所有的信息進(jìn)行全部的收集，所以為了使盡可能的全面的收集整理信息，就需要將各部門(mén)的資源進(jìn)行整合，充分發(fā)揮整體的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)共享，同時(shí)這也是建立我國(guó)信息化社會(huì)的必要條件之一。

建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書(shū)館館藏的檔案目錄。實(shí)現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書(shū)、情報(bào)等文獻(xiàn)部門(mén)相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息、情報(bào)。通過(guò)建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門(mén)充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)。 通過(guò)區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，服務(wù)更多部門(mén)。如檔案部門(mén)之間、檔案部門(mén)與教育部門(mén)、政府機(jī)關(guān)等相關(guān)單位進(jìn)行區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，建立獨(dú)立的局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。通過(guò)這樣的聯(lián)網(wǎng)，能使檔案部門(mén)的信息資源服務(wù)于更多單位，并且滿(mǎn)足特定部門(mén)的特定信息需求，提高信息的利用效率。

3.4 注重“反饋”，深層次開(kāi)發(fā)檔案信息

反饋方法在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中起著重要的作用。通過(guò)反饋信息資源開(kāi)發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高信息資源開(kāi)發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

F283

C

1008-3383(2015)09-0187-01

2015-02-20