云考勤技術(shù)在圖書(shū)館管理工作中的應(yīng)用

耶?。ㄎ靼步煌ù髮W(xué)圖書(shū)館，陜西西安710049）

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云考勤技術(shù)在圖書(shū)館管理工作中的應(yīng)用

耶健
（西安交通大學(xué)圖書(shū)館，陜西西安710049）

[摘要]針對(duì)圖書(shū)館現(xiàn)有考勤管理系統(tǒng)現(xiàn)狀，分析了實(shí)際工作中存在的問(wèn)題，提出了利用云考勤技術(shù)完成圖書(shū)館職工考勤管理的解決方案。該方案可節(jié)約建設(shè)成本，簡(jiǎn)化考勤工作流程，是解決圖書(shū)館考勤管理工作難題的有效嘗試。

[關(guān)鍵詞]云考勤圖書(shū)館管理軟件即服務(wù)

[分類號(hào)]G251.1

1　引言

在圖書(shū)館各項(xiàng)管理工作中，考勤管理的重要性是顯而易見(jiàn)的。考勤管理是圖書(shū)館管理的重要工作之一，它與職工的工資、獎(jiǎng)金及年終考評(píng)等利益息息相關(guān)。圖書(shū)館加強(qiáng)職工的考勤管理，嚴(yán)肅考勤紀(jì)律不僅是做好各項(xiàng)服務(wù)工作的必要前提，還是增強(qiáng)工作人員時(shí)間觀念，提高工作效率的重要手段，更重要的是，可以大大改善圖書(shū)館的服務(wù)面貌，提升圖書(shū)館的整體形象。

近年來(lái)，隨著社會(huì)的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，圖書(shū)館考勤工作大多使用設(shè)備考勤代替人工考勤，設(shè)備考勤工作模式主要有3種——單機(jī)考勤、門禁考勤、網(wǎng)絡(luò)考勤。單機(jī)考勤主要指單機(jī)運(yùn)行的指紋考勤機(jī)，其優(yōu)點(diǎn)是節(jié)約耗材、使用簡(jiǎn)單、防止代打、考勤數(shù)據(jù)由電腦處理等，比較適合于圖書(shū)館各部門簡(jiǎn)單考勤。缺點(diǎn)是考勤數(shù)據(jù)需要人工采集、管理不便、考勤較慢、需要安裝考勤管理軟件等。門禁考勤適合于安裝了門禁系統(tǒng)的圖書(shū)館，門禁系統(tǒng)存儲(chǔ)著進(jìn)館人員的出入信息，通過(guò)數(shù)據(jù)提取與分析統(tǒng)計(jì)，可以用于圖書(shū)館考勤管理。其優(yōu)點(diǎn)是一卡多用、考勤速度快、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)上傳、在線查詢統(tǒng)計(jì)等。缺點(diǎn)是只能用于簡(jiǎn)單考勤，考勤功能過(guò)于簡(jiǎn)單且不能防止代打卡等。網(wǎng)絡(luò)考勤是專門建立一套通過(guò)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)進(jìn)行考勤管理的系統(tǒng)。其優(yōu)點(diǎn)是支持多點(diǎn)考勤管理，考勤功能完善，軟件兼容性強(qiáng)。缺點(diǎn)是系統(tǒng)建設(shè)支出和管理成本大，系統(tǒng)配置和升級(jí)維護(hù)麻煩。

西安交通大學(xué)圖書(shū)館在2003年購(gòu)置了上海華銘的門禁系統(tǒng)，替代原來(lái)的人工考勤，但在實(shí)際使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)門禁考勤不能完全滿足圖書(shū)館考勤工作需要，主要有以下幾個(gè)原因：①圖書(shū)館崗位工作時(shí)間有正常班、三班倒和多人輪班等各種班次，而門禁管理系統(tǒng)不具備按班次考勤的功能[1]；②不具備輸入職工請(qǐng)假、調(diào)休、加班和外出等事務(wù)信息的功能，也就不能將這些信息實(shí)時(shí)反映到考勤統(tǒng)計(jì)報(bào)表中；③不支持個(gè)人對(duì)考勤信息實(shí)時(shí)查詢；④不能解決代打卡問(wèn)題且考勤數(shù)據(jù)可篡改。

從本館目前考勤應(yīng)用現(xiàn)狀可以看出，原有的考勤工作模式和管理方法已不能滿足圖書(shū)館考勤管理工作需要，在經(jīng)過(guò)多次調(diào)研后，本館決定使用基于SaaS（軟件即服務(wù)）的云考勤技術(shù)來(lái)完成圖書(shū)館的考勤管理工作，基于SaaS的云考勤系統(tǒng)是建立在云計(jì)算技術(shù)之上的全新的考勤服務(wù)平臺(tái)，該平臺(tái)整合了互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用三大核心要素：計(jì)算、存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)，面向用戶提供公用化的互聯(lián)網(wǎng)考勤服務(wù)[2]。該系統(tǒng)與傳統(tǒng)考勤方式的區(qū)別在于：用戶無(wú)需投資考勤管理需要的服務(wù)器硬件、軟件和人員，而只需要為考勤管理支出少量的云服務(wù)租賃費(fèi)用，就可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)享有考勤軟件使用服務(wù)及考勤系統(tǒng)的升級(jí)和維護(hù)，做到用最少的投入獲取最大的收益。

2云考勤系統(tǒng)的技術(shù)原理及軟件功能

2.1云考勤系統(tǒng)工作模式

SaaS是云考勤系統(tǒng)的技術(shù)表現(xiàn)形式。SaaS是一種通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)提供軟件服務(wù)的應(yīng)用模式，軟件服務(wù)商將應(yīng)用軟件統(tǒng)一部署在公用或私有計(jì)算云上，客戶根據(jù)自己需求，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)向軟件服務(wù)商定購(gòu)所需的軟件服務(wù)，按定購(gòu)的應(yīng)用類別和時(shí)間長(zhǎng)短支付費(fèi)用，并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)獲得軟件服務(wù)商提供的服務(wù)[3]。云考勤服務(wù)提供商就是采用SaaS的方式管理和維護(hù)云考勤軟件。云考勤服務(wù)商在向客戶提供互聯(lián)網(wǎng)考勤軟件服務(wù)的同時(shí)，也提供考勤軟件的離線操作和本地?cái)?shù)據(jù)存儲(chǔ)，讓用戶隨時(shí)隨地都可以使用自己定購(gòu)的軟件和服務(wù)。對(duì)于中小型規(guī)模的客戶來(lái)說(shuō)，云考勤是考勤管理工作的最好途徑，它使客戶享受到專業(yè)考勤服務(wù)的同時(shí)，節(jié)約了構(gòu)建和維護(hù)考勤基礎(chǔ)設(shè)施及考勤軟件的支出。

2.2云考勤系統(tǒng)架構(gòu)

云考勤系統(tǒng)通過(guò)把B/S與C/S的系統(tǒng)架構(gòu)相結(jié)合，充分利用兩者的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行互補(bǔ)，有效地將考勤設(shè)備、考勤軟件和云計(jì)算高度融合，并在考勤管理系統(tǒng)中預(yù)留接口，實(shí)現(xiàn)二次開(kāi)發(fā)和軟件功能擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)一機(jī)多用，互聯(lián)互通。云考勤系統(tǒng)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)把用戶的考勤終端連接到云端的考勤服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，用戶可通過(guò)網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行考勤管理軟件的部署，并借助角色和組的管理模式對(duì)不同的客戶類型、用戶需求進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限和角色的下發(fā)，完美呈現(xiàn)考勤業(yè)務(wù)應(yīng)用。云考勤系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

圖1　云考勤系統(tǒng)架構(gòu)

2.3云考勤系統(tǒng)功能模塊

云考勤系統(tǒng)支持考勤管理員通過(guò)瀏覽器進(jìn)行工作人員的管理和考勤規(guī)則的定義；支持查詢統(tǒng)計(jì)及打印原始出勤記錄表、每天考勤情況明細(xì)表和考勤日?qǐng)?bào)及考勤月報(bào)；支持對(duì)員工的上班班次進(jìn)行靈活的設(shè)定與調(diào)整；支持員工隨時(shí)隨地通過(guò)瀏覽器登錄考勤系統(tǒng)查看個(gè)人的出勤情況，以及在線請(qǐng)假、加班和補(bǔ)簽單的填寫；支持部門主管對(duì)申請(qǐng)單的審批功能，并提供了靈活的排班、年假設(shè)置等功能。

云考勤系統(tǒng)共有5大功能模塊：人員信息管理、數(shù)據(jù)采集中心、考勤設(shè)備管理、考勤規(guī)則設(shè)置以及Web查詢統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了考勤簽到、人員管理、排班管理、請(qǐng)假管理、查看通知、考勤統(tǒng)計(jì)等多個(gè)功能應(yīng)用。系統(tǒng)功能模塊關(guān)系如圖2所示。

圖2　云考勤系統(tǒng)功能模塊

2.4考勤數(shù)據(jù)處理流程

考勤管理員通過(guò)網(wǎng)頁(yè)登錄云考勤業(yè)務(wù)界面錄入工作人員個(gè)人信息，通過(guò)指紋考勤機(jī)錄入工作人員指紋信息后，下發(fā)工作人員信息和指紋信息到各個(gè)考勤點(diǎn)并設(shè)定簽到工作時(shí)間和考勤統(tǒng)計(jì)規(guī)則，工作人員開(kāi)始簽到?？记诤灥降牧鞒碳翱记诮Y(jié)果統(tǒng)計(jì)報(bào)表產(chǎn)生過(guò)程如圖3所示。

圖3　云考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程

2.5云考勤系統(tǒng)的API接口

云考勤系統(tǒng)提供API（Application Programming Interface，應(yīng)用程序編程接口）接口以實(shí)現(xiàn)考勤和人事數(shù)據(jù)的交換與集成，便于用戶進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)以及第三方應(yīng)用服務(wù)的快速接入，從而提升云考勤平臺(tái)的延展性，主要接口如表1所示。

表1　云考勤系統(tǒng)API接口

3云考勤技術(shù)在西安交通大學(xué)圖書(shū)館的應(yīng)用

3.1考勤管理工作現(xiàn)狀和解決方案

圖書(shū)館考勤管理的目的是規(guī)范職工的勞動(dòng)紀(jì)律，提高圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量。西安交通大學(xué)圖書(shū)館原有考勤管理工作效率比較低，主要原因是圖書(shū)館的業(yè)務(wù)部門有多個(gè)分布在兩個(gè)校區(qū)，有些部門工作崗位位置比較分散，需要設(shè)置多個(gè)考勤點(diǎn)，一些工作人員的工作崗位不固定，上班簽到地點(diǎn)和下班簽退地點(diǎn)不一致。如何實(shí)時(shí)了解全館職工出勤情況，及時(shí)同步多個(gè)考勤點(diǎn)數(shù)據(jù)，快速準(zhǔn)確完成圖書(shū)館全體職工的考勤報(bào)表是現(xiàn)有考勤管理所面臨的難題。圖書(shū)館是學(xué)校重要的服務(wù)單位，開(kāi)館時(shí)間比較長(zhǎng)，必然存在一些上班時(shí)間和地點(diǎn)不固定的輪班職工，其出勤狀態(tài)如何，難以快速判斷和衡量。職工的事假病假、臨時(shí)調(diào)班、外出活動(dòng)等信息一般是人工處理的，這些信息需要考勤管理員事后做登記和統(tǒng)計(jì)工作，因此工作效率難以提高。

隨著科技進(jìn)步和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，考勤技術(shù)也得以發(fā)展，2013年出現(xiàn)的群英云考勤系統(tǒng)首創(chuàng)了全球云端網(wǎng)絡(luò)指紋考勤服務(wù)，經(jīng)過(guò)前期調(diào)研和試用考察，西安交通大學(xué)圖書(shū)館認(rèn)為使用該公司的云端考勤管理平臺(tái)和考勤軟件，既能免除服務(wù)器軟硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和考勤軟件升級(jí)維護(hù)等支出，又能實(shí)現(xiàn)專業(yè)的考勤管理，是解決目前圖書(shū)館考勤難題的最佳方案。

3.2基于云平臺(tái)的圖書(shū)館考勤系統(tǒng)架構(gòu)

基于云的考勤技術(shù)與傳統(tǒng)的考勤技術(shù)相比有很大創(chuàng)新，它有效實(shí)現(xiàn)了考勤系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)連接，能夠快速同步不同考勤機(jī)上職工的考勤信息，職工在各個(gè)考勤點(diǎn)的考勤數(shù)據(jù)都被統(tǒng)一保存至云端考勤服務(wù)器?？记诠芾韱T可通過(guò)瀏覽器登錄考勤管理系統(tǒng)，設(shè)定考勤規(guī)則、錄入員工信息和監(jiān)控考勤設(shè)備。被考勤員工可隨時(shí)隨地通過(guò)瀏覽器查看個(gè)人考勤記錄、提交請(qǐng)假、調(diào)休和補(bǔ)簽等申請(qǐng)。西安交通大學(xué)圖書(shū)館云考勤系統(tǒng)實(shí)際架構(gòu)如圖4所示。

圖4　圖書(shū)館云考勤系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行

3.3圖書(shū)館云考勤管理實(shí)施過(guò)程

西安交通大學(xué)圖書(shū)館共有職工140多人，分布在興慶校區(qū)和雁塔校區(qū)兩個(gè)校區(qū)，首先在圖書(shū)館大門處安裝好指紋考勤機(jī)并聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)后，接著由辦公室負(fù)責(zé)考勤信息準(zhǔn)備流程：批量錄入信息->設(shè)置工作時(shí)間->上傳數(shù)據(jù)至考勤機(jī)->考勤機(jī)采集個(gè)人指紋->考勤開(kāi)始。

①批量錄入信息：考勤管理員登錄云端考勤系統(tǒng)，后臺(tái)用多種方式（單個(gè)添加、批量添加、表格導(dǎo)入、郵件邀請(qǐng)等）錄入圖書(shū)館職工信息，職工信息添加成功后，系統(tǒng)自動(dòng)生成職工CC號(hào)即為其考勤賬號(hào)。

②設(shè)置工作時(shí)間：考勤管理員分組設(shè)置每一個(gè)圖書(shū)館職工的工作時(shí)間，方便系統(tǒng)判斷職工的打卡時(shí)間是否為遲到或早退。

③上傳數(shù)據(jù)至考勤機(jī)：考勤管理員通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)一次性上傳職工姓名、考勤編號(hào)等信息至指定的考勤機(jī)里，省去在各個(gè)考勤機(jī)上輸入職工信息的麻煩。

④考勤機(jī)采集個(gè)人指紋：考勤管理員在任意一臺(tái)考勤機(jī)上登記每個(gè)職工的指紋，考勤機(jī)只保存經(jīng)過(guò)算法加密后的指紋識(shí)別數(shù)據(jù)，并自動(dòng)上傳到云端服務(wù)器中，然后同步到其他考勤機(jī)中。

⑤職工開(kāi)始用考勤機(jī)打卡，考勤管理員和職工登錄考勤系統(tǒng)查看和統(tǒng)計(jì)職工考勤記錄。

3.4圖書(shū)館云考勤管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

①Web考勤管理，突破傳統(tǒng)考勤繁雜的安裝與使用流程，只要能上網(wǎng)，打開(kāi)瀏覽器就能管理考勤事務(wù)，功能簡(jiǎn)單、可靠和實(shí)時(shí)。

②遠(yuǎn)程多點(diǎn)接入，打破傳統(tǒng)考勤區(qū)域局限，跨區(qū)域跨網(wǎng)絡(luò)多點(diǎn)接入，在同一個(gè)管理賬號(hào)下可管轄多臺(tái)考勤機(jī)，統(tǒng)一管理其中的考勤數(shù)據(jù)，不受地域遠(yuǎn)近的限制。

③記錄實(shí)時(shí)上傳，無(wú)需人工處理，考勤數(shù)據(jù)上傳后，可實(shí)時(shí)查看職工的考勤記錄，省去人工拷貝的環(huán)節(jié)。

④數(shù)據(jù)同步共享，職工個(gè)人信息以及對(duì)應(yīng)的指紋特征可在多臺(tái)機(jī)器上共享，避免了每個(gè)考勤機(jī)重復(fù)錄入員工信息的操作。

⑤本地免維護(hù)，無(wú)需搭建考勤管理服務(wù)器和安裝調(diào)試考勤管理軟件，更沒(méi)有地理限制，只要能上網(wǎng)，就能打卡考勤，考勤數(shù)據(jù)自動(dòng)同步到云端后臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

3.5職工考勤信息整合到校園信息門戶中

校園信息門戶是對(duì)校園現(xiàn)有的各種服務(wù)系統(tǒng)和應(yīng)用資源的有效集成整合，以門戶的形式為學(xué)校教師和學(xué)生提供其需要的全部信息與服務(wù)[4]。圖書(shū)館職工考勤系統(tǒng)可以作為本單位在信息門戶的日常工作模塊放入其中，實(shí)現(xiàn)方法為校園信息職工考勤模塊訪問(wèn)云考勤系統(tǒng)提供的API接口以實(shí)現(xiàn)考勤數(shù)據(jù)的交換，校園門戶網(wǎng)頁(yè)中PHP語(yǔ)言調(diào)用代碼實(shí)例如下所示：

$ch = curl_init（）；//創(chuàng)建一個(gè)新cURL資源

$time = time（）；

$data = array（//公共必傳參數(shù)

’account’=>’62e942ba942817a92a49ad26554be4f8’，// API賬號(hào)

’requesttime’=>$time，//請(qǐng)求時(shí)間

）；

$data[’start’] =’2014-07-01’；//接口參數(shù)

$data[’end’] =’2014-07-31’；

ksort（$data）；//按key排序

$sign = md5（join（’’，$data）.’通訊密鑰’）；//生成簽名

$data[’sign’] = $sign；

//設(shè)置URL和相應(yīng)的選項(xiàng)，請(qǐng)通過(guò)GET方式傳參，以下是獲取考勤記錄接口

curl_setopt（$ch，CURLOPT_URL，"http：//kq.qycn.com/in?dex.php/Api/Api/recordlog?".http_build_query（$data））；

curl_setopt（$ch，CURLOPT_HEADER，0）；

curl_setopt（$ch，CURLOPT_RETURNTRANSFER，1）；

//抓取URL并把它傳遞給瀏覽器

$retjson = curl_exec（$ch）；//返回的數(shù)據(jù)，json格式

curl_close（$ch）；//關(guān)閉cURL資源，并且釋放系統(tǒng)資源

4　結(jié)語(yǔ)

2014年7月西安交通大學(xué)圖書(shū)館使用云考勤系統(tǒng)開(kāi)始管理職工的考勤，經(jīng)過(guò)半年多的使用，圖書(shū)館的考勤管理工作有了很大的變化，職工遲到和提前下班的現(xiàn)象基本消失。職工可隨時(shí)上網(wǎng)查詢自己的考勤情況，也解決了其對(duì)考勤記錄的爭(zhēng)議。職工請(qǐng)假和外出可隨時(shí)提出申請(qǐng)，并在網(wǎng)上通過(guò)審核，審核結(jié)果自動(dòng)上傳到云端考勤系統(tǒng)中并實(shí)時(shí)反映到職工個(gè)人的考勤報(bào)表中。部門主管從繁瑣的考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和職工排班管理中解放出來(lái)，圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)也能快速全面地掌握?qǐng)D書(shū)館職工的出勤情況。

綜上所述，云考勤管理系統(tǒng)在使用過(guò)程中能夠快速、穩(wěn)定、準(zhǔn)確地完成考勤管理，真實(shí)地反映職工的出勤情況，是一種較為先進(jìn)的管理方式，是云計(jì)算技術(shù)在圖書(shū)館管理應(yīng)用中具體實(shí)現(xiàn)，其對(duì)高校圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)日常管理工作現(xiàn)代化、規(guī)范化具有重要的示范意義。

參考文獻(xiàn)：

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耶健工程碩士，副研究館員，信息技術(shù)部副主任。

收稿日期：（2015-06-26；責(zé)編：楊新寬。）