化工設(shè)計(jì)院檔案管理模式的創(chuàng)新及發(fā)展

華俊萍

摘 要：檔案是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，是社會(huì)信息的“儲(chǔ)存庫(kù)”。隨著近年來(lái)我國(guó)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足檔案管理需要。本研究主要分析與探討化工設(shè)計(jì)院檔案管理模式的創(chuàng)新及發(fā)展。

關(guān)鍵詞：化工設(shè)計(jì)院；檔案管理模式；創(chuàng)新；發(fā)展

[Abstract]： file is the social development “recorder”， “social information repository”. In recent years， Chinas rapid development of computer network， the traditional file management has been unable to meet the needs of the archives management. This research mainly analysis and Discussion on the innovation and development ofmanagement mode and Design Institute of chemical industry of archives.

[keyword]：Design Institute of chemical industry； management mode； innovation； development

隨著近年來(lái)我國(guó)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足檔案管理需要。檔案作為重要的信息資源，其管理工作需要得到加強(qiáng)，使用先進(jìn)的信息化手段。只有將先進(jìn)的信息化手段，應(yīng)用在實(shí)際檔案管理工作中，才可以將檔案管理的質(zhì)量和科學(xué)化水平提升。本研究通過(guò)分析化工設(shè)計(jì)院檔案管理的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)檔案管理的不足之處，并提出相應(yīng)改進(jìn)措施。提高化工設(shè)計(jì)院檔案管理的工作人員的整體素質(zhì)，調(diào)動(dòng)工作人員工作積極性。

1 化工設(shè)計(jì)院檔案管理現(xiàn)狀

1.1 缺乏規(guī)范的檔案管理制度

目前我國(guó)很多檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了電子化管理，但是還沒(méi)有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)的管理制度進(jìn)行，管理有很大的盲目性。檔案管理的規(guī)范性不夠，電子化管理部門或者人員配置依然是由過(guò)去的部門和人員調(diào)整過(guò)來(lái)的。

1.2 檔案載體保存和安全方面的問(wèn)題

由于信息化檔案管理是以計(jì)算機(jī)電子文件的形式進(jìn)行保存，材料一般是光盤或者磁性存儲(chǔ)事物，一些情況下磁盤容易產(chǎn)生物理反應(yīng)致使卷曲，直接導(dǎo)致磁粉脫落，容易破壞里面的文件。電子檔案和紙質(zhì)檔案相比，紙質(zhì)檔案要比電子檔案的保存壽命長(zhǎng)，電子保存壽命正常情況下為10年左右。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害使數(shù)據(jù)無(wú)法讀取[1]。

1.3 檔案管理人員整體素質(zhì)問(wèn)題

從檔案管理工作人員從整體的實(shí)力來(lái)看，化工設(shè)計(jì)院檔案管理人員很難適應(yīng)不斷發(fā)展的管理工作，在信息化檔案管理工作中跟不上發(fā)展的需求。很多工作人員不但學(xué)歷比較低，而且對(duì)有關(guān)方面知識(shí)掌握的比較少，思想比較保守。很多工作人員適應(yīng)不了現(xiàn)代化管理方式，習(xí)慣于傳統(tǒng)管理模式，短時(shí)間內(nèi)不能接受新的管理模式，這就給管理帶來(lái)了一些問(wèn)題。

2 化工設(shè)計(jì)院檔案管理模式的發(fā)展與創(chuàng)新

2.1 提高管理的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要指的是計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊和數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，有效實(shí)現(xiàn)信息間的共享。減少在檔案管理中物力和人力等不必要的投入。提升檔案管理科學(xué)化水平，需要為檔案管理建立管理制度，為檔案管理提供保障。檔案管理的重要任務(wù)之一，就是將檔案管理制度和相關(guān)的機(jī)制完善，充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。從法律等相關(guān)的方面，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的提升，并對(duì)檔案管理制度進(jìn)行約束，通過(guò)建立完善的管理制度，充分的調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作積極性，將檔案管理工作規(guī)范，按照管理制度中的相關(guān)內(nèi)容實(shí)施檔案管理，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

2.2 轉(zhuǎn)變檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理效率低，而且工作的核心是檔案的保管，即使這樣，在檔案管理中檔案丟失、檔案缺陷等問(wèn)題經(jīng)常出現(xiàn)，這不利于檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，讓檔案更好的為人們服務(wù)。在當(dāng)前的信息化時(shí)代，檔案管理科學(xué)化水平的提升，需要將檔案管理的方式轉(zhuǎn)變。利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變管理方式，提高檔案資源的利用效率，讓檔案資源更好的為人們服務(wù)。

2.3 加強(qiáng)檔案安全保障體系建設(shè)

檔案資源是化工設(shè)計(jì)院信息資源的重要組成部分，隨著信息化建設(shè)速度變快，安全性問(wèn)題也隨之凸顯。由于電子檔案和紙質(zhì)檔案相比有很大的脆弱性，根據(jù)電子檔案管理特點(diǎn)有針對(duì)性的實(shí)施防護(hù)，安全防護(hù)也需要按照“分層實(shí)施，均勻防護(hù)”原則對(duì)檔案的安全性建立安全防護(hù)體系。安全防護(hù)體系的建立一方面可以通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)安裝最新防火墻和殺毒軟件來(lái)達(dá)到安全防護(hù)的目的；另一方面是對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)，對(duì)安裝加固軟件預(yù)防受到外界的安全威脅。

2.4 提高檔案管理人綜合員素質(zhì)

首先，要在人員進(jìn)入崗位之前進(jìn)行嚴(yán)格的審查，對(duì)于一些素質(zhì)低下，專業(yè)知識(shí)不精和有關(guān)方面知識(shí)不精的人員謝絕錄用，錄用高素質(zhì)和高技能人才，只有這樣檔案管理工作才能更快的發(fā)展；其次，加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，不斷加快現(xiàn)代信息技術(shù)中具有高層次信息人員的培養(yǎng)，注重對(duì)在職人員業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高檔案管理者業(yè)務(wù)綜合水平，保證其在檔案管理中能夠盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)技術(shù)，讓他們能夠跟得上日益發(fā)展的業(yè)務(wù)知識(shí)，從而適應(yīng)新的崗位需求；再次，要對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才引進(jìn)，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作的跟進(jìn)。

3 總結(jié)

總而言之，化工設(shè)計(jì)院經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，一定要有效的加強(qiáng)檔案管理工作。在當(dāng)前的信息化時(shí)代，應(yīng)該加強(qiáng)化工設(shè)計(jì)院檔案科學(xué)化管理水平，將其管理制度、管理方法等進(jìn)行完善和創(chuàng)新，更好的首先其價(jià)值，與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展，提高其檔案管理的科學(xué)化水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 王愛(ài)平， 翁友倫. 淺析信息時(shí)代設(shè)計(jì)院檔案管理創(chuàng)新的基本策略[J]. 浙江萬(wàn)里學(xué)院學(xué)報(bào)， 2010， 23（3）：64-66.

[2] 蘇鵬. 職業(yè)學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新探究[J]. 卷宗， 2013， （10）：34-34.