人力資源檔案管理模式的探討

李士旺

摘 要：隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，我國的相關(guān)人力資源制度在隨著經(jīng)濟(jì)的前進(jìn)、社會的變革而發(fā)展變化，與此相關(guān)的檔案工作，若繼續(xù)沿用原有的模式來進(jìn)行管理已不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展要求，因此，探索和研究當(dāng)前經(jīng)濟(jì)條件下人力資源管理的相關(guān)模式尤為必要。本文主要是個人對人力資源檔案管理模式的含義、特點及建立這種模式的意義等方面進(jìn)行了思考。

關(guān)鍵詞：人力資源；檔案管理；管理模式

本著以人為本的思想，充分發(fā)揮人力資源檔案事業(yè)發(fā)展的作用，是當(dāng)前所要思考的主要問題。可見，檔案事業(yè)要想取得良好的發(fā)展，如何利用好、開發(fā)好、管理好人力資源顯得尤為重要，其中人力資源管理乃是重中之重，對檔案管理的發(fā)展其有重要意義。面對當(dāng)前人力資源檔案管理中存在的問題，必須提出一套科學(xué)有效的管理措施.才能實現(xiàn)人力資源檔案事業(yè)的良好發(fā)展。

“人力資源”概念的提出已有半個多世紀(jì)的時間，人力資源作為社會發(fā)展的主要稀缺資源已為各方面所認(rèn)同，同時也得到眾多企業(yè)實踐的檢驗和證明。隨著人力資源管理在企業(yè)管理中的地位和作用的日益凸顯，特別是在經(jīng)濟(jì)全球化、信息網(wǎng)絡(luò)化、貨幣電子化、資源知識化的趨勢越來越明顯的情況下，外部環(huán)境的變化對人力資源管理提出了許多新的問題，這些問題需要人力資源管理理論研究者們給出答案，以支持企業(yè)的發(fā)展需要。隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，我國的相關(guān)人力資源制度在隨著經(jīng)濟(jì)的前進(jìn)、社會的變革而發(fā)展變化，與此相關(guān)的檔案工作，若繼續(xù)沿用原有的模式來進(jìn)行管理已不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展要求，因此，探索和研究當(dāng)前經(jīng)濟(jì)條件下人力資源管理的相關(guān)模式尤為必要。

1 人力資源檔案管理的含義

這種模式是在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式，它與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)模和信息化程度有著密切的關(guān)系，當(dāng)今社會是一種開放的、高度信息化和持久創(chuàng)造力的社會，它需要專業(yè)的高技能的人才和藍(lán)領(lǐng)人員都不可或缺的人力資源配置。其模式有以下兩個方面的含義。

1.1 檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強(qiáng)的社會性

現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)的建立和深化，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人力資源管理制度而言有許多前所未有的問題出現(xiàn)，因此新型的人力管理制度應(yīng)運而生，這也使人力資源管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人力管理重要組成部分的人力資源檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)即政府層面來講，不像計劃經(jīng)濟(jì)時代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)，已建立了具有較強(qiáng)社會性的人力資源檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省市人才交流中心建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向當(dāng)?shù)厣鐣涔芾韺ο蟀ㄔ搮^(qū)域范圍內(nèi)所有流動人員的人事檔案，其服務(wù)對象更具有社會性，可以為整個社會提供人力資源服務(wù)。

1.2 人力資源檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性

人力資源檔案的政府管理部門、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人力資源檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位自身的人事機(jī)構(gòu)行使，所包含的內(nèi)容簡單，來源單一。而現(xiàn)在的人力資源檔案管理機(jī)構(gòu)，其人力資源主要是該管轄區(qū)域范圍內(nèi)的各類人員，但由于社會分工不同而使人員具有不同身份，集中后其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

2 人力資源檔案管理的特點

1、隨著改革的深人和信息化程度的提高，人力資源檔案管理越來越趨向于社會化開放式模式，它與傳統(tǒng)人事檔案管理形成模式互補(bǔ)、并存發(fā)展現(xiàn)狀。這兩種模式，各有利弊，如傳統(tǒng)人事檔案管理模式在檔案內(nèi)容的保密方面做得較好，可以及時為本單位提供檔案信息，這種封閉式管理辦法不利于全面推廣，不適合運用規(guī)范化與網(wǎng)絡(luò)化的管理辦法；新型人力資源管理模式面向廣大的服務(wù)人群，可以為社會廣大人員提供多種服務(wù)，管理方式靈活多樣，運用現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化管理更加方便快捷，主要缺點就是保密性差、容易丟失等。檔案管理工作者在實際檔案管理工作中要利用兩種模式的優(yōu)點，做到取長補(bǔ)短，建設(shè)更加完美的人力資源檔案管理模式。

2、人力資源檔案管理當(dāng)中，運用開放式管理方法主要針對當(dāng)前社會中的一些流動人員。因為這些人員常在社會上流動，沒有固定的工作與處所，主要來源就是那些辭職、辭退和仍然沒有找到工作的人員，這些人員的檔案和一般人事檔案相比，因為流動人員流動性強(qiáng)，不會常時期固定在一個地方工作，和原來的工作單位已然脫離關(guān)系，這些人員的人事檔案應(yīng)該由縣以上政府部門管理的人才交流中心管理，這種部門的特點是社會性強(qiáng)、服務(wù)面廣，非常適合管理流動人員的人事檔案。但一些地方政府對人力資源管理不嚴(yán)格，關(guān)于流動人員的人事檔案管理存在很多缺陷，仍需改進(jìn)工作方式，提高管理質(zhì)量。

3 人力資源檔案管理的意義

在中國，人員的流動在很大程度上受戶籍和人事檔案的制約。假如有一個人想從原單位調(diào)走，到更適合自己發(fā)展的單位工作，如果原單位不同意他變換工作，扣住他的人事檔案和戶口，即使他調(diào)走了，那么他在以后的工作、婚姻、家庭和住房方面都會受到很大的影響，很多事情辦起來都會遇到麻煩。假如人事檔案實行社會化開放式管理，將每個人作為社會中的一員來對待，而不是屬于某一個單位的人，社會化人事檔案管理部門負(fù)責(zé)管理每一個人的檔案，建立新型戶籍管理制度，很多社會問題都會得到解決。所以，在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，人們迫切需要建立一種社會化開放式人事檔案管理方法。

為了檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，國家多次強(qiáng)調(diào)了加強(qiáng)人力資源管理的重要性，毋庸置疑，完善人力資源檔案管理機(jī)制，離不開一個強(qiáng)大的專業(yè)檔案管理隊伍。切實提高檔案信息管理水平，不僅僅要加強(qiáng)檔案工作的管理力度，還要注重人力資源的科學(xué)管理，這就要求管理者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的舊觀念，遵循以人為本的思想，完善科學(xué)的管理制度.真正做到人力資源合理優(yōu)化。

隨著企事業(yè)單位人事制度改革的推進(jìn)，人們的就業(yè)自由度提高，人才流動頻率加快，越來越多的人才由“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?，人力資源檔案不再對人才的流動具有極大的制約作用。單位用人機(jī)制的改革誤導(dǎo)了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴(yán)重制約了人力資源檔案發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。隨著我國改革的日益深化，各單位對人才信息的需求量也必然更加迫切，二十一世紀(jì)的競爭是人才的競爭，現(xiàn)代管理理論強(qiáng)調(diào)，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映，它真實地記述了檔案人的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)，因此我們必須重新認(rèn)識人事檔案、人力資源檔案管理工作的作用和重要意義，使之更好的服務(wù)社會、服務(wù)大眾。

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