濰坊市公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查

劉 洋，王 杰

（山東濰坊濱海經(jīng)濟開發(fā)區(qū)人民醫(yī)院，山東 濰坊 262737）

濰坊市公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查

劉 洋，王 杰

（山東濰坊濱海經(jīng)濟開發(fā)區(qū)人民醫(yī)院，山東 濰坊 262737）

[目的]調(diào)查濰坊市公立醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，分析存在的問題，并提出合理化的管理建議。[方法] 采用分層隨機抽樣方法，對濰坊市12所醫(yī)院的院領導及檔案管理工作人員進行獨立自愿的問卷調(diào)查。[結(jié)果] 部分醫(yī)院對檔案管理重視程度不高；管理制度、機制方面還不夠健全，管理方法上稍顯粗放；檔案管理人才方面學歷偏低、專業(yè)性人才缺乏，檔案管理專業(yè)性水平不高。[結(jié)論] 應從檔案管理制度、方法以及專職人才培養(yǎng)等方面健全醫(yī)院檔案管理工作，更好地為醫(yī)療衛(wèi)生工作服務。

醫(yī)院；檔案管理；管理制度；管理方法；管理人才

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的全面深入，醫(yī)院檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。檔案管理應順應改革要求，做出相應的創(chuàng)新與發(fā)展，但目前檔案管理在制度建設、管理方法、人才培養(yǎng)等方面仍存在諸多問題。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各項工作正常運行的重要參考資料，對醫(yī)院的發(fā)展、臨床醫(yī)學研究乃至醫(yī)療領域的進步有著極其重要的作用，它是醫(yī)院在歷史發(fā)展進程中的權(quán)威憑證和原始材料[1]，為醫(yī)院發(fā)展提供著第一手資料[2]，因而研究醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀并探索性提出對策建議具有十分重要的現(xiàn)實意義。

1 對象與方法

采用分層隨機抽樣方法，對濰坊市12家公立醫(yī)院的院領導及檔案管理工作人員進行獨立自愿的問卷調(diào)查。本研究共發(fā)放調(diào)查問卷120份，回收有效問卷108份，問卷的有效回收率為90%。對回收的問卷采用SPSS 13.0軟件建立數(shù)據(jù)庫，并通過描述性分析方法進行處理。

2 結(jié)果與分析

2.1 對檔案管理重要性的評價

所調(diào)查的12家醫(yī)院108名院領導及檔案管理工作人員中，院領導有72人(占66.7%)，檔案工作人員有36人(占33.3%)。調(diào)查結(jié)果顯示，有75人(占69.5%)認為檔案管理工作重要，見表1。

2.2 對檔案管理的重視程度評價

調(diào)查結(jié)果顯示，認為醫(yī)院對檔案管理工作重視的比例僅為33.3%，有46人（占42.6%）明確表示醫(yī)院對檔案管理工作不夠重視，見表1。

2.3 濰坊市公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

2.3.1 醫(yī)院檔案管理制度

調(diào)查顯示，認為所在醫(yī)院沒有檔案管理制度的有17人（占15.7%），有檔案管理制度的有91（占84.5%），其中認為所在醫(yī)院檔案管理制度不夠健全的有46人（占50.6%），見表2。

2.3.2 醫(yī)院檔案管理機制與方法

調(diào)查結(jié)果顯示，認為所在醫(yī)院未建立檔案管理機制的有25人（占23.1%）；檔案管理方法健全的有29人（占26.9%），見表3。

2.3.3 醫(yī)院檔案管理人才

調(diào)查結(jié)果顯示，所調(diào)查的36名檔案管理工作人員中，本科及以上學歷僅有12人（占33.3%），檔案學專業(yè)人員僅有3人（占8.3%）；占86.1%的人員認為專業(yè)性檔案管理人員缺乏，占73.1%的人員認為醫(yī)院的檔案管理相關(guān)培訓活動不多，見表4。

表1 檔案管理重要性評價及醫(yī)院對檔案管理重視程度

表2 檔案管理制度健全情況

表3 檔案管理機制與方法情況

表4 檔案管理人員情況

3 討論

3.1 檔案管理制度不夠規(guī)范

本次調(diào)查發(fā)現(xiàn)，占15.7%的人員認為所在醫(yī)院仍沒有出臺相應的檔案管理制度；即便是擁有檔案管理制度的醫(yī)院中，仍有超過一半的被調(diào)查者認為醫(yī)院檔案管理制度不健全，亟待完善，提示濰坊市部分公立醫(yī)院仍存在“重臨床、輕管理、重業(yè)務、輕檔案”的意識[3]，醫(yī)院檔案的管理模式也一直沿用傳統(tǒng)的工作模式，管理方法陳舊，沒有形成統(tǒng)一的管理模式和管理制度[4]。

3.2 檔案管理機制不夠健全

本次調(diào)查發(fā)現(xiàn)，仍有超過五分之一的被調(diào)查者認為所在醫(yī)院沒有檔案管理機制；認為醫(yī)院檔案管理方法健全的人員還不足調(diào)查總數(shù)的三分之一。目前，多數(shù)醫(yī)院缺乏系統(tǒng)高效的檔案管理機制，檔案存放分散，存放部門管理范圍界定不清。如醫(yī)院辦公室，負責一般文書檔案、科技檔案等的歸檔整理等工作；人事部門負責人事檔案的存檔，醫(yī)療業(yè)務部門負責醫(yī)療文書檔案的存檔。缺乏統(tǒng)一的管理，不利于對檔案的安全性與完整性，使得醫(yī)院檔案存在一定程度的缺失[5]。

3.3 醫(yī)院檔案管理專業(yè)人才欠缺

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作人員學歷偏低，本科及以上學歷僅占33.3%；工作人員以兼職為主，檔案學專業(yè)人才不足十分之一；相關(guān)培訓活動少，專業(yè)人才缺乏。檔案管理工作的特殊性要求管理人員需具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。但在實際工作中，檔案管理人員通常由部門的工作人員兼職，僅靠經(jīng)驗進行管理，直接影響了檔案管理水平的提高。還有部分醫(yī)院對檔案管理的軟件重視程度不夠，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化程度不高[6]。

4 建議

4.1 完善檔案管理制度，提高管理人員的檔案管理意識

首先應成立專門的部門負責檔案管理工作，建立崗位職責，明確責任人[7,8]。其次，應將檔案管理工作納入科室績效目標考核中，有效提高管理人員的檔案管理意識，做到獎罰分明，提高檔案管理工作的積極性。再次，醫(yī)院檔案工作人員需要轉(zhuǎn)變服務理念，以檔案資源的合理利用促進檔案服務領域的拓展，進而更好的為醫(yī)院工作人員、患者以及社會大眾提供醫(yī)療衛(wèi)生服務[9]。

4.2 健全檔案管理機制，創(chuàng)新檔案管理方式

首先,醫(yī)院專門的檔案管理部門及負責人應積極創(chuàng)新引入新機制，如ISO9000質(zhì)量管理體系及相關(guān)標準等[10,11]，以體系化帶動制度化，以制度化帶動機制化。其次，創(chuàng)新服務模式，以檔案專職部門帶動職能科室，職能科室輻射臨床科室的格局，形成自上而下的檔案管理體系[12]。另外，隨著科技的發(fā)展，檔案的信息化變得越來越重要，應實現(xiàn)檔案收集、檢索、利用一體化。

4.3 重視人才培養(yǎng)

首先，適當增加檔案管理人員的培訓力度，包括對《檔案法》及專業(yè)知識的培訓[13]。其次，應引進高學歷檔案學專業(yè)人才，為檔案管理工作注入新鮮血液。

[1] 陳福貴,張 悅.對我院檔案管理的現(xiàn)狀分析與設想[J].中華醫(yī)院管理雜志,2006,(6):420-421.

[2] 章 潔,史維新.淺談當前醫(yī)療設備檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設,2011,(10):67-68.

[3] 劉 萍,劉緒真,于春霞,等.醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理工作[J].醫(yī)學信息,2010,(5):1202-1203.

[4] 王雅慧.對新時期醫(yī)院檔案管理工作的幾點思考[J].醫(yī)院管理,2012,19(1):149-150.

[5] 羅軍強,張曉霞,邱熾輝,等.加強醫(yī)院檔案管理努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化[J].中國醫(yī)院管理,2000,20(8):28-29.

[6] 陸 蓉.對做好當前醫(yī)院檔案編研工作的思考[J].北京檔案,2010,(8):31-32.

[7] 艾莉麗,劉鐵強.醫(yī)院檔案管理規(guī)范化可行性探討[J].中國醫(yī)院管理,2004,24(9):33-33.

[8] 劉承志,朱 潔,吳 蔚.醫(yī)院檔案信息化建設探討[J].中國病案,2010,11(12):53-54.

[9] 王霞玲,王鐵玲.有關(guān)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務,2012,(6):26-27.

[10] 洪 虹.醫(yī)療設備檔案的管理[J].蘭臺世界,2006,(13):37-38.

[11] 張秀玲.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的重要保證[J].檔案,2009,(6):56-57.

[12] 陳愛紅.醫(yī)院檔案網(wǎng)絡化管理的構(gòu)建與優(yōu)化途徑[J].中國醫(yī)院,2004,8(10):32-33.

[13] 曹 燕,錢建國.醫(yī)療設備檔案管理的幾點設想[C].//2008年中華臨床醫(yī)學工程及數(shù)字醫(yī)學大會暨中華醫(yī)學會醫(yī)學工程學分會第九次學術(shù)年會論文集,2008:13-14.

（本文編輯：鄒 楊）

Investigation on archives management in public hospitals in Weifang

LIU Yang，WANG Jie
（People's Hospital of Shandong Weifang Binhai Economic Development Zone, Weifang ShangDong 262737，China）

ObjectiveInvestigates current situation of archives management in public hospitals in Weifang. Analyzes the problems and puts forward rationalization management suggestion. Methods Investigated leaders and archives management staffs who independent willing to accept questionnaire survey from 12 hospitals by random sampling method. Results Several hospital's efforts on archives management were not enough in the survey. Management system and mechanism were not perfect. Management method was extensive. Most of archives management staffs were lack of educational background, professional staff was shortage and professional level was low. Conclusions We should pay attention to archives management working from archives management system, method and professional staffs training, so as to service for medical and health care further.

public hospitals, archives management, management method, management talents

R197.32

A

1003-2800（2015）08-0483-03

2015-04-30

劉 洋（1986-），男，山東濰坊人，碩士，主要從事醫(yī)院文秘與檔案管理方面的工作。

王 杰（1985-），女，山東泰安人，碩士，中級經(jīng)濟師，主要從事社會醫(yī)學與衛(wèi)生事業(yè)管理方面的工作。