淺談企業(yè)檔案信息化工作

梁振文

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展的必然選擇，企業(yè)檔案信息化工作是提升企業(yè)檔案管理水平、充分開發(fā)檔案資源的重要途徑。首先介紹企業(yè)檔案信息化工作存在信息資源浪費嚴(yán)重、信息化服務(wù)水平差和工作人員信息知識水平差等問題；其次介紹企業(yè)檔案信息化工作內(nèi)容主要包括：檔案信息數(shù)字化、檔案管理自動化、檔案信息集成化和檔案管理互動化。檔案信息化系統(tǒng)由數(shù)據(jù)資源庫、數(shù)據(jù)采集交換平臺、檔案業(yè)務(wù)管理平臺和檔案信息服務(wù)平臺組成。最后總結(jié)了檔案信息化工作的重要性。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 信息化 數(shù)字化 互動化 檔案管理信息系統(tǒng)

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）12（a）-0193-02

電網(wǎng)工程的不斷建設(shè)和逐步投運，形成了數(shù)目龐大的檔案，如何科學(xué)高效的管理原先存量檔案和不斷生成的新檔案，是企業(yè)檔案管理工作要解決的根本問題。同時，供電企業(yè)檔案管理的規(guī)范化、信息化是近年來企業(yè)基礎(chǔ)工作的重點。2014年5月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確提出“要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃”。在這樣的新形勢和背景下，供電企業(yè)檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，需要緊跟供電企業(yè)信息化的步伐，做好供電企業(yè)檔案信息化工作。

1 企業(yè)檔案信息化工作現(xiàn)狀

供電企業(yè)高度重視檔案這項企業(yè)基礎(chǔ)工作，隨著企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，逐步規(guī)范和完善檔案管理工作，形成了與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)且具有行業(yè)特色的檔案管理體系，培養(yǎng)了較為專業(yè)化的檔案工作隊伍，為企業(yè)管理、城鄉(xiāng)電網(wǎng)建設(shè)、農(nóng)網(wǎng)升級改造等工作提供了大量原始參考資料，檔案工作為供電企業(yè)發(fā)展做出了重大貢獻(xiàn)。

近幾年，檔案信息化建設(shè)已納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，供電企業(yè)大力推進傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作，檔案管理系統(tǒng)正在從單機版向與oa系統(tǒng)對接的網(wǎng)絡(luò)版轉(zhuǎn)變。但仍存在一些問題。

1.1 信息資源浪費嚴(yán)重

由于信息化基礎(chǔ)建設(shè)沒有進行統(tǒng)一規(guī)劃部署、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案數(shù)字化程度不夠，導(dǎo)致有用信息沒有充分管理、開發(fā)和利用，形成“檔案信息孤島”。

1.2 信息化服務(wù)水平差

被動提供檔案借閱，利用方式單一多采取實體借閱，檔案信息無法及時錄入和共享，對實體文件的有效識別水平不高等。

1.3 工作人員信息知識欠缺

檔案管理人員信息化工作水平不高，過于依賴系統(tǒng)開發(fā)人員，導(dǎo)致部分資源的全文檢索難以實現(xiàn)。

2 企業(yè)檔案信息化工作內(nèi)容

大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新興的計算機技術(shù)給供電企業(yè)信息化建設(shè)提供了更加先進的手段，新形勢下的企業(yè)檔案管理工作務(wù)必緊跟企業(yè)信息化進程，不斷推進檔案信息化建設(shè)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)主要包括以下內(nèi)容。

2.1 檔案信息數(shù)字化

數(shù)字化是檔案信息化工作的基礎(chǔ)，檔案信息的數(shù)字化分類體系是否科學(xué)、數(shù)字化程度高低、著錄標(biāo)引質(zhì)量優(yōu)劣，直接影響檔案信息化工作的質(zhì)量與檢索功能的實現(xiàn)。檔案信息的數(shù)字化是指企業(yè)各類管理信息的數(shù)字化和實體檔案的數(shù)字化，各類管理系統(tǒng)如：財務(wù)集約化系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)等，為檔案數(shù)字化提供大量基礎(chǔ)信息。

2.2 檔案管理自動化

通過計算機、網(wǎng)絡(luò)自動獲取供電企業(yè)信息系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，納入檔案管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫后進行整理、立卷、掛接電子文件、生成檔號、編目、統(tǒng)計、傳遞、權(quán)限管理和檢索、提供利用，實現(xiàn)自動化管理和信息共享；運用OCR識別、數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和數(shù)據(jù)遷移技術(shù)以及數(shù)字簽名、身份認(rèn)證、數(shù)字加密等先進技術(shù)，有利于提高檔案信息處理水平和高效利用；借助電子標(biāo)簽、掃描識別器等，提高實體檔案管理的自動化水平與工作效率。

2.3 檔案信息集成化

檔案信息集成是實現(xiàn)管理過程價值、客戶滿意度最大化的一種優(yōu)化整合的管理方式，通過將企業(yè)各階段、各部門的相關(guān)內(nèi)容和檔案資源進行整合，運用集成化的數(shù)據(jù)存儲和組織管理模式，消除系統(tǒng)間差異和異構(gòu)性，建立基于網(wǎng)絡(luò)存儲、具有多類和多級數(shù)據(jù)的安全保障體系，使不同的數(shù)據(jù)庫、不同的管理信息系統(tǒng)及操作系統(tǒng)集成，實現(xiàn)檔案信息集成和綜合利用，增強檔案管理系統(tǒng)對數(shù)字檔案的管理能力和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)能力。

2.4 檔案管理互動化

檔案信息化工作應(yīng)該構(gòu)建具交互性的檔案系統(tǒng)，打破與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間壁壘，具有較好的通用性和兼容性，實現(xiàn)系統(tǒng)間信息交互，挖掘各子系統(tǒng)不具備的創(chuàng)新功能，發(fā)揮整體功能優(yōu)勢，從而企業(yè)其他工作與檔案工作相互協(xié)調(diào)、互動和合作。

3 企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計

目前企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)普遍采用的是“一庫三平臺”的結(jié)構(gòu)，即數(shù)據(jù)資源庫、數(shù)據(jù)采集交換平臺、檔案業(yè)務(wù)管理平臺和檔案信息服務(wù)平臺。數(shù)據(jù)資源庫是基礎(chǔ)，為系統(tǒng)提供信息和數(shù)據(jù)，平臺是檔案管理信息系統(tǒng)與管理、利用人員的接口，實現(xiàn)信息管理及提供利用。

3.1 數(shù)據(jù)資源庫

數(shù)據(jù)資源庫包括系統(tǒng)服務(wù)層和數(shù)據(jù)庫層。系統(tǒng)服務(wù)層是企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，為整個系統(tǒng)提供網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、通訊支持，主要包括數(shù)據(jù)中心的服務(wù)系統(tǒng)、負(fù)載均衡系統(tǒng)和入侵檢測系統(tǒng)，所有的數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)采集交換平臺來傳輸，為檔案管理系統(tǒng)做物理隔離。數(shù)據(jù)庫層對原始數(shù)據(jù)信息進行規(guī)范化處理并集中存儲，為檔案業(yè)務(wù)平臺提供支撐和服務(wù)，主要包括數(shù)據(jù)庫、格式轉(zhuǎn)換系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息包封裝系統(tǒng)、工作流系統(tǒng)、多媒體服務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字簽名系統(tǒng)和安全管理系統(tǒng)等。

3.2 數(shù)據(jù)采集交換平臺

集企業(yè)應(yīng)歸檔材料的信息，保證該企業(yè)檔案信息資源的完整和準(zhǔn)確，支持其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換中心的數(shù)據(jù)請求。主要包括元數(shù)據(jù)采集、全文采集、數(shù)字化成果釆集、信息包采集和數(shù)據(jù)交換。

3.3 檔案業(yè)務(wù)管理平臺

包含企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理的全部功能，實現(xiàn)檔案接收、分類編目、編研利用、鑒定銷毀和統(tǒng)計整個業(yè)務(wù)周期的全過程管理。

3.4 檔案信息服務(wù)平臺

能夠通過分類檢索、高級組合檢索、跨庫跨類檢索、屬性模糊檢索和全文檢索等多種方式快速檢索檔案目錄，并對通過的借閱請求，提供全文查閱或下載服務(wù)。

4 結(jié)語

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是提升企業(yè)檔案管理水平、深入開發(fā)檔案資源的重要途徑?，F(xiàn)代信息、計算機技術(shù)的飛速發(fā)展給檔案信息化工作帶來了巨大契機，建立滿足企業(yè)工作需求的檔案管理信息化系統(tǒng)，使檔案工作能為企業(yè)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，才能充分展現(xiàn)檔案工作的重要性，實現(xiàn)檔案和檔案工作的價值。

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