企業(yè)檔案信息資源開發(fā)現(xiàn)狀與模式探討

摘 要：石油企業(yè)在長期的勘探開發(fā)和生產(chǎn)經(jīng)營活動中，形成了數(shù)量龐大、類別豐富的檔案資料。本文通過對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)存在問題的分析，就如何高效開發(fā)檔案信息資源進行了探討。

關鍵詞：檔案；信息資源；開發(fā)；模

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，是企業(yè)發(fā)展的記錄。企業(yè)保存檔案除了保存企業(yè)的歷史和文化外，另一個更重要的作用就是為了利用，服務企業(yè)，最終產(chǎn)生效益。勝利油田在長期的勘探開發(fā)過程中，形成了類別豐富、數(shù)量龐大檔案資料，在油田開發(fā)近半個世紀進入開發(fā)后期，原油開采難度加大。如何開發(fā)利用其內在價值，為油田勘探開發(fā)和企業(yè)經(jīng)營管理各項工作服務就成了擺在我們檔案工作者面前的重要課題。

1 石油企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)狀

當前，隨著數(shù)字化油田建設的推進，企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平也得到快速提升。如何充分利用網(wǎng)絡技術高效開發(fā)檔案信息資源，提高服務質量，變被動服務為主動服務，滿足企業(yè)對檔案信息需求，是企業(yè)對檔案工作的要求。目前石油企業(yè)在檔案信息資源開發(fā)中主要存在以下幾方面的問題：

1.1 企業(yè)存在“重保管、輕利用”的思想

企業(yè)檔案工作在豐富館藏原則指導下，主要精力放在加強收集整理，豐富檔案信息資源上，庫藏檔案得到豐富。但管理制度和人員崗位設置上沒有突出開發(fā)檔案信息資源的地位，開發(fā)利用檔案信息資源力度不夠。

1.2 企業(yè)檔案系信息化方面的欠缺制約了檔案信息資源的開發(fā)力度

檔案管理系統(tǒng)運行效能有欠缺，在各業(yè)務系統(tǒng)的推廣使用不普遍，制約了檔案信息的開發(fā)利用?；跀?shù)據(jù)安全采取的授權限制，授權人員少，不能實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享。檔案原文數(shù)字化率低，特別是涉及油田開發(fā)方面歷史檔案原文數(shù)字化工作量大，數(shù)字化率低，不能滿足企業(yè)技術人員的利用需求。

1.3 企業(yè)檔案信息資源利用服務形式單一

目前，企業(yè)檔案利用方式基本上是坐等利用者上門，被動服務的狀態(tài)。管理手段落后，服務設施不完善，利用效率不高。檔案部門沒有主動深入到企業(yè)管理過程中，了解企業(yè)用戶需求。同時，由于數(shù)字化程度低，利用檔案手繁瑣，查全率、查準率不高，不能滿足企業(yè)信息資源利用的需求。

1.4 企業(yè)檔案編研成果整體水平不高

檔案編研工作是主動開發(fā)提供檔案信息資源的有效手段，是對檔案信息的深層次開發(fā)，使檔案信息價值更好地發(fā)揮和實現(xiàn)。但部分單位存在應付檢查評比搞編研，缺乏明確的編研工作計劃，導致一些編研成果質量不高、實用性不強。

1.5 企業(yè)檔案資源建設方面的缺陷，制約了信息資源開發(fā)利用開發(fā)

由于檔案部門職能作用和文件歸檔制約措施的不到位，從源頭上缺乏對檔案資源的收集的控制措施，導致檔案歸檔率做不到應歸盡歸，應收盡收，歸檔率和完整率不高，直接影響了利用過程中查全率、準確率。

1.6 人員業(yè)務素質影響了檔案信息的開發(fā)工作的開展

石油勘探開發(fā)作為科技含量很高的行業(yè)，這就決定了它與一般企業(yè)的檔案利用工作有所不同。目前檔案管理隊伍人員業(yè)務素質不高，人員老化，不熟悉檔案管理方法，對計算機知識和系統(tǒng)應用不熟練，缺乏全方位、多層次開發(fā)檔案信息資源的能力。新調進檔案人員缺乏應有的培訓，不熟悉系統(tǒng)應用、檔案分類標準和庫藏檔案內容，影響了檔案信息的有效利用。

2 檔案信息資源開發(fā)模式

促進檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案工作存在和發(fā)展的基礎。要做好檔案信息開發(fā)利用工作，就必須對檔案利用體系建設和利用模式的研究，深入到企業(yè)管理工作中去，做好檔案用戶的研究，了解用戶利用需求。

2.1 加強對檔案利用體系建設的研究

完善的檔案利用體系是檔案部門利用檔案資源為企業(yè)和社會提供服務的保障。面對企業(yè)對檔案資料的需求，如何更好地發(fā)揮其作用，就必須對企業(yè)檔案服務對象、服務范圍、服務模式、服務內容、服務手段和服務體制機制等各個方面的深入研究，制定出相應的標準和規(guī)范，才能促進檔案資源利用工作的健康發(fā)展。

2.2 適應數(shù)字化油田的戰(zhàn)略的實施，推進檔案數(shù)字化建設

數(shù)字化油田戰(zhàn)略的實施，為檔案數(shù)字化和高效開發(fā)檔案信息資源奠定了基礎。在開發(fā)利用手段上，應充分利用企業(yè)網(wǎng)絡系統(tǒng)資源，加快推進檔案管理系統(tǒng)的應用，推進系統(tǒng)客戶端安裝，用戶權限的授權和文件歸檔、借閱流程的運用。同時應加強和和企業(yè)其他管理系統(tǒng)的整合，拓展電子文件歸檔接口應用，實現(xiàn)系統(tǒng)內數(shù)據(jù)的共享。通過檔案數(shù)字化應用，提高數(shù)字化檔案的查全率和準確率，從而達到高效開發(fā)檔案信息資源的目的。

2.3 豐富檔案資源為開發(fā)利用檔案信息資源提供保障

進一步完善企業(yè)檔案資源建設，整合企業(yè)內部信息資源，單位內部檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，改變目前部分單位私自存放現(xiàn)狀。擴大檔案的收集范圍，形成以油氣勘探開發(fā)檔案為主體，各類檔案門類齊全，結構合理的館藏體系，確保檔案查詢的完整與準確奠定基礎。同時在確保檔案信息安全的情況下，局域網(wǎng)內實現(xiàn)資源共享，方便查閱利用。

2.4 搞好檔案編研工作深度開發(fā)檔案信息資源

檔案編研工作是由編輯和研究兩方面組成的。充分利用庫存檔案，精心選題，通過對館藏檔案的深入研究、深度加工、深層開發(fā)，對檔案信息進行集成和整合，提煉成有較高利用價值的檔案信息成果，編輯出質量高、實用性強的優(yōu)秀編研成果，為領導決策和企業(yè)發(fā)展和企業(yè)日常工作提供可靠的信息和快捷服務。同時參與企業(yè)編史修志等相關工作，充分發(fā)揮檔案的作用。

2.5 積極探索檔案信息利用方式多樣化

檔案部門應深入到企業(yè)經(jīng)營工作中去，樹立主動服務的意識。檔案人員可通過參加企業(yè)重大會議、參加工程項目竣工驗收、科研項目鑒定等活動及時了解企業(yè)需求，增強服務的預見性、針對性，突出服務的時效性。同時在保證檔案信息安全的情況下，通過目錄發(fā)放、授權查閱、配合企業(yè)主題活動、聯(lián)合或獨立舉辦展覽等多種形式，全方位開發(fā)檔案信息資源。

2.6 建立完善的用戶評價系統(tǒng)

加強對檔案用戶需求的研究，充分利用企業(yè)內部QHSE用戶評價體系資源，根據(jù)企業(yè)工作需求，對用戶檔案信息需求進行動態(tài)分析。用科學的方法收集分析檔案利用需求，用發(fā)放調查表和檔案利用反饋等方式相結合，及時獲取用戶需求信息，真正了解用戶的需求，做到用戶至上，優(yōu)質服務。

3 結束語

在當前經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)和國際低油價疊加的背景下，企業(yè)面臨著更復雜的國內外環(huán)境。要實現(xiàn)改革和發(fā)展的目標，企業(yè)檔案工作必須通過利用體系的完善，實現(xiàn)由變被動服務到主動服務的轉變。通過建立完善的用戶評價系統(tǒng)，增強服務手段的多樣化，實現(xiàn)高效開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源為領導決策和企業(yè)運行管理提供優(yōu)質服務的目的。

參考文獻

1、檔案信息資源開發(fā)模式劃分問題之我見 《黑龍江檔案》 2011年第5期

2、檔案信息資源開發(fā)利用模式探討 《卷宗》 2013年第4期

3、中國石化檔案管理教材（20130328）

作者簡介

韓秋蓮，工作單位：勝利油田現(xiàn)河采油廠信息中心。1988年畢業(yè)于黑龍江大學歷史系檔案專業(yè)，中國石油大學工程碩士，副研究館員。