現(xiàn)代人事檔案管理問題與對策探析

摘 要：隨著人事制度的改革和深入，市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，用工形式的多元化。人事檔案的現(xiàn)狀存在內容失真、材料不全等問題。提出了要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段的人事檔案管理體制等措施，探索和研究社會主義市場經(jīng)濟條件下人事檔案管理的新模式。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；對策

自古至今，人事檔案一直是關乎個人命運前途的重要資料，長期以來倍受人們的重視，但在現(xiàn)階段，隨著現(xiàn)代市場經(jīng)濟的席卷，人員流動的增加，各方面對人事檔案的重視不夠，因而在不同程度上存在許多問題。

1 檔案管理問題探析

1.1 人事檔案材料內容質量不高

一些單位的人事部門忽視了廣大普通干部職工的材料收集，造成了領導干部的材料多，普通職工的材料少，從而導致人事檔案收集范圍窄，不夠全面，不能充分體現(xiàn)員工的整體特點及面貌。人事檔案具有動態(tài)性強的特點，然而，一些單位的人事部門卻不注意及時補充新材料，缺乏反映最近的業(yè)務工作進展及崗位責任制執(zhí)行情況。真實性是人事檔案的生命，一些單位的人事部門在審查材料時，把關不嚴，使一些虛假材料順利地進入個人檔案，導致檔案內容失真。由于這些原因導致當今人事檔案材料內容質量不高。

1.2 人檔分離現(xiàn)象嚴重，“無頭檔案”增多

人事管理部門工作制度不健全，人員調動長期不通知人事檔案管理部門，或工作機構或人員大規(guī)模急劇變化，造成一些人員的去向不明等原因導致員主管機關變動與檔案的流動未同步進行。工作調動的不合理行以及人事干部的疏忽，以及收進轉出登記制度的嚴格性不足。

1.3 人事檔案管理體制不適應新的形勢

管理體制上實行多頭管理，縣級以下機構的人事檔案歸多頭管理，隸屬混亂，人事檔案管理與檔案業(yè)務指導機構關系疏遠，處于分離狀態(tài)。這些現(xiàn)狀與社會主義市場經(jīng)濟體制條件下人事政策制度不適應。

1.4 人事檔案管理方式陳舊，手段落后

由于機構改組，人事任免制度改革，人才流動日益頻繁，人事管理日趨復雜，工作量也大為增加，但目前，許多單位的人事檔案管理仍停留在手工操作階段，工作效率十分低下，已不能適應社會發(fā)展的需要。一些單位雖然利用計算機進行管理，但由于軟件開發(fā)跟不上，管理人員素質低，難以正確使用計算機，甚至只能把計算機當作高檔打字機使用，自然效果并不顯著。更多的小型基層單位，由于經(jīng)費投入不夠，人事檔案的現(xiàn)代化管理基本沒有起步。

2 對策與建議

2.1 努力提高人事檔案材料的質量

強化各級領導的檔案意識。檔案工作中出現(xiàn)的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領導的檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認識人事檔案及其工作的重要性。因此，增強組織人事部門和單位領導的檔案意識，是解決當前人事檔案工作中存在的問題，提高工作質量和水平的根本途徑。

健全并貫徹各種規(guī)章制度，提高檔案工作質量水平。建立和健全各種規(guī)章制度是人事檔案工作實行依法管理的基礎。人事檔案工作應遵守《檔案法》，制定本單位的人事檔案收集歸檔補充制度、檢查審核制度、交接轉遞制度、整理規(guī)劃保管保密制度、查閱借閱制度等，做到有法可依。

2.2 嚴格執(zhí)行轉遞制度

落實《干部檔案工作條例》，強化檔案管理意識，明確檔案管理范圍。在工作調動、職務變動和大中專畢業(yè)生分配的檔案傳遞過程中，必須按照規(guī)定，有一定的時間觀念，做到及時、準確的傳遞到所去單位所在的縣（市）組織人事檔案管理部門，嚴格禁止有章不循，有法不依，把檔案亂投亂放的不良現(xiàn)象。檔案管理部門應密切配合，加強聯(lián)系，及時催問或索要檔案。轉遞檔案時，必須按照《干部檔案轉遞通知單》的項目詳細填寫。收到檔案的單位經(jīng)核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執(zhí)上簽名蓋章。檔案接收人員在驗收時，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，應要求原單位補齊或查清。檔案轉遞時，必須嚴格密封，以機密件通過機要渠道轉送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉遞過程中的安全。

2.3 建立符合時代要求的人事檔案管理體制

加強人事檔案的集中統(tǒng)一管理。為了節(jié)省人力物力，提高管理水平，防止部分單位之間相互推誘扯皮，而且便于社會利用，提高利用效率，就應結合現(xiàn)代人事代理制、干部能上能下的用人制度、干部轉崗分流的人事政策、全員聘任制的情況，打破原來各級各部門都管人事檔案的舊管理體制，實行相對集中統(tǒng)一管理的體制。

改管理分級過細為管理適度分級或不分級。根據(jù)人事檔案管理工作的具體情況具體問題具體分析。黨政機構人事檔案管理應適度分級，企事業(yè)單位人事檔案管理可以不分級，高等學校由于其人事檔案內容大體都是相同的，職稱也不是終身制的，因此其人事檔案也可以不分行政管理人員、講師、副教授、教授、普通教師、科研人員等。也可以考慮建立一個高校系統(tǒng)的人事檔案管理中心。

2.4 加強人事檔案的 “三化” 進程

人事檔案的 “三化” 是指人事檔案管理的現(xiàn)代化、 規(guī)范化和標準化。現(xiàn)代化是人事檔案工作在信息化時代的必經(jīng)之路，是新形勢下人事工作發(fā)展的需要，這就需要進一步研究人事檔案的數(shù)字化、 數(shù)據(jù)庫建立、 管理系統(tǒng)研發(fā)、 信息網(wǎng)絡化建設等核心問題。規(guī)范化是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。由于受歷史條件的制約，不少人事檔案材料載體不統(tǒng)一、 裝訂不整齊、 書寫不規(guī)范、 管理不規(guī)范等現(xiàn)象還比較突出。因此，加強人事檔案管理的規(guī)范化研究，建立嚴格的管理規(guī)章制度，為人事檔案規(guī)范化管理提供理論支持與方法指導，已成為迫切需要解決的重要問題。另外，標準化也是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要基石。加強人事檔案標準化建設研究，特別是要加強人事檔案載體標準、 格案管理的標準體系。

2.5 實現(xiàn)人事檔案信息化建設的對策

人事檔案信息化建設是實現(xiàn)人事檔案信息化的手段，是一個極其復雜的系統(tǒng)工程，只有充分提高這個手段的科學性、高效性和超前性，才能穩(wěn)步實現(xiàn)預定目標。

加快基礎設施建設現(xiàn)代化。按照《中組部全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)軟件設計原則和規(guī)范》和《全國檔案系統(tǒng)信息化建設實施綱要》的要求，各部門要增加人事檔案信息化建設的投入，加快人事檔案信息基礎設施的建設。同時，要各人事檔案管理部門要統(tǒng)一開發(fā)一套功能強大，格式統(tǒng)一的信息系統(tǒng)軟件，以滿足檔案信息化建設的基本要求。建立完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)必須規(guī)范，國家人事主管部門應會同檔案業(yè)務主管部門制定有關標準和規(guī)范，并組織實施。

2.6 培養(yǎng)高素質的復合型人才

人事檔案信息化建設水平的高低，一方面取決于其所應用的信息技術水平的高低。另一方面又取決于開發(fā)利用信息技術的管理者水平的高低。加速人事檔案信息化管理，培養(yǎng)高素質的檔案管理人才，是信息時代發(fā)展的要求。因此，各檔案管理部門既要重視對原有管檔人員的培訓和提高，又要大量吸收那些既懂檔案專業(yè)又懂計算機管理、熟知法律法規(guī)的復合型人才，以適應人事檔案信息化、數(shù)字化管理的需要，為實現(xiàn)信息網(wǎng)絡化服務。

3 結束語

通過國家人事檔案相應政策的制定和人事檔案工作者！檔案研究人員的努力。一定能夠改變現(xiàn)階段人事檔案工作中存在的問題，建立適應市場經(jīng)濟發(fā)展需要的人事檔案管理模式、管理方法，更好地發(fā)揮人事檔案的作用，更好地服務于社會。

作者簡介

羅凱，男，濱州市沾化區(qū)，從事人事檔案管理工作。