信息化視域下高校人事檔案創(chuàng)新管理方式探析

摘 要：隨著信息化不斷發(fā)展，信息化逐漸要求高校教育和管理進(jìn)行改革，以適應(yīng)其發(fā)展的需要，高校人事檔案管理的創(chuàng)新和改革顯得尤其重要。在信息化視域下，要加強(qiáng)對(duì)高校人事檔案的管理力度，高校人事檔案管理者要借助信息化手段采取合理措施，進(jìn)行有效管理，以適應(yīng)信息化發(fā)展的需要。本文主要介紹了高校人事檔案管理中存在的問(wèn)題及解決措施。

關(guān)鍵詞：信息化；高校；人事檔案管理；問(wèn)題；措施

項(xiàng)目基金：黑龍江省遠(yuǎn)程教育學(xué)會(huì)2013年規(guī)劃課題《高校人事檔案信息化管理研究》（課題編號(hào)YC2013-27）

高校人事檔案管理對(duì)高校人力資源開(kāi)發(fā)和管理水平的提高具有促進(jìn)作用，做好高校人事檔案管理工作是提高高校人力資源人事管理的重要內(nèi)容，具有十分重要的意義。我國(guó)政府一九九○年制定了頒布了相關(guān)的法律文件，針對(duì)檔案管理中的一些問(wèn)題做出了明確的規(guī)定。隨著社會(huì)的快速發(fā)展和信息化發(fā)展的加速，以往的人事檔案管理政策相對(duì)比較滯后，在很多方面都存在明顯的缺陷，已經(jīng)難以滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需要，這就要求高校人事管理制度不斷進(jìn)行深化和改革。

1 高校人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 高校人事檔案信息化建設(shè)的滯后性

面對(duì)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，人才競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的社會(huì)環(huán)境，信息化的發(fā)展增強(qiáng)了人們適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的能力。就我國(guó)高校人事檔案管理而言，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)越來(lái)越滿(mǎn)足不了社會(huì)發(fā)展的需要了?，F(xiàn)今，我國(guó)很多高校中人事檔案管理的材料依然依靠的是手工操作方式，這種方式統(tǒng)計(jì)的人事材料不容易后期進(jìn)行檢索，查找起來(lái)比較困難，并且不利于保存，在查找的過(guò)程中容易損壞?？梢?jiàn)，傳統(tǒng)的依靠手工操作的高校人事檔案管理方式存在很大的弊端，不利于高校人事檔案科學(xué)管理。但是高校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有及時(shí)意識(shí)到這種人事檔案管理的不足，沒(méi)有采取相應(yīng)的措施進(jìn)行人事檔案管理信息化改革，我國(guó)高校人事檔案信息化建設(shè)的滯后性，直接影響了人事檔案管理工作的發(fā)展。

1.2 高校人事檔案管理與社會(huì)人事制度相脫節(jié)

隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)分配制度也不斷變化，我國(guó)部分高校把人事檔案管理與社會(huì)人事制度結(jié)合起來(lái)，人事檔案管理工作要盡量突破傳統(tǒng)的工資制度。高校人事檔案管理制度的改革和完善有利于社會(huì)人事制度的更好發(fā)展。在改革開(kāi)放取得重大成果的今天，高校中實(shí)行的檔案工資制度已經(jīng)不能準(zhǔn)確反應(yīng)工作人員的實(shí)際收入水平，人事檔案中記載的收入一般都遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于實(shí)際的收入，這種現(xiàn)象就反映出高校人事檔案管理與社會(huì)人事制度嚴(yán)重脫節(jié)的問(wèn)題，這更影響了高校人事檔案的權(quán)威性和真實(shí)性。

1.3 人事檔案內(nèi)容不夠準(zhǔn)確、材料不夠真實(shí)

高校人事檔案必須保持?jǐn)?shù)據(jù)的真實(shí)性，這是人事檔案具有存在價(jià)值的基礎(chǔ)。人事檔案離開(kāi)真實(shí)性就沒(méi)有存在的作用和意義，虛假的人事檔案信息甚至?xí)a(chǎn)生不良影響。然而，目前我國(guó)高校人事檔案管理現(xiàn)狀令人擔(dān)憂(yōu)，部分檔案中的信息與現(xiàn)實(shí)完全不符合，材料不夠規(guī)范，過(guò)于隨意，致使信息存在較大的差異。如：年齡、黨齡、學(xué)歷、社會(huì)經(jīng)歷、等信息嚴(yán)重失真。因人事檔案工作的失誤，給社會(huì)管理造成了不利影響。

1.4 人事檔案管理的法律規(guī)范力度不夠

國(guó)家雖然出臺(tái)了人事檔案管理相關(guān)的法律，但是，隨著社會(huì)的變化和發(fā)展，人事檔案管理的具體要求也在不斷變化，以前的法律不能完全適應(yīng)當(dāng)今管理的實(shí)際需要。這就要求國(guó)家根據(jù)社會(huì)發(fā)展的需要適時(shí)制定合理的法律條例，加強(qiáng)法律的引導(dǎo)和規(guī)范。

1.5 檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低

部分檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平較差，沒(méi)有養(yǎng)成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，對(duì)待工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，經(jīng)常導(dǎo)致檔案信息缺失或外泄，有的管理人員甚至在利益的誘惑下幫助別人篡改檔案信息，造成惡劣影響。

2 信息化視域下高校人事檔案創(chuàng)新管理的具體措施

2.1 創(chuàng)新管理方式，增強(qiáng)服務(wù)理念

傳統(tǒng)的人事檔案管理主要由相關(guān)的部門(mén)進(jìn)行同一管理，如果想要查閱人事檔案內(nèi)容，需要和相關(guān)管理部們聯(lián)系、溝通，并且要按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)，通過(guò)審核后才能進(jìn)行查閱。面對(duì)社會(huì)全球化的發(fā)展，很多高校開(kāi)始向國(guó)外輸出人才，或者將國(guó)外人才吸引到國(guó)內(nèi)來(lái)，這就使得高校人事檔案管理工作變得更加復(fù)雜，進(jìn)一步要求高校改革人事檔案，增強(qiáng)服務(wù)理念。

2.2 促進(jìn)高校人事管理制度改革走現(xiàn)代化管理模式

傳統(tǒng)的高校人事檔案管理具有很大的缺陷，封閉意識(shí)較強(qiáng)，不能滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需要，人事檔案管理必須合理對(duì)待保密工作。但傳統(tǒng)的檔案管理將這種保密性理解的過(guò)于機(jī)械化，它將保密性與封閉性等同起來(lái)，而人事檔案的保密性并不意味著要將其封閉起來(lái)，不為外人所知。因此，要努力促進(jìn)高校人事管理制度改革走現(xiàn)代化管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案適度開(kāi)放，這樣有助于提高社會(huì)的信息化發(fā)展，同時(shí)有利于提高人力資源的服務(wù)水平。逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，有利于公民實(shí)現(xiàn)合法使用檔案的權(quán)利和愿望，發(fā)揮人事檔案信息的最優(yōu)效益?？傊?，促進(jìn)高校人事管理制度改革走現(xiàn)代化管理模式是社會(huì)發(fā)展的必然要求，將更好的促進(jìn)社會(huì)人力資源的合理配置和高效管理。

2.3 提高高校檔案信息化管理的安全意識(shí)

現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)了高校檔案管理工作的發(fā)展，同時(shí)也帶來(lái)了一定程度的安全隱患，部分高校在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中，沒(méi)有足夠的安全意識(shí)，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息遺失、外泄或失真，從而產(chǎn)生不良影響，甚至造成重大損失。因此，高校在檔案信息化管理的過(guò)程中，一定要確保資料的完整性，樹(shù)立安全管理的意識(shí)，確保檔案信息的真實(shí)性。

2.4 完善高校檔案信息化管理的法律保障措施

高校檔案信息化管理過(guò)程中離不開(kāi)法律的保護(hù)，依照法律規(guī)定進(jìn)行有序的檔案管理是檔案工作持續(xù)發(fā)展的有力保障。因此，國(guó)家要制定出合理的法律文件，進(jìn)一步引導(dǎo)和規(guī)范檔案管理工作。各領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)要組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法規(guī)，使每一位檔案鍋里人員都認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從而更好的投生于檔案管理工作中，將工作做得出色。

2.5 注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案信息化管理的進(jìn)度，要盡量精選一批專(zhuān)業(yè)的檔案管理干部來(lái)監(jiān)督和指導(dǎo)檔案信息化管理工作的進(jìn)行。每一個(gè)檔案管理人員都要自覺(jué)提高自身綜合素質(zhì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，努力提高業(yè)務(wù)水平。從而更好的促進(jìn)檔案信息化管理工作的進(jìn)行。

信息化視域下，加強(qiáng)高校人事檔案的創(chuàng)新管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，高校要重視檔案管理創(chuàng)新和改革工作，力求建立完善的高校檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

[1]張瑾.信息化背景下高校人事檔案管理的創(chuàng)新研究[J].山東女子學(xué)院學(xué)報(bào). 2014（04）

作者簡(jiǎn)介

王賀（1982-），女，黑龍江哈爾濱人，工學(xué)學(xué)士，講師，從事人事管理工作。