淺析新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)

覃玨

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位而言，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)是檔案現(xiàn)代化管理的客觀需要，也是社會(huì)發(fā)展和時(shí)代要求所必須的選擇。本文從人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)越性入手，提出了事業(yè)單位如何加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策，以期促進(jìn)新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；事業(yè)單位；人事檔案；信息化建設(shè)

在當(dāng)今信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為事業(yè)單位檔案信息化管理提供了保證。為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會(huì)中的作用，事業(yè)單位應(yīng)積極將信息技術(shù)與檔案管理工作緊密結(jié)合，促進(jìn)檔案信息化工作快速發(fā)展。

檔案管理信息化是指檔案管理的模式由以面向檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。與傳統(tǒng)的檔

案資料進(jìn)行相比較的話，電子檔案的最大好處在于便于保管、保管時(shí)間長(zhǎng)和方便查詢(xún)，并且能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)進(jìn)行，快速處理、及時(shí)傳遞，從而大大提升檔案管理效率，降低檔案管理成本。而且就目前看來(lái)，一些事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，依然僅僅局限于傳統(tǒng)的手工操作方式，有的單位即便已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或者“人事檔案管理系統(tǒng)”，也往往由于系統(tǒng)功能方面的限制，只將一些個(gè)人檔案以及信息輸入計(jì)算機(jī)，而在調(diào)閱檔案和檢索資料時(shí)，仍然習(xí)慣于手工操作，“無(wú)紙化閱檔”在實(shí)際工作中并沒(méi)有得到實(shí)施。因此，新時(shí)期下的事業(yè)單位檔案管理要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，改變傳統(tǒng)模式，進(jìn)行信息化建設(shè)，從而更好地為社會(huì)服務(wù)。

1 人事檔案信息化工作的優(yōu)越性

一是信息化的動(dòng)態(tài)管理功能高效。人事檔案材料不是一次完成的，它是隨著個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)增加而不斷增加，一直處于不斷變化之中。它是動(dòng)態(tài)的而不是靜止的。正是因?yàn)槿耸聶n案是動(dòng)態(tài)性的，實(shí)行信息化管理以后，一旦有了人事上的變動(dòng)的話，工作人員就可以在人事信息模型板快中輕松而又快速地登錄變動(dòng)人事信息，確保人事檔案的動(dòng)態(tài)性以及連續(xù)性，從而使得人事信息記載更為及時(shí)迅速、更加地全面準(zhǔn)確。

二是信息化的搜索功能強(qiáng)大。人事檔案信息化的查詢(xún)功能，可以為領(lǐng)導(dǎo)擬定員工培訓(xùn)計(jì)劃、實(shí)施績(jī)效管理、合理組合人才等方面提供詳實(shí)的依據(jù)。為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。

三是信息化的提醒功能全面。信息化的提醒功能，可以及時(shí)提醒員工退養(yǎng)、退休等事宜，可以有效避免工作的疏忽，影響檔案記載的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。

2 新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的建議

2.1 提高檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

信息時(shí)代，強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)，在加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)管理的轉(zhuǎn)變工作中是至關(guān)重要的。過(guò)去的人事檔案工作封閉性較強(qiáng)，與外界社會(huì)聯(lián)系較少，因此在新時(shí)期下，要不斷更新觀念、勇于進(jìn)取，關(guān)注改革開(kāi)放的新形勢(shì)、新問(wèn)題，把人事檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，使檔案工作由封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變。這當(dāng)中，增加檔案人員計(jì)算機(jī)管理技能內(nèi)容十分必要。檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)，要摒棄之前重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式，從“封閉型”向“開(kāi)放型”轉(zhuǎn)變，主動(dòng)面向經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的主戰(zhàn)場(chǎng)，將檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。

2.2 增強(qiáng)安全保密意識(shí)

信息化管理技術(shù)為人事檔案的管理利用提供了更為高效、更為快捷的手段，但也使得人事檔案管理出現(xiàn)了較為嚴(yán)重的安全隱患。一些事業(yè)單位在檔案信息資源提供利用過(guò)程中，時(shí)常發(fā)生丟失數(shù)據(jù)以及泄密的現(xiàn)象，所以，在人事檔案管理工作中，要采取切實(shí)有效的安全保障措施，杜絕數(shù)據(jù)丟失以及泄密現(xiàn)象的發(fā)生。一是要不斷完善知識(shí)、加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，要對(duì)信息資料進(jìn)行必要的密集分類(lèi)，運(yùn)用好信息技術(shù)分層加密功能。二是及時(shí)有效的備份是保證檔案數(shù)據(jù)安全的最佳策略，因此管理人員要及時(shí)做好對(duì)檔案數(shù)據(jù)的備份工作。要對(duì)部門(mén)使用權(quán)限進(jìn)行劃分，檔案信息不能越權(quán)使用，同時(shí)要科學(xué)管理，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，以保證人事檔案信息的安全無(wú)隱患。除此之外，電子檔案對(duì)保存環(huán)境以及保存方式手段都提出了比較高的要求，管理人員要做好防潮、防高溫、防輻射、防病毒等重要工作，不斷加強(qiáng)檔案資料的安全性研究，要結(jié)合電子檔案以及紙質(zhì)檔案的特征，正確處理好兩者之間的關(guān)系，以保證相關(guān)檔案資料的安全性、完整性。

2.3 加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)之前，應(yīng)結(jié)合本單位檔案工作的實(shí)際情形，對(duì)單位全體職工的人事檔案信息進(jìn)行認(rèn)真地審查甄別，以保證數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性、完整性。通過(guò)數(shù)字化人事檔案信息的輸入和電子檔案的形成，建立完備的個(gè)人基本情況庫(kù)、干部職歷庫(kù)、工資情況庫(kù)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員科研成果庫(kù)、人事任免工作庫(kù)等等。同時(shí)注意對(duì)人事檔案信息進(jìn)行不斷地豐富以及更新，以確保人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，并對(duì)信息庫(kù)進(jìn)行適當(dāng)分類(lèi)，在設(shè)權(quán)條件下檢索，以促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)科學(xué)有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.4 加強(qiáng)管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)學(xué)習(xí)努力提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

新時(shí)期下信息時(shí)代的發(fā)展，對(duì)每位檔案工作者提出了更高的要求，在業(yè)務(wù)素質(zhì)知識(shí)水平方面，包括業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，電腦學(xué)習(xí)。盡管科學(xué)技術(shù)對(duì)信息環(huán)境起著非常重要的推動(dòng)作用，但是檔案管理最終由具備高素質(zhì)的管理人才來(lái)完成：

第一，人事檔案工作人員在檔案建設(shè)和管理中承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，因此要不斷加強(qiáng)檔案管理人員思想素質(zhì)和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的思想覺(jué)悟以及堅(jiān)定的政治責(zé)任感、良好的政治敏銳性和政治鑒別力。第二，檔案管理人員要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，充分掌握檔案管理軟件，會(huì)運(yùn)用管理軟件來(lái)進(jìn)行檔案整理，分類(lèi)歸檔，不斷拓寬自己的知識(shí)面，提高文字能力、綜合分析能力，及時(shí)掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。

目前我國(guó)事業(yè)單位的改革步伐明顯加快，對(duì)人事檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位人員的流動(dòng)也不斷增加，人事檔案數(shù)量以及復(fù)雜度逐漸在增大，對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求，利用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，已成為事業(yè)單位人事檔案管理改革發(fā)展的趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

[1]吳建萍.新背景下檔案信息化管理工作探索[J].管理觀察.2013（18）

[2]楊潔.新時(shí)期人事檔案信息化管理問(wèn)題初探[J].現(xiàn)代商業(yè).2014（12）

[3]任麗靜.試論檔案信息化管理[J].北方經(jīng)貿(mào).2014（05）