企業(yè)的檔案信息化建設(shè)

吳婷

摘 要：本文從企業(yè)檔案信息化管理的必要性，檔案信息化建設(shè)中存在的問題， 加強(qiáng)檔案信息化管理的措施，加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)等幾個(gè)方面論述了企業(yè)的檔案檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案信息化；建設(shè)

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)，隨著企業(yè)OA（辦公自動(dòng)化）、MIS（企業(yè)管理信息系統(tǒng)）的廣泛應(yīng)用，檔案管理系統(tǒng)作為整個(gè)系統(tǒng)的子模塊，其管理現(xiàn)代化跨上了一個(gè)新臺(tái)階，數(shù)字化向傳統(tǒng)檔案管理模式和理論提出了挑戰(zhàn)，使得檔案的信息服務(wù)作用日益突出，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。加快企業(yè)檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ)和手段。檔案信息系統(tǒng)是需要運(yùn)用多學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的龐大系統(tǒng)工程，所以協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是十分必要的。

1 檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高?，F(xiàn)在主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮?？梢?，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢。無論是從社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無不彰顯其獨(dú)特的魅力，也成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

2 檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的問題

2.1 缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系

我國的檔案計(jì)算機(jī)管理技術(shù)于上世紀(jì)80年代初起步，而標(biāo)準(zhǔn)制定工作直至90年代末才剛開始，并且制定出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)寥寥無幾，內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性、配套性，導(dǎo)致工作流于形式，信息資源分散孤立，采集數(shù)據(jù)的內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)各異，良莠不齊，造成了極大的人力、物力的浪費(fèi)。

2.2 重設(shè)施建設(shè)輕信息資源建設(shè)的傾向依然存在

檔案信息化建設(shè)的重中之重是信息資源建設(shè)。很多單位對此有所忽視。常見一些信息化建設(shè)中資金投向幾乎全部是設(shè)備，信息資源建設(shè)投入幾乎沒有或者很少，這種重設(shè)施建設(shè)輕信息資源建設(shè)的錯(cuò)誤，導(dǎo)致信息化的應(yīng)用成果不明顯。

2.3 人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，重視程度不夠

一些有豐富紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員在管理理論基礎(chǔ)、館藏原則、管理方法和技術(shù)上已熟門熟路，但對以電子計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件、信息存儲(chǔ)、電子檢索、發(fā)布、利用等技術(shù)“一竅不通”，而年輕、掌握計(jì)算機(jī)知識的檔案管理人員確僅僅懂得信息化建設(shè)所需的技術(shù)，對檔案管理的基本原則和管理流程卻知之甚少。各別單位還存在對檔案工作人、財(cái)、物的投入不夠，檔案工作人員的經(jīng)濟(jì)、政治待遇得不到應(yīng)有的保障等問題。

3 加強(qiáng)檔案信息化管理的措施

檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化。

4 加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

4.1 加快檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)步伐

所謂檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要是指：管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范既是檔案信息化建設(shè)的“行業(yè)法規(guī)”，又是衡量檔案管理工作水平的一個(gè)重要標(biāo)志。自上而下地組織制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是亟待解決的問題。一方面，檔案信息化建設(shè)涵蓋技術(shù)、法制、體制、機(jī)制問題，須從政府和國家層面入手，協(xié)調(diào)和解決與之相關(guān)的問題。另一方面，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，檔案信息化建設(shè)更加需要講求標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此自上而下更加需要統(tǒng)籌規(guī)劃，以便最終達(dá)成高度的信息共享。

4.2 加強(qiáng)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。

4.3 提高認(rèn)識，加強(qiáng)檔案電子化信息資源建設(shè)

檔案管理部門要充分認(rèn)識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實(shí)際出發(fā)制定一套完整的檔案管理制度；引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于檢索利用。

4.4 加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

好多企業(yè)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。

4.5 提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作的發(fā)展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，新時(shí)期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。建設(shè)高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，既要組織檔案管理人員掌握基本知識，又要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對檔案工作的需求。

結(jié)束語：檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作。信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢，檔案部門只有克服困難，迎頭趕上，與企業(yè)其他部門同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作達(dá)到質(zhì)的飛躍。

參考文獻(xiàn)

[1]錢毅.中國電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系現(xiàn)狀與實(shí)施戰(zhàn)略[J]. 檔案學(xué)通訊. 2009（06）

[2]丁立新.檔案信息化的發(fā)展趨勢[J]. 檔案學(xué)研究. 2009（04）