淺談事業(yè)單位人事檔案管理中的問題及對策

摘 要：近年來，事業(yè)單位人事改革的處于不斷推進(jìn)和完善的狀態(tài)，事業(yè)單位內(nèi)部的人員流動也在不斷發(fā)生著變化。其中，人事檔案是事業(yè)單位內(nèi)部人才信息的主要載體，其利用率越高，那么所具有的使用價值也就越大。然而，如今我國大多數(shù)的事業(yè)單位在人事檔案的管理工作方面已經(jīng)獲得有效的完善和提升，但是仍然有著一定事業(yè)單位內(nèi)部在對認(rèn)識檔案的管理國工作當(dāng)中依然存在一些問題，這些問題直接影響了人事檔案管理工作的管理水平。本文針對事業(yè)單位人事檔案管理工作當(dāng)中存在的問題進(jìn)行分析，并為此提出幾點解決對策以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；問題及對策

人事檔案主要是相關(guān)國家和組織機(jī)構(gòu)在進(jìn)行人事管理活動的過程當(dāng)中直接形成的，主要記述和反映出一些個人的經(jīng)歷及其德才能力、相應(yīng)的工作表現(xiàn)等等，然后以個人為單位來將檔案完好的保存起來，主要用于查考的文字和表格或者是其他各種類型的歷史性記錄等。人事檔案主要來源于相關(guān)單位所進(jìn)行的人事管理行為和活動等，主要是對人員的經(jīng)歷、思想、業(yè)務(wù)能力以及個性特點，還有專長愛好等進(jìn)行原始的記錄，從而形成具有使用價值和保存價值的文件材料。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作當(dāng)中存在的問題

1.1 事業(yè)單位檔案意識較為淡薄

檔案意識主要是指人們對于檔案以及檔案管理工作這方面事務(wù)所具有的真實反映以及認(rèn)識程度。大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部的管理者對于人事檔案方面的管理意識在整體方面都比較淡薄，這種淡薄具體表現(xiàn)為（1）對于認(rèn)識檔案的管理工作表現(xiàn)得不聞不問，不重視對檔案的積累和維護(hù)，在填寫表格時非常的隨意，不夠嚴(yán)謹(jǐn)[1]。（2）檔案信息不一致，存在弄虛作假的情況，有些檔案填寫人所填寫的年齡嚴(yán)重偏小，且其工齡和黨齡所填寫的時間也比較早，而學(xué)歷方面卻是填寫得越來越高。（3）一些事業(yè)單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)管理層對于認(rèn)識檔案工作沒有起到正確的認(rèn)識，并且認(rèn)為這種工作可有可無，甚至沒有將這種工作安置在應(yīng)有的位置之上。

1.2 事業(yè)單位對認(rèn)識檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足

人事檔案工作不像其他工作一樣引人注目，其根本性質(zhì)是一項默默無聞、很難被人們正確了解的工作，因此這項工作真正實施起來想要獲得相應(yīng)的成績也比較困難。長期以來，有相當(dāng)一部分的領(lǐng)導(dǎo)管理干部對于人事檔案的管理工作都存在一定認(rèn)識上的誤區(qū)，他們都普遍認(rèn)為檔案管理工作都只是不斷進(jìn)行抄抄寫寫以及一些保管事務(wù)性的工作，并不是事業(yè)單位生產(chǎn)和發(fā)展的主要范圍，因此就覺得這項工作無法為單位方面創(chuàng)造相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)價值和效益。多數(shù)單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)管理層通常都忽視了人事檔案方面的管理工作，并沒有將人事檔案的工作和管理納入到工作和議事的日程當(dāng)中，從而將檔案管理工作徹底的遺忘，促使人事檔案管理工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)當(dāng)中。

1.3 事業(yè)單位人事檔案管理水平不高，管理力量不足

事業(yè)單位人事改革不斷的深化和發(fā)展，促使單位內(nèi)部的管理機(jī)構(gòu)獲得不斷的調(diào)整，很多事業(yè)單位方面的工作人員也都開始真正實現(xiàn)競爭上崗的制度，這就直接導(dǎo)致大多數(shù)原有的認(rèn)識檔案管理人員開始發(fā)生了巨大的崗位變化[2]。而且那些新上任的檔案管理者也都沒有接受過較為專業(yè)和系統(tǒng)的知識培訓(xùn)，從而知識導(dǎo)致在對認(rèn)識檔案資料進(jìn)行整理收集和歸檔裝訂的過程當(dāng)中出現(xiàn)一系列的問題，而且很多人事檔案管理人員其本身在實際的工作當(dāng)中通常一人身兼數(shù)職。而且，在人事檔案的管理方面仍然有相當(dāng)一部分的事業(yè)單位開始采取原始的操作方式來進(jìn)行，一些小部分的人事資料也開始進(jìn)行反復(fù)的調(diào)動，這就直接造成很多原始的資料出現(xiàn)變脆、變黃以及字跡產(chǎn)生模糊的問題。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作問題的解決對策

2.1 提高單位領(lǐng)導(dǎo)對于認(rèn)識檔案管理的重視程度

由于在進(jìn)行認(rèn)識檔案管理工作的過程當(dāng)中，單位方面的領(lǐng)導(dǎo)是作為檔案管理工作的直接管理和策劃者，所以其對于人事檔案管理工作的重視程度通常都直接影響著人事檔案管理工作的實際發(fā)展水平。具體可以從以下幾個方面來進(jìn)行（1）在工作的同時，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)將人事檔案的管理工作放在檔案管理隊伍建設(shè)的層面來對待，同時也需要將其真正納入到整個事業(yè)單位的發(fā)展日程當(dāng)中。（2）需要建立起專門的檔案管理組織，對檔案管理工作的進(jìn)展和情況進(jìn)行細(xì)致的檢查指導(dǎo)和監(jiān)督，并以此來發(fā)現(xiàn)問題和解決相應(yīng)的問題。（3）應(yīng)當(dāng)建立起人事檔案的管理考核制度，必須要對人事檔案的工作進(jìn)行細(xì)致的思量和考核。

2.2 強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)建設(shè)，完善管理制度

事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理部門通常需要積極的爭取到來自領(lǐng)導(dǎo)方面的支持，這就必須做到檔案的基礎(chǔ)設(shè)施管理工作。應(yīng)當(dāng)建立起防火、防潮的專業(yè)防護(hù)措施，在庫房當(dāng)中也應(yīng)當(dāng)設(shè)立比如空調(diào)、滅火以及祛濕等相應(yīng)設(shè)施。而且，必須要對各項防護(hù)措施進(jìn)行定期的檢查和記錄。加大相應(yīng)的資金投入，配備較為先進(jìn)的計算機(jī)管理設(shè)備和設(shè)施。同時還應(yīng)當(dāng)完善管理制度，全面提高人事檔案管理工作的制度化建設(shè)水平，因為人事檔案工作是一項比較復(fù)雜的工作，所以就必須依靠相應(yīng)的制度來進(jìn)行制約，在真正實施起來通常會變得毫無章法可言。因此必須結(jié)合實際情況，制定出一套完善的檔案管理制度[3]。

2.3 加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)工作

人事檔案屬于人才信息資源庫，通過對各種人才信息資源的合理應(yīng)用，來促使其最大限度的發(fā)揮出相應(yīng)的作用，這就必須要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段融入到認(rèn)識檔案的管理工作當(dāng)中，以此來實現(xiàn)提高檔案管理工作的效率及檔案本身所具有的壽命等。人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展是人事管理制度發(fā)展和改革的基礎(chǔ)和前提，同時也是我國社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的重要組成部分。所以，就需要通過計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行輔助性管理，通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)也可以向社會方面提供相應(yīng)的優(yōu)質(zhì)及高效的人才檔案信息管理服務(wù)，并以此來實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享和管理。這樣極大的提高了管理者對人事檔案工作的管理質(zhì)量和效率，并最終大大的提升了檔案本身所具有的有效利用率。

2.4 重視認(rèn)識檔案材料的收集工作

人事檔案材料的收集工作是整個人事檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，同時也是提升人事檔案管理工作質(zhì)量的首要前提。隨著經(jīng)濟(jì)政治體制改革的不斷深入和發(fā)展，多數(shù)單位內(nèi)的干部制度所包含的考察、考核、改革以及培訓(xùn)等等多個方面都進(jìn)行入檔的文件材料越來越多，因此就直接給人事檔案材料收集工作帶來了更高的要求。因此檔案管理工作人員就必須要做好檔案材料及時收集的工作，并且要進(jìn)行認(rèn)真的整理，同時要進(jìn)行細(xì)致化的鑒別，從而真正實現(xiàn)有理有據(jù)的情況。而對于那些不符合入檔歸檔要求及規(guī)定的文件材料則必須要及時的加以處理，還有一些手續(xù)也不夠齊全的材料也必須將其退回，并要求出示該材料的部門不全相應(yīng)的信息，這樣才能真正的保證材料的完整和完備，必須要有完善的手續(xù)才能將其入檔，這樣才能真正的保障人事檔案管理工作真正具有準(zhǔn)確、權(quán)威以及真實的性質(zhì)。

3 結(jié)語

綜上所述，要想解決事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，就需要提高單位領(lǐng)導(dǎo)對于認(rèn)識檔案管理的重視程度、強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)建設(shè)，完善管理制度、加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)工作等，這樣才能真正做好對人事檔案的管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1] 梁華. 對人事檔案管理工作的思考[J]. 中小企業(yè)管理與科技（下旬刊）. 2014（12）

[2] 李淑偉. 淺議檔案信息自動化系統(tǒng)管理[J]. 經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊. 2011（17）

[3] 鄭澤暉. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理措施研究[J]. 神州. 2011（20）

作者簡介

趙茜（1984—），女，河北省邢臺市人，工作單位：河北省復(fù)員軍人醫(yī)院，職務(wù)：人事科科員，研究方向：檔案管理。